信息化時代會計檔案管理研究

周香怡

摘 要：伴隨著會計檔案進入信息化階段，會計檔案發(fā)生了質的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足新時代的需要，探索新的會計檔案管理辦法顯得尤為重要，本文從信息化時代會計檔案所呈現的新特點入手探究當前會計檔案管理模式中需要解決的幾點問題，并據此提出幾點舉措以此完善會計檔案管理工作。

關鍵詞：信息化；會計檔案；管理

隨著計算機網絡技術發(fā)展及互聯(lián)網的普及，社會各個行業(yè)開始進入信息化時代，會計檔案管理工作也進入電子化管理階段，與傳統(tǒng)的會計檔案相比，信息化時代下的會計檔案呈現出新的特點，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能完全適應信息化時代的發(fā)展需要，因此探索信息化時代下會計檔案的管理勢在必行。

1 信息化時代下會計檔案與傳統(tǒng)會計檔案的區(qū)別

信息化時代下的會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案內容更加豐富，范圍更加廣泛。傳統(tǒng)的會計檔案主要是指紙質的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等，信息化時代下的會計檔案既包含傳統(tǒng)的以紙張為介質的傳統(tǒng)檔案同時也包含以磁性介質和光盤形式存在的電子檔案，具體主要指打印輸出的各種紙質憑證報表賬簿和會計系統(tǒng)軟件中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序和其他文檔資料。電子會計檔案以電子數據形式記錄、傳輸及使用，較傳統(tǒng)的紙質檔案內涵更加豐富完整。

信息化時代下的會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案對外部環(huán)境的要求更高。傳統(tǒng)的會計檔案由于以紙質為載體進行保存，對外部的環(huán)境要求不高，不容易受到外界的破壞，保密性和安全性更強。信息化時代下的電子會計檔案依靠磁性介質為信息的存儲載體，雖然占用的空間小便于攜帶，但是磁性介質對環(huán)境依賴性較強，因為電子數據容易遭人惡意篡改，需要配置較為安全的軟硬件設備，另外電子數據也容易因溫度、濕度而發(fā)生意外丟失，因此在平時的管理中要強對數據安全的管理，注意防火、防潮、防水、防磁，否則數據容易遭到破壞。

信息化時代下的會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案使用效率更高，資源共享更為便捷。傳統(tǒng)的會計檔案記載于紙上，雖然更加直觀，也更利于保密和保護，但是在信息化大背景下不能更好的滿足高效的辦公需求，由于計算機技術和網絡技術在會計信息系統(tǒng)的應用，信息化時代下的電子會計檔案一方面便于日常查詢、統(tǒng)計分析、報表制作等工作，大大提高了會計檔案的使用效率，另一方面通過實時網絡傳輸，使得會計資源的共享更加的便捷。

2 信息化時代會計檔案存在的問題

2.1 信息化時代下會計檔案管理制度缺乏科學性、規(guī)范性

科學合理的制度規(guī)范是信息化時代會計檔案管理的基礎，現階段由于對會計檔案管理工作還不夠重視，會計檔案的歸檔仍然沿襲傳統(tǒng)管理制度，電子會計檔案管理行業(yè)內標準沒仍有落實，目前依然只注重傳統(tǒng)紙質檔案的歸檔整理，即將打印輸出的記賬憑證、會計賬簿及會計報表的紙質檔案歸檔，沒有按照要求對會計電子檔案進行編號和著錄，也沒有對這些信息化載體制定相應的管理辦法，使得電子會計檔案沒有發(fā)揮其應有的效能。

2.2 信息化時代下會計檔案外部環(huán)境存在安全隱患

如前所訴電子會計檔案依賴于磁盤網絡介質等外部環(huán)境，它實現了資源的高效共享，而同時也加大了會計檔案數據被篡改、破壞的風險。電腦病毒的入侵導致會計數據丟失、數據被泄露的風險加大，電子數據被修改后不容易被人察覺，這給惡意篡改者留下了可乘之機，在這種情況下，電子會計檔案如果沒有很好的安全防護措施很容易失真。

2.3 會計檔案管理人員隊伍素質有待提高

信息化時代下的會計檔案管理工作是一個綜合性的工作，對管理人員提出了更高的要求，需要有一定的財務知識基礎熟悉計算機網絡的綜合性檔案管理人才對會計檔案進行管理，特別是對會計檔案存儲的軟、硬件設備的操作和維護都有一定的認識才能確保電子會計檔案歸檔的準確性、完整性及安全性?，F階段各個單位對檔案管理的認識不夠，仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理層面，利用非專業(yè)化人員或者兼職人員對會計檔案進行整理歸檔導致會計檔案歸檔不規(guī)范，不完整，檔案安全性也很難達到預期的要求。

3 信息化時代會計檔案管理完善舉措

3.1 加強領導，提高對會計檔案管理工作的重視程度

領導重視是搞好信息化時代會計檔案管理工作的前提和關鍵，對于電子會計檔案而言，其完整性與完全性不容小視，相關領導和管理者應該充分認識到這項工作的重要性， 首先在思想上重視，不斷的組織財務部門和檔案管理部門學習相關檔案管理制度規(guī)范，確保會計檔案管理人員認識到電子會計檔案管理的重要性。其次要加大對會計檔案管理工作人力與財力的投入，為會計檔案的管理提供各種有利的環(huán)境創(chuàng)造良好的氛圍。

3.2 完善會計檔案管理體系，強化會計檔案內部控制力度

要想全面做好電子會計檔案的管理工作，必須要制定完善的管理制度，各單位應該結合本單位的實際制定出電子會計檔案管理辦法，這些辦法應該細化到每一個辦理程序，以確保會計檔案有序存放，妥善保管，防止損壞、泄密、丟失。引進先進的技術保證電子數據的安全，防止惡意篡改者對書籍進行破壞。同時強化內部控制管理力度，通過建立內部審計及內部控制自我評價機制加強對會計檔案各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督，定期對會計檔案進行審查與核對，建立嚴格的崗位責任制，增強每一個會計檔案管理人員的責任意識，以確保責任落實到每一個人。

3.3 建立數據安全防范機制

電子會計檔案存儲于磁盤介質中對數據的安全性提出了很高的要求，一方面各單位要在設計電子會計檔案管理的流程中增加監(jiān)控程序，對電子信息的歸檔、查詢建立相應的授權審批制度，使得電子數據不會被輕易的篡改，保證電子會計檔案歸檔整理的安全性和完整性。另一當面，應增強硬件投入，存放電子會計檔案場所要具備防火、防潮、防磁等條件，應利用防火墻、殺毒軟件等先進的技術手段確保電子數據的安全，此外必須對電子數據進行備份，并定期對以前年度存放的電子數據進行檢查。

3.4 加大培訓力度提高會計檔案管理人員的綜合素質

在信息化時代，各單位應積極引進一些同時掌握計算機技術、精通檔案管理知識及財務知識的綜合性人才來加強對會計電子檔案的管理。在日常工作中，一是加強對會計檔案管理人員的職業(yè)道德教育，電子會計檔案因其特殊性很容易被管理人員私自篡改，一旦會計檔案管理人員缺乏良好的職業(yè)道德很容易造成財務數據缺乏真實性和準確性。二是加大對檔案管理人員的培訓力度，定期組織財務部門和檔案管理部門人員學習相關會計檔案管理辦法，通過多門類多層次的知識培訓完善檔案管理人員的知識體系。三是各單位要根據單位實際制定合理的獎懲機制，確保每一位會計檔案管理人員在自身所處的崗位上具備一定的責任意識。

4 結束語

在信息化時代下，電子會計檔案與傳統(tǒng)檔案相輔相成，密切聯(lián)系，會計檔案工作面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，一方面要順應時代的發(fā)展抓住機遇，另一方面要正視當前檔案管理工作中存在的問題，通過加強組織領導，完善會計檔案管理體系，建立數據安全防范機制，提高會計檔案管理人員的綜合素質來提高會計檔案管理的效率，保障會計檔案的安全，使會計檔案利用信息化時代的契機發(fā)揮更大的效能。

參考文獻

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