信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

王巍

摘 要：信息化時代的發(fā)展要求檔案管理要有所創(chuàng)新，只有不斷創(chuàng)新才能提高檔案管理水平，才能滿足檔案管理自身的需求。通過不斷創(chuàng)新檔案管理工作，既能滿足信息化時代對檔案管理工作的要求，又能持續(xù)促進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程，從而真正滿足工作的需求。本文從信息時代下檔案管理工作的內(nèi)涵出發(fā)，探討了當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理工作的必要性，并就當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新過程中存在的問題提出了一系列的措施。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新；必要性；存在問題；措施

隨著社會的不斷發(fā)展，創(chuàng)新已經(jīng)成為了時代的要求，而檔案管理信息化既是信息化時代的要求，也是檔案管理工作持續(xù)創(chuàng)新的要求。檔案管理工作的創(chuàng)新能夠使檔案工作更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，能夠使檔案工作更好更快的發(fā)展。

1 信息化時代下檔案管理的內(nèi)涵

信息化時代下的檔案管理就是充分運用信息技術(shù)來對檔案資源進(jìn)行進(jìn)一步采集、保存并提供檔案信息資源的利用服務(wù)等過程。信息化時代下檔案管理具有以下特點：一是檔案管理工作的信息化能夠在很大程度上提高檔案管理工作效率；二是檔案管理系信息化必須遵守相關(guān)管理部門的法律、法規(guī)和政策；三是檔案資源由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變。

2 創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的要求，要敢于打破傳統(tǒng)的管理模式，善于運用現(xiàn)代化管理方式，這樣就能使工作人員在有限的時間內(nèi)獲得足夠多的檔案資源，從而滿足日常工作的需求，提高檔案管理工作效率。因此，檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時代的要求，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，既要充分應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)對網(wǎng)上檔案的搜索和運用，也要隨時滿足人們在線閱讀檔案資料的需求。信息化時代的來臨一方面為檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，它要求檔案管理工作要最大程度地實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，降低當(dāng)前各方面資源的消耗，從而更好地為單位服務(wù)；另一方面信息化時代的到來也給檔案管理工作帶來了機(jī)遇，信息化技術(shù)的發(fā)展能夠充分滿足各項檔案資源的存儲和記錄，從而滿足時代發(fā)展對檔案管理的需求。

3 信息化時代下檔案管理工作創(chuàng)新中存在的問題

1）當(dāng)前檔案管理工作服務(wù)方式等無法滿足人們的需求。信息化時代的到來使得人們對檔案工作的要求發(fā)生了一定的變化，查詢檔案的人不再是原來的少數(shù)人，而是擴(kuò)大到基層群眾的很多人，如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的服務(wù)方式就已經(jīng)無法滿足所有人對檔案的需求。然而當(dāng)前檔案管理工作方式和服務(wù)理念仍然停留在過去，對檔案管理的認(rèn)識不足，無法有針對性地開展檔案管理工作，也無法真正地服務(wù)好群眾。

2）缺乏對檔案管理工作的規(guī)劃。檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，如檔案工作內(nèi)容的設(shè)計、檔案信息資源的管理以及其它各項內(nèi)容。由于內(nèi)容繁雜，這就需要檔案管理人員在具體的管理過程中能夠有所規(guī)劃，這樣才能保證各項工作的順利完成。可目前恰恰缺乏對檔案管理工作的規(guī)劃，這主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是信息化內(nèi)容受限制導(dǎo)致檔案信息化管理過程中存在諸多不確定的因素；另一方面是受資金投入等的影響，無法正式統(tǒng)一檔案管理方案，影響到正常的檔案管理工作。

3）不重視檔案管理信息化的資源共享。信息化時代的發(fā)展要求檔案資源的共享，可目前很多檔案管理部門還認(rèn)為檔案是自身單位的私有，缺乏對檔案資源共享性的認(rèn)識，這勢必會產(chǎn)生眾多人力、物力資源的浪費。這就需要檔案管理者能夠消除內(nèi)心“壁壘”，將那些能夠統(tǒng)一共享的資源實時發(fā)布在公共平臺，這樣既能簡化程序，又能為檔案工作的科學(xué)開放性管理提供良好的基礎(chǔ)。

4 信息化時代下創(chuàng)新檔案管理工作的幾點措施

1）要不斷創(chuàng)新檔案管理工作方式和服務(wù)理念。時代的發(fā)展要求我們要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理理念，不能再像過去那樣只重視檔案的保存，而要更重視檔案的利用，因此檔案管理部門要不斷創(chuàng)新檔案管理理念和方式，持續(xù)提高檔案管理水平，提高檔案服務(wù)意識，更好地為人民群眾服務(wù)。創(chuàng)新檔案管理工作理念，需要做好以下幾點：一是對檔案資源進(jìn)行高效整合和統(tǒng)一管理，要重視對檔案資源的備份，防止檔案資源的丟失，確保檔案資源的完整性；二是要穩(wěn)定創(chuàng)新各部門的檔案管理工作，切實提高檔案管理水平，構(gòu)建系統(tǒng)性的服務(wù)管理理念；三是檔案管理工作中要重視系統(tǒng)的建立，通過建立完整性的系統(tǒng)來更好地開展技術(shù)指導(dǎo)，以更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展；四是要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理方式，通過建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺來是實現(xiàn)檔案資源的檢索和查詢服務(wù)；五是要強化檔案管理的自動化建設(shè)，一方面要盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于后期檔案資源的隨時利用，另一方面要持續(xù)提高檔案管理人員的檔案管理水平，充分實現(xiàn)對檔案資源的利用。

2）合理規(guī)劃檔案管理工作。進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)和創(chuàng)新發(fā)展，而如何更好地規(guī)劃檔案管理工作呢？一是要切實轉(zhuǎn)變檔案管理部門的信息管理理念，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的管理途徑；二是要持續(xù)拓寬檔案管理工作的渠道，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)給創(chuàng)新發(fā)展；三是要明確檔案管理工作的發(fā)展方向，確保檔案管理工作向著高質(zhì)量、現(xiàn)代化的方向發(fā)展；四是要充分提高檔案管理工作人員的檔案管理意識，這樣才能從實際出發(fā)更好地創(chuàng)新檔案管理模式，有效提高檔案管理工作效率。

3）重視檔案管理的資源共享工作。信息化的時代就是資源共享的時代，因此信息化時代下的檔案管理工作創(chuàng)新必須重視檔案資源共享平臺的構(gòu)建，通過構(gòu)建這樣的平臺能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)內(nèi)容的搜集和整合，為檔案管理工作的開展?fàn)I造更好的發(fā)展環(huán)境。那么在信息化時代下如何更好地開展檔案工作的資源共享呢？我們應(yīng)重點做好以下幾方面的工作：一是要構(gòu)建較為科學(xué)完善的資源共享平臺，在工作過程中要創(chuàng)新檔案管理理念，不能再一味延續(xù)過去檔案管理工作的理念，避免因地理空間的因素而限制了檔案資源的運用；二是在檔案管理過程中要樹立科學(xué)發(fā)展觀念，將檔案管理的實際工作與一定的科學(xué)技術(shù)相聯(lián)系，最終實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展；三是要注重檔案管理平臺的構(gòu)建，要注重檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)對檔案管理資料和平臺的持續(xù)優(yōu)化。

4）重視檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。重視檔案管理工作的信息化，首先要強化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，信息化的時代就是信息資源的時代，將原有的紙質(zhì)檔案信息化是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)工作，這就要求我們要認(rèn)真做好這項長期而又復(fù)雜的工作。檔案管理工作是分門別類的工作，在開展這項工作的過程中不能急躁，要循序漸進(jìn)，需要細(xì)心和耐心，通過每一項工作的完成來最終建立綜合性的完整性的資源數(shù)據(jù)庫，從而更好地提供檔案服務(wù)工作；其次要重視檔案管理的數(shù)字化和現(xiàn)代化，信息化的檔案管理工作依靠一定的檔案管理系統(tǒng)，一方面我們要善于應(yīng)用較為先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，另一方面也要重視網(wǎng)絡(luò)平臺和數(shù)據(jù)庫的建立和應(yīng)用。

此外，在檔案管理工作的創(chuàng)新過程中最重要的就是要強化各項檔案信息化系統(tǒng)的運用，有些單位雖然雷厲風(fēng)行地開展了檔案管理信息化建設(shè)工作，但是在后期的利用中不重視系統(tǒng)的利用，造成了各種資源的浪費，不利于檔案管理信息化的長遠(yuǎn)發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，我們知道持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作既是時代發(fā)展的要求也是檔案管理自身發(fā)展的內(nèi)在要求，這就要求我們要重視檔案管理創(chuàng)新工作。在此文中就當(dāng)前創(chuàng)新過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并針對這些問題提出了一系列的改善措施，相信通過這些措施的實施能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

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