高校檔案信息化建設(shè)策略

【摘 要】在高校管理中，檔案管理作為重要的一環(huán)，對(duì)高校管理質(zhì)量和發(fā)展方向都有著直接的影響。在信息化高速發(fā)達(dá)的時(shí)代，必須要在高校檔案管理中，以前瞻性的視角對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化和信息化管理，這樣才能提高高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。經(jīng)過(guò)研究，以信息化技術(shù)手段對(duì)高校進(jìn)行檔案管理，一方面符合了高校的信息化發(fā)展要求，另一方面也可以將高校的檔案管理工作加以簡(jiǎn)化，因此，信息化檔案管理是非常必要的。如今校園的檔案管理工作，雖然在一些方面取得了部分成效，但仍然有部分問(wèn)題尚待解決，如管理觀念落后、創(chuàng)新意識(shí)不足、技術(shù)保障不到位、網(wǎng)絡(luò)安全事件時(shí)有發(fā)生等。因此，對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理，必須從尚待解決的問(wèn)題入手，更新管理理念、規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化

【中圖分類號(hào)】G647.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】2095-3089（2019）08-0021-02

引言

當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)、信息及數(shù)字技術(shù)已逐漸成為現(xiàn)代社會(huì)的主流發(fā)展方向，在這一發(fā)展基礎(chǔ)上，各行各業(yè)都有了新的發(fā)展方向，也帶來(lái)了前所未見(jiàn)的發(fā)展機(jī)遇。隨著先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的逐漸發(fā)展，檔案管理工作也日益發(fā)展變化，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理已成為檔案管理工作未來(lái)發(fā)展方向。在高校這一特殊社會(huì)環(huán)境中，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理也越來(lái)越受到重視，在此基礎(chǔ)上，也可以對(duì)高校的全面信息化發(fā)展起到促進(jìn)作用。然而，盡管對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化建設(shè)管理意義重大，但當(dāng)前的管理工作中，仍然有許多問(wèn)題尚待解決，覆蓋了管理理念、技術(shù)及人員等多方面，尚存的問(wèn)題也嚴(yán)重阻滯著高校檔案信息化管理工作的進(jìn)一步發(fā)展[1]。因此，用信息化技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理的工作是刻不容緩的，我們應(yīng)該立足高校檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展情況，在實(shí)際建設(shè)中逐步建設(shè)信息化高校檔案管理系統(tǒng)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

高校檔案信息化管理，是指采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)完成對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的采集，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化分類及存儲(chǔ)，并在校園局域網(wǎng)下通過(guò)計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)服務(wù)將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳遞。采用信息化管理方式，可以有效提升檔案信息的完整性、可靠性和管理安全性，在高校發(fā)展附中是非常必要的。具體可通過(guò)一下三方面進(jìn)行闡述：

一是高校檔案信息化管理和檔案業(yè)務(wù)發(fā)展方向兩相契合。隨著高校規(guī)模的日益發(fā)展擴(kuò)大，高校檔案業(yè)務(wù)也在逐漸發(fā)展成為以名人檔案、職稱評(píng)定及個(gè)人檔案等資料管理為主的管理業(yè)務(wù)，高校的自動(dòng)化辦公水平也得到了極大提升。當(dāng)然，高校檔案信息除了名人檔案、個(gè)人檔案等信息外，還有其他多種形式的檔案信息有待管理，在信息化檔案管理中，可以通過(guò)數(shù)字化技術(shù)對(duì)多種不同載體的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與管理，從而將檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間進(jìn)一步擴(kuò)大[2]。

二是高校檔案信息化管理對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新起到了推動(dòng)作用。采用信息化技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理，可以有效的打破傳統(tǒng)的手工管理信息的模式，對(duì)檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行更新。而在高校的檔案管理工作中，僅僅使用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，后續(xù)就能對(duì)檔案信息進(jìn)行智能化的存儲(chǔ)、管理及應(yīng)用。

二、高校檔案信息化管理中的問(wèn)題

高校檔案信息化管理，雖然打破了傳統(tǒng)的手工管理信息的模式，有效提升了檔案管理的效率，節(jié)約了大量的時(shí)間。但在實(shí)際的工作中，在管理理念、技術(shù)及人員等方面仍然存在許多問(wèn)題，如管理理念及技術(shù)落后、人員及資金投入不到位等，導(dǎo)致高校檔案管理并沒(méi)能達(dá)到預(yù)期的效果。

三、高校檔案信息化管理中的應(yīng)對(duì)方法

考慮到高校檔案信息化管理工作中存在的，諸如管理理念落后、資金投入不足、技術(shù)保障不到位、專業(yè)人才不足、網(wǎng)絡(luò)安全事件頻發(fā)等問(wèn)題，在實(shí)際的檔案管理工作中，應(yīng)從面臨的問(wèn)題根源出發(fā)，針對(duì)相關(guān)問(wèn)題采取相應(yīng)對(duì)策。

1.更新管理觀念，完善系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。

對(duì)于管理理念更新，首先應(yīng)從高校領(lǐng)導(dǎo)抓起。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視信息化檔案管理對(duì)于高校發(fā)展的重要意義，自覺(jué)更新自身管理理念，將檔案信息化管理作為高校發(fā)展重要一環(huán)。在高校檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，首先需要明確檔案管理工作的業(yè)務(wù)需求，并在此基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新設(shè)計(jì)。例如在檔案管理中設(shè)計(jì)查詢功能、備份功能等，并將這些功能作為檔案管理的通用功能模塊進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。此外，也可以根據(jù)檔案信息化管理系統(tǒng)在實(shí)際使用過(guò)程中反映出的問(wèn)題，不斷引進(jìn)新技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，完善檔案管理服務(wù)[3]。

2.增加資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，需要通過(guò)大量的資金投入來(lái)對(duì)保證信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的支持與保障，從而提高檔案信息化管理設(shè)備的正常平穩(wěn)運(yùn)行，因此必須保證投入的資金能夠進(jìn)行合理分配，運(yùn)用到信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

3.引進(jìn)專業(yè)人才，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

在高校檔案信息化管理過(guò)程中，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新觀念及計(jì)算機(jī)操作水平也有很高的要求，必須及時(shí)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才、計(jì)算機(jī)人才等，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

4.培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

考慮到高校檔案信息化管理工作需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行，因此對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的在線傳輸及存儲(chǔ)工作會(huì)帶來(lái)諸多安全隱患。在高校檔案信息化管理工作中，首先需要提高管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，確保管理平臺(tái)的管理規(guī)范化。將校園檔案管理平臺(tái)與校園網(wǎng)連接，與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，對(duì)私密性要求較高的檔案，選擇保密性極高的設(shè)備單獨(dú)存儲(chǔ)。并要求相關(guān)工作人員定期對(duì)平臺(tái)信息的安全性能進(jìn)行審核，以可靠的網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)，務(wù)必確保高校檔案信息的管理私密性及安全性，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化數(shù)字化高速發(fā)展的現(xiàn)在，對(duì)高校進(jìn)行檔案信息化管理，必須以安全、高校和可靠作為檔案管理的基礎(chǔ)要求，提高檔案管理信息化平臺(tái)的穩(wěn)定性，以先進(jìn)的管理理念、專業(yè)的技術(shù)人才和扎實(shí)的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的智能化、自主化。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視信息化檔案管理對(duì)于高校發(fā)展的重要意義，自覺(jué)更新自身管理理念，將檔案信息化管理作為高校發(fā)展重要一環(huán)，積極做好資金投入和人才引進(jìn)工作，加強(qiáng)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化管理相關(guān)人員也應(yīng)增強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，積極對(duì)檔案管理理論知識(shí)及計(jì)算機(jī)操作知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，更新自身技能儲(chǔ)備及管理理念，在實(shí)際的檔案管理工作中，以高昂的工作熱情，扎實(shí)的理論知識(shí)及高超的技術(shù)水平，為高校的檔案信息化管理奉獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

[1]繆文桂.大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題與推進(jìn)策略：辦公自動(dòng)化，2018，23（17）：53-55，61.

[2]陳政.信息化環(huán)境下高校人事檔案管理創(chuàng)新的策略：卷宗，2018，07（18）：42.

[3]梁偉杰.信息化背景下高校人事檔案管理模式優(yōu)化策略的探討：欽州學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，03（6）：12-17.

作者簡(jiǎn)介：?jiǎn)塘海?977.11-）男，漢族，湖北宜都人，學(xué)士，館員，研究方向：檔案管理。