大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理電子化的思考

王長偉

摘 要：本文主要分析大數(shù)據(jù)時代社保檔案電子化工作的策略與方法，圍繞著社保檔案電子化工作的現(xiàn)實問題，探討有效的社保檔案電子化管理工作的策略，從而提高社保檔案電子化工作有效性，解決社保檔案管理實際問題。

關(guān)鍵詞：社保檔案；電子化；優(yōu)化策略

社保檔案電子化是提高社保檔案應(yīng)用效率，解決傳統(tǒng)社保檔案運轉(zhuǎn)問題的重要手段。尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，社保檔案電子化更是實現(xiàn)社保數(shù)據(jù)信息共享的基礎(chǔ)。

1 社保檔案管理電子化分析

1）實際價值。建立社保檔案電子化管理工作體系，有助于滿足社保管理工作的現(xiàn)實需要，可以提高社保檔案的運用效率，適應(yīng)我國城鄉(xiāng)全面鋪開的社保工作需要。完善社保檔案電子化體系可以為社保數(shù)據(jù)信息的共享應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，有效保證社保檔案的安全性，在降低社保檔案管理成本的基礎(chǔ)上更好的對社保檔案數(shù)據(jù)信息進行挖掘，既滿足了參與保人員的現(xiàn)實應(yīng)用需要，又有助于優(yōu)化和改進社保政策，從而發(fā)揮檔案對社保事業(yè)的促進作用。特別是在大數(shù)據(jù)與云存儲技術(shù)支持下，開發(fā)社保檔案的數(shù)字化建設(shè)事業(yè)，可以形成優(yōu)化的管理模式，可以在體系化的環(huán)境下提高社保檔案管理質(zhì)量，從而解決傳統(tǒng)社保檔案運行與管理的現(xiàn)實問題。

2）工作內(nèi)容。在計算機技術(shù)快速發(fā)展當下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷普及應(yīng)用，使得基層單位可以對社保檔案資料進行電子化轉(zhuǎn)換，這樣更有助于對文字、數(shù)據(jù)、影像資料的保存，并且形成完善的基于電子信息技術(shù)的社保檔案管理運行體系。首先，社保檔案電子化工作的主要工作是對電子社保數(shù)據(jù)信息進行處理，從而提高數(shù)據(jù)信息的處理質(zhì)量與效率。其次，社保檔案電子化可以用于進行社保檔案數(shù)據(jù)信息收集，可以對數(shù)據(jù)失誤現(xiàn)象進行提示預(yù)警，通過信息化的方式全面提高電社保檔案的安全性與真實性。電子化社保檔案還可以用于社保檔案信息的整理與歸檔工作，從而形成完整的社保檔案管理體系，解決社保檔案電子化率低問題。

2 社保檔案電子化建設(shè)問題

1）基礎(chǔ)薄弱。目前我國社保檔案電子化工作還處在發(fā)展階段，社保檔案電子化工作的專業(yè)性不足，基層單位還未能明確社保檔案電子化管理的基礎(chǔ)地位。社保檔案電子化管理工作的操作能力、運行標準、管理辦法等還有待完善。首先，基層窗口社保受理工作量較大，因此影響了檔案影像化效率。還有的基層單位配備的社保檔案的電子化操作設(shè)備不足，缺乏必要的信息技術(shù)手段，社保檔案電子化管理工作存在著舉步維艱的問題。由于我國還缺乏針對電子社保檔案的質(zhì)量認證體系標準，因此電子社保檔案的規(guī)范化水平不足，還未能形成有效的電子社保檔案管理體系，存在著社保檔案管理不達標，社保檔案管理未能形成良好的運行機制，以及不斷滿足專業(yè)化社保檔案管理需要，兼職檔案管理人員專業(yè)水平不足，檔案管理電子化率與質(zhì)量不滿足社保信息使用需要問題。

2）質(zhì)量不足。目前影響社保檔案電子化水平的主要問題在于影像化水平相不足方面，當前社保檔案管理處在紙制時代向信息化時代過渡發(fā)展的階段，我國社保辦理業(yè)務(wù)還未能實現(xiàn)全面的電子化，因此造成了社保檔案電子化工作的中間環(huán)節(jié)較多，檔案電子化工作效率較低，以及電子檔案管理工作的安全性較差問題。由于電子影像化水平較低直接影響了社保辦理工作的連續(xù)性與嚴肅性。發(fā)揮社保電子檔案的價值，保證社保事業(yè)的發(fā)展需要，還要提高社保檔案電子影像工作質(zhì)量，提高社保數(shù)據(jù)信息顯示有效性，形成完善的社保管理工作流程，從而有效的保證電子社保檔案的科學(xué)性，達到高質(zhì)量管理社保檔案的目標，促進社保工作快速發(fā)展。而且，我國社保檔案管理過程中還未能形成基于電子社保檔案的共享機制，人事檔案與社保信息網(wǎng)絡(luò)連接不足，因此影響社保檔案材料質(zhì)量。

3 社保檔案電子化建設(shè)策略

1）完善社保檔案管理制度。高度重視社保檔案的電子化管理，明確基于大數(shù)據(jù)的電子社保檔案管理制度，加強對社保檔案電子化工作的領(lǐng)導(dǎo)，可以促進社保檔案電子化進程的加速，有效滿足未來電子檔案應(yīng)用需求。首先，建立完善的電子社保檔案管理制度，明確電子社保檔案的運行機制，強化明確各部門與職崗位人員在制作、存儲、整理電子社保檔案方面的工作職責。優(yōu)化社保檔案電子化工作方案，制定年度社保檔案電子化工作的計劃，根據(jù)實際情況合理的配置電子社保檔案的人力與物力支持資源，保證電子社保檔案工作的資金，以制度規(guī)定與文件政策的形式為社保檔案電子化提供條件。第三，細化專業(yè)管理水平，強調(diào)電子社保檔案工作績效考核，在相關(guān)電子社保檔案工作標準的基礎(chǔ)上保證電子社保檔案的質(zhì)量，全面推動電子社保檔案的科學(xué)化管理，實現(xiàn)社保檔案規(guī)范化運行。

2）加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理工作。提高社保檔案管理的電子化水平，還要加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的錄入與管理水平，全面提高社保檔案電子化工作的規(guī)范性。首先，把社保檔案電子化工作的著眼放在錄入規(guī)范性上，強化提高電子檔案的制作標準，注重以單元模式開展基于流程性的電子社保檔案的管理，在做好數(shù)據(jù)核實基礎(chǔ)上，加強對電子檔案的檢索編碼管理，保證電子文檔與紙質(zhì)文檔的有效對應(yīng)。其次，加強材料收審制度的建設(shè)工作，全面建立有效的事中控制與事后核查機制，由存管人員對收審的社保檔案材料進行逐項審核，并且建立風險點控制體系，從而達到對收審材料的全面透明化管理。第三，按照誰收集、論影像化的方式進行電子文檔的初步錄制，加強電子文檔錄制工作的限制管理，保證按照規(guī)定的期限進行電子檔案的移交，從而提高電子檔案管理有效性，強化電子檔案運轉(zhuǎn)效率。

3）開發(fā)電子檔案信息系統(tǒng)。提高電子社保檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮電子社保檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價值，需要開發(fā)可共享的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子社保檔案數(shù)據(jù)信息的分類安排，形成科學(xué)化的電了社保檔案管理系統(tǒng)，從而提高電子社保檔案管理的效率。首先，圍繞著電子社保檔案管理的制度要求與上級社保管理部門的電子檔案信息化標準，引進專業(yè)的電子社保檔案管理系統(tǒng)，參照影像化電子社保檔案管理模式，全面加強電子社保檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，形成規(guī)范、完整、全面的電子社保檔案的數(shù)據(jù)庫。強化全體電子檔案的梳理機制，構(gòu)建人事社保檔案的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成電子社保檔案的聯(lián)機檢索，形成智能化的電子社保檔案的網(wǎng)絡(luò)體系，加強電子社保檔案的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，借助有效的網(wǎng)絡(luò)載體發(fā)揮電子社保檔案的價值。第三，基于有效的協(xié)議和身份驗證系統(tǒng)進行電子社保檔案的數(shù)據(jù)分享，滿足電子社保檔案的使用需要，并且通過信息系統(tǒng)保證電子社保檔案的運行安全，達到有效進行電子社保檔案的共享效果。

4）謹防電子檔案泄露風險。提高電子社保檔案的管理質(zhì)量，還要謹防電子社保這檔案存在的信息泄露風險，建立健全的電子社保檔案的責任追究制度，保證電子社保檔案規(guī)范、合理、安全運行。首先，加強電子社保檔案的規(guī)范化運行水平，加強安全管理存儲機制的建設(shè)，優(yōu)化電子社保檔案管理工作的環(huán)境，定期對電子社保檔案進行備份管理。其次，加強對電子社保檔案的定期核查工作，及時的檢查電子社保檔案運行機制是否存在著漏洞隱患。第三，各地社保部門應(yīng)當根據(jù)實地情況建立開放的檢查端口，建立終端查詢責任機制，保證維護企業(yè)職工合法權(quán)益，并且在公開性的電子社保檔案交互審查機制下保證電子社保檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性和安全性。第四，還要強化電子社保檔案管理人員的嚴格履職職責，加強大數(shù)據(jù)時代電子社保檔案的規(guī)范化管理水平，形成責任追查追究機制，督促社保電子檔案管理人員嚴格履職，切實保證電子社保檔案安全性。

4 結(jié)論

提高社保檔案電子化工作水平，還要圍繞著國家有關(guān)社保檔案管理的法規(guī)與政策，明確社保檔案電子化管理的方法，優(yōu)化電子社保檔案的建設(shè)體系，創(chuàng)新性的開展專業(yè)性、規(guī)范性和全面性的電子社保檔案管理工作。

參考文獻

[1]李蘭蘭.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理工作的幾點思考[J].科技展望，2016，26（6）.

[2]方雪照.社區(qū)居民電子健康檔案存在的問題與對策[J].中國檔案，2015（7）.

[3]周成龍.大數(shù)據(jù)時代背景下電子檔案管理發(fā)展的思考[J].蘭臺世界，2017（s2）.