《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 ?企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

五、企業(yè)檔案整理工作要求

7.5.2 ?分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。

4.企業(yè)檔案分類基本方法

檔案的分類就是根據(jù)企業(yè)職能及其檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、特點(diǎn)、形式和相互聯(lián)系，把一個(gè)立檔單位形成的全部檔案按照一定的準(zhǔn)則分門別類，形成一個(gè)相互具有從屬關(guān)系和平行關(guān)系的有機(jī)系統(tǒng)，達(dá)到便于科學(xué)管理與檢索利用的目的。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是企業(yè)檔案整理工作的一項(xiàng)核心內(nèi)容，包括確定分類方法、制訂分類方案、編制分類號(hào)。檔案分類的質(zhì)量在很大程度上取決于分類方法的確定是否科學(xué)合理。類目設(shè)置應(yīng)涵蓋企業(yè)檔案的全部內(nèi)容，并保持相對(duì)穩(wěn)定，還要留有一定的余地。分類號(hào)的編制力求簡(jiǎn)明扼要，方便實(shí)用。

企業(yè)檔案分類的基本方法主要有以下10種：

（1）按職能分類。指按照企業(yè)的職能分工劃分企業(yè)檔案的類目。各類企業(yè)在檔案分類時(shí)均應(yīng)將職能分類應(yīng)用于一級(jí)類目（即大類）的設(shè)置。一般企業(yè)可按照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》設(shè)置經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、干部職工等10個(gè)一級(jí)類目。企業(yè)也可以根據(jù)特殊情況，在上述10個(gè)一級(jí)類目的基礎(chǔ)上做適當(dāng)增減。

（2）按年度分類。指按照文件形成或內(nèi)容所針對(duì)的年度劃分企業(yè)檔案的類目。比較符合管理類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。

（3）按保管期限分類。指按照檔案的保管期限劃分企業(yè)檔案的類目。一般適合于管理類檔案二、三級(jí)類目的設(shè)置。

（4）按組織機(jī)構(gòu)分類。指按照企業(yè)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)劃分企業(yè)檔案的類目。按照組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，可以客觀地反映企業(yè)各個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。一般適合于大型管理性企業(yè)集團(tuán)的檔案管理。

（5）按問題分類。指按照檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)劃分企業(yè)檔案的類目。按照問題進(jìn)行分類，可使關(guān)于相同問題的檔案得到相對(duì)集中，有助于檔案的綜合開發(fā)利用。一般適合于管理類檔案。

（6）按專業(yè)分類。指按照檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)劃分企業(yè)檔案類目的方法。一般適合于產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等科技類檔案二級(jí)及其以下類目的設(shè)置。

（7）按型號(hào)分類。指按照產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號(hào)劃分企業(yè)檔案的類目。按照型號(hào)進(jìn)行分類，能夠使同一型號(hào)產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中地反映出其全貌及內(nèi)部結(jié)構(gòu)的關(guān)系。

（8）按項(xiàng)目分類。指按照獨(dú)立的項(xiàng)目劃分企業(yè)檔案的類目。按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，是以各個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目為分類單元，將同一個(gè)項(xiàng)目的檔案材料成套地集中在一起，使其能夠全面、系統(tǒng)地反映該項(xiàng)目的全部活動(dòng)內(nèi)容和過程。一般適合于科研、基建等檔案的分類。

（9）按特征分類。指按照某種工作產(chǎn)生的檔案的特定名稱劃分企業(yè)檔案的類目。一般適用于會(huì)計(jì)檔案的類目設(shè)置。

（10）按載體分類。指按照檔案的不同載體形式劃分企業(yè)檔案的類目。

還有一些其他分類準(zhǔn)則，如按人物分類等。在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，不同層級(jí)的檔案分類可采用不同的分類標(biāo)準(zhǔn)。如，一級(jí)類目按職能分可設(shè)基建檔案類，而基建檔案的二級(jí)類目又可按項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目的三級(jí)類目還可按專業(yè)分類等等，可以綜合其中幾種分類標(biāo)準(zhǔn)靈活運(yùn)用。企業(yè)檔案的分類要根據(jù)立檔單位的具體情況，包括企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來綜合考慮。檔案分類層次的確定亦應(yīng)如此，不同性質(zhì)、規(guī)模的企業(yè)，檔案的分類層次允許有差異，規(guī)模較小、檔案數(shù)量不多的企業(yè)可適當(dāng)簡(jiǎn)化檔案分類層次，可僅設(shè)一、二級(jí)類目;規(guī)模較大、檔案數(shù)量較多的企業(yè)檔案分類層次應(yīng)多一些，可設(shè)置到三、四級(jí)類目。同一立檔單位不同門類的檔案，由于工作性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量各有不同，分類層次亦可有所區(qū)別。

（此部分未完待續(xù)）