物資集中采購(gòu)改革的實(shí)踐與取得成效

柳領(lǐng)領(lǐng)

[摘 要]本文從鐵路總公司物資采購(gòu)實(shí)施“兩級(jí)采購(gòu)、三級(jí)管理”的采供模式入手，主要探討了軌道交通建設(shè)中物資集中采購(gòu)改革存在的問(wèn)題，并結(jié)合中鐵二局集團(tuán)城通公司的實(shí)際情況，通過(guò)完善物資管理的具體實(shí)施方案進(jìn)行集中采購(gòu)改革，旨在控制工程造價(jià)，保障工程的安全與質(zhì)量，提高軌道建設(shè)物資的整體經(jīng)濟(jì)利益。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)；管理物資；集中采購(gòu)；整體經(jīng)濟(jì)效益

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.10.065

[中圖分類號(hào)]F274；F532.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2019）10-0-02

1 集中采購(gòu)改革中存在的問(wèn)題

1.1 供應(yīng)商問(wèn)題

在傳統(tǒng)模式下，城軌公司與供應(yīng)商的關(guān)系處于“敵視”狀態(tài)，軌道交通行業(yè)對(duì)物資需求具有數(shù)量多以及種類多的特點(diǎn)，在這種關(guān)系的基礎(chǔ)上，物資沒(méi)有固定的價(jià)格，公司通常重視短期利益。因此，在選取供應(yīng)商時(shí)主要通過(guò)價(jià)格、服務(wù)以及質(zhì)量作為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，忽視了整體測(cè)評(píng)體系，一些公司雖然建立了新型指標(biāo)策略，但是各個(gè)方案指標(biāo)值會(huì)因主觀因素受到限制，很難發(fā)揮出評(píng)價(jià)指標(biāo)的作用。此外，公司在采購(gòu)招標(biāo)比選過(guò)程中沒(méi)有做好宣傳工作，大多數(shù)公告只發(fā)布在網(wǎng)站上，很少有供應(yīng)商報(bào)名。傳統(tǒng)供應(yīng)商管理不到位，忽視管理工作的重要性，一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)者不僅對(duì)供應(yīng)商缺少評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有專業(yè)性評(píng)估組織，不利于公司掌握供應(yīng)商的基本情況。在傳統(tǒng)采購(gòu)方式下，即使使用招標(biāo)與投標(biāo)形式進(jìn)行采購(gòu)，也會(huì)受到地域限制，人力、資金耗費(fèi)大。

1.2 物資采購(gòu)單一

物資集中采購(gòu)主要通過(guò)網(wǎng)上競(jìng)價(jià)或者招標(biāo)方式進(jìn)行，容易出現(xiàn)供應(yīng)商壟斷物、不參與網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、不參與招標(biāo)環(huán)節(jié)的情況，導(dǎo)致采購(gòu)工作者無(wú)法預(yù)測(cè)采購(gòu)的具體時(shí)間。傳統(tǒng)軌道建設(shè)所需物資采購(gòu)來(lái)源單一，在采購(gòu)中比較被動(dòng)，比如防滑器部件，先由采購(gòu)者支付材料費(fèi)用，廠家再去安排生產(chǎn)，材料需要很長(zhǎng)時(shí)間才能投入使用，對(duì)車輛制造安排以及維修工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響。即使廠家對(duì)配電系統(tǒng)以及遠(yuǎn)動(dòng)系統(tǒng)配件等進(jìn)行網(wǎng)上競(jìng)價(jià)，價(jià)格會(huì)比原來(lái)低很多，導(dǎo)致采購(gòu)物資不符合所需材料標(biāo)準(zhǔn)。生產(chǎn)軌道車輛配件的廠家數(shù)量相對(duì)較少，通過(guò)調(diào)查能夠得知主機(jī)廠家與配件廠家商討的內(nèi)容，配件生產(chǎn)廠家表示不愿和軌道局進(jìn)行直接交易，從而會(huì)阻礙配件采購(gòu)。

1.3 采購(gòu)過(guò)程中缺乏有效的信息溝通

在采購(gòu)物資的過(guò)程中，采購(gòu)部門具有一定的獨(dú)立職能，能夠獨(dú)立開展工作，很少和其他部門進(jìn)行溝通，采購(gòu)人員也很少和生產(chǎn)人員、銷售人員、技術(shù)人員以及財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通。同時(shí)，采購(gòu)部門通常只重視物料制造以及供應(yīng)工作，采購(gòu)人員充當(dāng)物料計(jì)劃員與供應(yīng)商橋梁這一角色，在兩者間進(jìn)行傳遞信息。如果在某一環(huán)節(jié)中錯(cuò)誤理解了信息或者沒(méi)有有效進(jìn)行信息交流，物資就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)以及積壓資金的情況。

2 采供管理工作存在的問(wèn)題

2.1 采購(gòu)實(shí)物不符合企業(yè)要求

站段發(fā)生錯(cuò)誤編碼匯報(bào)計(jì)劃，在物資記錄中存在單件物資具有多個(gè)編碼或者單個(gè)編碼具有多個(gè)物資的現(xiàn)象，例如信號(hào)中纜槽、復(fù)合材料或者通信設(shè)備等，相對(duì)應(yīng)的廠家所使用的材料以及加工工藝不相同，雖然這些物資在一個(gè)目錄中，但是匹配標(biāo)準(zhǔn)以及壽命時(shí)間具有很大差別。同時(shí)，標(biāo)書沒(méi)有詳細(xì)描述材料功能及作用，在廠家內(nèi)部中，各個(gè)人員的專業(yè)水平都有所不同，容易出現(xiàn)采購(gòu)材料不符合企業(yè)要求的現(xiàn)象，尤其在企業(yè)提供車輛物資中經(jīng)常發(fā)生。此外，相關(guān)人員不具備專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，采購(gòu)物資人員依據(jù)物資目錄辨認(rèn)物資產(chǎn)品，不能熟練掌握產(chǎn)品的實(shí)物性能以及應(yīng)用要求，阻礙了正確采購(gòu)物資的進(jìn)程。

2.2 倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)問(wèn)題

以當(dāng)時(shí)站段倉(cāng)庫(kù)的條件來(lái)看，站段應(yīng)增加材料，很多站段倉(cāng)庫(kù)已經(jīng)不能滿足配備材料所需空間，像一些大型設(shè)備根本沒(méi)有適合的倉(cāng)庫(kù)空間，如果安排在露天環(huán)境，會(huì)對(duì)材料產(chǎn)生不良影響。根據(jù)廠家制造材料的情況來(lái)看，集中物資到一定數(shù)量后進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)配，倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)過(guò)多的材料，導(dǎo)致空間不足。比如，采購(gòu)者在廠家訂購(gòu)車輛油漆材料，如果廠家未在規(guī)定日期送達(dá)，那么就會(huì)集中運(yùn)輸所需材料，破壞了入庫(kù)計(jì)劃，影響了材料存儲(chǔ)和擺放。

3 集中采購(gòu)改革的建議

3.1 加強(qiáng)采購(gòu)管理

在生產(chǎn)站段中實(shí)行物資集中采購(gòu)方法，根據(jù)各個(gè)站段的實(shí)際情況，嚴(yán)格要求物資計(jì)劃匯報(bào)的準(zhǔn)確率，有效監(jiān)督物資供應(yīng)管理，最大化地避免材料堆壓時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。同時(shí)，還要提前與材料部門進(jìn)行商討，開展詳細(xì)分類以及審核材料工作，保證在特定時(shí)間內(nèi)匯報(bào)情況。首先，判斷廠家的標(biāo)準(zhǔn)型，嚴(yán)格采用國(guó)家認(rèn)可以及通過(guò)正常途徑生產(chǎn)材料的供應(yīng)商，完善廠家與采購(gòu)部門的合約。其次，實(shí)行材料評(píng)價(jià)制度，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)物資供應(yīng)速度、驗(yàn)收成果以及使用過(guò)程等內(nèi)容進(jìn)行綜合考核，將評(píng)價(jià)結(jié)果反饋到廠家。最后，優(yōu)化招標(biāo)環(huán)節(jié)，在招標(biāo)方案中指定物資提供時(shí)間和售后服務(wù)等要求，加大懲罰力度，有效提高材料供應(yīng)的時(shí)效性與質(zhì)量。

3.2 物資公開采購(gòu)

3.2.1 擴(kuò)大采購(gòu)范圍

在物資供應(yīng)期間，企業(yè)應(yīng)上報(bào)物資計(jì)劃，以原有的成交記錄作為參考，本次成交做出最小化改變，將掌握眾多相關(guān)信息發(fā)表在物資商務(wù)平臺(tái)上，有效利用郵件方式邀請(qǐng)供應(yīng)商參加物資競(jìng)價(jià)，辦理入庫(kù)手續(xù)。還要注意，符合物資需求的供應(yīng)商，不僅擁有優(yōu)先權(quán)，還能做到零要求，按照規(guī)定審核進(jìn)入供應(yīng)庫(kù)。

3.2.2 擴(kuò)大招標(biāo)采購(gòu)范圍

在實(shí)行站段匯報(bào)的物資需求計(jì)劃過(guò)程中，物資經(jīng)過(guò)匯總與審核，達(dá)到招標(biāo)條件時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)向廠家申請(qǐng)相關(guān)材料，禁止出現(xiàn)規(guī)避招標(biāo)的情況。結(jié)合以往的采購(gòu)數(shù)據(jù)得知，所有同類產(chǎn)品對(duì)物資有不同的需求量，針對(duì)物資需求量應(yīng)提前進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，實(shí)施預(yù)購(gòu)政策，并公開匯報(bào)采購(gòu)情況，提高工作效率。

3.3 探討管理新途徑

3.3.1 提高服務(wù)水平

實(shí)行走訪調(diào)查制度，通過(guò)用料單位和廠家進(jìn)行共同討論來(lái)上報(bào)計(jì)劃并實(shí)施采購(gòu)工作，保證企業(yè)能夠采購(gòu)優(yōu)質(zhì)材料。但一些材料采購(gòu)計(jì)劃很難制定，比如軌道車輛配件、特殊路料等物資，要提前與使用材料的部門進(jìn)行預(yù)測(cè)和溝通，建立應(yīng)急采購(gòu)?fù)ǖ?，從而快速進(jìn)行采購(gòu)以及審核工作，保證有突發(fā)問(wèn)題時(shí)可以采取相對(duì)措施進(jìn)行處理，與供應(yīng)商進(jìn)行有效調(diào)節(jié)。此外，企業(yè)還要發(fā)派工作人員監(jiān)督物資配送中的重難點(diǎn)，提升服務(wù)水平以及效益。

3.3.2 擴(kuò)大庫(kù)存空間，激發(fā)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)潛能

以庫(kù)存條件為基礎(chǔ)，有效改造庫(kù)存空間，計(jì)劃物資存儲(chǔ)空間，使庫(kù)存容量更加合理。規(guī)劃各個(gè)站段所擁有的倉(cāng)庫(kù)，模擬倉(cāng)庫(kù)可以擴(kuò)大的空間，預(yù)留出足夠的備用材料，從而有效解決倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存不足的問(wèn)題。同時(shí)，還要最大化地提升網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能，盡可能避免硬件影響正常工作，加強(qiáng)利用信息系統(tǒng)，運(yùn)用二次開發(fā)措施，提高工作速度與效率。

3.4 集中采購(gòu)改革

3.4.1 優(yōu)化流程，提高效率

努力改善物資集中采購(gòu)流程，在生產(chǎn)站段中要求匯報(bào)計(jì)劃顯示最低狀態(tài)，定期匯報(bào)工作，例如周期、月期等，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成匯報(bào)工作。同時(shí)，嚴(yán)格遵守匯總上報(bào)制度，避免出現(xiàn)遺漏，根據(jù)24小時(shí)內(nèi)運(yùn)行的訂單數(shù)據(jù)公布采購(gòu)結(jié)果。此外，還要求相關(guān)部門探討以往采購(gòu)的物資信息，與采購(gòu)單位進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，確保發(fā)布準(zhǔn)確的采購(gòu)物資記錄，有效解決站段物資采購(gòu)問(wèn)題，減少采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)步驟，使集中采購(gòu)物資改革在軌道建設(shè)中有效發(fā)展。

3.4.2 保證信息流暢，提高采購(gòu)質(zhì)量

一方面，采購(gòu)部門應(yīng)增強(qiáng)與其他部門的有效溝通，提高站段采購(gòu)物資的準(zhǔn)確性，及時(shí)向采購(gòu)部門反映情況，降低采購(gòu)中出現(xiàn)不符合物資情況的概率；完善管理制度，如物資在使用過(guò)程中受到損壞，應(yīng)及時(shí)上報(bào)給采購(gòu)部門，除了反饋到采購(gòu)部門，還需要與供應(yīng)廠家進(jìn)行協(xié)商，如果工作人員沒(méi)有能力處理該問(wèn)題，應(yīng)結(jié)合廠家供應(yīng)簽單中的不良行為制作相應(yīng)報(bào)告，將問(wèn)題匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理層進(jìn)行有效處理。另一方面，在各個(gè)站段中應(yīng)嚴(yán)格檢測(cè)材料并檢查供應(yīng)商所供應(yīng)的物資質(zhì)量，只要是新加入的廠家供應(yīng)商或者新添加的材料物資，必須進(jìn)行全方位檢查。此外，采用檢查監(jiān)管制度，經(jīng)檢查合格后可以采購(gòu)的材料，方可放入儲(chǔ)備倉(cāng)庫(kù)中。

4 結(jié) 語(yǔ)

對(duì)軌道建設(shè)物資進(jìn)行集中采購(gòu)改革，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的采購(gòu)方式，采購(gòu)者可以快捷地選取所需物資，提高采購(gòu)部門的工作效率，推動(dòng)軌道交通建設(shè)采購(gòu)物資實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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