檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

趙語心

摘 要：在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為人們普遍的共識和認(rèn)知。優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理成效，必須積極應(yīng)用信息技術(shù)手段，以此來整體提升檔案管理的水平。但由于檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用時間較短，其中還存在著很多的技術(shù)性問題，這對我國的社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有一定的限制。因此，科學(xué)全面分析檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端，對于綜合全面提升檔案管理成效具有關(guān)鍵的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化管理 優(yōu)勢 弊端

中圖分類號：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（b）-0120-02

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對人類的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。檔案數(shù)字化管理是一種新穎的管理模式，它主要是依托于信息技術(shù)而存在的，能夠在很大程度上提升檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。但檔案數(shù)字化管理的歷程相對比較短，在實踐應(yīng)用過程中仍存在著諸多不足。為此，全面優(yōu)化檔案管理成效，需要科學(xué)全面分析它的利與弊，以便針對性地予以解決和優(yōu)化。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

檔案是一種非常重要的資源，實現(xiàn)檔案的科學(xué)利用與開發(fā)，能夠發(fā)揮檔案管理的綜合性作用，同時也能夠在很大程度上推動企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，依托于完善系統(tǒng)的計算機(jī)技術(shù)，檔案管理的方式實現(xiàn)了較大的飛躍，檔案數(shù)字化管理的趨勢也越發(fā)越明顯。檔案數(shù)字化管理具有非常明顯的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)在以下方面。

1.1 促進(jìn)各部門信息高度整合

在傳統(tǒng)檔案管理中，主要采用紙質(zhì)檔案的管理方式，這在很大程度上影響著檔案管理的整體水平，尤其是相對割裂的檔案管理模式，無法實現(xiàn)檔案信息的高度集中。比如在傳統(tǒng)檔案管理中，各部門在進(jìn)行檔案信息的收集、匯總等過程中，往往具有一定的部門屬性，各個部門之間缺乏有效的互通，這就使得個別類檔案內(nèi)容陳舊不堪。如企業(yè)的人事檔案，往往只停留在最初的入職階段，并沒有根據(jù)人員晉升、發(fā)展等增加相應(yīng)的內(nèi)容。在檔案數(shù)字化管理時代，依托于完善的信息技術(shù)手段，通過搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以將各部門的信息進(jìn)行高度統(tǒng)一的整合，便于對檔案信息的集中利用。同時，采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對應(yīng)部門的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。

1.2 檔案管理不受時空的限制

檔案是一種非常重要的資源，實現(xiàn)對檔案信息的利用，能夠有效地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理，可以形象總結(jié)為“辦公室管理”，這種紙質(zhì)檔案管理方式，主要是在上班時間進(jìn)行，一旦下班，那么檔案管理就結(jié)束了，這就使得檔案管理具有非常強(qiáng)的時效性。在信息技術(shù)全面快速的今天，依托于計算機(jī)平臺，檔案管理的整體效率得到了全面提升和優(yōu)化。在數(shù)字化時代，檔案管理人員可以通過計算機(jī)PC端、移動客戶端等來進(jìn)行快捷精確的管理，這種管理沒有了時間和地點的限制。工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場地對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對于企業(yè)的各個部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過對這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。此外，檔案管理人員在任何場所、任何地方都可以依托信息技術(shù)來進(jìn)行科學(xué)管理，這就使得檔案管理沒有了空間限制。

1.3 實現(xiàn)了檔案信息的科學(xué)開發(fā)

在紙質(zhì)檔案管理時代，管理人員在檔案管理中，其主要任務(wù)就是對檔案進(jìn)行整理與分類，將復(fù)雜的檔案材料按照一定的類別標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的分類。同時，在進(jìn)行檔案使用時，也只是通過人工查詢后，進(jìn)行查找和利用。在應(yīng)用計算機(jī)系統(tǒng)后，人們通過簡單的檔案查詢來進(jìn)行檔案篩選，這種檔案利用開發(fā)程度也不高。在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化管理模式的科學(xué)利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的科學(xué)開發(fā)。在檔案利用的過程中，各個部門的工作人員可以隨時通過信息技術(shù)平臺來進(jìn)行查找與篩選，也可以進(jìn)行檔案的隨時應(yīng)用。同時，依托于信息技術(shù)手段，無需進(jìn)行檔案的傳遞，只需要做好檔案資源的共享，就可以優(yōu)化其使用質(zhì)量。

2 檔案數(shù)字化管理的弊端分析

依托于信息技術(shù)來全面推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案管理效率。但檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程相對比較短，很多關(guān)鍵技術(shù)并沒有得到全面應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理中仍存在著較大的弊端，亟需引導(dǎo)人們關(guān)注和重視，只有這樣才能科學(xué)全面提升檔案管理的成效。

2.1 檔案管理存在不安全因素

由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，電子文件利用的保密和安全工具具有一定的難度。在檔案數(shù)字化管理中，由于信息技術(shù)是主要的載體，網(wǎng)絡(luò)空間的交互性、開放性、多元性等特點等，都容易增加檔案管理的難度，也容易滋生不安全因素。比如在檔案管理中，由于很多內(nèi)部檔案具有一定的保密性，若檔案管理人員不注重安全防護(hù)，不注重甄別不良訪問行為或者惡意訪問行為，都容易滋生檔案管理的風(fēng)險。再比如在檔案管理中，檔案使用人員沒有按照嚴(yán)格的規(guī)范來進(jìn)行操作，通過外網(wǎng)來訪問檔案管理系統(tǒng)，也容易增加檔案管理的風(fēng)險，不利于檔案管理的整體安全。

2.2 檔案管理易受載體影響

在檔案管理實踐中，基于檔案數(shù)字化管理，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案管理的效率，但同時也容易受到信息技術(shù)載體的影響。比如，在檔案管理中，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在一定的更新性，這使得很多相對“古老”的檔案無法被兼容和利用，可能部分文件格式不對，無法進(jìn)行上傳與整理。再比如檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可能還存在著一定的不穩(wěn)定性，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或者漏洞，不僅無法保證數(shù)據(jù)檔案的安全，同時也可能會造成重要檔案數(shù)據(jù)的丟失。與此同時，病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失的隱患也造成了數(shù)字化管理的不穩(wěn)定性，威脅到了電子檔案的長期保管和安全保管。

2.3 檔案利用不充分不科學(xué)

在檔案管理實踐中，無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，還是數(shù)據(jù)化檔案管理，其歸根結(jié)底都要實現(xiàn)檔案的利用，只有這樣才能發(fā)揮檔案管理的整體功能。但現(xiàn)階段，雖然很多企業(yè)都建立了檔案管理數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，但檔案利用并不充分，也不科學(xué)。一方面，檔案利用不充分。雖然企業(yè)建立了數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理人員的開發(fā)意識并不高，在檔案管理中僅僅依托于信息技術(shù)來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的存儲，并沒有開發(fā)利用的意識，這就使得計算機(jī)系統(tǒng)中的很多數(shù)據(jù)并沒有得到充分利用，而是成為呆板的“數(shù)據(jù)”。另一方面，檔案管理方式不科學(xué)。在檔案數(shù)據(jù)化管理中，通過計算機(jī)技術(shù)可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效管理，但很多企業(yè)仍然同時使用紙質(zhì)檔案管理的方式，這無疑會在很大程度上造成管理資源的浪費。

3 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化舉措

在檔案管理實踐中，依托于信息技術(shù)手段，能夠全方位優(yōu)化檔案管理成效，同時也能夠在很大程度上提升檔案管理的整體質(zhì)量。基于檔案數(shù)字化管理中存在的一定的弊端，為整體優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的整體成效，應(yīng)該運用以下優(yōu)化舉措。

3.1 優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，全面優(yōu)化檔案數(shù)字化管理成效，綜合性提升檔案管理水平，應(yīng)該科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，這是提升檔案管理質(zhì)量與水平的重要保障。檔案數(shù)字化管理是一項非?？茖W(xué)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，?shù)字化管理系統(tǒng)也是相對比較繁瑣和復(fù)雜的，為整體提升檔案管理的成效，科學(xué)優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，需要率先優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，以此來綜合性實現(xiàn)信息資源的共享。一方面，企業(yè)在檔案管理實踐中，應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理特色，應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理特征來構(gòu)建科學(xué)系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，以此為基點來開展檔案管理工作。企業(yè)可以自行開發(fā)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，也可以聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)來搭建檔案數(shù)字化系統(tǒng)，但無論是采用哪一種方式，都需要做好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新，以確保各類格式文件的兼容存儲。另一方面，企業(yè)在檔案管理實踐中，還應(yīng)該尋求各個部門的配合與支持，將各個部門所有人員等納入檔案數(shù)字化系統(tǒng)中，為檔案管理提供扎實有效的信息數(shù)據(jù)，做好關(guān)鍵信息或者數(shù)據(jù)的共享，切實提升檔案管理的整體質(zhì)量與成效。

3.2 采用統(tǒng)一錄入以及備份標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理實踐中，依托于信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理成效，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，需要運用統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)以及備份標(biāo)準(zhǔn)，前者是信息輸入的關(guān)鍵，后者是信息安全的保證。一方面，企業(yè)在建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時，應(yīng)該制定科學(xué)統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，確保各類信息能夠以統(tǒng)一規(guī)范的存儲格式進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中，繼而為檔案信息的歸類與整理提供重要前提。同時，在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，為實現(xiàn)不同格式的檔案的兼容，如視頻、語音、文字等，應(yīng)該按照相應(yīng)的內(nèi)容采用對應(yīng)的格式，以此來實現(xiàn)檔案信息的全覆蓋。另一方面，企業(yè)在采用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時，還應(yīng)該運用科學(xué)的備份標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)

在檔案管理實踐中，積極應(yīng)用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，發(fā)揮這一系統(tǒng)的關(guān)鍵作用，需要全面提升檔案管理人員的整體素養(yǎng)。一方面，企業(yè)應(yīng)該提高檔案管理人員的入職門檻，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要，為企業(yè)篩選專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員，全面優(yōu)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)應(yīng)該優(yōu)化檔案管理觀念，不再將檔案管理部門作為“養(yǎng)老部門”來使用，而是將其作為影響企業(yè)發(fā)展全局的關(guān)鍵部門來看待。

4 結(jié)語

在檔案管理實踐中，優(yōu)化檔案管理成效，提升檔案管理水平，應(yīng)該積極建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，全面優(yōu)化檔案管理的整體質(zhì)量。鑒于檔案數(shù)字化管理中存在著的一定的問題，為整體優(yōu)化與合理避免，有必要采取針對性的措施來總體提升檔案數(shù)字化管理成效。

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