關(guān)于提高單位檔案管理水平的幾點思考

劉冰

摘 要：在單位日常運行中，檔案管理占據(jù)著非常重要的位置，對單位各項管理工作的正常進行起著關(guān)鍵性的影響。檔案管理具有較強的綜合性、服務(wù)性與參與性，必須在結(jié)合實際情況的基礎(chǔ)上，采取合適的方法和措施，使檔案管理更加科學(xué)合理，增強檔案管理的規(guī)范性與有效性。本文對檔案管理的作用、存在的問題等進行了詳細分析，并提出了具有針對性的方法措施，具有一定的參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;思考

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）06-0227-02

檔案管理具有一定的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，牽扯到檔案文件的收集、儲存、保管、電子檔案錄入、調(diào)用等多個環(huán)節(jié)，能夠顯著提升單位的人事管理水平，促進單位的又好又快發(fā)展。在傳統(tǒng)方式下、人工化、繁雜化等問題在檔案管理重比較明顯，檔案管理的制度流程、方式方法、人員設(shè)置等都存在一定的問題，基于信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展形勢，需要探尋新的管理方式，促進單位檔案信息管理工作的有效進行。

1 檔案管理在單位經(jīng)營過程中的重要作用

1.1 生產(chǎn)運營

單位在開展生產(chǎn)活動的過程中，對于先關(guān)業(yè)務(wù)的記錄需要應(yīng)道檔案管理的方式，在多樣化的形式下，對單位的經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生著關(guān)鍵性的影響。生產(chǎn)運營是單位發(fā)展的基礎(chǔ)活動，在這個過程中，賬目報表、工作記錄、表單等都包含在其中，直接影響著單位各個業(yè)務(wù)活動的開展和進行，同時在一定程度上對單位的正常發(fā)展起著借鑒作用。相關(guān)項目負責(zé)人需要對完成自身工作的基礎(chǔ)上，采取合適的方式，恰當管理和保存檔案信息，為單位的正常運行奠定良好的基礎(chǔ)。

1.2 單位文化

檔案管理關(guān)系著單位的全體人員，個人的檔案信息不僅包括工作人員的個人基礎(chǔ)信息，還需要記錄和評價職工的工作態(tài)度、思想等，不僅體現(xiàn)著職工的思想和素質(zhì)，也代表著單位的一種文化。部分單位會將會議中提到的珍貴信息、文字以及圖片等收錄到檔案當中進行保管，并在今后的工作中對職工的成長軌跡進行記錄，對職工進行一定的激勵，在這種層面上來講，檔案資料信息具有一定的人文色彩，是單位文化的一種呈現(xiàn)方式，對推動單位的整體發(fā)展有較大的作用。

1.3 法律作用

很多單位在開展業(yè)務(wù)活動的過程中，會產(chǎn)生不同程度的法律糾紛，在解決的過程中，需要有一定的證據(jù)，檔案管理工作能夠?qū)挝坏母鞣N業(yè)務(wù)活動進行詳細記錄，在一定程度上具有證據(jù)性的作用。在記錄檔案的過程中，可以將記錄的檔案作為證據(jù)，在解決法律糾紛中發(fā)揮出關(guān)鍵性的作用，有效的檔案記錄和管理能夠維護單位的合法權(quán)益，保障職工的切身利益，發(fā)揮較強的法律作用。

2 目前單位檔案管理工作存在的問題

2.1 單位檔案管理資金投入不夠

在傳統(tǒng)檔案管理中，人為的手工管理是最主要的方式，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，逐漸加大了計算機的使用范圍。在這種情況下，紙質(zhì)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作，與單位的發(fā)展需求是不符合的，體現(xiàn)出明顯的落后性與封閉性?，F(xiàn)代化的單位管理在進行檔案管理的時候，需要較高的精確度，對文件的安全性與私密性要求較高，同時需要保證管理的服務(wù)和質(zhì)量。但是，在資金缺乏的情況下，很多單位的檔案管理部門不能進行有效的管理工作，加上設(shè)備的缺乏以及管理手段的落后，在很大程度上影響了單位的檔案管理水平。資金缺乏的另一重要影響體現(xiàn)在人員上，有些單位的檔案管理人員薪酬較低，大大降低了人員的工作積極性，最終造成檔案管理工作的片面。

2.2 單位檔案的收集力度不夠

市場變化瞬息萬變，對單位的競爭力和反應(yīng)力提出了較高的要求，想要在市場中占據(jù)一席之地，必須對市場情況進行詳細了解，把握市場的動態(tài)，充分掌握市場信息，在市場出現(xiàn)問題的時候，能夠在第一時間迅速做出反應(yīng)，找到解決問題的方式，避免造成較大的經(jīng)濟損失，保持在市場中的優(yōu)勢地位。然而，當前單位的檔案管理缺乏嚴密完善的信息系統(tǒng)，信息收集的渠道較為封閉和狹窄，單位檔案的資源比較片面，在整合信息的過程中會出現(xiàn)一些意想不到的問題，大大影響信息搜集的準確性和有效性。同時，在信息收集時間延后的情況下，會造成信息的失真，降低信息的有效性，內(nèi)在價值受到較大程度的影響，致使單位檔案信息不能很好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2.3 單位檔案的安全性不夠

在單位業(yè)務(wù)范圍增加的過程中，出現(xiàn)了電子文件，在單位檔案資料信息管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性的影響。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，對檔案管理工作提出了一系列新的要求，單位檔案載體出現(xiàn)了越來越多的形式，呈現(xiàn)出多樣化和豐富化的特點。在這種情況下，單位檔案信息的管理非常便捷，能夠通過簡便方式，在短時間內(nèi)進行信息的搜集和管理，但是在一定程度上加劇了信息的不安全因素，加上網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜，經(jīng)常出現(xiàn)信息被盜取或者難以恢復(fù)的現(xiàn)象。另外，檔案信息管理人員對相關(guān)技術(shù)掌握和學(xué)習(xí)不到位，在管理的過程中，由于操作失誤和不恰當?shù)龋瑫?shù)據(jù)的真實性和有效性造成較大的影響，嚴重降低了信息的安全性與穩(wěn)定性，在信息泄露的情況下，對單位的正常運行造成了不可估量的損失。

3 提高單位檔案管理工作水平應(yīng)采取的措施

3.1 建立健全完善檔案管理制度

我國有專門的檔案管理制度，以《檔案法》為核心，對檔案局制定的各項制度為依據(jù)，形成科學(xué)完善的檔案管理制度體系，站在法律法規(guī)的角度，充分意識到檔案管理工作的重要性。針對當前單位檔案管理工作中片面化、簡單化，管理細則不到位，在檔案管理制度的流程環(huán)節(jié)存在明顯的漏洞，給檔案管理工作造成一定的混亂。因此，必須制定出具有針對性的檔案管理制度，在結(jié)合實際情況的基礎(chǔ)上，使管理制度在實行的過程中能夠不斷完善，滿足單位管理中的各項需求，為單位的健康穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時，需要對檔案管理制度中的各項原則和細節(jié)進行梳理，遵守各項檔案規(guī)章制度，使單位檔案管理的各項工作能夠順利進行，增強檔案管理工作的科學(xué)性與嚴密性，增強檔案管理的規(guī)范化特征。另外，需要制定出相應(yīng)的監(jiān)督方案，強化制度的監(jiān)督職能，對檔案管理各環(huán)節(jié)進行日常的細致性檢查，使檔案管理制度能夠切實符合單位的需求。

3.2 做好檔案管理工作的分解管控

從整體上看，單位的檔案管理具有長期性和連續(xù)性的特點，在實際管理的過程中，可以將整個環(huán)節(jié)進行細致的分化，將其分解成很多個細小的環(huán)節(jié)，采取分步進行的方式進行管理工作的正常進行。從分解結(jié)果上看，檔案管理涉及很多的環(huán)節(jié)，包括材料的收集、存儲、分類、編碼、整理及應(yīng)用，各環(huán)節(jié)之間聯(lián)系比較緊密，在相互依賴的關(guān)系下，形成管理的整個過程。在檔案管理中，必須對整個環(huán)節(jié)進行全程管控，保證信息的完整，避免由于疏忽或其他原因等出現(xiàn)遺漏，提高檔案信息的科學(xué)性與合理性。具體來說，需要收集和分類本單位的檔案信息，針對其類型，將檔案信息各自進行存放，為信息的查找和利用提供便利，節(jié)省信息搜集的時間，提高信息的利用率。嚴格監(jiān)督檔案管理的保存和查閱環(huán)節(jié)，保證檔案材料的完整，避免出現(xiàn)遺失和缺漏等現(xiàn)象，設(shè)置相應(yīng)的等級，明確檔案信息管理人員的職責(zé)，使檔案信息能夠切實為單位的發(fā)展做出自身的貢獻。

3.3 借助信息化手段，實行檔案的數(shù)字化管理

現(xiàn)階段，各種各樣信息化技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案管理工作帶來了較大程度的便利，涌現(xiàn)出越來越多、越來越新穎的檔案管理形式。借助數(shù)字化管理手段，檔案管理的效率能夠得到有效提高，可以大幅度提高檔案管理的效率，同時，大大提高檔案信息的利用率，使檔案信息的內(nèi)在價值得到最大程度的開發(fā)。針對當前單位檔案管理的情況，在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)化管理占據(jù)著很大的比重，這種管理方式比較一，并且在提取檔案的過程中具有比較明顯的局限性，很容易出現(xiàn)信息的錯誤等現(xiàn)象，影響檔案信息使用的正確性。因此，必須加強檔案信息的數(shù)字化管理，在足夠資金的支持下，架設(shè)數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)平臺，完善檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，完善網(wǎng)絡(luò)化管理平臺和電子檔案數(shù)據(jù)庫，將軟件和硬件手段相互結(jié)合，提供良好的環(huán)境，在有效轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，延長檔案的保存期限，提高檔案管理的數(shù)字化水平。

3.4 加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力直接影響檔案管理工作水平。因此，檔案管理人員需要在定崗定編的保障下，針對編務(wù)規(guī)定的職責(zé)，切實完成自身的工作，提高檔案管理的工作效率。在招聘人員的時候，需要重視檔案管理人員的基本知識，避免在出現(xiàn)問題的時候不能及時有效的進行解決。另外，必須強化人員的專業(yè)技能，掌握新的管理理念，學(xué)習(xí)信息化和數(shù)字化檔案管理的技能，在結(jié)合單位實際情況的基礎(chǔ)上，切實提高相關(guān)人員的計算機操作和檔案軟件管理的能力，保證能夠符合檔案管理的相關(guān)需求，為檔案管理工作的正常進行提供人才上的支持和保障。在設(shè)置好崗位之后，需要順應(yīng)時代發(fā)展的需求，對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，遵循能者居上的原則，不讓單位檔案管理人員掛虛職，保證各司其職，各盡其責(zé)，在各自的工作崗位上充分發(fā)揮出自身的價值和作用，促進檔案管理工作的正常進行。同時，需要加強人才之間的交流，讓檔案管理人員能夠及時學(xué)習(xí)和交流，在相互競爭的過程中提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

4 結(jié)語

檔案管理工作在單位的生存和發(fā)展中占據(jù)著基礎(chǔ)性的位置，直接影響著單位的正常運營，在實際管理的過程中，必須充分意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理要出實效，必須充分把握其特點，結(jié)合單位的實際情況，對存在的問題進行詳細分析，建立健全完善檔案管理制度，做好檔案管理工作的分解管控，借助信息化手段，實行檔案的數(shù)字化管理，加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，多方位提升檔案管理的工作效率。

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