煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

劉莎

摘 要：在我國(guó)快速發(fā)展的過程中，我國(guó)的煤礦企業(yè)是必不可少的資源，煤礦生產(chǎn)屬于傳統(tǒng)工業(yè)，歷史悠久。但隨著社會(huì)的持續(xù)發(fā)展、科技的不斷創(chuàng)新，使得煤礦企業(yè)的一些工作在網(wǎng)絡(luò)上獲得了新的發(fā)展空間，煤礦檔案管理也是其中之一。檔案管理是煤礦企業(yè)的主要工作，新時(shí)代的檔案管理不再局限于使用傳統(tǒng)的手工模式，信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨。因此，本文從煤礦檔案管理的重要性入手，探討加強(qiáng)其信息化建設(shè)的策略，以助力煤礦企業(yè)提升檔案管理的技術(shù)水平。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)策略

社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，使得煤炭產(chǎn)業(yè)正在朝著規(guī)模化、集約化的趨勢(shì)發(fā)展，煤礦企業(yè)主輔分離、輔業(yè)改革、關(guān)閉破產(chǎn)以及兼并重組等現(xiàn)象層出不窮，使得檔案管理工作的體制、環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理開始暴露出諸多不足，如軟硬件落后、管理制度不完善以及信息化建設(shè)滯后等，在一定程度上制約了煤礦企業(yè)的改革發(fā)展。因此，要想保障煤礦企業(yè)的順利改革，全面加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行。

1 煤礦檔案管理的重要性

檔案中包含完整、可靠的信息，對(duì)煤礦企業(yè)的管理和發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理，利用現(xiàn)有資料挖掘檔案信息，了解煤礦企業(yè)過去的歷史，綜合分析相關(guān)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)煤礦企業(yè)今后的發(fā)展。通過整理煤礦企業(yè)檔案，企業(yè)管理者還能掌握過去的歷史、了解現(xiàn)在的情況、預(yù)測(cè)未來的趨勢(shì)，提升決策的合理性與有效性。如果煤礦企業(yè)的各個(gè)部門沒有在平時(shí)積累檔案，檔案管理人員也沒有收集和管理好檔案，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就無法了解企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)管理情況，就容易做出不合理甚至錯(cuò)誤的決策，使企業(yè)遭受損失。特別是在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)煤礦企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理意義重大。因此，煤礦企業(yè)為提高管理質(zhì)量，就必須通過信息化建設(shè)挖掘檔案信息，如實(shí)反映企業(yè)狀況。此外，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)煤礦企業(yè)有效開展經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、加快現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程顯得尤為重要。

2 煤礦企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

對(duì)于煤礦企業(yè)檔案管理工作而言，是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要管理人員具備較高的能力和素養(yǎng)。煤礦企業(yè)檔案管理專業(yè)人才匱乏，人員素質(zhì)水平有待進(jìn)一步提高，所以導(dǎo)致檔案管理水平較低，具體體現(xiàn)在以下幾方面：第一，煤礦企業(yè)盲目追求經(jīng)濟(jì)效益，將人才培養(yǎng)重點(diǎn)放在了經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)上，忽視了檔案管理人員培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)無法適應(yīng)當(dāng)下需求。第二，檔案管理人員工作積極性不高，主要是沒認(rèn)清檔案管理工作重要性，這不僅無法提高檔案管理水平，而且還會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)極度混亂的現(xiàn)象。第三，信息技術(shù)不斷發(fā)展，煤礦企業(yè)檔案管理工作逐漸朝著信息化和智能化方向發(fā)展，這就需要有相應(yīng)信息技術(shù)人才進(jìn)行支撐，然而煤礦檔案管理人員雖然具備很好的管理經(jīng)驗(yàn)和能力，對(duì)于信息化技術(shù)的掌握不到位，無法適應(yīng)信息化的檔案管理需求。

2.2 信息化建設(shè)存在滯后性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息化成為各行業(yè)建設(shè)的主旋律，檔案管理也不例外。但反觀煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，其主要存在以下兩個(gè)方面的問題：一方面，在信息化建設(shè)潮流中，諸多煤礦企業(yè)均在嘗試檔案管理信息化建設(shè)，但其信息化建設(shè)僅僅局限于通過電腦代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工操作，當(dāng)前諸多的新興信息化技術(shù)均沒有引入，存在較大的滯后性；另一方面，部分煤礦企業(yè)盡管開始主動(dòng)引入新興的信息化技術(shù)，但因?yàn)橘Y金、人才方面的限制，實(shí)際應(yīng)用效果并不理想。

2.3 建設(shè)項(xiàng)目與檔案管理沒有同步進(jìn)行

第一，由于檔案管理工作沒有與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，所以導(dǎo)致檔案資料收集和處理出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后性，無法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性作用。第二，對(duì)于項(xiàng)目后續(xù)的驗(yàn)收階段，存在嚴(yán)重的審核不規(guī)范現(xiàn)象，此問題主要是煤礦企業(yè)沒有在驗(yàn)收單位中設(shè)置檔案管理人員，使得審核階段得不到檔案管理工作的指導(dǎo)，最終給企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。第三，檔案收集和存檔的無效文件較多，不具有相應(yīng)的法律效力，所以給建設(shè)項(xiàng)目的開展造成嚴(yán)重影響，此問題出現(xiàn)的主要原因是企業(yè)在重要檔案資料收集時(shí)大都是復(fù)印件，缺少原件，所以導(dǎo)致出現(xiàn)了一些無法律效力的無效文件。

3 加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加強(qiáng)煤礦聲像檔案管理

聲像技術(shù)是煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用較為廣泛的一項(xiàng)技術(shù)手段，主要是記錄煤礦生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)的聲像資料。聲像資料具備顯著的特征，能使煤礦企業(yè)檔案更準(zhǔn)確、更直觀，其內(nèi)容也蘊(yùn)含豐富的信息，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不可比擬的。而且聲像檔案的復(fù)制與編輯更容易，難以造假，即便是造假也能利用專業(yè)技術(shù)手段加以識(shí)別，從而進(jìn)一步保證了煤礦企業(yè)檔案的可信度。煤礦企業(yè)的管理者應(yīng)高度重視聲像檔案管理工作，同時(shí)抓好聲像檔案管理制度建設(shè)。煤礦企業(yè)聲像檔案管理工作不能全憑想象，更不能停滯不前，要有序進(jìn)行，注重使用聲像技術(shù)的效果，通過制度鞏固聲像檔案管理成果。此外，要注意強(qiáng)化聲像檔案管理分工負(fù)責(zé)制的落實(shí)，明確劃分聲像檔案管理工作的責(zé)權(quán)利，做到專業(yè)、專崗、專人、專管，明晰崗位與業(yè)務(wù)范疇，將責(zé)任落實(shí)到人頭，從而提高聲像檔案管理工作的實(shí)際效果。如檔案管理人員應(yīng)有效收集各單位、各部門的聲像資料，針對(duì)重要的環(huán)節(jié)與時(shí)間，務(wù)必要有高質(zhì)量的聲像資料作為檔案素材，并選擇恰當(dāng)?shù)膬?nèi)容。

3.2 提高檔案管理信息化水平

第一，加強(qiáng)硬件投入。對(duì)于煤礦檔案信息化建設(shè)而言，必須要有高標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備作為支撐，例如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，這都是信息化檔案管理工作須具備的，為檔案管理效率提升提供重要物質(zhì)基礎(chǔ)。第二，軟件方面投入。除了硬件投入外，還需要加強(qiáng)信息化檔案管理軟件投入，例如完善資源檢索系統(tǒng)，這可以快速有效進(jìn)行檔案信息庫查詢，給檔案管理效率提升創(chuàng)造條件。第三，信息化檔案管理雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了智能化和自動(dòng)化，但還不能脫離人員參與，為了達(dá)到提高檔案管理信息化建設(shè)的最終目的，需要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的信息化技能和素養(yǎng)，以確保檔案管理信息化建設(shè)的有序?qū)嵤?，最終促進(jìn)我國(guó)煤礦企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3.3 注重建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)效性

首先，加強(qiáng)建設(shè)單位負(fù)責(zé)制。決策層要統(tǒng)籌安排，掌握信息，全面負(fù)責(zé)，牽頭抓總；執(zhí)行層要扎實(shí)工作，逐項(xiàng)去落實(shí)，針對(duì)問題，提出整改意見，達(dá)到提高管理水平的最終目的。其次，發(fā)揮監(jiān)理部門的監(jiān)督管理作用。建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理單位除按照建設(shè)單位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，還要對(duì)施工單位文件材料形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，對(duì)施工過程中的每個(gè)控制節(jié)點(diǎn)、每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。最后，加強(qiáng)檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高和有一定組織協(xié)調(diào)能力的人員從事檔案工作，并配備相應(yīng)的庫房、裝備、裝具，為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作提供必備條件。

4 結(jié)語

綜上所述，煤礦企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作改革創(chuàng)新就成為煤礦企業(yè)改革的重點(diǎn)。因?yàn)槊旱V企業(yè)本身的特殊性，信息資料更需要保持嚴(yán)謹(jǐn)性、及時(shí)性，這就需要煤礦企業(yè)針對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作存在的問題進(jìn)行深入分析，針對(duì)問題制定針對(duì)性的解決策略，通過基礎(chǔ)建設(shè)、制度完善、技術(shù)引入以及人才培養(yǎng)，保障檔案管理工作的有序推進(jìn)，為煤礦企業(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]朱麗娟.加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：79.

[2]周海霞.煤礦企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)途徑分析[J].人力資源管理，2018（2）：204.

[3]孫玉華.淺談煤礦企業(yè)改革進(jìn)程中檔案管理工作的問題及對(duì)策[J].山東煤炭科技，2014（9）：189-190.