對體育會計(jì)檔案數(shù)字化管理的探討

呂晶淼

會計(jì)檔案的數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等，把以紙質(zhì)為主的各種載體的會計(jì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息的過程。會計(jì)檔案的數(shù)字化，使傳統(tǒng)會計(jì)檔案的內(nèi)涵和外沿發(fā)生了變化，對會計(jì)檔案管理工作提出了新的要求。體育會計(jì)檔案是指體育機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門、體育訓(xùn)練基地、體工大隊(duì)、體育院校、各種體育團(tuán)體、體育科研部門和體育設(shè)備生產(chǎn)廠等，體育單位在體育活動(dòng)中形成的各種會計(jì)檔案。本文結(jié)合體育會計(jì)檔案數(shù)字化后所具有的特點(diǎn)和工作實(shí)際，談一點(diǎn)如何做好體育會計(jì)檔案數(shù)字化管理的粗淺認(rèn)識。

一、體育會計(jì)檔案數(shù)字化的特性與優(yōu)勢

體育會計(jì)檔案包括田徑運(yùn)動(dòng)、體操舉重柔道運(yùn)動(dòng)、摔跤拳擊跆拳道運(yùn)動(dòng)、游泳跳水運(yùn)動(dòng)、水上運(yùn)動(dòng)、自行車運(yùn)動(dòng)、射擊運(yùn)動(dòng)、大球運(yùn)動(dòng)、乒乓球羽毛球運(yùn)動(dòng)、武術(shù)運(yùn)動(dòng)、小球運(yùn)動(dòng)、棋牌運(yùn)動(dòng)、航空運(yùn)動(dòng)、全民健身活動(dòng)、冬季運(yùn)動(dòng)等運(yùn)動(dòng)管理中心的數(shù)字化會計(jì)檔案以及體育局機(jī)關(guān)的部分?jǐn)?shù)字化會計(jì)檔案。這些數(shù)字化的會計(jì)檔案和其他行業(yè)的數(shù)字化檔案一樣有著相同的特性與優(yōu)勢。

1.體育會計(jì)檔案數(shù)字化后存儲介質(zhì)以磁盤、磁帶、光盤等各種磁性介質(zhì)為載體，不可直接閱讀，必須在相匹配的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可使用。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的體育會計(jì)檔案可通過權(quán)限控制在網(wǎng)上查閱打印，以減少對庫存檔案的調(diào)閱和復(fù)印次數(shù)，還可降低庫存檔案的老化速度，解決檔案反復(fù)借閱利用與檔案保管之間的矛盾，這樣可以最大限度地對檔案原件進(jìn)行有效保護(hù)。同時(shí)，數(shù)字化副本異地備份保存，可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保檔案信息安全。

2.體育會計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，每年的會計(jì)檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，可節(jié)省巨大存儲空間，一間庫房存放幾十年的會計(jì)檔案綽綽有余，較之占用大量庫存面積的紙質(zhì)會計(jì)檔案，可節(jié)省大量人力、物力和財(cái)力，降低管理成本，同時(shí)還可以減少大量紙質(zhì)憑證、賬簿和報(bào)表的打印、傳遞、裝訂等成本。

3.體育會計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，社會公眾可通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)“即時(shí)異地”查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文信息，打破了“時(shí)、空”的限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而大大提高工作效率，提高檔案的利用率。數(shù)字化體育會計(jì)檔案采用微機(jī)檢索，與傳統(tǒng)的手工檢索方式相比，具有檢索路徑多樣、方便、快捷、高效的特點(diǎn)，有利于提高財(cái)會檔案工作服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)各項(xiàng)體育事業(yè)的健康發(fā)展。

4.由于體育會計(jì)檔案數(shù)據(jù)可以被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對體育會計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)信息實(shí)施的非法篡改、修改、復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為不留痕跡，發(fā)現(xiàn)難度比較大，具有較強(qiáng)的隱蔽性和社會危害性，使得安全存取功能薄弱。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用技術(shù)上的安全漏洞，信息更易被竊取、泄露、非法增刪改等，特別是計(jì)算機(jī)病毒的侵害，也是長期困擾計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全的重要因素，對體育會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息有著極大破壞性。

5.數(shù)字化的體育會計(jì)檔案，其存儲、檢索、利用由于與所采用的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和相匹配的軟件系統(tǒng)密切相關(guān)，加之計(jì)算機(jī)硬件、軟件需要不斷升級，要求在存儲體育數(shù)字化會計(jì)檔案數(shù)據(jù)時(shí)，必須同時(shí)考慮及時(shí)保存相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，或?qū)υ瓟?shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境需求，否則已存儲的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)將無法檢索利用，因此數(shù)字化的體育會計(jì)檔案對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件有著較強(qiáng)的依賴性。

二、做好體育類數(shù)字化會計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)體會

1.建立健全體育各項(xiàng)目數(shù)字化會計(jì)檔案管理的規(guī)章制度是做好數(shù)字化會計(jì)檔案工作的保障。為此，我們制定了各體育項(xiàng)目數(shù)字化會計(jì)檔案的收集、分類、鑒定、銷毀、整理、立卷歸檔、保管存放、查閱利用、保密、數(shù)據(jù)備份、會計(jì)檔案崗位責(zé)任制、計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度等的多項(xiàng)管理制度，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化體育類會計(jì)檔案的規(guī)范化管理。

2.配備計(jì)算機(jī)專業(yè)管理人員，建立預(yù)防病毒的安全措施，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，定期對系統(tǒng)安全性進(jìn)行檢測，切實(shí)保障計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全。

3.注重各體育運(yùn)動(dòng)中心數(shù)字化會計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)。由于體育類數(shù)字化會計(jì)檔案內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，因此我們沒有按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。體育類數(shù)字化會計(jì)檔案的管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)的基礎(chǔ)知識和實(shí)踐技能，還要求其熟悉各項(xiàng)體育活動(dòng)和賽事的流程和內(nèi)容，具有一定的會計(jì)專業(yè)知識，具有熟練使用計(jì)算機(jī)和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段的技能。重視培養(yǎng)具備檔案、體育運(yùn)動(dòng)、會計(jì)、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的復(fù)合型人才，是做好新時(shí)代各體育項(xiàng)目數(shù)字化會計(jì)檔案管理的關(guān)鍵。

4.定期備份各體育項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)中心的數(shù)字化會計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)，形成脫離原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字化會計(jì)檔案。同時(shí)，檔案管理人員把會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的備份文件保存好，并做好相應(yīng)的記錄，以便計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)在損壞后，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)原有的數(shù)字化會計(jì)檔案信息系統(tǒng)。

5.參照檔案庫房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以及數(shù)字化會計(jì)檔案信息載體的物理特性和保存要求，創(chuàng)造良好保管條件，注意防潮、防熱、防塵、防磁，定期進(jìn)行檢查，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會計(jì)檔案丟失。

6.針對數(shù)字化會計(jì)檔案易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點(diǎn)，從計(jì)算機(jī)程序方面考慮，采取設(shè)置用戶識別控制、操作日志管理，數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制、輸入輸出控制，源程序與數(shù)據(jù)加密，設(shè)置密碼口令，設(shè)置恢復(fù)功能等控制功能等技術(shù)手段，在源頭上防范泄密事件的發(fā)生，強(qiáng)化信息安全管理。

總之，體育類會計(jì)檔案數(shù)字化管理，既是一項(xiàng)重要的檔案管理工作，又是一項(xiàng)重要會計(jì)業(yè)務(wù)工作。各體育項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)中心每個(gè)從事數(shù)字化會計(jì)檔案管理的檔案工作者，無論專職還是兼職，都應(yīng)該不斷探索數(shù)字化會計(jì)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步改進(jìn)管理方法，充分發(fā)揮信息化時(shí)代體育類會計(jì)檔案信息的優(yōu)勢，提高數(shù)字化會計(jì)檔案利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為各項(xiàng)體育賽事的順利開展服務(wù)，為建設(shè)體育強(qiáng)省做出檔案人應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：北京中企華資產(chǎn)評估有限責(zé)任公司河北分公司）