試析如何做好流動人員人事檔案管理

阿茹娜

摘 要：本文首先分析了流動人員人事檔案管理中存在的問題，然后就造成流動人員人事檔案管理問題的主要原因以及流動人員人事檔案管理的完善對策進(jìn)行了闡述，希望能夠為促進(jìn)人才的合理流動、合理配置和合理使用，優(yōu)化人才隊伍的專業(yè)素養(yǎng)提供一些參考。

關(guān)鍵詞：流動人員；人事檔案管理；專業(yè)素養(yǎng)

隨著各項制度的建立和健全，流動人員人事檔案管理工作取得了很大進(jìn)步。當(dāng)前其管理體系基本健全，管理內(nèi)容不斷豐富，且管理覆蓋面也日益擴(kuò)大。然而，流動人員人事檔案管理工作依然存在一些不容忽視的問題，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。

1 流動人員人事檔案管理存在的問題

1.1 管理政策落后

為了實現(xiàn)我國現(xiàn)階段的發(fā)展目標(biāo)，國家正在不斷完善相關(guān)政策法規(guī)，以確保各項工作的有序開展。但是在流動人員人事檔案管理中，由于重視度的不足，制度的不完善，使得其與現(xiàn)今市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在矛盾。很多企業(yè)單位掌握著人事檔案管理的權(quán)限，而企業(yè)為了自身利益，經(jīng)常以檔案為借口阻止員工跳槽，在這種環(huán)境下，一些流動人員會主動放棄檔案所有權(quán)，這就使其工齡無法得到準(zhǔn)確計算，并為后續(xù)工作的申報和審核帶來較大影響。

1.2 信息查找便利性較差

隨著城市人口的不斷增加，很多地區(qū)流動人口檔案都未進(jìn)行及時的歸檔和處理，查找起來存在較大難度。再加上檔案管理制度的缺失，使得檔案移交等工作存在諸多問題，如檔案內(nèi)容存在完整性差、丟失或者隨意涂抹等，降低了檔案的有效性。

1.3 信息化程度較低

在流動人員人事檔案管理中，企業(yè)單位并未引入先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備來完善檔案管理，仍沿用傳統(tǒng)的管理模式。即使一些企業(yè)引入了信息設(shè)備，也因為檔案管理人員自身計算機(jī)水平的不足，操作的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理漏洞百出，嚴(yán)重降低了管理的有效性。

2 造成流動人員人事檔案管理問題的主要原因

2.1 人才流動性較大

以某城市為例，據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，該城市僅去年一年的時間，存在轉(zhuǎn)檔情況300次以上，且呈明顯上升趨勢。在轉(zhuǎn)檔過程中出現(xiàn)很多無人問津的檔案，其中保存超過十年以上的檔案達(dá)到100份左右。人才流動性的增加，使得人事檔案管理政策的制定無法與之相適應(yīng)，嚴(yán)重的影響了管理質(zhì)量。

2.2 管理工作規(guī)范性較差

管理規(guī)范性的缺失使得檔案調(diào)取和查找過程中存在較多困難，降低了工作效率。另外，由于人事檔案設(shè)計的內(nèi)容相對較多，來源也較為廣泛，由于職業(yè)的不同、工種的不同、工齡的不同，其內(nèi)容差異巨大，而將這些檔案統(tǒng)一放在一起進(jìn)行管理，勢必會造成諸多麻煩。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)能力不足

檔案管理人員綜合素質(zhì)能力低，使得很多信息化技術(shù)無法應(yīng)用到檔案管理中來，即使引入先進(jìn)技術(shù)，也會因為操作不當(dāng)或者其他因素導(dǎo)致檔案管理存在較多問題，進(jìn)而阻礙檔案的調(diào)取和查找。另外，在一些企業(yè)單位中，部分工作人員不熟悉檔案管理規(guī)定，管理制度落實效率較差，進(jìn)而為當(dāng)事人造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。再者，有的檔案管理人員是兼職，自身未具備人事檔案管理的專業(yè)知識和技能，難以勝任此類檔案管理工作。

3 流動人員人事檔案管理的完善對策

3.1 加大流動人員檔案管理重要性的宣傳力度，深化人們的檔案意識

首先，拓展宣傳渠道，創(chuàng)新宣傳方式，讓人們明確檔案管理的作用。同時在宣傳過程中，還應(yīng)該加快我國流動人員檔案管理政策的傳播效率，讓人們明確國家制定的相關(guān)法律條文，深化管理意識。其次，不斷豐富檔案管理內(nèi)容，優(yōu)化企業(yè)單位檔案管理的水平，且制定明確的管理流程，改善日常檔案收集、整理、審批的效率。最后，宣傳人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的作用，提高機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量，并加大對服務(wù)人員的重視力度，進(jìn)而實現(xiàn)檔案的有效管理，減少丟失、缺失等問題的出現(xiàn)，維護(hù)當(dāng)事人的權(quán)益。

3.2 強(qiáng)化檔案管理的專業(yè)化水平

在檔案資料收集工作上，需要建立長效管理機(jī)制，提升流動人員檔案管理效率。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在接受流動人員檔案后，需要與檔案本人、相關(guān)企業(yè)單位等進(jìn)行及時聯(lián)系和溝通，確定檔案的真實性，避免檔案使用時問題的產(chǎn)生。同時服務(wù)機(jī)構(gòu)人員需明確檔案管理的相關(guān)制度法規(guī)，制定合理的管理流程，并做好分類歸檔和標(biāo)注工作，便于檔案查找的便利性。另外，及時收集有關(guān)材料，對缺少的材料逐一登記并向有關(guān)部門和個人征集。

在人事檔案管理的合同書中，注意明確表明企業(yè)單位和流動人員的責(zé)任與義務(wù)，讓其能夠及時、準(zhǔn)確的提供檔案中缺失事項，增強(qiáng)接收檔案的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性，且如實反映流動人員的教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、政治面貌等基本情況。

在資料鑒別歸檔工作上，注意嚴(yán)格按照國家制定的鑒別、歸檔政策開展相關(guān)工作，并對鑒別后的檔案按照劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格審查，然后存管到指定位置，保證檔案質(zhì)量。此外，對于歸檔后的人事檔案，應(yīng)安排專人對其進(jìn)行管理，并對保存年限較長的檔案及時上報，制定合理解決措施，以加強(qiáng)管理的有效性。再者，檔案管理人員還要嚴(yán)格按照工作要求開展檔案分類歸檔工作，同時嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，如果沒有相應(yīng)的審批程序，就不能查閱利用檔案。

3.3 完善流動人員人事檔案管理隊伍的構(gòu)建

在流動人員人事檔案管理上，應(yīng)加大人員選拔控制力度，選擇政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)能力高的人員從事檔案管理工作。首先，對管理人員的政治素質(zhì)予以考核，確保其符合該項工作制定的基本要求，對于存在問題的人員，務(wù)必嚴(yán)禁其參與檔案管理工作，以免造成不必要的危險和損失，且不斷開展黨性教育、理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，提高檔案管理員政治素質(zhì)、政策水平。

其次，對于管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行考察，除了確保其具有專業(yè)技能外，還應(yīng)對其信息化水平予以考核，以便于信息化管理模式的有效落實，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，防止檔案丟失、缺漏等問題的出現(xiàn)。

最后，責(zé)任心也是審查檔案管理人員的主要內(nèi)容，只有具有較強(qiáng)的責(zé)任心，才能確保日常工作的開展與實際要求相符合，優(yōu)化檔案管理水平。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

加強(qiáng)對流動人員檔案管理信息化的建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理平臺，是檔案統(tǒng)一管理、合理調(diào)用的重要措施，同時也是實行資源高效利用的有效手段。信息化平臺的構(gòu)建使得檔案管理更加趨向于自動化、高效化，且在此基礎(chǔ)上，推進(jìn)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，逐步實現(xiàn)全國流動人員人事檔案電子庫聯(lián)網(wǎng)互動和信息資源的共享。與此同時，在信息化建設(shè)中，還應(yīng)注重安全系統(tǒng)的構(gòu)建，以此加強(qiáng)檔案信息資料的安全性。

4 結(jié)語

總之，只有通過人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位以及流動人員的共同努力，才能管理好、利用好流動人員的人事檔案，進(jìn)而促進(jìn)人才的合理流動，合理配置和使用，保證人才隊伍的綜合素質(zhì)，最終為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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