淺談如何破解基層單位檔案工作之難

鄭慧

“檔案雖小，事關(guān)重大?！睓n案作為一種重要的信息資源，對(duì)社會(huì)與民生都有著重要的影響，它不僅是單位工作軌跡的記錄，更是維護(hù)群眾合法權(quán)益的強(qiáng)有力依據(jù)?？v觀各基層綜合檔案館，普遍都存在館藏資源數(shù)量不多，品種單一，結(jié)構(gòu)不均衡等問題，究其原因，主要還在于源頭——基層單位檔案工作未抓好。

一、基層單位檔案工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)不重視

基層單位許多領(lǐng)導(dǎo)都不太重視檔案工作。在單位部署工作時(shí)，很少將檔案工作列入單位計(jì)劃、總結(jié)，更沒在整個(gè)機(jī)關(guān)單位中建立檔案工作機(jī)制，導(dǎo)致許多檔案資料流失。在人員分配上，以為就是一些撿撿文件、抄抄寫寫的事務(wù)性工作，隨便派個(gè)人即可，于是出現(xiàn)了基層檔案員“三多”現(xiàn)象——?jiǎng)偖厴I(yè)的年輕人多、臨近退休的人員多、臨時(shí)工作人員多，這些檔案員身份特殊，一般從事檔案時(shí)間不久就調(diào)崗，或是退休，或是離職，極不利于檔案工作的持續(xù)性。檔案工作更是無(wú)法在短期內(nèi)產(chǎn)出明顯效益，檔案經(jīng)費(fèi)也常常得不到保障，有些單位的檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案保管條件差，甚至有的連專門檔案柜也沒有，根本不具備檔案“八防”要求，存在一定安全隱患。

（二）檔案人員不專職

基層檔案工作一般都由辦公室人員負(fù)責(zé)，而辦公室工作涉及方方面面，業(yè)務(wù)繁多，往往是一人身兼數(shù)職，或是檔案員兼職其他工作，或是其他工作人員兼職檔案工作，他們不僅要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)，文字的綜合，財(cái)務(wù)的管理，還要負(fù)責(zé)檔案的管理，這就難免造成檔案員精力不足，無(wú)法全身心投入到檔案管理工作當(dāng)中去。再加上檔案工作的瑣碎、繁雜、重復(fù)、平淡，無(wú)法短期取得成績(jī)，很多干部都認(rèn)為檔案工作是個(gè)無(wú)職無(wú)權(quán)、枯燥乏味的“看攤”工作，或是退避三舍，或是得過且過，簡(jiǎn)單敷衍了事，對(duì)檔案工作總體熱情度不高。

（三）檔案管理不規(guī)范

檔案工作重在日常管理，可操作的檔案管理制度可以讓檔案人員事半功倍。然而在基層單位中，雖大部分單位都有制定相關(guān)檔案管理系列制度，但大多數(shù)都形同虛設(shè)，沒有真正按章執(zhí)行。如收集整理制度不健全，沒做到“隨到隨歸”，出現(xiàn)了檔案收集不及時(shí)、不齊全，應(yīng)歸未歸;或是重要文件被領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人員“雪藏”，無(wú)法入檔;或是業(yè)務(wù)科室配合不到位，業(yè)務(wù)檔案沒有及時(shí)整理、裝訂，時(shí)間一長(zhǎng)，出現(xiàn)檔案霉變、銹斑等。又如借閱制度不執(zhí)行，一些工作人員因工作需要外借檔案卻沒辦理任何手續(xù)，直接拿走借閱，時(shí)間一久，忘記歸還，催還檔案還不認(rèn)賬，造成檔案資料的缺失。

二、如何做好基層檔案工作的建議

（一）從“效益產(chǎn)出”爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)的重視是對(duì)檔案工作的最大支持。得到了領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，人員問題、經(jīng)費(fèi)問題、設(shè)備問題等等都迎刃而解。但如何才能獲取領(lǐng)導(dǎo)的重視？除了領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)關(guān)心外，更需要檔案員的“效益產(chǎn)出”來(lái)獲取溝通的籌碼。檔案從工作中來(lái)，更要懂得服務(wù)于工作。如果領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策時(shí)，檔案員能收集到盡可能全的政治、經(jīng)濟(jì)、管理等方面資料、數(shù)據(jù)給領(lǐng)導(dǎo)做參考;如果單位在接受這樣那樣的檢查時(shí)，檔案員能積極配合提供迎檢資料;如果同事、群眾需要一份檔案做佐證時(shí)，檔案員能精準(zhǔn)快速高效提供檔案原件;如果單位在編史修志、宣傳展覽時(shí)，檔案員能提供豐富多彩的實(shí)物、聲像檔案來(lái)充實(shí)，誰(shuí)又會(huì)說(shuō)檔案工作不重要呢？“將欲取之，必先與之?！睓n案員如果能經(jīng)常讓領(lǐng)導(dǎo)、同事從檔案工中“受益”，那得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持也就容易了，自然在工作安排、人員安排上也就能兼顧檔案的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，既確保了檔案員的穩(wěn)定，經(jīng)常參加一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也能讓檔案收集、利用等工作容易開展。

（二）以“工匠精神”引領(lǐng)檔案員情懷

在日新月異的當(dāng)今中國(guó)，有許多國(guó)人驕傲的項(xiàng)目是由一個(gè)個(gè)“匠人”不畏艱險(xiǎn)、埋頭苦干、開拓進(jìn)取獲得，檔案工作也同樣需要平凡的基層檔案員的“匠心”一磚一瓦地堆砌，才能為以后留下寶貴財(cái)富。做一個(gè)好的檔案“匠人”，要懂得檔案的內(nèi)在魅力——為民服務(wù)，為史負(fù)責(zé);要具備扎實(shí)的專業(yè)技能才有條不紊地處理各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)。試想，當(dāng)你看到群眾查檔時(shí)如獲珍寶時(shí)的笑容，當(dāng)你看到那一份份檔案濃縮成一本本精美圖書，當(dāng)你看到群眾動(dòng)容于那一幅幅檔案展覽，心中是否會(huì)有一種不由自主的幸福感呢？“工作本是一種修行”，作為檔案員，要耐得住寂寞、守得住清貧，付得起辛苦，擔(dān)得起責(zé)任，把可貴的品德、修養(yǎng)、作風(fēng)內(nèi)化于心、外化于行，把在別人眼里看起來(lái)瑣碎的、實(shí)際又關(guān)乎為民服務(wù)的檔案“小事”切實(shí)做好，把檔案工作做成“暖心工程”，為歷史留下“記憶痕跡”。

（三）從“化整為零”規(guī)范檔案業(yè)務(wù)

基層檔案員大多數(shù)身兼數(shù)職，文件收發(fā)、擬寫材料、迎檢接待……一件件看似不起眼的小事，都耗費(fèi)不少時(shí)間和精力。如何讓檔案員游刃有余地處理檔案工作與其他各項(xiàng)工作呢？

1.抓好源頭。收集是檔案管理的起始，檔案歸檔的完整性往往影響著將來(lái)的檔案利用。第一，要編制切實(shí)可操作的檔案保管期限表，才可讓業(yè)務(wù)人員、經(jīng)辦人員淺顯易懂什么該歸，什么不存，做好檔案收集工作;第二，提前介入做到“隨辦隨歸”，將檔案工作化整為零，就要懂得合理統(tǒng)籌安排，盡量從文件收發(fā)、文件流轉(zhuǎn)開始，將需歸檔的文件烙上“印”——蓋歸檔章，標(biāo)上期限，既可保證每份需辦理的文件“事畢回復(fù)”，又避免了流轉(zhuǎn)時(shí)檔案的丟失;第三，要注意“看不見”的文件，除做好日常的收文、發(fā)文收集，更要收集各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)材料、接待方案等以及各科室產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案;第四，加強(qiáng)外包監(jiān)督，檔案外包整理已是普遍，但由于中介公司普遍存在人員流動(dòng)性強(qiáng)，分類人員業(yè)務(wù)知識(shí)片面等問題，在檔案收集歸檔分類上會(huì)存在隱患，在檔案整理外包加工時(shí)，盡量采用“半加工模式”，收集之關(guān)應(yīng)盡量由檔案員自己親手負(fù)責(zé)。

2.落實(shí)制度。通過建立制，把各項(xiàng)工作納入日常規(guī)范化管理軌道，切實(shí)做到“件件工作有章可循、項(xiàng)項(xiàng)事情按規(guī)而行”。如有的基層單位將檔案收集制度與財(cái)務(wù)制度聯(lián)合，規(guī)定外出開會(huì)的文件若未交于檔案員，交通費(fèi)等不予報(bào)銷，這種做法既又利于大家積極主動(dòng)配合檔案部門，也有利于檔案的收集。又如將檔案交接工作與崗位調(diào)動(dòng)手續(xù)聯(lián)系，規(guī)定人員離崗前沒有辦理檔案交接工作的，不予簽發(fā)工作調(diào)動(dòng)通知和工資轉(zhuǎn)移手續(xù)。

3.善用技術(shù)。所謂“工欲善其事，必先利其器。”隨著檔案自動(dòng)化在辦公的普及應(yīng)用，檔案的管理也應(yīng)借助于檔案管理軟件進(jìn)行辦公文件處理，將文件流轉(zhuǎn)與檔案歸檔有機(jī)結(jié)合，既規(guī)范了文件檔案的管理，也可節(jié)約資源，避免重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)文件與檔案的輕松轉(zhuǎn)化。而檔案的數(shù)字化掃描，在保護(hù)檔案的同時(shí)更是方便查閱，提高效率，使查閱檔案變成輕松之事。

（四）以“協(xié)助合作”促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案共發(fā)展

一個(gè)單位的檔案不僅僅是文書檔案，它包括整個(gè)機(jī)關(guān)單位工作的方方面面，如人事檔案、聲像檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，以及各職能科室產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案。這些檔案都來(lái)源于不同經(jīng)辦人員，（下轉(zhuǎn)37頁(yè)）（上接39頁(yè)）如果僅靠檔案員一己之力就做好那是不現(xiàn)實(shí)的，這需要整個(gè)單位的密切配合。比如照片檔案，有很強(qiáng)的時(shí)效性和特殊性，需要及時(shí)著錄文字說(shuō)明，應(yīng)該盡量做到誰(shuí)拍照誰(shuí)整理，否則時(shí)間一久，待交與檔案員時(shí)再整理，當(dāng)事人也很難追憶照片細(xì)節(jié)了。再如業(yè)務(wù)審批檔案，經(jīng)辦人員往往比檔案員業(yè)務(wù)熟悉，很容易找出檔案是否齊全規(guī)范，如果辦結(jié)即整，不僅保證了檔案的完整也確保了檔案的規(guī)范?；鶎訂挝粰n案工作不僅是檔案員的職責(zé)，更是所有人義不容辭的責(zé)任，只有每個(gè)人都耕耘好自己業(yè)務(wù)涉及的檔案，再集中于檔案員，才有利于檔案工作的發(fā)展，有利于服務(wù)于單位，服務(wù)于群眾，服務(wù)于未來(lái)，甚至服務(wù)于自己，互助互利。

基層檔案管理工作雖然只是業(yè)務(wù)工作的一部分，卻是每個(gè)單位都不可缺少的，于民于眾也都是有意義的。因此要做好基層檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作有序發(fā)展，就需要基層單位每個(gè)人的自覺行動(dòng)，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)重視，科室同事相互配合，更需要檔案員“化被動(dòng)為主動(dòng)”，在服務(wù)中找突破，在管理上找捷徑。

（作者單位：福建省泉州市鯉城區(qū)檔案局）