基層單位檔案現(xiàn)代化管理存在問題和應(yīng)對(duì)措施

張鵬

摘 要：基層單位檔案現(xiàn)代化管理存在管理職能和現(xiàn)代化管理意識(shí)比較淡薄、現(xiàn)代化管理工作基礎(chǔ)較差、存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患和管理人員專業(yè)素質(zhì)較低等問題?；鶎訂挝槐仨氠槍?duì)自身存在的問題，堅(jiān)持依法進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理，構(gòu)建檔案現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)和制度，合理應(yīng)用信息化和現(xiàn)代管理技術(shù)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，加強(qiáng)電子檔案保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作，使檔案管理水平與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，體現(xiàn)肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任，以良好的社會(huì)效益實(shí)現(xiàn)存在價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化管理 存在問題 應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）01（a）-0-02

檔案是各類信息的重要載體，是基層單位最主要信息源。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案信息資源的開發(fā)利用，直接關(guān)系到基層單位正常工作的運(yùn)行和事業(yè)發(fā)展?；鶎訂挝槐仨毎凑諜n案管理主管部門的要求，合理應(yīng)用現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。為此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，闡明基層單位檔案現(xiàn)代化管理存在問題，并提出相應(yīng)的管理措施，切實(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量。

1 檔案現(xiàn)代化管理存在問題

1.1 檔案管理職能和現(xiàn)代化管理意識(shí)比較淡薄

面對(duì)檔案管理工作時(shí)，基層單位表面上說很重要，但在實(shí)際工作中重視程度逐漸被弱化，管理模式陳舊，甚至出現(xiàn)置之不理現(xiàn)象，難以發(fā)揮檔案管理的特有作用。目前檔案走向現(xiàn)代化管理模式，但熟知檔案作用和概念者甚少，檔案管理意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足，嚴(yán)重影響檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

1.2 現(xiàn)代化管理工作基礎(chǔ)較差

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理是檔案管理現(xiàn)代化的前提。目前基層單位檔案管理仍未按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范的操作，大量案卷質(zhì)量不高。在整理檔案時(shí)，會(huì)出現(xiàn)檔案標(biāo)號(hào)不能對(duì)應(yīng)檔案卷宗標(biāo)題，出現(xiàn)殘破和雜亂案卷；檔案管理形式化，管理人員只簡(jiǎn)單記錄和分類或不分類堆放檔案，單位需要時(shí)不能順利找到對(duì)應(yīng)的有價(jià)值的檔案資料；具有不實(shí)用或缺乏完整的檢索工具，檢索效率特別低等一系列問題。

1.3 存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患

基層單位的許多檔案都會(huì)在網(wǎng)絡(luò)傳輸，方便快捷且省去了途中丟失和傳輸時(shí)間長(zhǎng)的麻煩。但網(wǎng)絡(luò)存在許多黑客、病毒等會(huì)竊取檔案資料，造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險(xiǎn)?？梢姺啦粍俜赖挠?jì)算機(jī)病毒和無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客，給電子檔案管理帶來(lái)了極大的安全隱患。

1.4 管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，前提是人才現(xiàn)代化。很多基層單位不重視檔案管理工作，安排沒有業(yè)務(wù)知識(shí)的人員承擔(dān)管理工作，盡管從業(yè)時(shí)間較長(zhǎng)者工作經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較為豐富，但收發(fā)與查找技能較強(qiáng)，缺乏現(xiàn)代化管理基本知識(shí)，也沒有具備現(xiàn)代化設(shè)備操作的技能。管理人員大多為兼職，往往沒有接受專業(yè)培訓(xùn)，沒有專修檔案專業(yè)知識(shí)，不甚了解和掌握只能從事簡(jiǎn)單的管理工作，不能進(jìn)行深層次研究，復(fù)合型人才較為缺乏。這些人員已經(jīng)形成慣性檔案管理思維，不能運(yùn)用專業(yè)技術(shù)手段開展檔案管理工作，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求。年輕管理者一般有很強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)背景，能掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，但無(wú)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，讓其長(zhǎng)期從事枯燥的機(jī)械的操作，工作積極性較低，致使專業(yè)人員轉(zhuǎn)行去做其他工作。

2 檔案現(xiàn)代化管理的應(yīng)對(duì)措施

2.1 堅(jiān)持依法管理是檔案現(xiàn)代化管理的必由之路

專業(yè)性法律法規(guī)是做好檔案管理的重要基礎(chǔ)，檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持依法管理。必須以此為本，制定并不斷完善和落實(shí)檔案現(xiàn)代化管理制度。要實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化，需要檔案種類和載體多樣化。所以要不斷革新檔案管理方式，適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展需要，開創(chuàng)檔案現(xiàn)代化管理的新局面。

2.2 構(gòu)建檔案現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)和制度

組織機(jī)構(gòu)和管理制度是做好檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。針對(duì)基層單位檔案管理職能意識(shí)淡薄和不規(guī)范管理的現(xiàn)實(shí)，應(yīng)成立由單位領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和機(jī)構(gòu)，配備結(jié)構(gòu)合理的專兼職管理隊(duì)伍，建立健全并不斷完善管理流程規(guī)范、保密制度以及保證電子文件完整性和機(jī)密文件安全性的檔案現(xiàn)代化管理制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的管理。

2.3 合理應(yīng)用信息化和現(xiàn)代管理技術(shù)

檔案現(xiàn)代化管理必須應(yīng)用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代管理技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，掌握現(xiàn)代管理技術(shù)和技能。信息化管理方式注重平時(shí)隨機(jī)處理檔案文件，有效整理復(fù)雜的檔案資料，使之條理化；能及時(shí)歸納整理檔案資料使之便于檢索和查詢；系統(tǒng)在新的檔案補(bǔ)充插入時(shí)會(huì)自動(dòng)更改編號(hào)并形成新目錄，充分發(fā)揮信息化和現(xiàn)代管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，顯著管理工作質(zhì)量和效率。

2.4 提高檔案管理人員整體素質(zhì)

檔案管理人員在檔案事業(yè)和基層單位發(fā)展中具有舉足輕重的作用?；鶎訂挝灰訌?qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的、政治可靠的員工從事檔案管理工作，更要時(shí)刻注意思想教育培養(yǎng)，關(guān)心工作和生活，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性。

檔案管理者應(yīng)該根據(jù)社會(huì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展要求，不斷提高自身綜合素質(zhì)。提高專業(yè)水平可提高檔案現(xiàn)代化管理效率，同理有序推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程也能提高管理人員綜合素質(zhì)，兩者相互作用相互促進(jìn)。所以，基層單位應(yīng)當(dāng)多組織檔案管理者進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，共同探討檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、技術(shù)要求和工作規(guī)律；要注重檔案管理者的職業(yè)道德建設(shè)，強(qiáng)化保密和服務(wù)意識(shí)，提高工作積極性；要通過自學(xué)或培訓(xùn)等多種方式，熟悉與掌握檔案管理各環(huán)節(jié)的基本要求和基本技能，切實(shí)掌握科學(xué)管理原則和方法，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，不斷提高管理效率和質(zhì)量，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供豐富的可用的檔案信息資源。

2.5 電子檔案保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)

溫濕度、磁場(chǎng)、微生物等危險(xiǎn)因素可影響電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，電子檔案本身易受到黑客攻擊、感染病毒，這可致使存儲(chǔ)的電子檔案具有不穩(wěn)定性。所以，基層單位應(yīng)設(shè)法建造專用庫(kù)房和檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)機(jī)房與安全性較強(qiáng)電腦和其他現(xiàn)代化管理設(shè)備。保證檔案資料的穩(wěn)定性，盡量使用一次性具有避免修改和只讀性的寫入光盤，盡量不使用硬盤和優(yōu)盤。要保持良好的濕度和溫度，同時(shí)滿足防塵、防蟲、避光以及強(qiáng)烈震動(dòng)和防機(jī)械磨損等條件。要及時(shí)進(jìn)行文檔備份，備份技術(shù)是一種保證不丟失電子檔案信息的安全技術(shù)。圖片、音視頻、文書等電子檔案和數(shù)字化處理的傳統(tǒng)檔案文件為主要得備份對(duì)象；要對(duì)電子檔案信息實(shí)行雙備份制，分別進(jìn)行封存和供利用者借閱，以免丟失或損壞后保證檔案信息的整體性和完好性。要建立恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，確保在計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)發(fā)生事故后能夠恢復(fù)關(guān)鍵信息，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不安全性。

綜上所述，基層單位必須針對(duì)自身存在的問題，堅(jiān)持依法進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理，構(gòu)建檔案現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)和制度，合理應(yīng)用信息化技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)電子檔案保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作，使檔案管理水平與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，體現(xiàn)肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任，以良好的社會(huì)效益實(shí)現(xiàn)存在價(jià)值。

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