不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)與作用

孟慶玲

摘要：隨著近些年來我國(guó)物權(quán)流轉(zhuǎn)變動(dòng)的日益頻繁，做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，早已成為一項(xiàng)利國(guó)利民的重要工程，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作的順利開展有著決定性的影響。所以本文基于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作加以分析，提出最大限度發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理作用的幾點(diǎn)個(gè)人建議，以供廣大同行參考借鑒。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記；檔案管理；特點(diǎn)；作用

前言：

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理不僅是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，其涉及的工作范圍也十分的廣泛，工作需求量也十分的龐大。一旦不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理出現(xiàn)誤差，遺漏、甚至四丟失問題，那么勢(shì)必會(huì)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作產(chǎn)生巨大的影響，甚至是引發(fā)產(chǎn)權(quán)糾紛問題。所以如何做好不動(dòng)產(chǎn)登記管理工作，使其向著一個(gè)規(guī)范化的、標(biāo)準(zhǔn)化的方向不斷前進(jìn)，發(fā)揮其最大作用，從而更好的服務(wù)于國(guó)家、服務(wù)于人民則是以下筆者闡述的重點(diǎn)。

1.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

復(fù)雜性、獨(dú)特性以及實(shí)時(shí)性可以說是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案最為顯著的特點(diǎn)所在，也是不動(dòng)產(chǎn)檔案區(qū)別于其他檔案管理工作的重要表現(xiàn)。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，其涉及到的內(nèi)容十分多，不僅有從房管部門、林業(yè)部門、農(nóng)業(yè)部門移交過來的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理資料，還有不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門自己制作的檔案資料，可以說這些資料為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門構(gòu)建了一個(gè)十分龐大的檔案資料信息庫，因此無論是在日常管理上，還是在查找、使用上都具有復(fù)雜性；與其他的檔案管理工作相比，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理有著較大的不同，那就是不動(dòng)產(chǎn)登記管理具有較高的專業(yè)性，有著自己獨(dú)特的檔案管理內(nèi)容，具有獨(dú)特性。如，登記現(xiàn)場(chǎng)的各種詢問憑證（照片、錄像）、相關(guān)的水費(fèi)繳納憑證、登記查詢記錄等，一般的文獻(xiàn)檔案管理部門都沒有這樣的檔案資料；不動(dòng)產(chǎn)檔案登記管理工作要根據(jù)國(guó)家的不動(dòng)產(chǎn)變化，隨時(shí)隨地的調(diào)整自身的檔案資料，否則在檔案資料的后期查詢上就會(huì)引發(fā)不必要的產(chǎn)權(quán)糾紛。所以不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有實(shí)時(shí)性特點(diǎn)。

2.發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理作用

第一，明確不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門的職責(zé)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案其本身就是由國(guó)家授權(quán)機(jī)構(gòu)，采取專門的程序?qū)Σ粍?dòng)產(chǎn)權(quán)資料進(jìn)行制作的一種檔案。因此要想更好的發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的作用，就必須要明確不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的重要性，并且為不動(dòng)產(chǎn)檔案的登記和管理成立一個(gè)專門的部門，聘請(qǐng)專業(yè)人員來完成相關(guān)的檔案管理工作。還要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員開展定期的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠明確自身職責(zé)的同時(shí)，不斷的提高自身的專業(yè)技能水平，進(jìn)而做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作。

第二，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的內(nèi)容管理。紙質(zhì)版與電子版是不定產(chǎn)登記中心最為常見的兩種檔案保存形式。其中，電子版登記簿因?yàn)橹苯哟鎯?chǔ)在不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫之中，所以查看起來十分的方便，但是為了避免出現(xiàn)電子版檔案資料丟失的問題，應(yīng)該定期對(duì)電子版檔案資料實(shí)施備份；而紙質(zhì)版不動(dòng)產(chǎn)登記簿則保存在檔案管理部門，這樣檔案管理部門就必須要協(xié)同登記實(shí)施部門一起做好不動(dòng)產(chǎn)登記簿的管理工作。此外，對(duì)于測(cè)繪管理部門移交的不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)測(cè)繪資料，應(yīng)該采用宗地為單位立卷的方法進(jìn)行保存的，這樣既可以方便日后的查詢工作，還能夠減少檔案管理工作人員的實(shí)際工作量。

第三，做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的立卷歸檔工作。當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門接收到紙質(zhì)檔案資料以后，必須要將紙質(zhì)檔案資料留底存檔以后，另行存放起來，以便于形成一套健全的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料。對(duì)于接收到的電子版檔案則要根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記中心的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行資料整合匯總，將其歸檔到檔案庫中。需要注意的是無論是紙質(zhì)檔案，還是電子版檔案，其都?xì)w屬于不動(dòng)產(chǎn)登記中心所有，所有的檔案管理工作都應(yīng)該由不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理部門予以自行，其他的任何單位與個(gè)人不得私藏檔案資料。當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料登記入庫后，還要將相關(guān)資料一起送至負(fù)責(zé)人處進(jìn)行檢查與核實(shí)，之后再交由檔案室。檔案室的工作人員則必須要對(duì)送來的檔案資料再次進(jìn)行核查，確保所有的檔案資料沒有錯(cuò)誤以后，方可進(jìn)行簽字、接收，進(jìn)行立卷歸檔。

第四，完善不用產(chǎn)登記檔案的保密工作。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合檔案資料的保管需求，保持檔案室內(nèi)始終處于適合的溫度、濕度。并且為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理室準(zhǔn)備必要的安全防護(hù)措施，如滅火器、防潮設(shè)備等，即便是檔案室內(nèi)發(fā)生了突發(fā)狀況，也能夠及時(shí)使用設(shè)備，避免問題的擴(kuò)大，要確保檔案室內(nèi)檔案的安全。最為重要的是必須要為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料進(jìn)行異地備份，即便是檔案室發(fā)生了突發(fā)性事故，檔案資料遭受到了不可逆轉(zhuǎn)的損壞，因?yàn)橛之惖貍浞莸拇嬖?，也能夠最大限度的確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的完好性。同時(shí)，還要為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門制定與之相匹配的懲罰制度，這樣才能保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的順暢進(jìn)行。如果工作人員出現(xiàn)不嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案的整理和保存的；私自篡改檔案內(nèi)容的；損壞檔案資料等行為，都是要遭受到相關(guān)處罰的。此外，還要極可能的保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作人員的穩(wěn)定性，降低人員變動(dòng)問題，確保檔案管理崗位之上時(shí)刻都有人在，以此避免出現(xiàn)檔案資料的丟失。

結(jié)束語：

做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，是確保不動(dòng)產(chǎn)登記工作順利開展的重要基礎(chǔ)。尤其是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作因其本身的復(fù)雜性、獨(dú)特性以及實(shí)時(shí)性，決定了其和其他的檔案管理工作相較更加重要且具有不可替代性。所以，在日常的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中，更要從細(xì)節(jié)入手，明確檔案管理部門的職責(zé)，做好不動(dòng)產(chǎn)檔案內(nèi)容的管理以及保密工作，從而最大限度的發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的作用，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記有效實(shí)施的同時(shí)，也推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展。

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