新形勢下學校檔案信息開發(fā)利用分析

陳偉華

摘 要：在新形勢下，學校日益重視對檔案信息進行開發(fā)利用。部分學校沿襲傳統(tǒng)滯后的檔案信息開發(fā)利用方式，難以取得良好的效果，無法有效滿足多樣化的信息需求。對此，學校有必要積極探究有效措施，加強對檔案信息的開發(fā)利用。本文淺析了新形勢下學校檔案信息開發(fā)利用的意義，探究了新形勢下學校檔案信息開發(fā)利用的措施，以期為學校檔案信息開發(fā)利用提供借鑒。

關(guān)鍵詞：學校；檔案信息；開發(fā)利用

對檔案信息進行開發(fā)利用，是指遵循一定原則和相關(guān)要求，深入挖掘檔案信息蘊含的使用價值，并借助各類具有較強科學性和有效性的方法，利用檔案信息直接為各項社會活動和相關(guān)工作進行服務，實現(xiàn)對人們多樣化需求的有效滿足。在新形勢下，學校要明確檔案信息開發(fā)利用的意義，并立足于實踐，采取有效措施對檔案信息進行高效開發(fā)利用。

1 新形勢下學校檔案信息開發(fā)利用的意義

1.1 為學校管理決策提供有價值的參考依據(jù)

學校檔案信息，是學校在特定時期和相關(guān)階段，對各項信息進行綜合統(tǒng)計，并將工作需要作為依據(jù)，有計劃地對檔案信息進行整理，據(jù)此對檔案資料進行編寫，增強其參考價值。學校針對各類問題實施管理決策時，檔案資料即能提供有價值的參考依據(jù)。學校管理決策人員對于各項關(guān)注熱點和重難點工作問題，可借助檔案信息獲取有價值的參考資料，有效增強管理決策的科學性和有效性[1]。

1.2 為學校教學科研提供相關(guān)服務

學校檔案信息涵蓋教學科研相關(guān)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果以及經(jīng)驗教訓。學校對檔案信息進行開發(fā)利用，能為學校教學科研工作提供相關(guān)服務，能有效促進學校教學科研工作實現(xiàn)良好發(fā)展。學校對檔案信息進行開發(fā)利用，能及時了解和全面掌握教育領(lǐng)域的前沿動態(tài)和教學科研成果，能為學校教學科研人員提供有價值的參考資料和相關(guān)信息，能為教學科研人員提供助力。另外，學校對教學科研相關(guān)檔案進行歸檔處理，并對檔案信息進行開發(fā)，在此基礎(chǔ)上，將科研檔案信息投入技術(shù)市場，為相關(guān)使用者提供有償服務，能促進檔案信息的高度共享，能推動教學科研水平實現(xiàn)大幅度提升，進而創(chuàng)造更為良好的教學科研大環(huán)境。

1.3 滿足學校師生員工和社會各界的多樣化需求

學校對檔案信息進行開發(fā)利用，能有效滿足學校師生員工和社會各界的多樣化需求。例如，學?？蓪n案館具備的優(yōu)勢條件進行充分利用，據(jù)此對本校發(fā)展的光輝歷程進行記錄，增強教職工對學校的歸屬感。學校還可基于自身情況，對檔案信息利用中心進行構(gòu)建，并向師生公開學校各項規(guī)章制度、具體發(fā)展規(guī)劃、部門設(shè)置情況以及財務報告等內(nèi)容，促進學校增強其透明度，并推動學校進一步實現(xiàn)民主化建設(shè)，將現(xiàn)有的檔案館建設(shè)成為高效便捷的檔案信息利用平臺，為學校師生提供多樣化的信息服務[2]。

2 新形勢下學校檔案信息開發(fā)利用的措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案信息開發(fā)利用觀念

學校對檔案信息進行開發(fā)利用，要摒棄傳統(tǒng)滯后的觀念，對檔案信息開發(fā)利用觀念進行轉(zhuǎn)變更新。學校要高度重視對檔案信息的開發(fā)利用，將之作為學校管理的重要工作。學校要加大檔案管理的宣傳力度，檔案管理部門要通過多樣化的手段進行宣傳，諸如發(fā)放檔案宣傳相關(guān)資料、舉辦檔案資料展覽等。學校要組織檔案管理工作人員和學校教職工對《檔案法》進行學習，從整體上提升學校教職工的檔案管理意識，引導學校教職工深刻認識到檔案管理和檔案信息開發(fā)利用的重要性。學校領(lǐng)導要深刻認識到檔案信息對于管理決策的基礎(chǔ)性作用，進而對檔案信息進行高效開發(fā)利用，為學校管理決策提供有價值的參考依據(jù)。

2.2 豐富學校館藏檔案資料

學校要豐富館藏檔案資料內(nèi)容，為檔案信息開發(fā)利用提供豐富的資源。具體可從如下方面著手：1）對檔案收集的具體范圍進行明確，將學校檔案館資料按照教學科研、財務會計等類型進行分類，對各類檔案資料進行定期檢查清理，有效保障檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2）強化對各類文書檔案的有效管理，對各類文件資料、影音像資料進行廣泛收集和系統(tǒng)整理，為檔案信息開發(fā)提供系統(tǒng)完整的原始資料。3）強化對學校教學科研成果的檔案資料建設(shè)，彰顯學校教職工取得的工作業(yè)績，并促進學校提升其社會知名度，增強其社會影響力。

2.3 構(gòu)建合理的檔案館藏結(jié)構(gòu)

學校要構(gòu)建合理的檔案館藏結(jié)構(gòu)，為檔案信息的高效開發(fā)利用提供必要的物質(zhì)條件，并有效促進學校大幅度提升其檔案工作質(zhì)量。學校內(nèi)負責檔案管理相關(guān)工作的人員要加強與教學科研工作人員的溝通協(xié)作，對教學科研狀況進行深入了解，有效拓寬檔案管理思路。同時，檔案管理相關(guān)工作人員要加強與學校領(lǐng)導的溝通交流，促進校領(lǐng)導加深對檔案信息開發(fā)利用的科學認識和高度重視，有效獲取校領(lǐng)導對檔案工作的大力支持。另外，檔案管理相關(guān)工作人員要加強對檔案材料和相關(guān)信息的系統(tǒng)收集，及時對檔案資料進行歸檔，并增強歸檔材料的系統(tǒng)性和完整性[3]。

2.4 借助信息技術(shù)對檔案信息資源進行合理布局

學校要充分借助先進信息技術(shù)具備的技術(shù)優(yōu)勢，推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，并借助信息技術(shù)對檔案信息資源進行合理布局。學校要對檔案管理實施信息化建設(shè)，并高度重視對數(shù)字化檔案進行廣泛收集、合理編研、科學管理和有效利用，實現(xiàn)對檔案信息現(xiàn)有布局的合理優(yōu)化。具體可從以下方面著手：1）借助先進的計算機技術(shù)和相關(guān)信息技術(shù)，對檔案內(nèi)容和相關(guān)信息進行系統(tǒng)編目和合理整序，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，構(gòu)建具有豐富信息內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)庫。2）構(gòu)建具有較強綜合性的檔案網(wǎng)站。學校要加強校園網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)的有效對接，對檔案信息的實際利用范圍進行有效拓寬，促進檔案信息實現(xiàn)高度共享。3）構(gòu)建高效便捷的檢索體系。學校要對檔案檢索的相關(guān)工具進行科學編制，構(gòu)建具備多樣化功能的高效便捷的檢索體系，實現(xiàn)對庫存檔案信息的全面覆蓋，并將檔案信息的形式特征和相關(guān)情況向使用者公布，最大化地向使用者提供檔案信息，科學指導使用者對檔案信息進行高效檢索利用[4]。另外，要加強對計算機檢索的推廣應用，大幅度提高檔案信息檢索效率和便捷性。

2.5 加強檔案編研相關(guān)工作

學校要加強檔案編研相關(guān)工作，為檔案信息的高效開發(fā)利用提供助力。學校實施檔案編研，要合理確定選題。學校要深入考察新形勢下自身發(fā)展需求，結(jié)合檔案工作現(xiàn)狀，合理確定編研選題，為檔案信息的高效開發(fā)利用提供正確方向。學校實施檔案編研，要督促相關(guān)工作人員拓寬視野，深入市場開展調(diào)研，并對市場動態(tài)進行深入分析和科學預測，結(jié)合教育領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀，全面了解新形勢下社會和各類群體對學校檔案信息的多樣化需求，增強檔案信息服務的主動性。學校實施檔案編研，要增強協(xié)作意識，加強與社會各領(lǐng)域的溝通聯(lián)系，加強與各領(lǐng)域?qū)＜业膮f(xié)作配合，實現(xiàn)對檔案信息的共同開發(fā)。學校要摒棄以往的封閉形態(tài)，使檔案編研突破自身檔案館藏，拓寬檔案信息傳播的時效性和廣泛性，實現(xiàn)對檔案信息的高效利用。學校要針對檔案信息構(gòu)建相應的反饋系統(tǒng)。學校要對各類使用者的意見進行廣泛征求，對檔案信息涉及的開發(fā)利用進行完善，增強學校檔案工作的系統(tǒng)性和合理性，促進學校檔案工作實現(xiàn)良好發(fā)展。

2.6 對高質(zhì)量的檔案信息進行積累

學校要對高質(zhì)量的檔案信息進行積累，實現(xiàn)對檔案信息的高效開發(fā)利用。在新形勢下，學校教學科研的先進成果作為教育資源在技術(shù)市場中占據(jù)著重要地位，面臨的市場競爭日趨激烈，這就要求檔案信息具備較高的質(zhì)量。對此，學校要高度重視對高質(zhì)量的檔案信息進行積累。學校要對檔案信息實施有效的超前控制管理，在對科研項目相關(guān)檔案材料進行積累和立卷等一系列操作前，督促檔案部門加強科學指導、嚴格監(jiān)督、有效檢查，實現(xiàn)良好的超前部署，提前進行科學指導，增強檔案管理運轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)性，及時對檔案信息進行查漏補缺，實現(xiàn)對高質(zhì)量檔案信息的穩(wěn)固存儲和高效開發(fā)利用。另外，學校要注重對科研檔案進行深度開發(fā)，并將其投入技術(shù)市場，為市場提供有償服務，實現(xiàn)對檔案信息的廣泛利用和對技術(shù)市場的有效開拓。學校內(nèi)部負責檔案管理的相關(guān)工作人員可制定合理的收費標準，對外提供有償?shù)目蒲袡n案和相關(guān)信息使用服務，增強檔案信息的綜合價值，并有效激發(fā)學校教學科研人員對檔案資料進行歸檔的工作積極性。

2.7 對檔案信息進行主動傳遞

學校要全面分析和深入研究庫存檔案和相關(guān)資料，對各類專題調(diào)查相關(guān)研究涉及的檔案進行集中編目，大幅度提高專題報道的水平，為查找檔案信息的各類使用者提供系統(tǒng)清晰的線索，據(jù)此實現(xiàn)對檔案信息的廣泛利用。學校要主動將專題目錄和檔案信息向各系部、各研究室、各課題組以及相關(guān)單位傳遞，促進對供需關(guān)系的有效溝通。

2.8 對檔案信息利用效果進行收集反饋

學校要注重對檔案信息利用效果進行收集反饋，據(jù)此對檔案信息的開發(fā)利用進行優(yōu)化改進。學校要對檔案信息實施跟蹤管理。學校檔案登記處要針對檔案信息的開發(fā)利用構(gòu)建相應的利用效果跟蹤卡，對檔案信息的實際利用效果進行登記，實現(xiàn)及時記錄，并對檔案信息利用效果進行集中統(tǒng)計，并在此基礎(chǔ)上實施綜合分析，對相關(guān)經(jīng)驗進行總結(jié)，促進檔案信息開發(fā)質(zhì)量和利用效果實現(xiàn)大幅度提升。

3 結(jié)語

綜上所述，在新形勢下，學校對檔案信息進行開發(fā)利用，能為學校管理決策提供有價值的參考依據(jù)、為學校教學科研提供相關(guān)服務，且能有效滿足學校師生員工和社會各界的多樣化需求。對此，學?？赊D(zhuǎn)變檔案信息開發(fā)利用觀念、豐富學校館藏檔案資料、構(gòu)建合理的檔案館藏結(jié)構(gòu)、借助信息技術(shù)對檔案信息資源進行合理布局、構(gòu)建高效便捷的檢索體系、加強檔案編研相關(guān)工作、對高質(zhì)量的檔案信息進行積累、對檔案信息進行主動傳遞、對檔案信息利用效果進行收集反饋通過等措施，實現(xiàn)對檔案信息的高效開發(fā)利用。

參考文獻

[1]楊柳紅.新形勢下中職學校檔案信息開發(fā)利用的探究[J].廣西教育，2016（18）：79-79.

[2]周麗娜.淺議新形勢下高校檔案信息資源的開發(fā)利用[J].科學家，2017（5）：74.

[3]安建彤.淺談如何開發(fā)利用學校檔案信息資源[J].教育界：綜合教育研究，2016（7）：5-5.

[4]劉宏彥.基層院校檔案信息資源開發(fā)利用的對策[J].蘭臺內(nèi)外，2017（2）：54-54.