事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

郭曉 郭昱君

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-130-01

摘 要 文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位檔案管理 存在的問題 探討

一、事業(yè)單位檔案管理工作的含義

從廣義上來說，檔案反映著社會的精神文明基礎(chǔ)內(nèi)容，是社會文化的重要部分，不僅包括人事檔案，還包括其他社會事項(xiàng)的記載情況。具體來說，檔案主要是指人事方面各種材料的匯總，檔案在《辭海》中的解釋為：“舊時(shí)官署和現(xiàn)今機(jī)關(guān)團(tuán)體，分類保存的各種文件和材料，多指含有公證價(jià)值的手寫或印刷文書而言。一種計(jì)算機(jī)相關(guān)資料的組合?！笔聵I(yè)單位檔案的內(nèi)容，多為單位人員人事材料的匯總，可以概括為“三齡兩例”，主要有出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間，學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，這些屬于基本信息。此外還有其他信息的材料，因個(gè)人經(jīng)歷會有所不同，可能涉及考核、獲獎(jiǎng)、處分等信息。檔案管理在《辭海》中的解釋主要是總結(jié)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)劃和檔案勤務(wù)的處理。所以檔案管理是對檔案工作的整體梳理和歸類、保管、使用。在流程上表現(xiàn)為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。在以往，檔案管理主要依靠人工整理、統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前，借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等科技與理念，檔案管理工作效率有望得到進(jìn)一步提升。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏重視

現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位認(rèn)為只需要保證檔案不丟失就可以了，沒有必要投入更多的資金和精力去對其進(jìn)行建設(shè)，這是因?yàn)闄n案管理工作對于事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒有太大的影響，但是卻關(guān)系著國計(jì)民生。由于重視程度不足，在管理制度的制定上也存在較大的問題，對國家制定的相關(guān)法律法規(guī)不夠了解，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理制度不健全，在開展工作時(shí)沒有符合國家的要求，最終對事業(yè)單位的發(fā)展造成不可挽回的影響，甚至?xí)绊懙椒?wù)對象的實(shí)際利益。這對于事業(yè)單位的發(fā)展來說無疑都是十分不利的。

（二）管理方法較為落后

事業(yè)單位人事檔管理方法相對落后?，F(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位還完全采用人力來完成檔案管理工作，但是工作量是非常巨大的，所以導(dǎo)致了工作效率非常緩慢，甚至出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象?，F(xiàn)在信息化管理手段是十分先進(jìn)的，事業(yè)單位之所以不使用，無非是因?yàn)檫@需要引進(jìn)一些儀器設(shè)備，檔案管理人員也需要進(jìn)行學(xué)習(xí)，對于工作人員能力上提出了更高的要求。

三、事業(yè)單位檔案管理工作存在問題的解決措施

（一）優(yōu)化檔案的管理體系以及流程

事業(yè)單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的流程。目前各地區(qū)的事業(yè)單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，隨意性非常大，對于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對事業(yè)單位辦公室檔案管理進(jìn)行規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)區(qū)域之間的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)檔案管理者的工作態(tài)度和水平，真正按照公司制定的管理制度進(jìn)行自我約束，以良好的工作態(tài)度開展工作，才能不斷提高工作質(zhì)量。例如，根據(jù)文件的分類，可以通過不同的方法進(jìn)行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會不斷歸屬，這種文件管理系統(tǒng)比較完善，提高工作效率，會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來幫助。但事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的文件管理制度，不斷加強(qiáng)員工間的培訓(xùn)，對每個(gè)人有效地實(shí)行管理，不僅可以規(guī)范事業(yè)單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各事業(yè)單位的共享工作。

（二）增強(qiáng)管理人員專業(yè)性

檔案管理是一項(xiàng)依靠人力的工作，不能完全依靠設(shè)備儀器。這就要求管理人員是專業(yè)的，盡責(zé)的并且具有正確的價(jià)值觀，積極進(jìn)取。就管理人員本身來說，應(yīng)該態(tài)度積極地面對工作，時(shí)刻鞭策自己，主動(dòng)吸收新的管理知識，提高自己。保證自己能夠時(shí)刻秉承著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。單位領(lǐng)導(dǎo)方面，應(yīng)該考慮更專業(yè)的人員來擔(dān)任管理工作的崗位，需要管理人員了解工作性質(zhì)，熟悉工作流程，可以定期組織管理人員進(jìn)行思想上的提升培訓(xùn)，提高他們的管理意識，讓工作人員擁有盡職盡責(zé)的自我要求。加強(qiáng)工作人員的專業(yè)和年齡配置，注意培訓(xùn)管理人員的各方面的能力，包括對新型設(shè)備的造作能力，對網(wǎng)絡(luò)使用的熟練程度，對數(shù)據(jù)庫建立維護(hù)的掌握情況。單位內(nèi)部也要配合管理人員的工作，保證管理工作的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)

檔案的資源管理建設(shè)是檔案管理工作中的重中之重，檔案的資源建設(shè)以檔案信息化為前提。加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)以兩點(diǎn)為標(biāo)準(zhǔn)：第一，檔案電子化。將現(xiàn)有的紙質(zhì)文獻(xiàn)以及檔案通過整理后，利用現(xiàn)代化技術(shù)（掃描或錄入）將紙質(zhì)文件變成數(shù)字化檔案。在此過程當(dāng)中一定要注意紙質(zhì)文檔以及數(shù)字文檔的統(tǒng)一性，以便后期查閱以及使用。第二，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案電子化只是檔案資源建設(shè)的初級階段，檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)根據(jù)檔案的各自類別、作用、時(shí)間等各個(gè)要素進(jìn)行分類成庫。才能真正實(shí)現(xiàn)一體化、全網(wǎng)絡(luò)的檔案管理。

（四）完善軟硬件配置

因?yàn)橘Y金投入不足，所以部分單位檔案管理的軟硬件配置存在缺陷，需要對其加以重視，且各事業(yè)單位需要嚴(yán)格按照檔案室建設(shè)的要求與標(biāo)準(zhǔn)，加大資金投入，配備硬件與軟件設(shè)施，其中在檔案室內(nèi)需要配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，并且還要做好防火、防盜、防潮等工作。如果有條件，還需要配備安全溫濕度消毒凈化一體智能控制系統(tǒng)以及煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)等，這樣才能為檔案的存放創(chuàng)造良好的環(huán)境。

四、結(jié)語

雖然這項(xiàng)工作不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，但是從其他利益上和長遠(yuǎn)發(fā)展的角度上來看，其重要性是十分顯著的。這也是本文介紹這部分內(nèi)容的主要目的，就是希望事業(yè)單位能夠有正確的認(rèn)識，早日將檔案管理工作放到自己的重點(diǎn)工作中，加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的建設(shè)，投入更多的資金和精力，這樣會在長期發(fā)展過程中體會到這一舉措的重要性。

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