新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)

張夢楠

[摘 要] 人事檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)的運(yùn)行效率，隨著當(dāng)今社會信息化進(jìn)程的不斷加快，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式也逐漸面臨淘汰。在新時代背景下，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)融入更多信息化、現(xiàn)代化的內(nèi)容，只有使人事檔案管理工作與時代發(fā)展相適應(yīng)，檔案管理工作才能真正體現(xiàn)其價值，并在社會中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。基于此，文章對新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了簡要分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 人事檔案 檔案管理 信息化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

人事檔案管理從最初的紙質(zhì)管理演變到現(xiàn)在的電子化管理，管理形式發(fā)生了天翻地覆的變化。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會生活的方方面面，互聯(lián)網(wǎng)對社會生活的改造能力不容小覷，我國企業(yè)人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)有所發(fā)展。在信息技術(shù)時代，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，將信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，以有效提升管理效果，滿足新時期企業(yè)的發(fā)展需求。

一、新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

就目前來看，在當(dāng)前全新的互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境下，信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個發(fā)展領(lǐng)域。眾所周知，信息數(shù)據(jù)的核心關(guān)鍵在于提取有發(fā)展價值的數(shù)據(jù)信息，以優(yōu)化某領(lǐng)域的管理，確保其發(fā)展的科學(xué)性和合理程度。信息化背景下，對于企業(yè)人事檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用與建設(shè)越來越深入，主要是源于信息技術(shù)管理本身的優(yōu)勢，即快捷、安全、環(huán)保等。更進(jìn)一步來講，信息技術(shù)促使人事檔案管理的價值及其呈現(xiàn)力更加突出，即對單位發(fā)展的服務(wù)性，且大幅降低了檔案管理的成本。

縱觀現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)情況，仍存在一些問題需要進(jìn)一步改善，以保障人事檔案管理工作的良好開展。第一，很多企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)備不夠完善，設(shè)備是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，必須要保證硬件設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行，才能促使檔案得到良好管理。第二，人事檔案信息化管理是一項較為系統(tǒng)的工作，對于高素質(zhì)管理人才及計算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才的需求量較大，然而很多企業(yè)的檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，執(zhí)行能力較差，且缺少系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，不能夠適應(yīng)人事檔案模式。第三，很多企業(yè)缺少科學(xué)明確的目標(biāo)，在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)不一、格式不一的情況，且信息建設(shè)工作人員往往不受重視，嚴(yán)重挫傷了工作人員的積極性，最終影響工作效率[1]。

二、新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）構(gòu)建人事檔案管理信息化工作機(jī)制

人事檔案管理工作機(jī)制對于檔案管理工作的開展具有十分重要的作用，因而在人事檔案管理信息化建設(shè)方面，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相關(guān)工作機(jī)制。首先，在人事檔案管理內(nèi)部應(yīng)建立信息化管理制度，加強(qiáng)對信息化管理工作的指導(dǎo)，從而促使信息化管理更加具有科學(xué)依據(jù)。其次，構(gòu)建信息化管理方面，應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案管理方式，結(jié)合部門內(nèi)檔案管理實際需求，選擇與實際情況相適應(yīng)的信息化管理方法，以保障信息化管理效果。最后，人事檔案管理部門還需積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理念，通過現(xiàn)代化管理理念實施檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)提供支持。

（二）統(tǒng)一人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位涉及眾多部門，而各個部門都有獨(dú)特的管理方式。因此，在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，必須按照部門的實際情況進(jìn)行數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。首先，無論是繪制表格還是檔案記錄，必須要統(tǒng)一人事檔案信息管理的格式，從而提高人事檔案信息管理工作的整體效率，提升人事檔案信息管理的質(zhì)量和水平。其次，統(tǒng)一編制事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理規(guī)則，并在各個部門有效落實，以提高整個事業(yè)單位人事檔案信息管理效率。最后，人事檔案管理部門應(yīng)將每個工作人員的信息數(shù)據(jù)和相應(yīng)的變更信息提供給其他部門，以便部門更好地安排每個員工的工作崗位，從而獲得更好的發(fā)展[2]。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在人事檔案管理工作過程中，為更好地實現(xiàn)信息化建設(shè)，首要任務(wù)就是加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。人事管理部門應(yīng)積極引進(jìn)信息化設(shè)備，為信息化管理提供硬件基礎(chǔ)與支持，同時加強(qiáng)對部門內(nèi)現(xiàn)有信息技術(shù)設(shè)備的維護(hù)管理，以促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)。其次，應(yīng)增加資金投入，積極購進(jìn)新型信息技術(shù)設(shè)備，不斷更新部門內(nèi)部相關(guān)信息技術(shù)設(shè)備。

（四）加快人事檔案信息管理軟件的開發(fā)

在人事檔案信息化建設(shè)過程中，最重要的就是軟件的開發(fā)和利用，只有建立完善的軟件管理平臺，才能保證信息化人事檔案管理工作的進(jìn)一步開展。在開發(fā)過程中還需要注意以下幾點(diǎn)，首先是管理軟件的開發(fā)要和企業(yè)的硬件設(shè)備相適應(yīng)，其次是管理軟件要和檔案數(shù)據(jù)庫相聯(lián)系，以此拓展信息化管理的覆蓋面積，推動人事檔案管理工作的全面開展。

（五）建立更加有效的人事檔案安全機(jī)制

人事檔案信息化可以有效避免氣候等自然因素對檔案的影響，但無法避免各種網(wǎng)絡(luò)潛在威脅的影響。將人事檔案儲存于網(wǎng)絡(luò)之中將極大節(jié)省儲存文章的空間，并提升調(diào)用文檔的效率，但將數(shù)量龐大的信息儲存在同一網(wǎng)絡(luò)中本身就有巨大的潛在危險。將所有信息放在一處，不法分子只需攻克一處網(wǎng)絡(luò)便可以獲得企業(yè)所有員工的信息，且網(wǎng)絡(luò)不法分子的行動難以追蹤，一旦信息丟失，追回信息的可能性微乎其微。因此，企業(yè)必須重視人事檔案信息化過程中的安全機(jī)制建設(shè)，企業(yè)應(yīng)聚集更多的網(wǎng)絡(luò)信息人才為網(wǎng)絡(luò)信息安全保駕護(hù)航，并要求相關(guān)員工嚴(yán)格按照工作要求進(jìn)行檔案登記、調(diào)用等，切實保證人事檔案信息的安全。

（六）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質(zhì)的工作人員與之配合。而要解決人員素質(zhì)不高這一難題，企業(yè)必須重視對人事檔案管理人員的資質(zhì)審核，并提升錄用標(biāo)準(zhǔn)。對于已經(jīng)上崗的工作人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)活動，并在培訓(xùn)期內(nèi)向在崗人員介紹各種先進(jìn)的人事檔案管理模式，培養(yǎng)工作人員的國際化視角，并促使其在自身工作中積極實踐各種創(chuàng)新、高效的人事檔案管理方法。企業(yè)還可以舉辦職業(yè)技能交流會，邀請工作于一線的優(yōu)秀人事檔案管理工作者與本企業(yè)員工進(jìn)行交流，相互討論并解決工作中存在的問題，幫助企業(yè)擬定切實可行的人事管理方案[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，信息化技術(shù)的發(fā)展提高了企業(yè)管理工作的實效性。信息化建設(shè)是企業(yè)人事檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，而加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。各企業(yè)應(yīng)從自身實際情況出發(fā)，以現(xiàn)代化科技手段為支撐來實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，使人事檔案信息管理工作在推進(jìn)社會信息化建設(shè)中充分發(fā)揮積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李銳.談?wù)勑聲r期人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技資訊， 2015（5）：143.

[2]黃燕.干部人事檔案“開放式”管理模式研究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2016（7）：160.

[3]王悅.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案信息化管理[J].數(shù)字通信世界，2017（12）：190.