基于ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

摘 要：隨著中國改革開放的步伐加快，我國企業(yè)面臨著諸多時機(jī)與挑戰(zhàn)。ERP信息系統(tǒng)具有實現(xiàn)資源利用最大化的優(yōu)勢，被越來越多的中國企業(yè)所熟習(xí)和應(yīng)用。如何平衡ERP系統(tǒng)實施后的企業(yè)內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，確保ERP系統(tǒng)的資源優(yōu)化作用得以實現(xiàn)，是目前所有企業(yè)必須加以考慮的重要因素。本文介紹了ERP與內(nèi)部控制的內(nèi)涵，闡述了ERP對內(nèi)部控制的實際影響，分析了目前ERP環(huán)境下內(nèi)控制體系存在的主要問題，并提出具體對策建議。

關(guān)鍵詞：ERP;內(nèi)部控制;企業(yè)管理

一、ERP與內(nèi)部控制的相關(guān)概念

（1）ERP的內(nèi)涵

企業(yè)資源計劃（ Enterprises Resource Planning，簡稱ERP）是以物料需求計劃為基礎(chǔ)發(fā)展的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它是借助當(dāng)代信息技術(shù)以及企業(yè)治理思想方針為企業(yè)提供決策執(zhí)行的信息管理平臺。這種高度集合了信息技術(shù)手段的系統(tǒng)模式能夠?qū)崿F(xiàn)高度整合，協(xié)助企業(yè)處理冗雜信息，在減少因管理信息資料而產(chǎn)生多余成本，促進(jìn)落實決策內(nèi)容，減少內(nèi)部運營摩擦力。由于它采納了事前計劃和事中控制并循環(huán)重來的方式，使得資源充分利用的常態(tài)化、固定化，增加企業(yè)應(yīng)對市場的機(jī)動性和靈活性。在企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，為下一步?jīng)Q策提供技術(shù)平臺，提升了核心競爭力。在企業(yè)管理難度與量級同步升級的今天，具有高度集成特性的ERP信息系統(tǒng)是企業(yè)打造扁平化管理的重要助力。

（2）內(nèi)部控制的內(nèi)涵

所謂內(nèi)部控制就指在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行評價和控制等一系列控制活動、方法與手段的集合。其目的是增強企業(yè)機(jī)動活力，通常是借用保證資產(chǎn)安全與會記信息安全，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利展開。內(nèi)部控制是綜合的、專業(yè)的內(nèi)部管理機(jī)制，幫助企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)實施內(nèi)部控制的最大驅(qū)動力是保證并提高經(jīng)濟(jì)效益，降低生產(chǎn)經(jīng)營過程中所需成本。企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部控制需要具備五大因素：可供驅(qū)使的內(nèi)部環(huán)境;具備識別、分析功能的風(fēng)險評估策略;控制措施;信息傳遞與溝通;自檢監(jiān)督。

（3）ERP系統(tǒng)對于內(nèi)部控制的影響

ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制都是企業(yè)優(yōu)化生產(chǎn)的管理手段，其根本目的是幫助企業(yè)提升生產(chǎn)效率的提高，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的增長。實現(xiàn)內(nèi)部控制要求企業(yè)必須做到信息的及時溝通。在資訊爆炸的時代，企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)幾何式增長，實現(xiàn)信息共享能顯著提高生產(chǎn)效率，使層級森嚴(yán)的企業(yè)內(nèi)部組織更扁平化，減少管理成本和執(zhí)行程序，增加各部門執(zhí)行效率，讓生產(chǎn)問題在第一時間暴露，并得到有效處置。ERP系統(tǒng)必須與企業(yè)內(nèi)部控制管理系統(tǒng)相吻合，才能發(fā)揮真正效用。ERP系統(tǒng)下，內(nèi)部控制會出現(xiàn)以下幾個方面的變化：

第一，內(nèi)部控制的評價的范圍更廣、內(nèi)容更豐富。傳統(tǒng)環(huán)境下，內(nèi)部控制主要由人工完成，考慮到成本及效率等因素，評價內(nèi)容較少。在ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)除了要應(yīng)對原本的信息內(nèi)容，還要實時監(jiān)控、檢測、處理來自ERP系統(tǒng)領(lǐng)域的信息模塊，這在很大程度上豐富了內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)內(nèi)容，彌補過去管理中顧及不到的灰色地帶。且ERP系統(tǒng)能有效簡化了人工計算工作量，降低摩擦力，實現(xiàn)人力執(zhí)行到機(jī)器執(zhí)行的效能轉(zhuǎn)變，促進(jìn)提高內(nèi)部控制的實際效果。

第二，內(nèi)部控制的時效性更高。ERP借助統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)企業(yè)各部口間的數(shù)據(jù)共享，經(jīng)實踐經(jīng)驗證明，一旦企業(yè)各部門業(yè)務(wù)聯(lián)結(jié)數(shù)據(jù)端口后，可以有效提高信息處理與數(shù)據(jù)接納能力，并增強了各業(yè)務(wù)部門的溝通合作。現(xiàn)有的ERP信息管理系統(tǒng)可以及時統(tǒng)計資源耗損數(shù)據(jù)，并且在極短時間內(nèi)上傳至數(shù)據(jù)庫，再根據(jù)設(shè)定調(diào)整生產(chǎn)作業(yè)。繁復(fù)的工作在分秒時間實現(xiàn)，如此迅速的決策是人工所不能企及的。中國市場已進(jìn)入高速發(fā)展、信息量級增長的時代，及時發(fā)現(xiàn)市場動態(tài)與經(jīng)營狀況，對企業(yè)把控市場、提高收益有著至關(guān)重要的作用，ERP技術(shù)的引入可方便企業(yè)主以低成本的方式進(jìn)行內(nèi)部控制。

第三，內(nèi)部控制的信息資料的可靠性更高。由于企業(yè)內(nèi)部部門林立，信息存在不對稱性，容易在業(yè)務(wù)模塊之間形成溝通壁壘，ERP系統(tǒng)本身是一個共享信息的集合，內(nèi)外部信息的共享打破了信息孤島效應(yīng)，避免了由于信息不對稱所造成的信息資料可靠性降低，通過提高數(shù)據(jù)共享程度，增強了信息資料的可靠性。

第四，內(nèi)部控制流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度更高。通過對ERP業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化，進(jìn)一步梳理與調(diào)整各部門的職責(zé)，使信息傳遞、行政事務(wù)處理常態(tài)化、制度化，借助統(tǒng)一條則進(jìn)行管理，可以幫助管理者明確自身系統(tǒng)權(quán)限，按照事先預(yù)設(shè)流程處理工作，可避免出現(xiàn)跨級干擾的現(xiàn)象。以往企業(yè)運營流程繁瑣，經(jīng)手人員眾多，時常造成人際摩擦，最終導(dǎo)致效率低下，影響經(jīng)營進(jìn)度;現(xiàn)采用電子信息技術(shù)，在一定程度上減少人為介入，確保管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免出現(xiàn)“跨級管理”的不當(dāng)現(xiàn)象。

二、ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制存在的主要問題

（1）內(nèi)部控制機(jī)制不健全

各企業(yè)在為了實現(xiàn)控制目標(biāo)，需要提前規(guī)劃設(shè)置內(nèi)部控制運作機(jī)制，該機(jī)制需與ERP系統(tǒng)相吻合，并確保這些政策程序能夠得到有效的貫徹落實。內(nèi)部控制機(jī)制在組織架構(gòu)環(huán)節(jié)存在一定的問題。首先，內(nèi)部控制缺乏獨立的組織架構(gòu)和管理制度;其次，對內(nèi)部控制的認(rèn)識比較狹隘，將其簡單的等同于內(nèi)部審計或會計監(jiān)督;最后，控制方法落伍、跟不上環(huán)境變化。企業(yè)財務(wù)審計資源、人力資源極為有限，現(xiàn)有控制方法往往忽略了企業(yè)經(jīng)營情況的動態(tài)變化，導(dǎo)致資源未能被充分利用甚至產(chǎn)生浪費。這些都導(dǎo)致了企業(yè)實際內(nèi)控環(huán)節(jié)錯漏頻出、作用缺失。

（2）信息化專業(yè)人才缺失

ERP系統(tǒng)維護(hù)的專業(yè)性較強，雖然企業(yè)內(nèi)部的信息人員對計算機(jī)技術(shù)比較熟悉，但ERP系統(tǒng)技術(shù)需要信息人員掌握更多的專業(yè)性知識，職工能力的欠缺成就了第三方服務(wù)商在實際操作環(huán)節(jié)的重要地位，從而導(dǎo)致工作效率的降低。單學(xué)科人才已經(jīng)難以滿足ERP系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀，這需要財務(wù)人員不僅具備一般的學(xué)科知識，還要具備計算機(jī)應(yīng)用能力、管理分析能力。另外，由于多數(shù)系統(tǒng)維護(hù)人員脫離企業(yè)內(nèi)部管理，對相關(guān)內(nèi)部控制知識不了解，因此對ERP 系統(tǒng)安全及有效運行也存在一定影響。因為EPR系統(tǒng)需要人工操作才能完成所有流程，一旦有人鉆了信息制度的空子，企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益有可能受到巨大損失。

（3）系統(tǒng)運行的安全風(fēng)險

由于ERP系統(tǒng)采用具有自動錄入功能的電子文件保存檔案，電子文件的變質(zhì)及誤操作等情況常會導(dǎo)致信息的丟失，增加了信息安全的不穩(wěn)定因素。另外由于數(shù)據(jù)集中處理，具有較高權(quán)限的員工可以輕易對電子文件進(jìn)行破壞或者竊取，人可以借助系統(tǒng)漏洞對內(nèi)部控制機(jī)制進(jìn)行不同程度的干擾甚至破壞。同時，ERP系統(tǒng)必須在安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，如對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理不到位，特別是在ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制融合的時候，企業(yè)的財務(wù)信息和財產(chǎn)信息安全，將無法得到保證。一旦系統(tǒng)遭到惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，企業(yè)的信息便有泄露或被刪除的風(fēng)險。

三、優(yōu)化ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制的對策建議

（1）健全完善內(nèi)部控制管理體系

企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點及內(nèi)部控制要求制定企業(yè)內(nèi)部控制的機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員權(quán)責(zé)分配，ERP系統(tǒng)的授權(quán)和職責(zé)分配應(yīng)與企業(yè)內(nèi)部控制的機(jī)構(gòu)設(shè)置相一致?，F(xiàn)實運作的信息系統(tǒng)中所有業(yè)務(wù)部門操作必須經(jīng)過授權(quán)，根據(jù)內(nèi)控體系的要求和崗位權(quán)責(zé)對系統(tǒng)操作用戶分別設(shè)置系統(tǒng)操作權(quán)和查詢權(quán)，授予相應(yīng)的口令和用戶代碼，并隨時根據(jù)崗位權(quán)責(zé)變化做好跟蹤授權(quán)維護(hù);同一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須是兩個以上部門人員共同實施達(dá)成的結(jié)果;企業(yè)需單獨設(shè)立系統(tǒng)部門，系統(tǒng)部門與業(yè)務(wù)部門職權(quán)分離，同時系統(tǒng)內(nèi)部各崗位也要實現(xiàn)內(nèi)部牽制?；A(chǔ)資料維護(hù)的權(quán)限統(tǒng)一歸口到系統(tǒng)部門，以保證信息化基礎(chǔ)資料的唯一性、準(zhǔn)確性和安全性。基礎(chǔ)信息如有增改變更，需業(yè)務(wù)部門提交相關(guān)變更依據(jù)和證明資料，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)審核后在系統(tǒng)部門予以維護(hù)。

（2）提高專業(yè)技術(shù)水平

為確保ERP系統(tǒng)的安全有效運行，對于系統(tǒng)出現(xiàn)的技術(shù)問題能夠及時得到解決，首先，要增加專業(yè)技術(shù)人員比重，減少由于人才缺失造成的信息安全隱患。其次，企業(yè)應(yīng)該注重相關(guān)職員信息技術(shù)素養(yǎng)培訓(xùn)，尤其是各級管理人員，從根本上降低信息安全風(fēng)險。

（3）降低系統(tǒng)潛在風(fēng)險

ERP系統(tǒng)本身存在著不穩(wěn)定性，可能遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，同時也存在內(nèi)部人員對系統(tǒng)和資料造成破壞或盜取的風(fēng)險。因此，企業(yè)必須加強風(fēng)險預(yù)控機(jī)制，根據(jù)可能存在的狀況建立有效的預(yù)警模式，構(gòu)建緊急狀況處理措施，由此降低風(fēng)險發(fā)生的危害。另外，對于企業(yè)信息安全風(fēng)險的預(yù)防與控制，相關(guān)管控人員要按照規(guī)定檢閱后臺數(shù)據(jù)，對異常現(xiàn)場提高警惕，并按照正確流程進(jìn)行專業(yè)處置，防止問題擴(kuò)大化。

（4）設(shè)立特殊情況處理機(jī)制

任何機(jī)制的引進(jìn)，都會對原本的管理模式產(chǎn)生沖擊，ERP系統(tǒng)會逐步替代原本流程，為了避免僵化管理，實現(xiàn)流暢過渡，設(shè)計人員應(yīng)該開闊思維，提前設(shè)置ERP系統(tǒng)面對動態(tài)市場和計劃外狀況時應(yīng)該執(zhí)行的流程，通過建立健全評估與監(jiān)管機(jī)制，以促進(jìn)ERP系統(tǒng)更好地適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境。

總之，ERP是依附于新技術(shù)應(yīng)用的智能管理系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)的開發(fā)實施過程中，應(yīng)該加強內(nèi)部管制環(huán)境建設(shè)，適當(dāng)檢閱、應(yīng)對風(fēng)險信息，將完善的內(nèi)部控制體系逐步嵌合到ERP環(huán)境當(dāng)中，從而為企業(yè)帶來收益優(yōu)化。

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作者簡介：伍雨婷，1983年12月，女，廣州，中級會計師，廣東二廣高速公路有限公司財務(wù)經(jīng)理，研究方向：財務(wù)共享。