匯報材料寫作存在問題及技巧

郭浩俊

中圖分類號：G212 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-189-02

摘 要 企業(yè)經(jīng)常會迎接駐地各級政府和上級主管單位的調(diào)研、督查等，形成高質(zhì)量匯報材料，使上級全面、客觀、真實(shí)地掌握工作推進(jìn)、落實(shí)情況，是迎接調(diào)研督查準(zhǔn)備工作的重中之重，也是一個單位、部門從事文字工作同志的經(jīng)常性工作。匯報材料質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系到工作匯報質(zhì)量，甚至影響到上級的決策。筆者結(jié)合多年寫作經(jīng)驗(yàn)，就如何寫好匯報材料談幾點(diǎn)體會，與各位同仁共勉。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 匯報材料 問題 技巧

匯報材料，顧名思義，是下級單位向上級單位或領(lǐng)導(dǎo)匯報工作時的陳述性材料。因上級單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分工不同、調(diào)研的目不同，寫作的重點(diǎn)、方向也所不同。匯報材料一般分為專題性匯報、綜合性匯報、經(jīng)驗(yàn)型匯報、研究型匯報等。匯報材料的主體部分一般包括基本情況、經(jīng)驗(yàn)做法、成效介紹，存在困難及問題，下一步工作思路等幾個方面。匯報材料寫得好了，就能較好地反映工作成效，展現(xiàn)良好綜合經(jīng)營管理水平，可贏得上級領(lǐng)導(dǎo)的肯定與支持，因此，掌握匯報材料寫作的技巧至關(guān)重要。

一、匯報材料寫作常見存在問題

工作匯報是一項(xiàng)經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作，是下級向上級匯報某一階段或某項(xiàng)工作進(jìn)展及完成情況的最有效手段，要求必須真實(shí)、客觀反映工作成效、困難問題、下一步打算等。但常見的情況是，由于作者寫作經(jīng)驗(yàn)不足、準(zhǔn)備工作欠佳、責(zé)任心不強(qiáng)等因素，導(dǎo)致匯報材料存在一些突出問題。

（一）材料內(nèi)容太空泛

其主要原因是由于作者抱有應(yīng)付態(tài)度，對于收集上來的各方面素材只是簡單地進(jìn)行了復(fù)制、粘貼，未進(jìn)行認(rèn)真的提煉總結(jié)，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)、理性的思考；或是未按照領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研意圖事先進(jìn)行扎實(shí)的素材準(zhǔn)備，往往是閉門造車、想當(dāng)然，大話、空話、假話、套話連篇，沒有數(shù)據(jù)，無實(shí)例支撐，這樣的材料不僅讓領(lǐng)導(dǎo)很是反感，也讓聽者極為難受。

（二）思路散亂無章法

寫作抓不住重點(diǎn)，看似下了功夫、費(fèi)了勁兒，但在讀者或聽眾看來，無異于各類素材的堆積、拼湊，缺乏審慎構(gòu)思，少有嚴(yán)密思考，這樣的材料通篇缺乏邏輯性、條理性，有的每段之間也沒有完整的邏輯連貫性，這是材料的硬傷。

（三）匯報主題跑了偏

每位領(lǐng)導(dǎo)由于職責(zé)分工不同，調(diào)研的目的也就大相徑庭。如果作者對上級領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研督查的目的和意圖不清楚或者一知半解，提煉不出領(lǐng)導(dǎo)想要了解的關(guān)鍵點(diǎn)、閃亮點(diǎn)，反而在無關(guān)緊要的方面濃墨重彩，上級領(lǐng)導(dǎo)想聽的沒有寫，不想聽的反而長篇累牘，便偏了主題、失了方向。

（四）篇幅過長太啰嗦

有不少作者煞費(fèi)心思“趕”出來的材料，卻難得領(lǐng)導(dǎo)滿意。原因之一就是作者缺乏凝練思維，力求大而全、面面俱到，抓不住要領(lǐng)，分不清主次，沒有輕重緩急，看似洋洋灑灑、長篇大論，卻是極度的籠統(tǒng)累贅，領(lǐng)導(dǎo)想聽的重點(diǎn)內(nèi)容少得可憐。

二、寫出高質(zhì)量匯報材料的技巧

（一）準(zhǔn)確把握上級意圖

領(lǐng)導(dǎo)意圖是作者撰寫匯報材料的“方向盤”和“指南針”。到基層調(diào)研督查工作，領(lǐng)導(dǎo)都有明確的意圖，基本都是堅持問題導(dǎo)向，帶著問題來。一般情況下，都會事先通過各種途徑通知下級單位。因此，在準(zhǔn)備匯報材料之前，首先必須搞清楚聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)來自哪個單位？哪個部門？領(lǐng)導(dǎo)最想聽什么？最重視什么？來的目的和主要任務(wù)又是什么？是了解全面工作？還是僅僅就某一項(xiàng)工作進(jìn)行專題調(diào)研？等等。也就是說，作者必須對領(lǐng)導(dǎo)來單位的意圖了如指掌，對有關(guān)要求完全領(lǐng)會，才能避免盲目性，才能真正把握主題，明確寫作方向。如果對主題不是很了解，可以電話詢問陪同人員，進(jìn)而獲得寫作想要的有價值信息。很大程度上，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研意圖，是撰寫高質(zhì)量匯報材料的制勝法寶。

（二）準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)身份

撰寫匯報材料不僅要了解上級領(lǐng)導(dǎo)的思維特點(diǎn)和語言風(fēng)格，力求匯報的思路和語言與其更貼近一些，而且還要掌握領(lǐng)導(dǎo)的身份，不同身份的領(lǐng)導(dǎo)，想聽匯報的重點(diǎn)也不盡相同。對主管領(lǐng)導(dǎo)要多講全局，對副職則只說分管領(lǐng)域。對直接上級領(lǐng)導(dǎo)的匯報要具體，對更高級別的領(lǐng)導(dǎo)要相對概括。要做到有的放矢，投其所“好”。要緊扣領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)分工撰寫匯報材料，比如對于施工單位來講，匯報材料一般由項(xiàng)目簡介、工程進(jìn)展情況、質(zhì)量安全管理情況、存在問題及下一步工作打算等構(gòu)成。但在實(shí)際工作中，要視不同領(lǐng)導(dǎo)抓好側(cè)重點(diǎn)，比如董事長、總經(jīng)理調(diào)研，所關(guān)心的重點(diǎn)是公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程進(jìn)度及質(zhì)量安全管控情況，而黨委書記、紀(jì)委書記關(guān)注的，除了簡要聽取工程完成情況等方面的匯報外，重中之重則是黨的建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、作風(fēng)建設(shè)等。工會主席關(guān)心的卻是職工生活保障以及權(quán)益維護(hù)方面的。因此，起草匯報材料前，必須清楚領(lǐng)導(dǎo)身份，并認(rèn)真研究了解其關(guān)注點(diǎn)、聚焦點(diǎn)，掌握其“劍之所指”這個基本問題，并以此準(zhǔn)備材料，才能如領(lǐng)導(dǎo)之所“愿”，供領(lǐng)導(dǎo)之所“聽”。

（三）突出匯報重點(diǎn)要點(diǎn)

收到調(diào)研或檢查通知之后，需第一時間通知相關(guān)責(zé)任單位或業(yè)務(wù)口，圍繞調(diào)研主題，盡可能的多角度、全方位搜集各方面的素材，把任務(wù)分解下去，對下講清楚素材搜集的重點(diǎn)和方向，明確完成時限要求。上級領(lǐng)導(dǎo)到基層調(diào)研督查，一般都是要了解下級單位對重大決策部署的貫徹落實(shí)情況，重大項(xiàng)目、重點(diǎn)工作推進(jìn)、實(shí)施情況，存在的問題及難點(diǎn)，需上級協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)，還要聽取有關(guān)工作的意見建議等。那么，撰寫匯報材料，就要在以上幾方面下足繡花針的功夫，多搜集可用、有價值的素材，選材要緊扣主題，進(jìn)行有目的的取舍，要高度提煉特色亮點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)做法，并客觀陳述存在問題，還要有針對性提出下步打算和思路，切忌眉毛胡子一把抓，貪多求全，主次不分。如“不忘初心、牢記使命”主題教育匯報，要集中筆墨，重點(diǎn)匯報檢視出來的問題，重點(diǎn)匯報為民服務(wù)解決了多少難題，及下一步整改措施有哪些等等。

（四）切實(shí)增強(qiáng)“四力”功夫

匯報材料深度和特色很大程度上來自于作者對工作成效的提煉，對工作開展情況的深入了解和深度思考。宣傳思想工作強(qiáng)調(diào)腳力、眼力、腦力、筆力，辦公室筆桿子要成為匯報材料的“寫家”，也要?dú)v練這“四力”，在增強(qiáng)“四力”上下功夫。作者要經(jīng)常性到生產(chǎn)一線、最基層了解情況、熟悉工作，力爭把情況掌握的更多一些、更全一些，還要把上級指示精神在基層的全面貫徹和創(chuàng)新落實(shí)情況進(jìn)行適時的總結(jié)，要養(yǎng)成處處留心的好習(xí)慣，做個“百事通”；要盡可能的多參加各種會議、各類活動，及時學(xué)習(xí)領(lǐng)會相關(guān)會議精神，重要工作安排部署等，對單位深層面工作進(jìn)行全面熟悉、掌握，以便將平時的工作概括出明確的觀點(diǎn)，提煉出鮮明特色的經(jīng)驗(yàn)、亮點(diǎn)，要養(yǎng)成積累資料的良好習(xí)慣，做個“素材控”。只有如此，才能胸中有墨，兜里有米，言之有物，才能把閃光亮點(diǎn)、特色做法說清說透、道個明白，才能把最得意、最主要的成效展現(xiàn)出來，把最具個性、最鮮活的經(jīng)驗(yàn)體會充分挖掘出來，才能把有價值、具操作性、有指導(dǎo)意義的意見建議提煉出來，讓領(lǐng)導(dǎo)有所獲、有所得，并為領(lǐng)導(dǎo)在更高層次的決策提供依據(jù)和支撐。

（五）語言簡練思路清楚。

匯報材料是一個總結(jié)-提高-升華的過程，語言表達(dá)要樸實(shí)無華、通俗易懂，言簡意賅；提倡多用短句，既方便表達(dá)，讓匯報者讀起來朗朗上口，又讓聽者耳順心悅；盡量不用華麗辭藻，更不能講大話、套話、過頭話，切忌冗長繁瑣、拖泥帶水，廢話連篇；要用鮮活的事實(shí)說話，用詳盡的數(shù)據(jù)支撐，做到客觀翔實(shí)、有血有肉。結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，思路要清晰，脈絡(luò)要明晰，線條要單一，層次要分明，要讓領(lǐng)導(dǎo)聽起來自然順暢。材料的謀篇布局、先說后報，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和匯報時間要求進(jìn)行合理安排。談成績要事實(shí)充分，不能隨意拔高、擴(kuò)大。對問題不能有意回避、掩飾，要直接了當(dāng)，觸及痛點(diǎn)、堵點(diǎn)、焦點(diǎn)，忌繞彎子、兜圈子。下一步工作思路涉及全局性的工作要提出一些原則性、方向性的意見建議。涉及具體問題要有針對性、操作性強(qiáng)的實(shí)際舉措。還要注意寫作提綱的準(zhǔn)備，提綱之間要講究邏輯關(guān)系。各級標(biāo)題要注意排比、對仗工整，標(biāo)題漂亮，才能博得眼球。同級標(biāo)題之間要注意含義的獨(dú)立性，不能有交叉和包含與被包含的關(guān)系。標(biāo)題通常包括大標(biāo)題、小標(biāo)題、一是……二是……三是……等，一般不建議使用一、二、三級標(biāo)題，這是基于匯報者、聽者雙方考慮，防止匯報者讀起來被數(shù)字繞進(jìn)去，聽者也被一連串的數(shù)字給搞得云里霧里。材料內(nèi)容如果前后有跨度，內(nèi)容轉(zhuǎn)換的時候要注意加入過渡性的語句，使內(nèi)容銜接流暢，防止跨度、跳躍過大，讓人感覺很突兀。