淺析當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室管理的改進(jìn)和創(chuàng)新

朱志平

摘 要：作為既要對(duì)外又要對(duì)內(nèi)的管理崗位，國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作的重要性不言而喻。但長(zhǎng)期傳統(tǒng)思想的影響又使國(guó)有企業(yè)辦公室管理面臨諸多問(wèn)題。本研究總結(jié)了國(guó)有企業(yè)辦公室管理的常見(jiàn)問(wèn)題，然后提出了國(guó)有企業(yè)辦公室管理改進(jìn)和創(chuàng)新的策略，以供相關(guān)工作人員參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);辦公室管理;改進(jìn);創(chuàng)新

加快完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的國(guó)家戰(zhàn)略中，深化國(guó)有企業(yè)改革成為最重要的焦點(diǎn)，這不僅涉及加快國(guó)有經(jīng)濟(jì)布局優(yōu)化，也包括完善各類(lèi)國(guó)有資產(chǎn)管理體制。而作為國(guó)企管理工作不可或缺的組成部分，辦公室管理同樣面臨著加快改進(jìn)與創(chuàng)新的迫切要求。

一、國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作的重要性

國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作擔(dān)負(fù)著既要對(duì)外又要對(duì)內(nèi)的雙重職責(zé)。對(duì)外是展示企業(yè)形象的公關(guān)窗口，對(duì)內(nèi)則既要作為管理層與一線(xiàn)員工的溝通橋梁、交流紐帶，做好上傳下達(dá)工作，又要保質(zhì)保量完成日常服務(wù)工作，還要及時(shí)為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、助手。辦公室管理幾乎就是企業(yè)至關(guān)重要的信息中心、交流平臺(tái)、控制中樞與綜合服務(wù)站的集合。在很大程度上，國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作決定著企業(yè)規(guī)劃決策的落實(shí)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的推進(jìn)、經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的取得。

二、國(guó)有企業(yè)辦公室管理的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）重視程度有所不足

雖然辦公室管理工作影響范圍大、程度深，是國(guó)有企業(yè)生存與發(fā)展不可或缺的組成部分。但是，由于既不能如基層一線(xiàn)生產(chǎn)崗位那樣直截了當(dāng)?shù)伢w現(xiàn)出產(chǎn)量，又很難同技術(shù)管理崗那般顯而易見(jiàn)地突出價(jià)值產(chǎn)出，因此不少?lài)?guó)有企業(yè)管理者或生產(chǎn)者都難以對(duì)辦公室管理工作建立起足夠準(zhǔn)確、清晰、科學(xué)、客觀(guān)的認(rèn)知與定位。不少?lài)?guó)有企業(yè)會(huì)對(duì)辦公室管理工作同時(shí)抱有既需要又不重視的矛盾態(tài)度，表現(xiàn)在日常工作時(shí)只愿辦公室人員招之即來(lái)，而到諸如職稱(chēng)評(píng)定、薪酬考核等時(shí)又但求其揮之即去。

企業(yè)高層管理者對(duì)辦公室管理工作不重視的態(tài)度帶來(lái)的不僅是生產(chǎn)崗或技術(shù)崗等對(duì)辦公室管理普遍缺乏認(rèn)同，甚至辦公室部分成員也會(huì)逐漸產(chǎn)生自我懷疑甚至自我否定的錯(cuò)誤認(rèn)知。由此造成的連鎖反應(yīng)是辦公室管理人員缺乏崗位安全感和自信心，在工作中唯唯諾諾、戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，不求有功但求無(wú)過(guò)的思想比較濃厚。這一方面嚴(yán)重壓制了辦公室管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，另一方面也對(duì)管理品質(zhì)、效率的提升產(chǎn)生了負(fù)面影響。

（二）管理思想、模式相對(duì)陳舊

不少?lài)?guó)有企業(yè)自計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代誕生并一直發(fā)展至今，在管理思想和手段各方面早已相對(duì)固化甚至形成了根深蒂固的傳統(tǒng)觀(guān)念。這就造成不少?lài)?guó)有企業(yè)在辦公室管理過(guò)程中管理思想、模式相對(duì)陳舊，不僅滿(mǎn)足于刻板、機(jī)械的管理方式，而且對(duì)時(shí)代發(fā)展變化敏感度有限，甚至反感新興管理理論和實(shí)踐的應(yīng)用。

（三）人員素質(zhì)有待提高

由于管理模式難以跟上時(shí)代快速發(fā)展，一些辦公室管理人員同樣存在對(duì)自身要求不足的問(wèn)題。其在工作中不僅固守陳舊的管理方法，缺少超越和突破，而且對(duì)新知識(shí)、新技能缺乏學(xué)習(xí)興趣，自我提升十分有限。加之不少?lài)?guó)有企業(yè)編制內(nèi)的辦公室管理人員擁有了“鐵飯碗”觀(guān)念而缺少憂(yōu)患意識(shí)，在管理中得過(guò)且過(guò)、人浮于事的現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)。

三、當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室管理改進(jìn)與創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變觀(guān)念、完善機(jī)制、落實(shí)責(zé)任

要想推動(dòng)管理工作實(shí)踐的改進(jìn)和創(chuàng)新，首先必須轉(zhuǎn)變管理理念。因此，企業(yè)高層需要首先更新傳統(tǒng)觀(guān)念，將辦公室管理置于企業(yè)核心管理層，突出辦公室的輔助決策與重要參謀的職能。

而要實(shí)現(xiàn)這一觀(guān)念的轉(zhuǎn)變，就需要在體制機(jī)制上率先進(jìn)行完善。比如明確辦公室管理工作范圍、類(lèi)型、內(nèi)容、邊界、涉及環(huán)節(jié)、上下游關(guān)系等。要全力避免高層管理將與辦公室管理無(wú)關(guān)的作業(yè)內(nèi)容不負(fù)責(zé)任地“塞”進(jìn)辦公室，不僅嚴(yán)重干擾辦公室管理工作的正常節(jié)奏，而且會(huì)同時(shí)損害其他作業(yè)內(nèi)容的品質(zhì)和效率。

同時(shí)，要借鑒現(xiàn)代化企業(yè)科學(xué)管理的經(jīng)驗(yàn)以全力提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。比如充分細(xì)化辦公室管理工作，為各項(xiàng)管理工作細(xì)則制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，盡量采取可量化手段衡量管理工作的品質(zhì)和成效等。即，要使辦公室管理工作與管理人員之間建立起對(duì)應(yīng)關(guān)系，以便借助績(jī)效考核方式開(kāi)展全面考核，從而推動(dòng)管理水平的提升。

（二）精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、優(yōu)化配置、提升效率

在許多國(guó)有企業(yè)的管理環(huán)節(jié)中，辦公室管理由于歷時(shí)漫長(zhǎng)且管理內(nèi)容眾多，造成機(jī)構(gòu)臃腫、崗位層疊等現(xiàn)象，這對(duì)辦公室管理工作造成了很大的制約。因此，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、優(yōu)化配置、提升效率非常重要。

要達(dá)到精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)的目標(biāo)，除了前面提到的標(biāo)準(zhǔn)化管理和量化考核外，還有一項(xiàng)較為適宜的舉措，就是末位淘汰制。也就是設(shè)置一定的考核周期，按照績(jī)效考核得分排名，將排名靠后的人員列為待淘汰對(duì)象。再設(shè)置一至三個(gè)月不等的觀(guān)察期，給予末位人員改進(jìn)工作的寬限時(shí)間。但若觀(guān)察期結(jié)束后仍然未見(jiàn)起色，則表明其并不適宜管理工作崗位，可視具體情況調(diào)動(dòng)到其他部門(mén)或崗位。

因此，在精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上，辦公室管理崗位就可以逐步加強(qiáng)人力資源的優(yōu)化配置。一方面，在現(xiàn)有人員中挑選佼佼者進(jìn)入更高管理層，使高層管理隊(duì)伍得以充實(shí)新鮮血液，同時(shí)可以借助辦公室管理工作的經(jīng)驗(yàn)給予企業(yè)戰(zhàn)略決策更好地參謀和輔助。另一方面，逐步篩選出過(guò)去人浮于事或已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代或行業(yè)發(fā)展要求的成員，將其轉(zhuǎn)向有需要的其他崗位。經(jīng)過(guò)幾輪測(cè)評(píng)和淘汰之后，留下的管理人員既能滿(mǎn)足辦公室管理工作現(xiàn)實(shí)要求，又能避免機(jī)構(gòu)臃腫阻礙管理工作順利開(kāi)展，切實(shí)做到以崗定人、人崗匹配。顯然，這種輕裝簡(jiǎn)行的模式更有利于國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作效率的提高。

結(jié)語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱，是推動(dòng)中國(guó)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化發(fā)展的主要力量。悠久的發(fā)展歷史既給企業(yè)管理工作積淀了豐富經(jīng)驗(yàn)，但也容易出現(xiàn)臃腫、陳舊、落后等不良現(xiàn)象。要解決辦公室管理的問(wèn)題首先需要觀(guān)念更新，以信息化視角重新定義辦公室管理工作范圍、形式、內(nèi)容、價(jià)值，進(jìn)而以平臺(tái)化、扁平化方式重構(gòu)工作模式，同時(shí)借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理方式，落實(shí)辦公室管理人員的責(zé)任。其次，辦公室要精減人員，優(yōu)化人力資源的配置。這些舉措不僅有助于國(guó)有企業(yè)優(yōu)化辦公室管理工作模式，也有利于辦公室管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向?qū)崿F(xiàn)全面轉(zhuǎn)變，從而推動(dòng)企業(yè)管理質(zhì)量和管理效率的整體提升。

參考文獻(xiàn)：

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