論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

顏英梅

摘 要：檔案管理工作在不同的時(shí)期中具有完全不同的特征，管理者應(yīng)當(dāng)結(jié)合管理環(huán)境出現(xiàn)的變動(dòng)狀況，及時(shí)地調(diào)整現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，豐富檔案管理工作的原有內(nèi)容，形成合適的新型管理模式。信息化是很多檔案管理部門的工作發(fā)展方向，針對(duì)電子化的檔案材料，管理者啟用了新的管理系統(tǒng)，同時(shí)也針對(duì)新型電子檔案開(kāi)發(fā)了新的管理方法，先對(duì)模式與內(nèi)容兩個(gè)方面的轉(zhuǎn)變情況展開(kāi)研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作內(nèi)容；模式；轉(zhuǎn)變

新的時(shí)代要求更各行各業(yè)都保持著與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，檔案管理行業(yè)同樣如此，利用信息技術(shù)與相關(guān)的平臺(tái)可以改變傳統(tǒng)化的檔案管理手段，在掌握全新的管理要求之后，管理者可以結(jié)合傳統(tǒng)化的管理檔案的工作模式的問(wèn)題，調(diào)整管理內(nèi)容，充分發(fā)揮全新管理手段的作用，以電子檔案為主要管理對(duì)象，提升檔案管理體系的數(shù)字化、信息化特點(diǎn)，更多地關(guān)注檔案保護(hù)與使用等方面的工作，轉(zhuǎn)變檔案管理模式與內(nèi)容。

1 檔案管理在工作內(nèi)容方面出現(xiàn)的轉(zhuǎn)變

1.1 收集檔案

收集檔案是檔案管理工作部門需完成的基礎(chǔ)工作之一，在過(guò)去的整理檔案的工作中，管理者需要花費(fèi)大量的時(shí)間從各處采集檔案信息，而后逐一展開(kāi)歸檔工作，存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案材料也需要極大的空間，如果儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案材料的環(huán)境出現(xiàn)了問(wèn)題，檔案也會(huì)隨之出現(xiàn)破損，難以完整地呈現(xiàn)出相應(yīng)的信息。但是獲取信息系統(tǒng)的支持之后，檔案收集工作發(fā)生了變動(dòng)，管理者可注重收集電子檔案，收集效率得以提升，可直接將檔案信息壓縮到電腦等設(shè)備中，在有使用需求時(shí)，直接借助搜索引擎即可快速地找出相應(yīng)的檔案信息，收集檔案信息的工作隨之變得更順暢，整理檔案這項(xiàng)工作的節(jié)奏也可被加快。

1.2 保存檔案

在保存檔案時(shí)，相關(guān)工作內(nèi)容也出現(xiàn)改變。如果管理對(duì)象為紙質(zhì)檔案，管理者需要定期清理檔案存儲(chǔ)室，調(diào)整溫濕度，消除環(huán)境中會(huì)給檔案造成破壞的隱患因素，在日常的檔案管理工作中，就需要消耗極多的精力，管理者很難兼顧后續(xù)的后續(xù)檔案應(yīng)用與信息共享活動(dòng)；當(dāng)檔案管理方法出現(xiàn)變動(dòng)之后，保存檔案這項(xiàng)工作的內(nèi)容也隨之被改變。計(jì)算機(jī)設(shè)備成為保存檔案的重要載體，只是用比較小的空間就可以存儲(chǔ)海量的檔案信息，無(wú)論是調(diào)用、查找還是整理檔案的工作的效率都被提升，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也使檔案信息傳遞的工作變得更加便利，但是相對(duì)地，管理者也需調(diào)整管理行為，注重開(kāi)放化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給檔案信息安全帶去的負(fù)面影響，做好防護(hù)工作，避免重要的檔案信息被篡改與竊取，可將身份權(quán)限與防火墻系統(tǒng)結(jié)合使用，設(shè)置多重安全防護(hù)。

1.3 其他新的管理工作內(nèi)容

鑒于信息化設(shè)備在全新的檔案管理活動(dòng)中的重要作用，管理者除了需要對(duì)檔案材料以及信息資源進(jìn)行管控之外，還應(yīng)當(dāng)定期維護(hù)電腦、打印機(jī)等設(shè)備，不可使其頻繁地出現(xiàn)故障。針對(duì)檔案信息資源，安全管理工作的方式被改變，原來(lái)的手工管理方法被改變，檔案出現(xiàn)了被改變的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，在現(xiàn)有的電子檔案管控平臺(tái)中，非法方法檔案系統(tǒng)但是后果相對(duì)比較嚴(yán)重的問(wèn)題，同時(shí)其出現(xiàn)頻次也比較高，在安全管理過(guò)程工作中，管理單位應(yīng)當(dāng)更新訪問(wèn)權(quán)限，集中精力調(diào)整身份驗(yàn)證系統(tǒng)，使用防火墻來(lái)地域外部網(wǎng)絡(luò)的病毒，預(yù)防檔案信息的完整性被破壞的問(wèn)題，使用最新的殺毒軟件，使檔案管控工作始終可以在安全的條件下進(jìn)行。

2 檔案管理在模式方面的轉(zhuǎn)變

除了基本的檔案管理工作內(nèi)容出現(xiàn)變動(dòng)之后，檔案管理的工作模式也產(chǎn)生了明顯的變化。

2.1 管理理念變動(dòng)

電子檔案運(yùn)用的越來(lái)越廣泛并逐漸成熟，檔案管理從內(nèi)容到模式都朝著信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，這一切都是檔案管理新的發(fā)展方向，也是我們探索研究的重點(diǎn)。

信息化時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)下不斷增長(zhǎng)的需求對(duì)檔案管理工作提出更多新要求，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念以對(duì)提高對(duì)電子檔案資料的管理效率。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案管理復(fù)雜工作內(nèi)容與單調(diào)枯燥的管理方法，很多檔案管理工作者都因此產(chǎn)生一些抵觸或懈怠情緒，其工作思維多處于被動(dòng)思維的影響之中這種情況實(shí)際上嚴(yán)重妨礙了檔案管理工作的順利開(kāi)展，所以需要大力培養(yǎng)管理者創(chuàng)新的管理工作意識(shí)和新型管理理念，破除舊的工作思路，以有效提升管理效率和管理水平以及檔案管理工作的科學(xué)化。

2.2 構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)

當(dāng)今社會(huì)，電子政務(wù)與辦公自動(dòng)化進(jìn)程的進(jìn)一步加快，各單位在各項(xiàng)工作及活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案，要求我們實(shí)行電子文件電子檔案的一體化管理，對(duì)工作中所產(chǎn)生的電子文件和電子檔案全盤考量與超前控制，進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文檔與電子文件的生成、處理、傳遞、存儲(chǔ)、查閱、收集、利用、歸檔一體化，將二者進(jìn)行無(wú)縫鏈接并保證其安全性，推動(dòng)文檔管理工作流程科學(xué)化、合理化。此外，電子文檔一體化管理還應(yīng)該推廣到各單位職能部門所產(chǎn)生的不同類型的、不同載體的各種檔案，以促使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)緊密結(jié)合，充分發(fā)揮一體化所帶來(lái)的數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢(shì)，為電子文件、電子檔案的管理與歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 形成全新的管理工作機(jī)制

檔案管理工作要密切結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)，不斷進(jìn)行調(diào)整、完善、改革及創(chuàng)新，同時(shí)豐富和發(fā)展檔案管理工作基本要求，從而滿足信息化時(shí)代發(fā)展要求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的更大社會(huì)價(jià)值。

電子檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的模式和儲(chǔ)存方式，檔案資料和內(nèi)容也呈現(xiàn)幾何倍增長(zhǎng)的趨勢(shì)，因此其管理工作也要適時(shí)發(fā)生改變。做好檔案管理工作要求不斷完善檔案管理機(jī)制，探尋研究新型檔案管理形式，加快形式創(chuàng)新與內(nèi)容改革，從而促進(jìn)檔案管理工作與發(fā)展相適應(yīng)。此外，檔案管理內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變還需要我們創(chuàng)新工作思路，大力培養(yǎng)滿足當(dāng)前檔案管理事業(yè)需要的專業(yè)人才，重視人才培養(yǎng)與人力資源的合理有效利用。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的重心需要被轉(zhuǎn)移到保障信息安全與服務(wù)方面，在信息網(wǎng)絡(luò)支持下，檔案管理部門可以調(diào)整工作方式，使新時(shí)期的檔案管理工作更具開(kāi)放化的特點(diǎn)，提升檔案資料管理工作效率的同時(shí)，更好深入地挖掘檔案的潛在價(jià)值，工作人員應(yīng)主動(dòng)接受培訓(xùn)，提升自己在檔案管理方面的專業(yè)化水平，注重以正確的態(tài)度應(yīng)對(duì)客戶，提供優(yōu)質(zhì)的信息化檔案服務(wù)，使檔案也可以創(chuàng)造更多的綜合效益。

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