企業(yè)行政辦公室工作問題分析及解決方案探討

張楊子

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-110-02

摘 要 行政辦公室是企業(yè)協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)以及處理外部事務(wù)的重要職能部門。現(xiàn)代企業(yè)管理中，行政辦公室起著非常重要的作用，辦公室人員的工作內(nèi)容也非常繁雜，想要提升行政辦公室的工作效率，就必須要重視其中存在的一些問題。基于此，本文對行政辦公室工作中存在的一些問題進行了分析，并提出了解決方案，僅供參考。

關(guān)鍵詞 新時期 辦公室 文秘工作 質(zhì)量

辦公室管理是一種理念，也是一種文化，高效的辦公室管理能夠把常規(guī)管理引向深入，高超的辦公室管理藝術(shù)能夠有效減少管理行為過多占用企業(yè)資源，降低企業(yè)管理成本。目前，隨著我國市場經(jīng)濟體制的初步確立，市場競爭日趨激烈，在這種情況下，企業(yè)必須要認識到管理的重要性，結(jié)合企業(yè)實際情況，轉(zhuǎn)變管理理念，與時俱進，提升企業(yè)辦公室管理能效。

一、辦公室工作的特點及其要求

（1）雖然表面上看來辦公室工作非常簡單明了，但是由于其涉及面比較廣、內(nèi)容較多，所以實際上行政辦公室事務(wù)非常繁雜。行政辦公室工作不但涉及到大量的后勤服務(wù)性以及保障性工作，同時還涵蓋很多行政事務(wù)，比如材料整理和提交，信息收集與上報；上級指令的向下傳達、基層信息的反饋等，這都屬于行政辦公室的職權(quán)范圍。需要注意的是，辦公室工作不但涉及到大量的內(nèi)部辦公工作，同時還與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)管理以及文化建設(shè)等方面工作有著極為緊密的聯(lián)系。

（2）辦公室工作的多樣性、復雜性，對辦公室工作人員的工作態(tài)度、工作能力等提出了很高的要求。辦公室工作的工作要求主要表現(xiàn)為：遵守職業(yè)道德，面對復雜的工作任務(wù)，認真負責，嚴謹細致做好自身分內(nèi)工作；對上級的指令嚴格進行執(zhí)行，保持良好溝通，完成領(lǐng)導交辦的事務(wù)后要及時進行匯報。另外，辦公室工作中還要結(jié)合工作實際，制定出合理的辦公室制度并嚴格進行執(zhí)行，確保辦公室工作高效、有序開展。

二、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

（一）缺乏健全的行政辦公制度

對于企業(yè)行政辦公室管理來講，想要提升其管理水平，就必須要擁有科學、合理的辦公制度，這樣能夠使辦公室工作人員在開展各項工作中，能夠做到有章可循，有據(jù)可依。然而，實際上，很多企業(yè)由于對辦公室工作制度重視成都不不夠，沒有指定辦公室制度或者制度不完善，這嚴重影響了行政辦公室工作效率。有的企業(yè)在制定辦公室制度過程中沒有結(jié)合企業(yè)的實際情況，導致制度與實際工作相脫節(jié)，制度無法執(zhí)行和落實。還有部分企業(yè)對辦公室事務(wù)的分工不明確，工作無法落實責任到具體責任人，這就導致部分工作出現(xiàn)相互推諉的情況，不利于辦公室工作的順暢開展。

（二）管理方式落后

社會在不斷發(fā)展，辦公室在管理工作中也需要結(jié)合實際情況對內(nèi)容做出合理的調(diào)整。有很多企業(yè)辦公室在行政管理工作中還是使用傳統(tǒng)的方法，使得日常管理中存在很多的不足和問題，不能滿足當前辦公室行政工作發(fā)展的需要。所以，這就需要企業(yè)能夠在辦公室行政管理中應(yīng)用高效管理思路，依據(jù)企業(yè)實際，對管理方法進行合理的調(diào)整，提升辦公室行政管理精細化的可操作性，把行政辦公室與企業(yè)部門工作進行良好的結(jié)合，只有這樣，才可以保障辦公室工作效率的提升。

（三）團隊協(xié)作能力不足

辦公室工作開展過程中，部門內(nèi)部人員之間、與相關(guān)部門人員之間，需要進行有效的溝通，才能做好協(xié)作、配合。部分工作人員個溝通以及交流能力相對不足，在遇到問題時，無法及時進行溝通和交流，團隊意識欠缺，這嚴重耽誤了部分問題的解決時間，影響了辦公效率的提升。

三、企業(yè)辦公室行政高效管理思路

（一）管理科目的細化與量化

在我國企業(yè)管理中，管理人員受“人治”管理思想影響較為嚴重，很多企業(yè)規(guī)章制度制定以及實施過程中顯著受到管理人員個人喜好的影響，行政辦公室管理工作也不例外。因此，面對激烈的市場競爭形勢，在企業(yè)行政辦公室管理中，需要對制度和辦公形勢進行改革，以便更好的適應(yīng)快節(jié)奏的市場變化。管理者應(yīng)該對辦公室各項工作內(nèi)容進行細化和量化，將每一項工作內(nèi)容進行明確，責任到人，這樣能夠有效減少推諉現(xiàn)象的出現(xiàn)，提升辦公室工作效率。

（二）引入流程化和標準化的理念

現(xiàn)在企業(yè)實際管理過程中，流程化、標準化以及規(guī)范化是非常重要的，對于行政辦公室管理工作來講也是如此。只有在行政辦公室管理過程中引入流程化、標準化以及規(guī)范化的管理理念，才可以確保其各項工作內(nèi)容向著高效、有序的方向開展。與此同時，管理的流程化也能夠確保辦公室事務(wù)與其他部門進行良好銜接，確保企業(yè)各部門之間溝通以及交流的順暢，提升企業(yè)整體運轉(zhuǎn)效率。

（三）提升協(xié)同與經(jīng)濟化意識

在現(xiàn)代社會發(fā)展中，人們更加強調(diào)合作與共贏。企業(yè)行政辦公室工作的有效開展并不是某一個工作人員或者管理者所能夠達到的，其各項事務(wù)也并不是單獨一個人能夠完成的，需要每一個工作人員相互協(xié)同來共同完成。所以，辦公室管理中要提升工作人員的協(xié)同以及經(jīng)濟意識，使其在工作中能夠做到良好溝通與密切配合，為企業(yè)行政辦公室工作的順暢、高效開展提供基礎(chǔ)。

（四）強化保障，改進手段

現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，在一定程度上改變了企業(yè)行政辦公室的工作方式。辦公室管理過程總應(yīng)該積極引進先進技術(shù)，推動辦公室管理的信息化發(fā)展，這樣能夠確保行政辦公室與時俱進，實現(xiàn)自動化、信息化發(fā)展。

四、企業(yè)辦公室行政管理解決方案

（一）以制度化管理作為重要的管理手段

現(xiàn)在，為了在辦公管理中實現(xiàn)高效的管理，現(xiàn)代企業(yè)必須保證合理完善的激勵機制和保障措施。不但要在行政辦公室的管理過程中推行高效管理理念，同時還要構(gòu)建科學、合理的規(guī)章制度，并在日常管理對各項制度的執(zhí)行進行監(jiān)督。在制度中要明確員工的責任和義務(wù)，同時對于優(yōu)秀的員工要按照制度進行獎賞，對于出現(xiàn)失誤的員工要進行懲戒，做到“功必賞，錯必罰”，這樣才能夠在行政辦公室中形成良好的工作文化，保障辦公室各項工作能夠有章可循，有據(jù)可依。

（二）細化崗位設(shè)置，明確崗位職責

行政辦公室是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要樞紐，對內(nèi)起到上傳下達以及內(nèi)部控制的作用，對外起到溝通、協(xié)調(diào)的橋梁，可以說，行政辦公室與企業(yè)其它部門之間即獨立又相互聯(lián)系，其每一項工作都關(guān)系到企業(yè)的管理運營，因此，在行政辦公室管理中必須要細化崗位設(shè)置，明確崗位職責。如果辦公室崗位不明確，那么必然會導致部分工作的橫向重疊以及縱向交叉，影響各部門工作的順暢銜接；同時出現(xiàn)問題之后也無法責任到人，影響相關(guān)制度的執(zhí)行。因此，行政辦公室管理中崗位設(shè)置要明確，對職責進行細化，責任到人，并派遣專門的人員負責與其他部門的溝通以及銜接工作，保障工作效率的提升。

（三）辦公室員工要加強思想認識，提高執(zhí)行力

為了實現(xiàn)高效的辦公室管理，每個人都必須主動進行有效的合作與協(xié)作，提高責任感，做到盡職盡責，完善高效的管理工作。很多辦公室員工工作很輕松，但是他們每天的工作思想和熱情不足。在這種情況下，企業(yè)要加強人才培養(yǎng)教育，遵守企業(yè)高效管理規(guī)程，樹立責任心，使他們在工作中不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，保持與企業(yè)的共同發(fā)展。只有員工的專業(yè)素養(yǎng)提升了，精細化的工作理念才能夠在辦公室中全面的開展，在高效管理中，所有的人員都需要清楚自己的工作任務(wù)以及標準要求，依據(jù)精細化的工作程度要求自己。另外，企業(yè)需要注重對員工進行績效考核和崗位激勵，以薪酬績效和崗位激發(fā)他們的工作熱情，為高效管理的實現(xiàn)提供保障。

（四）采取科學的管理手段，為行政事務(wù)的高效管理提供保證

想要提升行政辦公室工作的科學性與有效性，科學管理是一種必然的措施。因此，企業(yè)管理層需要提升對科學管理手段的重視，積極引進先進管理技術(shù)。在行政事務(wù)高效管理的過程中會出現(xiàn)很多的信息數(shù)據(jù)，這就需要合理的對這些數(shù)據(jù)進行有關(guān)的操作，如，梳理、分析、篩選、加工以及應(yīng)用，進而促進辦公室效率的提升，減少行政成本。比如，可以使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，開發(fā)“集中辦公”、“費用管理”的網(wǎng)絡(luò)軟件，這樣就可以集中的對相關(guān)的文件收發(fā)、制度出臺、費用支出、事項溝通進行管理，并且在工作中對其進行不斷的優(yōu)化和完善，進而實時控制管理辦公室工作的各個環(huán)節(jié)，這有效了打破了事后管理的模式，朝著過程制進行轉(zhuǎn)變，這對提升辦公室的高效管理水平具有積極影響。

五、結(jié)語

綜上所述，面對著當前激烈的市場競爭，企業(yè)行政辦公室工作人員要高度重視辦公室管理中存在的問題，并結(jié)合企業(yè)工作實際，采取有力措施來解決這些問題，從而推動行政辦公室各項事務(wù)的高效開展。具體來講，就是要轉(zhuǎn)變管理理念，建立健全行政辦公室各項制度，重視培訓提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才可以達到提升辦公室工作質(zhì)量以及水平的目的。

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