淺析依托信息技術(shù)更新服務(wù)理念積極推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)

王壽建

摘 要：伴隨著信息化技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，檔案管理過(guò)程中信息化技術(shù)的應(yīng)用也在不斷的普及。借助信息技術(shù)更新服務(wù)理念的方式，對(duì)于檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)路徑、服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)效率等均有顯著推動(dòng)作用，是提升檔案使用價(jià)值的有效措施。對(duì)此，為了更好的推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展，本文簡(jiǎn)要分析依托信息技術(shù)更新服務(wù)理念積極推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)，希望可以為相關(guān)工作者提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；檔案管理；服務(wù)理念；推動(dòng)作用

檔案管理屬于任何企業(yè)、部門(mén)的重要工作形式，是實(shí)現(xiàn)合理管理、科學(xué)經(jīng)營(yíng)、做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多方面工作的資料記錄形式，檔案管理的工作模式對(duì)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)的影響非常突出。以往檔案管理模式主要是以紙質(zhì)模式為主，伴隨著檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，傳統(tǒng)管理模式的缺陷與不足也顯得更加突出，這也間接提高了信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)此，探討依托信息技術(shù)更新服務(wù)理念積極推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)具備顯著現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案室管理中所存在的問(wèn)題

1.1 重視度較低

當(dāng)前會(huì)計(jì)管理人員對(duì)于檔案管理工作的參與意識(shí)都比較低，檔案管理重視度比較差，在檔案利用率方面的現(xiàn)象并不理想，在具體工作中主要體現(xiàn)為檔案管理的意識(shí)薄弱，在管理過(guò)程中對(duì)于檔案本身的使用價(jià)值認(rèn)知不全面，尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)或管理人員無(wú)法意識(shí)到檔案管理的意義和價(jià)值，導(dǎo)致檔案局整體管理效益下降，促使檔案管理逐漸流失于形[1]。另外，在管理機(jī)制方面，因?yàn)榇嬖谥匾暥确矫娴娜毕輰?dǎo)致管理的制度存在明顯的不合理，許多的管理模式仍然是以計(jì)劃性模式為主，在管理過(guò)程中缺少重視度的，導(dǎo)致在信息資源方面的開(kāi)發(fā)效果不理想，檔案的使用率偏低。

1.2 隊(duì)伍素質(zhì)較低

因?yàn)闄n案管理工作存在內(nèi)容單一、作用特殊的特點(diǎn)，導(dǎo)致許多人員都認(rèn)為檔案管理工作是任何人員都可以勝任的，從而形成人員兼職的現(xiàn)象，會(huì)計(jì)中也缺乏檔案工作方面的專業(yè)性人才[2]。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平、全面性知識(shí)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)斷層以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、外語(yǔ)言水平等普遍比較低，檔案管理人員在團(tuán)體組織方面存在明顯的問(wèn)題，其中人員的個(gè)人素質(zhì)相對(duì)較低，再加上平均年齡偏高，導(dǎo)致在現(xiàn)代化、信息化技術(shù)方面的掌握并不理想，在不同的操作能力、意識(shí)方面存在明顯的缺陷，此時(shí)便很難保障檔案管理的實(shí)效性。

2 檔案管理信息化建設(shè)途徑

通過(guò)信息化技術(shù)的加持，檔案管理工作模式也需要不斷的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，這也是提高檔案管理實(shí)效性的關(guān)鍵。為了更好的提高檔案局的工作效益，在工作過(guò)程中必須高度重視信息化技術(shù)的應(yīng)用。檔案室涉及量非常多，同時(shí)不同檔案室在信息內(nèi)容方面的差異也比較突出，這也就要求管理人員必須不斷的充實(shí)和完善自己，借助信息化技術(shù)的合理應(yīng)用來(lái)應(yīng)對(duì)不斷繁瑣化、復(fù)雜化的檔案室管理工作。下面提出幾點(diǎn)檔案室信息化建設(shè)途徑。

2.1 提高檔案室管理意識(shí)

構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，及時(shí)根據(jù)檔案管理工作中所涉及到的規(guī)章制度進(jìn)行完善改進(jìn)，以統(tǒng)一化的形式完成檔案管理工作任務(wù)，為了更好的滿足信息化時(shí)代的發(fā)展需求，及時(shí)做好檔案管理中網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，及時(shí)落實(shí)分工合作機(jī)制，滿足不同崗位人員在具體工作中的責(zé)任落實(shí)情況，同時(shí)實(shí)行多層級(jí)、多元素的管理結(jié)構(gòu)，伴隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展，檔案管理也會(huì)涉及到大量的信息化管理需求，此時(shí)便需要積極構(gòu)建以信息化為核心的管理體系，建設(shè)檔案室管理信息化中心，并明確每一位人員的具體職能，將單位的不同檔案室實(shí)行統(tǒng)一性的管理與考核，促使檔案室管理和單位不同工作可以同步性的考核，從而提升檔案室管理實(shí)效性。

2.2 提升檔案室管理人員的整體素質(zhì)

因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)和單位管理工作的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，不同地區(qū)、不同部門(mén)所涉及到的知識(shí)水平也在不斷的提高，不斷有新思想、新觀念滲入。對(duì)此，在信息化建設(shè)時(shí)代之下，單位有必要對(duì)檔案室管理人員給予相應(yīng)的培訓(xùn)和教育，尤其是在技術(shù)、理念等方面進(jìn)行和創(chuàng)新，借助定期培訓(xùn)的方式組織管理人員參與到信息化技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)當(dāng)中，強(qiáng)化對(duì)新知識(shí)、新技能的培訓(xùn)，尤其是計(jì)算機(jī)知識(shí)與單位管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化專業(yè)素質(zhì)與道德素養(yǎng)。借助對(duì)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握單位在檔案室管理工作方面的業(yè)務(wù)流程以及工作方式，同時(shí)學(xué)會(huì)在計(jì)算機(jī)中做好照片、文字等內(nèi)容的記錄與管理工作，從而提高檔案室管理工作價(jià)值。

2.3 做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新工作

首先需要做好數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)創(chuàng)新。檔案管理在信息化技術(shù)的支持之下，發(fā)展方向中必然會(huì)涉及到數(shù)據(jù)庫(kù)資源這一技術(shù)，同時(shí)這一技術(shù)的合理應(yīng)用也是推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵，在拓展信息服務(wù)途徑的同時(shí)的，昂昂管理部門(mén)可以借助數(shù)據(jù)壓縮、掃描以及光儲(chǔ)存等多種信息化技術(shù)，將以往紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)字化檔案，構(gòu)建檔案資料相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)構(gòu)建新型的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、個(gè)性化數(shù)據(jù)庫(kù)等，促使檔案資料的使用率得到顯著提升，同時(shí)也間接為用戶提供一個(gè)高質(zhì)量的個(gè)性化檔案服務(wù)。另外，檔案管理部門(mén)需要積極做好檔案資源信息價(jià)值的挖掘工作，以構(gòu)建知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)為例，促使用戶可以借助知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)問(wèn)題的高質(zhì)量、高效率解決，在拓展實(shí)施途徑的同時(shí)也間接提高檔案資料的實(shí)用價(jià)值。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)強(qiáng)化合作，借助網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合的方式實(shí)現(xiàn)信息的合理共享，同時(shí)適當(dāng)?shù)耐卣箼n案數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)服務(wù)效益，檔案管理部門(mén)也可以和圖書(shū)館、網(wǎng)站等構(gòu)建合作的關(guān)系，以無(wú)縫銜接的方式構(gòu)建聯(lián)合性數(shù)據(jù)庫(kù)。

其次，需要做好設(shè)施設(shè)備的技術(shù)創(chuàng)新。在今后為了更好的滿足信息化檔案管理共組哦需求，需要積極配合相關(guān)部門(mén)做好硬件設(shè)施的技術(shù)支持，尤其是計(jì)算機(jī)、檔案密集柜、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，保障檔案管理工作中信息化技術(shù)的合理應(yīng)用。另外，也需要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)安全保障機(jī)制，尤其是以信息化技術(shù)為主的安全防護(hù)機(jī)制，提高檔案信息的安全性。

2.4 構(gòu)建實(shí)時(shí)反饋機(jī)制

想要持續(xù)性提升檔案管理工作的實(shí)效性以及服務(wù)質(zhì)量，就必須積極建設(shè)以用戶反饋和監(jiān)督舉報(bào)的管理機(jī)制，從而推動(dòng)檔案管理可以高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理工作必須充分意識(shí)到用戶的參與作用，以監(jiān)督流程的公開(kāi)透明、反饋機(jī)制的簡(jiǎn)單為核心，為用戶提供一個(gè)高質(zhì)量反饋機(jī)制。對(duì)此，檔案管理部門(mén)需要積極構(gòu)建以信息化技術(shù)為核心的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，同時(shí)不斷的優(yōu)化各種評(píng)價(jià)的指標(biāo)，以細(xì)化、量化為原則，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、效率、滿意度、利用率等指標(biāo)，檔案管理部門(mén)則需要將不同的指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，以用戶的滿意度為例，可以評(píng)價(jià)為非常滿意、滿意以及不滿意，同時(shí)根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果的不同提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，從而提高信息化技術(shù)之下檔案管理工作的實(shí)效性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化環(huán)境之下，檔案管理工作必然需要不斷的創(chuàng)新發(fā)展，尤其是在管理工作中適當(dāng)加入信息化、科學(xué)化等元素，同時(shí)在滿足新形勢(shì)需求之下不斷創(chuàng)新和完善檔案管理的理念意識(shí)，持續(xù)創(chuàng)新探索，在原本的實(shí)體檔案管理模式中逐漸脫離和轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新全新檔案管理理念，從而推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)可以持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]沈夢(mèng)瀅.鎮(zhèn)江市檔案局圓滿完成2017年度省級(jí)數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建工作[J].檔案與建設(shè)，2018，31（1）：95-95.