關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)探討

劉玉梅

摘 要：隨著教育體制改革的深化開(kāi)展，高校的檔案管理的建設(shè)工作也要加快進(jìn)度，并要注重檔案管理的創(chuàng)新，提高檔案管理的質(zhì)量水平。文章先對(duì)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的重要性和問(wèn)題加以闡述，然后就檔案管理建設(shè)的優(yōu)化策略詳細(xì)探究，希冀能借此理論研究，有助于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；教學(xué)檔案；建設(shè)問(wèn)題

高等學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展已經(jīng)取得了階段性的成果，在發(fā)展當(dāng)中，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)發(fā)展也比較迅速。二級(jí)學(xué)院的良好發(fā)展需要從多方面的管理方面加強(qiáng)重視，教學(xué)檔案管理是重要管理內(nèi)容，對(duì)其發(fā)展也有著很大影響，做好教學(xué)檔案管理工作就顯得比較重要。

一、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的重要性和問(wèn)題

（一）高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的重要性

高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理是比較重要的工作，能夠?yàn)閷W(xué)生提供證明材料，有助于學(xué)生就業(yè)。教學(xué)檔案當(dāng)中涉及到學(xué)生各種材料內(nèi)容，檔案的涉及比例比較大，學(xué)生的各科成績(jī)和學(xué)位證等材料都是重要組成，這些都和學(xué)生的就業(yè)發(fā)展有著很大的聯(lián)系，所以加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，就能有助于學(xué)生便捷就業(yè)。再者，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理，對(duì)為教學(xué)研究工作提供材料也發(fā)揮著重要的作用，也有助于為教學(xué)政策的制定提供材料依據(jù)。教學(xué)檔案是各材料存儲(chǔ)載體，教學(xué)活動(dòng)實(shí)踐也囊括其中，所以能夠?yàn)榻虒W(xué)政策的制定提供依據(jù)，促進(jìn)教學(xué)科研工作的開(kāi)展。另外，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理，對(duì)教學(xué)評(píng)估有著積極作用，是學(xué)校對(duì)教師客觀的綜合評(píng)估依據(jù)。

（二）高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的問(wèn)題

從當(dāng)前高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的情況能發(fā)現(xiàn)，其中還存在著諸多管理問(wèn)題有待解決，問(wèn)題的存在阻礙了教學(xué)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，主要有以下幾個(gè)層面：

其一，教學(xué)檔案管理模式落后。處在新的教育體制改革背景下，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理要向著新的模式發(fā)展，運(yùn)行信息化的教學(xué)檔案管理模式，才能提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。但是從實(shí)際的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，教學(xué)檔案的管理依然是采用傳統(tǒng)的管理模式，思想觀念也沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變，忽視了電子材料和聲像資料的收集等，在教學(xué)檔案的管理手段方面是比較單一化的，這就必然會(huì)影響教學(xué)檔案管理的質(zhì)量效率。

其二，專(zhuān)業(yè)檔案管理人才比較缺少。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理工作有著諸多的價(jià)值，上文中已經(jīng)有所闡述，這就要求教學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展需要有專(zhuān)業(yè)化人才作為支撐，才能保障檔案管理的整體質(zhì)量。但從實(shí)際現(xiàn)狀能發(fā)下，二級(jí)學(xué)校檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)出身，所以管理教學(xué)檔案的時(shí)候就顯得不專(zhuān)業(yè)，管理的失誤性問(wèn)題比較常見(jiàn)，教學(xué)檔案完整度以及系統(tǒng)性得不到保障。兼職的教學(xué)檔案管理人員的流動(dòng)性也比較大，這就常常會(huì)出現(xiàn)青黃不接的問(wèn)題。

其三，信息化檔案管理水平低。信息化時(shí)代，教學(xué)檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為趨勢(shì)，但是高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)檔案管理中信息化意識(shí)還比較薄弱，沒(méi)有充分重視信息化管理的重要性。

二、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理模式

高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理要選擇科學(xué)適應(yīng)的模式，才能真正有助于發(fā)揮檔案管理的積極作用。統(tǒng)一集中管理模式是重要模式類(lèi)型，二級(jí)學(xué)院內(nèi)部教學(xué)檔案室集中管理教學(xué)檔案，為教職工以及學(xué)生提供相應(yīng)的服務(wù)。二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理部門(mén)是管理主體，這一模式紙質(zhì)版檔案材料和教學(xué)信息資源管理集中，安全性是比較好的。而另一種分散式的教學(xué)檔案管理模式類(lèi)型，主要是學(xué)院內(nèi)各專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)分散的管理模式。該模式是二級(jí)學(xué)院內(nèi)部教學(xué)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)團(tuán)隊(duì)構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用內(nèi)部網(wǎng)站實(shí)名登錄渠道來(lái)下載相關(guān)信息資源，信息更新速度比較迅速，內(nèi)容也較為豐富。

（二）高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的優(yōu)化策略

第一，集成化教學(xué)檔案管理策略。高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理，需要從多方面進(jìn)行考慮，符合實(shí)際教學(xué)檔案管理的需要和要求。通過(guò)集成化管理模式的方式進(jìn)行管理，能有效提高教學(xué)檔案管理的整體質(zhì)量水平，教學(xué)檔案管理是集成的任務(wù)，所以管理過(guò)程中就要全面的集成式管理思想作為指導(dǎo)。信息化發(fā)展時(shí)代，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理也要能和信息技術(shù)緊密結(jié)合起來(lái)，向著集成化的模式轉(zhuǎn)型發(fā)展，這是提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量水平的關(guān)鍵。教學(xué)檔案的實(shí)際管理當(dāng)中，將教學(xué)檔案管理和相關(guān)信息管理系統(tǒng)緊密結(jié)合起來(lái)，這樣能實(shí)現(xiàn)各信息的共享，有助于提高教學(xué)檔案管理的水平。

第二，分類(lèi)化教學(xué)檔案管理策略。高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理策略的實(shí)施，必須要結(jié)合院校的具體檔案管理要求，通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案分類(lèi)的方式進(jìn)行管理也是有著其優(yōu)勢(shì)的，將教學(xué)檔案分成綜合類(lèi)以及教學(xué)業(yè)務(wù)類(lèi)和教學(xué)管理類(lèi)，這樣按照不同類(lèi)型的要求進(jìn)行管理才能提高管理的質(zhì)量水平。如在教學(xué)管理類(lèi)的檔案管理中，就會(huì)涉及到學(xué)生學(xué)籍管理文件，招生工作文件，學(xué)生課程安排表以及教學(xué)的檢查等各個(gè)內(nèi)容。綜合類(lèi)檔案就有學(xué)院制定下發(fā)的教學(xué)規(guī)章制度，以及教育教學(xué)會(huì)議通知等內(nèi)容。而教學(xué)業(yè)務(wù)類(lèi)的檔案內(nèi)容，涉及到教學(xué)大綱以及試卷和教案等相關(guān)的內(nèi)容。按照分類(lèi)管理的方式，就能有序的開(kāi)展管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，高校二級(jí)院校的教學(xué)檔案管理工作的推進(jìn)過(guò)程中，要能從多角度加強(qiáng)重視，提高檔案管理的整體質(zhì)量和效率，只有如此才能有助于檔案管理的工作順利開(kāi)展，在未來(lái)的發(fā)展當(dāng)中二級(jí)院校教學(xué)檔案管理工作的將會(huì)愈來(lái)愈重要。

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