淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

關(guān)鑫鑫

檔案是部門日常工作的真實記載，是個人成長實踐的記錄。人力資源和社會保障部門檔案管理涉及人員較多，內(nèi)容也較復(fù)雜，做好人力資源和社會保障部門的檔案管理工作意義很大，本文從人力資源和社會保障部門檔案管理存在的問題分析入手，梳理出做好檔案管理的措施，供交流。

近幾年，我國檔案管理質(zhì)量在不斷地提高，檔案信息化步伐在加快，但對檔案管理的要求也在提高，我國人力資源和社會保障部門近幾年才組建，服務(wù)對象涉及面廣，檔案信息資源繁雜，做好人力資源和社會保障部門檔案管理工作，關(guān)系到各類人群的切身利益，要研究好人力資源和社會保障部門的業(yè)務(wù)涉及內(nèi)容以及存在問題，使檔案管理能夠更好的發(fā)揮作用。

1人力資源和社會保障部門檔案管理涉及內(nèi)容

人力資源和社會保障部門檔案管理涉及內(nèi)容包括貫徹國家有關(guān)勞動和社會保險工作的法律法律，調(diào)整規(guī)范企業(yè)失業(yè)職工基本生活保障、實施勞動合同、集體合同的規(guī)范，職業(yè)技能培訓(xùn)和工人技術(shù)考核，用人單位工資及其他勞動報酬的管理，審核用人單位職工退休待遇、勞動能力鑒定、工傷認定，社會保險基金收繳、支付管理以及勞動和社會保險的統(tǒng)計和信息填報等，這些基礎(chǔ)性工作所產(chǎn)生的資料經(jīng)過篩選整理后做為檔案資料進行保存管理。

2人力資源和社會保障部門檔案管理工作存在的問題

2.1各部門間協(xié)調(diào)溝通的不好

人力資源和社會保障各部門之間缺乏有效的溝通，工作配合不協(xié)調(diào)，如在社會勞動保險管理部門的檔案管理里都是退休職工的檔案，而負責(zé)的工傷、勞動能力鑒定的部門，管理的檔案大部分都是在職的在崗位受傷的職工，對于職業(yè)技能培訓(xùn)和工人技術(shù)考核的管理，也是在職職工，各部門的檔案管理是獨立的，但是沒有統(tǒng)一的管理體系，容易出現(xiàn)重復(fù)檔案管理，資源達不到共享，容易造成人力、物力和財力的浪費。

2.2檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

人力資源和勞動保障檔案管理涉及工作內(nèi)容復(fù)雜，工作量大，檔案資料多，不僅需要人力資源做基礎(chǔ)，更需要基礎(chǔ)設(shè)施做保障。由于檔案資料多，檔案基礎(chǔ)設(shè)施沒有及時到位的話，導(dǎo)致資料歸檔混亂，歸檔時間延長，存在檔案丟失現(xiàn)象。檔案沒有實行統(tǒng)一管理，各部門檔案管理分散，硬件設(shè)施標(biāo)配一致，造成硬件資源重復(fù)浪費。另外，有的部門沒有設(shè)置專門的檔案管理房間，僅將辦公室做為存檔的地方，檔案管理不規(guī)范，容易造成檔案的丟失和損壞。

2.3數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

對于檔案管理來說，一般都建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，現(xiàn)在大部分地區(qū)都實現(xiàn)了電子檔案管理，用電腦存儲資料并進行檢索。而對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)等偏遠地區(qū)還未實現(xiàn)電子檔案管理。對于新建的人力資源和社會保障部門來說，檔案管理建設(shè)起步晚，對檔案管理實現(xiàn)計算機管理還存在差距，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)沒有真正統(tǒng)一，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案管理信息化進程較慢，基本還是通過目錄檢索查找檔案資料存在地點再進行查閱檔案，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)沒有達到統(tǒng)一，影響到檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.4檔案管理機構(gòu)和制度不健全

人力資源和社會保障部門業(yè)務(wù)量較大，面對的檔案資料也較多，這就需要檔案管理人員有著良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神對檔案資料進行精心整理，為人力資源和社會保障部門檔案管理工作提供保障。目前，我國人力資源和社會保障部門檔案管理人員比較缺乏，很多單位都是兼職較多，檔案管理機構(gòu)不全;另外檔案管理規(guī)章制度不全，無法全面有效地對檔案管理進行指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理人員在管理檔案時沒有依據(jù)可以參考，不能對檔案管理進行規(guī)范化操作，檔案管理質(zhì)量較差。由于檔案管理人員本身能力有限，檔案管理專業(yè)知識不強，歸檔整檔中容易發(fā)生錯誤，檔案管理質(zhì)量不高。

3完善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的策略分析

3.1制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃

改善人力資源和社會保障部門的檔案管理首先就要從人的思維觀念上去改變，從發(fā)展的角度去考慮，制定統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，改變各自為政的不利局面。制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃和執(zhí)行措施，將各部門統(tǒng)一到一個目標(biāo)上來，強化合作意識，來實現(xiàn)檔案資源的整合和資源共享。部門領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念，強化對檔案管理的重視，加大檔案管理重要性和必要性的宣傳引導(dǎo)，使各部門統(tǒng)一思想，共同參與檔案管理工作。

3.2完善檔案管理的基礎(chǔ)條件

完善檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境，保證基礎(chǔ)設(shè)施齊全好用，最好將檔案獨立設(shè)置，并配備電腦設(shè)備。為防止檔案室房間過于干燥，不利于檔案資料的保存，可以放置加濕器，安裝空調(diào)等辦法降低干燥程度。做好防火、防蟲的管理，保證檔案室內(nèi)干凈整潔，為檔案保管提供一個適宜的環(huán)境。強化檔案管理人員的配備，因資料歸檔內(nèi)容雜而多，要為檔案管理室補充人力，做好人力資源的保障。解決資金不足的實際，經(jīng)費是開展各項工作的前提條件，要適當(dāng)補充檔案管理的經(jīng)費，確保檔案管理工作正常開展。

3.3完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

由于人力資源和社會保障部門涉及的檔案內(nèi)容較繁雜，為使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，具有整體性，制定完善檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。如檔案收集、查閱程序一樣，還有數(shù)據(jù)處理和存儲都要統(tǒng)一。

3.4完善檔案管理機構(gòu)和制度建設(shè)

完善檔案管理機構(gòu)，都要配齊管理人員，來解決檔案管理人員缺乏的問題，合理調(diào)配崗位職責(zé)，明確負責(zé)人和工作內(nèi)容，使檔案管理有人抓有人管;完善制度建設(shè)，要根據(jù)人力資源和社會保障部門檔案管理的現(xiàn)狀，對檔案的各項管理制度要進行完善，并建立健全考核機制的實施，通過實施績效和獎罰考核，激發(fā)管理人員的工作積極性，促進檔案管理質(zhì)量和效率的提高。

總之，人力資源和社會保障部門的檔案管理雖繁雜，但也要整合資源，將檔案管理統(tǒng)一納入部門整體規(guī)劃，通過完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，逐步使人力資源和社會保障部門的檔案管理提檔升級，滿足社會發(fā)展的要求。

（作者單位：161448黑龍江省大西江農(nóng)場人力資源和社會保障科）