醫(yī)院后勤物資采購全面策劃的探討

黎清

【摘 要】 后勤管理是醫(yī)院保障和支持體系的重要工作，在協(xié)調(diào)與協(xié)助醫(yī)院事務(wù)方面起到了非常重要的作用。醫(yī)院后勤物資采購管理過程中，應(yīng)當(dāng)明確物資采購的范圍、方式以及職責(zé)，加強采購過程中的監(jiān)管。本文從招投標(biāo)、資金管理以及采購過程把控和采購檔案更新管理等方面進行分析，并在此基礎(chǔ)上談一下個人的觀點與認(rèn)識，以供參考。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院后勤物資 采購 全面策劃

醫(yī)院后勤物資采購管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)提高其科學(xué)合理性，盡可能減少庫存占用和資源浪費，對醫(yī)院后勤物資采取統(tǒng)一采購、供應(yīng)和核算的管理模式，做好細(xì)節(jié)上的質(zhì)量管控，具體從以下幾個方面著手：

1.建立完善后勤物資招標(biāo)采購制度

在醫(yī)院后勤物資采購管理過程中，應(yīng)當(dāng)加強制度化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定適合醫(yī)院發(fā)展需要、切實可行的物資采購管理機制、管理方法以及實施細(xì)則，這是物資采購的前提，也是確保招標(biāo)的客觀性、公開性以及公平公正性的重要手段。制度中應(yīng)包含采購范圍、采購組織機構(gòu)及職責(zé)、采購預(yù)算計劃、采購流程、采購方式及限額標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商資格條件、采購信息公開、各物資類別采購特殊情形、采購合同簽訂、采購付款方式、采購驗收、質(zhì)疑和投訴、紀(jì)檢監(jiān)督和責(zé)任等多方面制定全面的采購制度。醫(yī)院后勤物資采購管理工作中，應(yīng)當(dāng)成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組并下設(shè)采購辦公室，代表醫(yī)院行使采購只能，采購行為實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科室申報、主管職能部門管理、分類采購”的管理模式。采購制度規(guī)范化，有利于減少人為或者行政干預(yù)、提高醫(yī)院后勤物資采購管理工作質(zhì)量和效率。

2.物資采購中的資金管理

在醫(yī)院后勤物資采購管理過程中，資金管理是重點。在創(chuàng)新物資采購資金管理模式時，采用BP神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)即基于誤差反向傳統(tǒng)算法的多層前饋人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的醫(yī)院物資采購資金管理是一個閉合循環(huán)系統(tǒng)，其中采購資金流是根據(jù)物資利用需求量，針對性地進行物資價值形態(tài)變化，有效滿足醫(yī)院物資需求是傳統(tǒng)物資采購資金管理工作的重點。基于BP的物資采購資金管理模式下，收集信息和分析預(yù)測需求，有利于確保各項物資采購能夠有效滿足臨床應(yīng)用，并且為物資分配提供數(shù)據(jù)參考。BP下的醫(yī)院后勤物資采購資金有效利用率得以提升，物資需求一直處于變化狀態(tài)，差異性對后勤物資采購預(yù)算有較高要求。通過BP網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)院后勤物資采購過程中的資金管理工作，可根據(jù)實際需求，優(yōu)化調(diào)整后勤物資采購類型以及數(shù)量等，可以有效保證物資采購預(yù)算工作順利進行。一方面可以有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)醫(yī)院后勤物資采購資金管控模式，即入庫數(shù)量與結(jié)算一致;另一方面也可以有效避免醫(yī)院后勤物資采購過程中的資金利用隨意性與盲目性。

3.物資采購需求確定的管理

物資采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是采購需求的編制，編制的好壞直接影響整個項目的采購效果。實踐中，需求編制最常見的問題有：編制的準(zhǔn)備時間不足;工作人員業(yè)務(wù)不精或過于自信;缺乏必要的專業(yè)人員、專家的參加和咨詢;需求過于嚴(yán)格、帶有傾向性或排斥性，限制競爭等等。因此采購需求確定應(yīng)包括供應(yīng)商資格條件、功能要求、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、服務(wù)要求、商務(wù)要求、交付方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、采購金額、評審方法以及評審標(biāo)準(zhǔn)的建議等，其中技術(shù)參數(shù)的制定須嚴(yán)格執(zhí)行上級規(guī)定，做到無傾向性、無歧視性、無排他性等。在確定采購需求前，應(yīng)當(dāng)充分了解市場信息，深入調(diào)研，不能只采納個別少數(shù)供應(yīng)商推薦的方案作為需求指標(biāo)，并整理調(diào)研材料進行全面分析，以作為需求編制的書面依據(jù)。需求編制完成后，采購部門組織院內(nèi)對采購需求進行論證，尤其對項目的技術(shù)規(guī)格、服務(wù)要求等等，如對采購需求難以明確細(xì)化的，可以請采購咨詢專家或有關(guān)行業(yè)專家進行采購需求論證。不合理的過高的技術(shù)配置，將造成資源的閑置和浪費，過低的技術(shù)配置也不能達到實際使用功能要求，因此采購需求應(yīng)切合實際。同時，采購采購部門對采購需求結(jié)果加以保密，不得向供應(yīng)商透露，否則不利于采購過程中通過市場的充分競爭，采購結(jié)果也未必理想。

4.物資采購過程規(guī)范化管理

制定科學(xué)合理的后勤物資采購方案與計劃，并且嚴(yán)格按照規(guī)范程序以及采購審批制度落實物資采購工作。由年計劃及月計劃的采購模式相結(jié)合。

4.1年計劃采購。一是采購立項審批?？剖腋鶕?jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求制定采購計劃，采購部門匯編并市場調(diào)研后編制預(yù)算，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議后交醫(yī)院討論同意，由采購辦按規(guī)定程序進行采購。二是公開采購。根據(jù)采購項目選定采購方式，如政府采購、院內(nèi)自行采購、委托招標(biāo)采購等，原則將常用物資服務(wù)等納入?yún)f(xié)議供貨模式，提高采購效率。采購過程中貫徹執(zhí)行“公平、公開、公正”原則，采購前對項目公示，隨機抽選評審專家，采購過程要由審計監(jiān)督、采購對結(jié)果公示、簽訂采購合同。三是采購驗收入庫。采購訂貨后交由物資管理部門辦理入庫驗收，由倉管員、物資主管部門、供應(yīng)商共同對著合同條款、招投標(biāo)文件、銷貨發(fā)票，對貨物品名、數(shù)量以及規(guī)格和質(zhì)量等指標(biāo)參數(shù)進行嚴(yán)格查驗，合格后簽字、入庫，形成書面驗收資料。嚴(yán)禁將沒有入庫手續(xù)的物資，交付各科室使用。物資驗收后，倉管員應(yīng)當(dāng)將手寫入庫單交開單員，利用微機打印正式入庫單一式四聯(lián);其中，倉管員、采購員以及物資會計和財務(wù)各一聯(lián)，倉管員與采購員簽字，明確彼此的經(jīng)濟責(zé)任，以此來提高物資入庫的準(zhǔn)確性。

4.2月計劃采購?；谀暧媱澋幕A(chǔ)上，各科室根據(jù)實際需求每月月中申請下月采購需求，準(zhǔn)確填寫好預(yù)采購的醫(yī)療物品名稱、規(guī)格以及數(shù)量和質(zhì)量等內(nèi)容，由各科室負(fù)責(zé)人簽字并交倉庫保管人員統(tǒng)計，匯總各科室計劃后調(diào)閱庫存量，確定采購物資的名稱與數(shù)量。各科室申請計劃外物資、急需用品或需增添倉庫未有的物資必須由科室負(fù)責(zé)人提出書面申請并寫明原因，申請數(shù)量、規(guī)格、價格預(yù)算等，呈主管領(lǐng)導(dǎo)審批后交倉庫保管員匯總交采購部門安排采購。

5.采購物資信息化建設(shè)

在后勤物資精益化管理中，使得采購物資信息化建設(shè)迫切需求。采購檔案等資料可利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對醫(yī)院采購管理系統(tǒng)優(yōu)化改造，及時更新信息資料，建立與多信息平臺互通互聯(lián)的物資采購體系，規(guī)范物資采購流程。采購過程與醫(yī)院多系統(tǒng)成功對接，可以對物資采購過程進行全面監(jiān)控，大大提高了物資采購的透明度，對采購流程進行嚴(yán)格管控。一是采購申領(lǐng)系統(tǒng)的信息化建設(shè)。各科室基于該系統(tǒng)向后勤物資采購管理部門提出申請，后者根據(jù)庫存情況自動生成申請單，若倉庫仍有庫存，系統(tǒng)提醒各科室可直接申領(lǐng)并即時消息通知后勤部門發(fā)放給科室;如無庫存，即系統(tǒng)通知科室，科室做好應(yīng)急準(zhǔn)備并提醒通知采購部門進行采購。避免因傳統(tǒng)紙質(zhì)申請方式不及時而延遲采購，影響各科室使用。二是采購檔案信息化建設(shè)。完成采購后，檔案系統(tǒng)將自動生成整個采購過程中的采購資料，形成采購項目的詳細(xì)信息，如采購貨物的規(guī)格型號、采購時間、合同簽訂時間、送貨時間、入庫時間等，定期提醒合同到期時間，提前擬定采購計劃，避免物資供應(yīng)斷裂，同時也可以有效避免單據(jù)傳遞中的信息數(shù)據(jù)遺失。實踐中，通過將醫(yī)院后勤物資采購管理與其他系統(tǒng)平臺有效地聯(lián)系在一起，可以有效實現(xiàn)醫(yī)院后勤物資采購信息化建設(shè)以及全過程管控。

結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院后勤物資采購管理工作中的影響因素很多，實踐中應(yīng)當(dāng)加強思想重視，做好各環(huán)節(jié)的質(zhì)量把控，既要通過適合的采購方式選擇供應(yīng)商，又要對其全過程中進行嚴(yán)格管控，做好資金應(yīng)用與信息化建設(shè)，這樣才能提高后勤物資采購管理效率。

【參考文獻】

[1] 谷秀英.醫(yī)院后勤物資信息化管理的應(yīng)用[J]管理觀察，2018（07）.

[2] 滕焱.醫(yī)院后勤物資的精細(xì)化管理淺析[J]企業(yè)改革與管理，2017（06）.