現(xiàn)階段檔案管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

李桂芬

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我們進(jìn)入了信息化社會(huì)。在信息化社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)無處不在，這給檔案管理帶來了挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇。本文主要對(duì)現(xiàn)階段檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行了研究，并對(duì)如何做好檔案管理工作進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)；機(jī)遇與挑戰(zhàn)

【分類號(hào)】G271 【文章標(biāo)識(shí)碼】A

檔案管理記錄、整理、歸檔和保存企業(yè)的交流信息和歷史資料?？茖W(xué)合理的檔案管理可以協(xié)調(diào)各部門之間的溝通，提高溝通效率，使各部門相互配合，間接提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄和憑證，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展各個(gè)階段真實(shí)、完整的記錄，在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。在新時(shí)代，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息數(shù)據(jù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的發(fā)展呈現(xiàn)出爆炸性的增長(zhǎng)趨勢(shì)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理勢(shì)在必行。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作面臨的機(jī)遇

（一）多樣化的技術(shù)手段

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理提供了多樣化的管理手段。傳統(tǒng)的檔案管理主要由紙質(zhì)檔案組成，通過人工記錄、整理歸檔，完成檔案管理工作。然而這種檔案管理模式消耗資源較多，需要大量的人力投入，效率和準(zhǔn)確性還得不到保證。傳統(tǒng)的檔案管理過于依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，檔案管理人員的工作強(qiáng)度相對(duì)較高。而現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使得檔案管理更加方便，同時(shí)還降低了信息管理的難度。通過快速檢索檔案，管理者可以對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，提高檔案之間的關(guān)聯(lián)性；提高增加檔案的圖片、音頻、視頻等存儲(chǔ)形式，提高檔案管理的準(zhǔn)確性；檔案管理的技術(shù)選擇平臺(tái)更為廣泛，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)可以與企業(yè)合作，共同開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高電子檔案管理系統(tǒng)的及時(shí)性。

（二）廣大的服務(wù)空間

近年來，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的不斷發(fā)展，社會(huì)各類信息呈現(xiàn)爆炸性增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理占用了很大的空間，空間成本較高?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)具有巨大的管理空間，檔案管理不再局限于紙質(zhì)形式。檔案通過數(shù)字信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，降低了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)成本。檔案管理員可以隨時(shí)隨地訪問相關(guān)信息，同時(shí)可以離線管理檔案。基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)可以為管理者和用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)，打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)服務(wù)空間最大化。

（三）更強(qiáng)的時(shí)效性

現(xiàn)代社會(huì)檔案種類繁多，這些檔案需要具有很強(qiáng)的時(shí)效性。以項(xiàng)目檔案信息為例，項(xiàng)目信息檔案具有較強(qiáng)的針對(duì)性，許多項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間相對(duì)較短。如果檔案信息不能及時(shí)更新，將導(dǎo)致檔案無效。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理周期長(zhǎng)，難以滿足檔案管理的需要。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)具有較強(qiáng)的及時(shí)性，可以最大限度地提高檔案管理的敏感性，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤，保證檔案管理的互動(dòng)性和動(dòng)態(tài)性?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，可以整合現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)、云處理、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，為檔案管理開辟新的空間。這些數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用可以最大限度地提高檔案管理的效率，從而保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。

二、現(xiàn)階段檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）安全性與保密性有待提升

現(xiàn)階段，信息化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理。電子檔案管理系統(tǒng)通常采用認(rèn)證登錄名和密碼雙重保護(hù)，以保證安全。雖然員工工作方便，但一旦密碼泄露，將導(dǎo)致非法分子利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)原始檔案信息進(jìn)行修改、竊取、仿制，直接威脅到檔案信息的安全，，存在嚴(yán)重的泄漏和損壞風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于電子檔案信息管理文件具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、信息存儲(chǔ)形式多樣的特點(diǎn)，如果計(jì)算機(jī)遇到系統(tǒng)癱瘓、網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒干擾等問題，會(huì)造成電子檔案的損壞和丟失，從而帶來給企業(yè)造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。

（二）規(guī)范化程度較低

規(guī)范化是檔案管理的核心基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，越來越多的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作中必須落實(shí)的基本內(nèi)容不明確，導(dǎo)致檔案管理在規(guī)范化、服務(wù)質(zhì)量、發(fā)展和共享程度等方面存在不足。同時(shí)由于歷史問題，造成了檔案目錄規(guī)則的兼容性差異。目前沒有統(tǒng)一的文件自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)，使得文件信息的標(biāo)準(zhǔn)化工作在一定程度滯后。

（三）工作人員與社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要存在矛盾

在新的發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理缺乏能夠高度掌握檔案管理的復(fù)合型人才。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)在一定程度上使先進(jìn)的信息技術(shù)無法為檔案管理提供有效的服務(wù)，最終無法發(fā)揮其作用和價(jià)值。隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的不斷滲透和應(yīng)用，檔案管理的內(nèi)容不僅限于紙質(zhì)檔案資源，還包括電子形式的檔案和其他新的載體形式。檔案管理相關(guān)人員必須充分掌握本專業(yè)的知識(shí)內(nèi)容，并在其他領(lǐng)域?qū)W習(xí)專業(yè)知識(shí)。

三、現(xiàn)階段如何做好檔案管理工作

（一）大力開展信息化建設(shè)

在現(xiàn)階段，要提高檔案管理的效率，必須加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理的實(shí)施更加信息化，突出信息技術(shù)的作用。一是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)處理，采用檔案、文件等信息的綜合管理模式，為檔案信息的有效獲取提供一定保障；二是利用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)整合資源，促進(jìn)檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體，將檔案管理向文字、語音等形式展示，豐富檔案信息資源管理的表現(xiàn)形式，提高檔案管理的效率；三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理中的遠(yuǎn)程信息交換，從而促進(jìn)檔案管理信息化，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，最終為企業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

（二）建立健全檔案信息安全保障體系

在信息時(shí)代，檔案管理的基本內(nèi)容是利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案和數(shù)據(jù)的存取和管理，保證檔案信息的安全性和可靠性。為了有效避免計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用過程中的網(wǎng)絡(luò)攻擊，需要建立和完善檔案信息安全保障體系，主要包括檔案信息的存儲(chǔ)安全和檔案信息的應(yīng)用安全兩部分。此外，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，在某種程度上，這對(duì)信息安全發(fā)出了警報(bào)。因此，可以采取身份認(rèn)證、密鑰管理等安全措施來提高信息系統(tǒng)的安全性。。

（三）重視檔案管理的規(guī)范化

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，首先必須完善檔案管理制度，建立反映合理性和科學(xué)性的規(guī)章制度，符合本單位特點(diǎn)和實(shí)際檔案管理，以滿足本單位檔案管理的需要；為了防止檔案管理工作中出現(xiàn)不規(guī)范、不相關(guān)、重復(fù)、復(fù)雜的混亂局面，在執(zhí)行規(guī)章制度的過程中，必須獎(jiǎng)罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。檔案工作的規(guī)范化是建立檔案工作最佳秩序、實(shí)現(xiàn)最佳經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保證。在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)和完善檔案的職能，借鑒有關(guān)的科學(xué)知識(shí)，豐富和發(fā)展檔案管理，使其職能更加適應(yīng)企業(yè)單位的信息需要。

（四）加大檔案工作人員培訓(xùn)

作為檔案管理的主體，檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案管理的效率。因此，企業(yè)單位應(yīng)想方設(shè)法做好員工培訓(xùn)工作，不斷提高工作人員的素質(zhì)。在檔案管理人員培訓(xùn)過程中，要使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，對(duì)自己的工作職責(zé)有更清晰、清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理有更專業(yè)、科學(xué)、深入的認(rèn)識(shí)，樹立正確的檔案態(tài)度。同時(shí)，還必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員的素質(zhì)水平與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，不斷提高檔案管理的效率。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)和信息化趨勢(shì)哪個(gè)行業(yè)都無法避免。因此，企業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的有效結(jié)合，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)企業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

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