實現(xiàn)辦公室精細化行政管理的有效措施

孟曉慶

摘 要 行政管理工作對于國企而言十分重要，其內(nèi)容的復(fù)雜性和煩瑣性要求各部門之間做到相互協(xié)調(diào)、相互配合，并積極探索有效的管理模式。特別是對于辦公室管理而言，落實精細化管理制度，創(chuàng)新管理模式，能為國企的行政管理奠定良好的基礎(chǔ)。辦公室管理是連接高層和基層的必要紐帶，任何重要的信息都要通過辦公室的行政管理進行處理和通知，其重要性不言而喻。

關(guān)鍵詞 辦公室 精細化 措施 問題

一、辦公室行政管理存在的主要問題

（一）缺乏明確的管理目標(biāo)

對于國企來說，都有特定的組織形式，辦公室作為部門中的重要機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)制定好明確的管理目標(biāo)，并建立科學(xué)合理的管理制度，以實現(xiàn)國企的戰(zhàn)略管理目標(biāo)。從當(dāng)前的形勢來看，某些地區(qū)的國企都沒有將管理理念及時轉(zhuǎn)換到現(xiàn)代化社會發(fā)展中來。管理者沒有認(rèn)識到以社會主義市場經(jīng)濟為主導(dǎo)的經(jīng)濟體制的運轉(zhuǎn)方式，在短期目標(biāo)和長期目標(biāo)的制定上都缺乏前瞻性。所制定的目標(biāo)和計劃都缺乏組織性、全面性、先進性，在此情況下，管理人員也受到上級領(lǐng)導(dǎo)的思維影響，在工作中憑借經(jīng)驗辦事，沒有真正從社會的發(fā)展和人民的實際需求出發(fā)。最終導(dǎo)致部門銜接不到位，事務(wù)脫節(jié)等問題。且隨著國際化進程的加快，國企對辦公室管理效率的要求也越來越高，如果沒有以明確的目標(biāo)作為管理重心，那么工作人員的工作積極性也會受到影響，當(dāng)出現(xiàn)問題時相互推脫，更是給國企帶來許多不必要的麻煩。

（二）缺乏科學(xué)的監(jiān)督體系

監(jiān)督體系是確保辦公室行政管理得以落實的關(guān)鍵內(nèi)容。國企辦公室管理效率低下的主要問題便是在管理過程中缺乏科學(xué)的監(jiān)督體系，在工作人員能力表現(xiàn)、綜合目標(biāo)等內(nèi)容上都缺乏科學(xué)化的衡量方式。具體表現(xiàn)在：績效考核制度不夠完善。雖然現(xiàn)今國企也在規(guī)范工作人員評價制度，但在獎懲措施的設(shè)置上頭重腳輕，沒有體現(xiàn)出公平性。有些工作人員并不是通過自己的實力進入行政單位，而是由上級干部委派，在考核的過程中更是可以直接走捷徑，導(dǎo)致其他工作人員的積極性也不高，只圖完成任務(wù)。另外便是在崗位的設(shè)置上缺乏衡量標(biāo)準(zhǔn)。國企的策略和目標(biāo)無法靠某一部門獨立完成，而是需要各個部門相互協(xié)調(diào)，共同謀事。縱觀現(xiàn)有的崗位設(shè)置方案，有些部門缺乏人才，有些部門卻出現(xiàn)人員飽和現(xiàn)象，直接導(dǎo)致工作內(nèi)容無法有效進行。最后便是管理制度上缺乏創(chuàng)新性。創(chuàng)新是促進國企跟上國際發(fā)展腳步的支柱，在整個行政管理中都占據(jù)著不可或缺的地位。

（三）管理人員管理意識不強

實現(xiàn)精細化行政管理的基本前提是要培養(yǎng)工作人員的管理意識。在制定各種規(guī)章制度時，需要更加客觀、更加細致的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不公平或其他不足時，應(yīng)當(dāng)查漏補缺，及時改正，避免給工作人員造成過大的負擔(dān)，也要避免出現(xiàn)工作分配不當(dāng)?shù)葐栴}。總體而言，辦公室精細化管理的重要原則便是科學(xué)合理。行政管理出現(xiàn)問題，不能只歸咎于個人，團隊合作才能讓國企的行政工作時刻保持活力。

二、實現(xiàn)辦公室精細化行政管理的有效措施

（一）明確目標(biāo)，量化標(biāo)準(zhǔn)

在管理中，應(yīng)當(dāng)樹立明確的管理目標(biāo)，制定科學(xué)化的管理制度，要求工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，切勿出現(xiàn)漏洞管理、過度管理等問題?？梢詮囊韵聨讉€方面建立精細化的管理目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)：首先，確保責(zé)權(quán)分明，崗位劃分科學(xué)，制度公正。辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，協(xié)調(diào)其他部門工作，因此在崗位和工作流程的設(shè)置上，一定要根據(jù)工種和服務(wù)需求統(tǒng)籌安排。其次，工作流程的優(yōu)化。辦公室行政管理工作相對其他部門的工作來說更加復(fù)雜，綜合性較強，簡約的工作流程對于實現(xiàn)精細化的辦公室管理能起到極大的促進作用，特別是在上級命令的分析和處理上，能夠做到快速準(zhǔn)確，及時地完成領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)。管理人員要努力完善并優(yōu)化管理流程，在任務(wù)的處理上更為快捷和高效。行動時也要符合邏輯性，這樣便于決策者更為直觀地審視任務(wù)結(jié)果，并提出決策方案。對每次出現(xiàn)的問題和不足也要及時總結(jié)，并作出反饋和調(diào)整。

（二）落實制度建設(shè)與運用

管理部門也要加快創(chuàng)新制度的建設(shè)和運用，制定一套完善的管理體系，優(yōu)化組織機構(gòu)，突破傳統(tǒng)的管理方法，讓辦公室行政管理真正走向高技術(shù)、高水平的道路，以增強國企的職能作用。制度創(chuàng)新已經(jīng)成為市場經(jīng)濟體制下推動國企更快轉(zhuǎn)型的必然趨勢，對辦公室管理面臨的問題進行全方面的研究，并提出有效的理論依據(jù)和方案具有現(xiàn)實意義。

（三）提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)

要想確保精細化行政管理工作順利開展，首先就要加強對工作人員的培養(yǎng)，對工作人員應(yīng)當(dāng)具備的職業(yè)素質(zhì)和管理技能提出更高要求。國企應(yīng)當(dāng)積極為工作人員提供學(xué)習(xí)平臺，給他們提供更多的培訓(xùn)機會，增加他們的知識和見解，為創(chuàng)新能力的提升打下基礎(chǔ)。辦公室管理人員要具備高素質(zhì)、高技能，并且還要將良好的素養(yǎng)運用到工作中，全面提高工作效率和質(zhì)量。在績效考核標(biāo)準(zhǔn)的制定上，也要確保公平公正、公開，給予優(yōu)秀工作人員特定的獎勵，以增加他們的自豪感，給予違紀(jì)工作人員批評教育，減少錯誤的發(fā)生率。

三、結(jié)語

辦公室行政管理內(nèi)容雖然復(fù)雜，但只要掌握了管理的精髓，那么實現(xiàn)精細化管理也不是不可能的。國企戰(zhàn)略目標(biāo)的制定，要依靠辦公部門的處事能力，對于辦公室管理人員來說，不僅要充分發(fā)揮自己的主動性，也要起到承上啟下的作用，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，也要協(xié)調(diào)好其他部門的參與。

（作者單位為國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司突泉縣供電分公司）

參考文獻

[1] 呂鵬.實現(xiàn)辦公室精細化行政管理的有效措施[J].中國集體經(jīng)濟，2019（03）：35-36.

[2] 郭洪斌.實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].化工管理，2018（36）：7-8.