以大數(shù)據(jù)為背景分析電子檔案管理應(yīng)用的局限性及措施

于洋

摘 要：檔案管理與其他行業(yè)一樣，在大數(shù)據(jù)背景下，在管理內(nèi)容與模式上發(fā)生了變化，電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理來講，產(chǎn)生了一定的影響。因此，做好電子檔案管理，結(jié)合社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀與需求，積極開展信息化建設(shè)，從而不斷擴(kuò)大電子檔案管理工作的發(fā)展空間。本文介紹了大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的優(yōu)勢，分析大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的應(yīng)用局限，探討大數(shù)據(jù)背景下改善電子檔案管理應(yīng)用局限的具體措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案；檔案管理；應(yīng)用局限；思考

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及應(yīng)用于人們的生活與工作之中，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，改變了人們傳統(tǒng)的生活與工作方式，以其高速、便利的特征而得到人們的認(rèn)可。電子檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下，發(fā)展十分迅速，并且成為現(xiàn)代檔案管理中的主要工作內(nèi)容。電子檔案不但能節(jié)省大量的儲(chǔ)存空間，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，還具有一定的便利性、共享性，在檔案管理中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。但在實(shí)際的管理中，電子檔案還存在一定的應(yīng)用局限，因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，發(fā)揮其優(yōu)勢，采取相應(yīng)的辦法完善與改進(jìn)其中的不足，從而提升檔案管理工作效率。

1 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的優(yōu)勢

1.1 效率性

電子檔案主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)，與紙質(zhì)檔案相比，能夠減少大量人工操作，降低工作強(qiáng)度，減輕檔案管理人員的工作壓力。在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，大大提高了檔案管理工作效率。

1.2 保密性

電子檔案的儲(chǔ)存是以數(shù)字化為載體，通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索，在查詢過程中，只要輸入關(guān)鍵詞即可，而紙質(zhì)檔案則需要拿出整卷檔案查詢，容易發(fā)生文件信息泄露的情況。電子檔案則利于使用者快速查詢，并具有一定的保密性。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)性

電子檔案是在大數(shù)據(jù)背景下所出現(xiàn)的新時(shí)期檔案管理形式，在管理過程中不但可以快速操作，方便查缺補(bǔ)漏，還能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。電子檔案需要相應(yīng)的管理制度來支撐，與紙質(zhì)檔案相比在管理上更加標(biāo)準(zhǔn)，有效減少人為失誤問題。

2 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的應(yīng)用局限

2.1 難以保證檔案真實(shí)

網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)的不同工作崗位上，改變了傳統(tǒng)的工作模式，在檔案管理中，電子檔案由于其具有較高的便捷性而被應(yīng)用于大部分的檔案資料錄入中。但在實(shí)際的檔案管理上，一些部門管理人員缺乏電子檔案管理意識(shí)，沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的電子檔案管理培訓(xùn)，在工作中忽視檔案管理的重要性，同時(shí)又沒有相應(yīng)監(jiān)督管理制度進(jìn)行規(guī)范，使一些管理人員在工作中容易出現(xiàn)篡改數(shù)據(jù)的情況，難以保證電子檔案的真實(shí)性。并且電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，缺少原始性證據(jù)，降低了電子檔案的真實(shí)有效性。

2.2 容易發(fā)生泄密情況

電子檔案從建立儲(chǔ)存到檢索使用都是通過網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，一些具有高科技、智能化的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于人們的工作之中。電子檔案作為現(xiàn)代化管理模式給單位檔案管理效率與質(zhì)量提供了保障。但由于網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)，儲(chǔ)存電子檔案的管理系統(tǒng)容易受到病毒或黑客的攻擊而發(fā)生泄密情況，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息管理還不夠完善，缺少相應(yīng)的法律法規(guī)來約束與懲治，造成電子檔案保密性較差。一旦電子檔案管理系統(tǒng)受到攻擊，不但會(huì)發(fā)生泄密情況，還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓而無法工作，甚至造成無法修補(bǔ)性損失。

2.3 缺少定期維護(hù)管理

科技在不斷發(fā)展與進(jìn)步，同時(shí)也促進(jìn)了電子檔案管理水平的提高。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理系統(tǒng)需要較為專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用保護(hù)軟件以增強(qiáng)安全性。但在電子檔案的管理中，很多單位缺少對(duì)電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)管理，由于管理人員不具備專業(yè)的電子檔案管理技術(shù)，只是使用系統(tǒng)保護(hù)軟件難以提高電子檔案管理的安全系數(shù)，增大了管理系統(tǒng)信息破壞與泄露的機(jī)率。在面對(duì)突發(fā)情況時(shí)缺少緊急應(yīng)對(duì)措施，增加了電子檔案遭受損壞與丟失的風(fēng)險(xiǎn)。另外，現(xiàn)在有不同種類的管理軟件應(yīng)用于電子檔案管理之中，由于缺乏應(yīng)用管理軟件的統(tǒng)一性，影響了電子檔案的共享性。

3 大數(shù)據(jù)背景下改善電子檔案管理應(yīng)用局限的具體措施

3.1 增強(qiáng)電子檔案真實(shí)有效

為了保證電子檔案能夠真實(shí)有效，就必須要制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度，并監(jiān)督管理人員嚴(yán)格近照制度進(jìn)行管理。同時(shí)，還要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高電子檔案管理水平，讓他們能夠樹立起電子檔案管理安全意識(shí)，及時(shí)排除潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，為檔案增設(shè)保護(hù)屏障。在建立檔案時(shí)要做好資料信息的審查工作，為電子檔案原件的真實(shí)性提供保障；在儲(chǔ)存檔案時(shí)要排殺管理系統(tǒng)病毒，避免管理系統(tǒng)因?yàn)榇嬖诓《径l(fā)生篡改、泄密的情況。另外，還可以通過法律手段來約束和打擊破壞、盜取或篡改電子檔案行為，從而增強(qiáng)電子檔案的真實(shí)性與安全性。

3.2 規(guī)范電子檔案管理流程

目前許多單位的檔案管理模式越來越趨向于智能化和信息化，信息都是通過電子文件的形式來進(jìn)行傳輸。由于電子文件的數(shù)量不斷增加，為電子檔案的管理工作增加了難度。只有對(duì)電子檔案信息進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理，保證電子檔案的安全性和保密性才可以滿足時(shí)代發(fā)展的需求。所以檔案管理部門需要對(duì)電子檔案管理工作制定規(guī)范化的操作流程，確保電子檔案形成的每一個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性，不但建立了標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，也后續(xù)的工作打下了良好的基礎(chǔ)。另外，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，以及標(biāo)準(zhǔn)軟件的應(yīng)用，可以便利檔案管理，對(duì)檔案內(nèi)容的調(diào)閱與整理工作起到了一定的簡化作用。

3.3 做好檔案長期保存工作

大數(shù)據(jù)背景下，各個(gè)行業(yè)的工作模式都發(fā)生了變化，為了滿足社會(huì)發(fā)展需求，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展。在電子檔案的存儲(chǔ)中，需要進(jìn)行備份，避免一旦電子檔案發(fā)生損毀，造成不可挽回的損失。可以運(yùn)用移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，從而避免網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)電子檔案造成的損失。雖說電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，成為檔案管理的主流，但是紙質(zhì)檔案還是有其可取之處的，對(duì)較為重要的檔案，在進(jìn)行電子存儲(chǔ)的同時(shí)還可以采取紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的方式或是微縮膠片等形式進(jìn)行多種方式的保存，為檔案加上更多的保險(xiǎn)。

4 結(jié)論

綜上所述，在工作中要認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，完善大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)越性，認(rèn)真分析電子檔案的不足之處，結(jié)合紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)，使二者之間能夠揚(yáng)長避短，讓檔案管理更加安全可靠。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，越來越多的文件都會(huì)采用電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，在管理工作中要認(rèn)識(shí)到電子檔案中不足之處，采取相應(yīng)的改善措施，提高電子檔案的安全性與可靠性，為檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展提供有力的保障。

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