信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中的應(yīng)用

呼和

摘要：檔案工作是一個機關(guān)、事業(yè)單位運作的關(guān)鍵，其主要是由兩部分構(gòu)成，一個是對檔案的收集，另一個是對檔案工作的管理，檔案管理也是檔案工作的核心內(nèi)容。更是評價檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，而信息化的飛速發(fā)展也沖擊著人們的生活和思維方式。這對檔案管理工作造成的影響也是非常大的。信息技術(shù)在檔案收集與管理中的運用，對檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化以及對檔案珍貴信息的挖掘都是非常有意義的。此次主要針對當(dāng)前信息技術(shù)在檔案工作運用過程中存在的問題進行系統(tǒng)分析，并針對出現(xiàn)的問題提出有效的對策。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案;收集;管理;必要性;分析;應(yīng)用

1.檔案收集及檔案管理信息化必要性分析

1.1是提升檔案收集效率的必然要求

隨著我國行政機構(gòu)、事業(yè)單位改革的不斷推進，行政、事業(yè)單位在日常工作中所產(chǎn)生的信息也在不斷增加，怎樣快速的對這些信息進行高效收集和處理也就成了當(dāng)前檔案收集中急需解決的重點問題。信息化技術(shù)的引進，加快了檔案數(shù)據(jù)信息的效率，打個比方，人事檔案不僅有人事的一些基本信息，而且還附帶照片、圖片等信息，如果將這些數(shù)據(jù)信息通過傳統(tǒng)的方式來進行數(shù)據(jù)收集的話，那么整個檔案管理的進程勢必會受到影響，而通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)處理平臺，由單位工作人員對各自信息進行分類上傳，再通過信息技術(shù)對其進行歸檔收集處理，就可以有效避免繁瑣的手工查卷，節(jié)省了人力資源。

1.2科學(xué)檔案管理體系的構(gòu)建保障

紙質(zhì)檔案管理模式與信息化技術(shù)管理模式最大的區(qū)別就在于檔案保存的程度相對較低，在紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案比較容易受到火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害因素以及人為因素的影響。保存難度大。而在信息加技術(shù)管理模式中，我們就可以通過將檔案數(shù)據(jù)信息上傳到云服務(wù)平臺的方式來保存檔案信息。即便是出現(xiàn)上述自然災(zāi)害，也能夠完整的保存下來，如果遇到人為因素影響，我們的管理人員還可以將檔案信息進行備份。確保檔案信息的完整性不受影響。

如果采用紙質(zhì)檔案管理模式的話，隨著檔案管理年限的不斷增加，檔案的數(shù)量必然會越來越多，這樣不僅對檔案管理的環(huán)境提出了高要求，而且對人力資源也提出了更高的要求。而信息化技術(shù)管理模式的運用，使得檔案信息被合理合成相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，然后將這些數(shù)據(jù)資料都放在存儲器或者是硬盤上。在對檔案進行查找時可以通過相應(yīng)的查找功能快速的找到其存放位置，有效的解決了傳統(tǒng)管理模式的窘境。

2 信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

2.1 信息技術(shù)在檔案收集過程中面臨的挑戰(zhàn)

近幾年隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷更新，檔案數(shù)據(jù)和信息也呈現(xiàn)出了飛速增長的趨勢。由于檔案信息形成的數(shù)據(jù)都是常年累計沉淀的。因此在對檔案進行信息化采集的時候，怎樣才能夠從海量的數(shù)據(jù)中準(zhǔn)確找尋出具有保存價值的信息數(shù)據(jù)，這也是當(dāng)前檔案收集工作中重點關(guān)注的問題。當(dāng)落實到具體的實踐工作中，最典型的就是存儲設(shè)備所面臨的一系列挑戰(zhàn)。首先，由于每一個單位的財力狀況和實際狀況都有一定的出入，因此對存儲設(shè)備的購買和更新就會有一些差異。存儲設(shè)備如果常年不更換的話，老舊的存儲設(shè)備就會對存儲系統(tǒng)的數(shù)據(jù)承載力造成威脅。這就亟待單位尋找更為海量的信息儲存組織和系統(tǒng)。其次，單位往往處于對檔案信息安全保護的考量，為了防止硬盤的損壞，通常會購置第二塊或者第三塊外接硬盤，這就需要不斷地轉(zhuǎn)移相關(guān)的檔案信息以及定期檢查硬盤的使用程度，這種方式在人力成本和財力成本上都很高。

2.2 信息技術(shù)在檔案管理過程中面臨的挑戰(zhàn)

信息化水平低一直是檔案管理信息實踐的重點研究內(nèi)容，有的單位是使用了信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，但是由于檔案目錄的輸入和檔案內(nèi)容的格式化等問題，使得信息技術(shù)系統(tǒng)的大部分功能都沒有得到有效的運用。而出現(xiàn)這一問題的主要原因是因為相應(yīng)的信息化管理、存儲設(shè)備都沒有與之相匹配。因此要想提升檔案管理的信息化水平。那么就一定要優(yōu)先解決硬件設(shè)施。

3.信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中的策略

3.1加強檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案收集及管理工作的重要前提，一個擁有高效基礎(chǔ)設(shè)施的單位，其檔案的信息化采集效率就會非常高。所以單位要積極加大資金的投入力度，創(chuàng)建屬于單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫。引進配備先進的計算機成套硬件設(shè)施，特別是硬盤設(shè)備，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的高效采集、歸納、整理，提高聲像資料錄入和文字圖片掃描的效率。統(tǒng)一開發(fā)一套格式統(tǒng)一、功能齊全的信息系統(tǒng)處理軟件，以滿足單位檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基本要求

3.2 加強隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)水平的高低，不僅取決于其信息技術(shù)水平、硬件設(shè)施水平的高低，更取決于信息技術(shù)運用工作人員專業(yè)水平的高低。因此，單位既要重視對原有工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)，也要大量引進檔案管理能力強、計算機應(yīng)用水平高的復(fù)合型人才。例如，單位可以定期派遣相關(guān)工作人員到相關(guān)機構(gòu)、高校進行專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)和理論知識學(xué)習(xí);單位要鼓勵在職工作人員繼續(xù)攻讀碩士、博士學(xué)位，對于取得相應(yīng)學(xué)位的工作人員給予相應(yīng)的獎勵，以滿足檔案收集與管理數(shù)字化、信息化的需求。

4.結(jié)語

信息技術(shù)與檔案收集、管理的融合，對于改變我國單位檔案收集、管理工作中模式落后、水平落后、方式老舊、效率低下的現(xiàn)狀有著積極的推動作用。對于這一領(lǐng)域的研究，目前我國理論界取得的成果少，域外值得借鑒的資料也不多。本文也只是初步的對這一領(lǐng)域進行探索應(yīng)用，以期對我國檔案收集與管理有所助益。

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