試論電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的超前控制管理措施

劉曉申

摘 要：在電力工程建設(shè)過程中，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行超前控制管理，有著極為重要的意義，為了強(qiáng)化相關(guān)人員的認(rèn)識，本文提出一些與工程檔案超前控制管理相關(guān)的概念，并結(jié)合實(shí)際的工作內(nèi)容，對超前控制管理工作的要點(diǎn)展開分析，希望能夠起到積極的參考作用。

關(guān)鍵詞：電力工程；建設(shè)項(xiàng)目檔案；超前控制；管理措施；分析

電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案中的一個(gè)重要門類，對企業(yè)的生產(chǎn)活動、經(jīng)營活動進(jìn)行了直觀的顯示，不同時(shí)期的工程檔案資料，也會對建設(shè)工程的技術(shù)水平、管理水平有所體現(xiàn)，由于其能夠較為真實(shí)的對工程項(xiàng)目過程進(jìn)行記錄，是企業(yè)執(zhí)行維護(hù)、生產(chǎn)、擴(kuò)建等活動的重要依據(jù)。但是在對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理時(shí)，卻存在著較為繁瑣、復(fù)雜的問題，所以如何保障檔案收集的齊全，以及確保檔案能夠按時(shí)歸檔，是電力工程檔案管理工作者需要解決的重要問題。

1 電力工程項(xiàng)目檔案管理中的問題分析

1.1 問題分類

在對變電工程的檔案收集、歸檔情況進(jìn)行調(diào)查的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前造成檔案管理工作出現(xiàn)問題的主要原因，是工作人員對整個(gè)檔案資料缺乏全程性的監(jiān)控，具體可以從以下這幾個(gè)方面進(jìn)行論述：第一，對于工程檔案的管理工作，項(xiàng)目的建設(shè)單位存在著忽視的情況，尤其是在施工過程中，由于項(xiàng)目數(shù)量較多、工期較短、工作任務(wù)較重，導(dǎo)致項(xiàng)目前期資料收集工作不順利，并且對于參建單位也未能提出正確的檔案管理要求；第二，參建單位對于竣工資料的質(zhì)量缺乏足夠的重視，導(dǎo)致一些文件出現(xiàn)表示不正確、手續(xù)不完備、原件未歸檔等情況；第三，在工程建設(shè)過程中，多數(shù)施工單位都在強(qiáng)調(diào)工程的進(jìn)度，但是卻忽視了檔案管理工作，在工程結(jié)束后，執(zhí)行竣工驗(yàn)收的時(shí)候才對檔案資料進(jìn)行整理、報(bào)送，導(dǎo)致其真實(shí)性、完整性難以達(dá)到合格化的標(biāo)準(zhǔn)，直接影響了日后的使用。

1.2 問題原因

從工程的立項(xiàng)，到正式投產(chǎn)，需要經(jīng)歷設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，會經(jīng)歷較長的一段時(shí)間，多數(shù)工程都是在完成工程竣工后對檔案資料進(jìn)行收集，并且竣工檔案多是有承建單位一次性移交到檔案接收部門手中，再由其對檔案資料進(jìn)行整理、組卷、編目、歸檔、保管。在實(shí)施過程中，由于是后期才進(jìn)行檔案整理，所以會在竣工檔案的收集上，出現(xiàn)不完整、不齊全等問題，由于時(shí)間上比較倉促，導(dǎo)致一些管理人員未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，作出必要的糾正和處理。還有，在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，施工單位對檔案缺乏重視度，由于整個(gè)建設(shè)的工期較長，人員流動比較大，稍有疏忽，都有可能導(dǎo)致原檔案無法查找，而部分檔案還由于收集不及時(shí)，存在著丟失、損毀等問題，直接影響到了工程檔案的歸檔時(shí)間和歸檔質(zhì)量。

2 電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的超前控制管理措施

2.1 明確相關(guān)職責(zé)

作為電力工程建設(shè)中的一個(gè)重要組成，從當(dāng)前工程檔案管理的現(xiàn)狀來分析，不少項(xiàng)目建設(shè)單位多多少少都存在著一些輕視檔案管理工作的情況，認(rèn)為工程管理部門只是負(fù)責(zé)工程建設(shè)，將工程檔案管理工作全部劃歸為檔案部門的職責(zé)，所以，在以后的檔案管理工作中，工程管理部門要與檔案部門就檔案管理過程中的職責(zé)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的明確。在具體執(zhí)行中，工程檔案管理部門主要對工程檔案進(jìn)行收集、整理，并對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等部門移交的工程檔案進(jìn)行審查，在工程竣工三個(gè)月以內(nèi)，要將整理完畢的工程檔案上交到檔案部門；檔案部門主要對工程檔案的收集、整理工作進(jìn)行指導(dǎo)，并按照工程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，對工程檔案執(zhí)行審查。明確這兩個(gè)部門的檔案管理職責(zé)，并將其納入到績效考核體系之中，是達(dá)到超前控制管理的重要前提。

2.2 完善管理流程

提升整個(gè)流程控制管理的效率，也是一項(xiàng)不容忽視的重要內(nèi)容，所以在制定工程檔案管理流程的時(shí)候，要把握好以下這幾個(gè)工作內(nèi)容：首先，在工程立項(xiàng)之后，工程管理部門應(yīng)該及時(shí)告知檔案部門，并將一些具體的工作計(jì)劃上報(bào)到檔案部門。檔案管理部門要比工程管理部門更早掌握立項(xiàng)和計(jì)劃，這樣超前控制才能順利執(zhí)行，并且檔案管理部門可以根據(jù)工程的實(shí)施階段，對檔案進(jìn)行收集和整理，并發(fā)揮相應(yīng)的監(jiān)督的作用；其次，工程管理部門在與參建部門進(jìn)行合同簽訂的時(shí)候，應(yīng)該就工程檔案的移交時(shí)間、移交范圍、質(zhì)量要求和違約賠償?shù)葍?nèi)容作出詳細(xì)的約定，在電力企業(yè)的發(fā)展中，基礎(chǔ)建設(shè)工程的規(guī)范化發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)超前控制的重要保障；最后，工程管理部門還應(yīng)該設(shè)置專職的工程資料管理崗位，要求工作人員根據(jù)工程的實(shí)際進(jìn)度來對工程資料進(jìn)行歸檔，檔案部門通過對工程檔案進(jìn)行階段性的審查，并且就該階段的工作內(nèi)容，進(jìn)行準(zhǔn)確的評價(jià)，確保其構(gòu)成的完整性，如果有需要整改的內(nèi)容，則應(yīng)該出具相應(yīng)的報(bào)告，完善超前控制的管理重點(diǎn)。

2.3 強(qiáng)化過程控制

在對檔案進(jìn)行收集的時(shí)候，無論是工程管理人員，亦或者是檔案人員，都會遇到如何對歸檔資料進(jìn)行界定的問題。按照相關(guān)的檔案管理要求，應(yīng)該建立電力工程項(xiàng)目檔案技術(shù)交底的相關(guān)制度，并要求施工人員在工作中對資料進(jìn)行必要的積累，保障建設(shè)項(xiàng)目原始記錄的真實(shí)與可靠。在執(zhí)行檔案交底工作的時(shí)候，主要可以從以下這兩個(gè)方面入手：第一，檔案部門應(yīng)該參與到各項(xiàng)工程交底的工作之中，并對工程建設(shè)的程序、文件進(jìn)行深入的了解，確保管理的主動性，并且在執(zhí)行的過程中，還應(yīng)該對工程技術(shù)人員進(jìn)行檔案工作的作用、意義進(jìn)行宣傳，取得其對檔案工作的配合與支持；第二，檔案人員要參與一些培訓(xùn)和回憶，就參建單位人員進(jìn)行檔案管理交底，確保施工人員具備較強(qiáng)的檔案收集意識，讓他們對文件形成過程中需要注意的事項(xiàng)，以及文件資料的收集、歸檔范圍、質(zhì)量要求等進(jìn)行深入了解，盡可能配合檔案人員的工作，更好服務(wù)檔案的超前控制管理。

3 結(jié)語

總而言之，在電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，超前控制管理對于工程檔案的完整度、準(zhǔn)確率好歸檔指標(biāo)的提升，有著極為重要的意義，工作人員在執(zhí)行的過程中，應(yīng)該不斷提升自我的管理效率，發(fā)揮崗位作用，滿足電力工程建設(shè)檔案管理的實(shí)際需求，盡可能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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