新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探

羅艷芳

摘 要：事業(yè)單位是我國(guó)政治體制的重要組成部分，是國(guó)家層面以社會(huì)公益服務(wù)為核心的重要基層管理單位。隨著我國(guó)企事業(yè)單位各項(xiàng)改革的逐步深化，各事業(yè)單位面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，已經(jīng)開始顯現(xiàn)出一些問題。因此，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理必須以創(chuàng)新的方式和管理方法，以此來提高自身檔案管理能力。本文就新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略展開探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新策略

事業(yè)單位的檔案是所有事業(yè)單位信息的匯集之地，因此，進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位檔案管理的管理方法進(jìn)行改善尤為必要，才能使事業(yè)單位的建設(shè)得到進(jìn)一步提升，具有較大的發(fā)展空間。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要意義

事業(yè)單位檔案管理是公共事業(yè)單位管理的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時(shí)、全面掌握單位整體情況的基礎(chǔ)，是分析事業(yè)單位運(yùn)行的基礎(chǔ)。檔案信息工作是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的重要環(huán)節(jié)紐帶。在某種程度上，這種工作是延續(xù)和物化人們記憶的方式。事業(yè)單位可以根據(jù)這些檔案信息制定正確的路徑和指導(dǎo)方針，并適時(shí)進(jìn)行調(diào)整，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。隨著現(xiàn)代檔案管理工作理論研究和經(jīng)驗(yàn)的累積，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新和改革。提高檔案信息管理效率，充分發(fā)揮檔案信息的作用，以滿足事業(yè)單位工作在區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的需要，適應(yīng)新形勢(shì)下事業(yè)單位改革運(yùn)作管理的需要，最終實(shí)現(xiàn)與社會(huì)發(fā)展相協(xié)調(diào)的目的。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1 事業(yè)單位缺少先進(jìn)的檔案管理理念

在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常都是檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集和整理，在檔案管理觀念上比較的落后，并且沒有全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。因?yàn)樵诠芾碛^念上比較的落后，這就造成檔案管理意識(shí)比較的淡薄，因?yàn)闄n案管理工作無法實(shí)現(xiàn)全面的落實(shí)，不但會(huì)對(duì)事業(yè)單位的工作效率產(chǎn)生一定的影響，并且還會(huì)在一定程度上影響到職工的積極性，造成整個(gè)檔案管理工作中不具備規(guī)范性，最終造成事業(yè)單位檔案的保密性以及使用性無法實(shí)現(xiàn)充分的發(fā)揮。

2.2 檔案管理設(shè)施功能單一，不能滿足事業(yè)單位檔案管理工作的要求

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)已逐步融入各行各業(yè)，但我國(guó)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，使得我國(guó)的檔案管理設(shè)備功能較為單一，只能適用于簡(jiǎn)單的信息管理工作，不能滿足新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理復(fù)雜煩瑣的工作要求，有些事業(yè)單位僅僅停留在檔案的收集管理與保存上，并不對(duì)其進(jìn)行更深層次的分類與管理，使得我國(guó)的檔案管理工作仍停留在較為基礎(chǔ)的層面。

2.3 管理方法傳統(tǒng)守舊，不符合新形勢(shì)下的時(shí)代潮流

隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷發(fā)展，科技水平和工作模式也發(fā)生著日新月異的變化，但是我國(guó)事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作中卻仍然遵循著傳統(tǒng)守舊的工作方式，但是傳統(tǒng)單一化的管理模式已經(jīng)越來越無法滿足當(dāng)今人事關(guān)系日益復(fù)雜的事業(yè)單位工作需求了，更加無法實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案高效率的分類和保存工作了，從而使得事業(yè)單位中很多重要性檔案資料造成丟失和損壞的現(xiàn)象，大大降低了工作效率和工作質(zhì)量。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案思想觀念

在事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳工作，保證每一個(gè)工作人員都能全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，鼓勵(lì)職工可以積極參與到檔案管理工作中，為單位內(nèi)部檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供相應(yīng)的意見。另外，對(duì)于事業(yè)單位相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員而言，在日常管理工作中一定要將檔案管理列為重點(diǎn)工作，加大人力以及資金方面的投入力度，從而為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)條件。針對(duì)目前檔案管理工作中存在的問題一定要進(jìn)行深入的分析，在此基礎(chǔ)上采取有效的措施進(jìn)行解決，在這一過程中可以逐漸引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理方法，從而對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和完善，只有這樣才能保證事業(yè)單位檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)順利的開展。

3.2 進(jìn)行信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開互聯(lián)網(wǎng)的支持。因此，要發(fā)展事業(yè)單位的檔案管理工作，可以融入信息化手段。事業(yè)單位可以申請(qǐng)引進(jìn)與自身相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理，現(xiàn)代科技的進(jìn)步還可以使文字和圖片等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，這樣可以有兩種儲(chǔ)存方式，文字保存和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)保存，這使檔案信息具有了完整性和全面性，同時(shí)還提高了檔案管理的質(zhì)量，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享功能。

3.3 采用先進(jìn)的檔案管理方法

對(duì)于相關(guān)的政府部門而言，應(yīng)該加大事業(yè)單位檔案管理資金方面的投入，并對(duì)目前的檔案管理方法不斷優(yōu)化和完善。首先，事業(yè)單位應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與設(shè)備，比如網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)設(shè)備等；其次，可以加強(qiáng)與其他事業(yè)單位之間的溝通交流工作，總結(jié)一些先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。事業(yè)單位一定要將信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的作用充分的發(fā)揮出來，通過對(duì)信息技術(shù)的合理使用，可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作面向數(shù)字化以及信息化的方向不斷發(fā)展，同時(shí)還能保證檔案管理具備一定的保密性與科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的充分開發(fā)，從而在更大程度上提升事業(yè)單位檔案資料的利用效率。

3.4 促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的增強(qiáng)

在具體的工作過程中，首先需要促進(jìn)獎(jiǎng)罰制度的建立，這能夠在對(duì)檔案管理人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范的同時(shí)，促進(jìn)人員工作積極性的增強(qiáng)。通過對(duì)員工的獎(jiǎng)罰制度和用人制度來決定勞動(dòng)所得的報(bào)酬，很有必要。這一工作制度，主要需要將人員的責(zé)任進(jìn)行明確，將其落實(shí)到個(gè)人頭上，從而激發(fā)工作人員的工作積極性，能夠根據(jù)制度進(jìn)行工作實(shí)施，每個(gè)人都有每個(gè)人的任務(wù)，完成得好有獎(jiǎng)勵(lì)，完成的不好又有相應(yīng)的懲罰制度，每個(gè)員工都能各盡其責(zé)，當(dāng)意外事故發(fā)生時(shí)，不至于大家都推卸責(zé)任，這種制度一旦建立，責(zé)任就會(huì)明確，將會(huì)有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作效率。在事業(yè)單位中，檔案管理人員是開展檔案工作的主體人，其思想建設(shè)和綜合素質(zhì)將直接影響到單位工作的開展效率。因此，需要在開展檔案管理工作的過程中，促進(jìn)人員素質(zhì)的有效增強(qiáng)。在實(shí)際的實(shí)施過程中，首先需要對(duì)人員展開定期的員工大會(huì)或是組織交流，促進(jìn)不同部門之間的檔案管理人員進(jìn)行工作交流，促進(jìn)思想認(rèn)識(shí)的提高。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的素質(zhì)培訓(xùn)，其中主要包括了信息技術(shù)使用方法和檔案管理工作基礎(chǔ)，從而提高檔案管理人員的操作技術(shù)。此外，需要事業(yè)單位建立一定的獎(jiǎng)罰制度和責(zé)任制度，在將個(gè)人責(zé)任進(jìn)行明確的基礎(chǔ)上，對(duì)人員行為進(jìn)行限制，從而激發(fā)其工作積極性，保證檔案管理工作的開展有效性。

3.5 強(qiáng)化檔案管理保密工作

檔案最重要的價(jià)值在于它能真實(shí)地反映各種信息，從而為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供原始、真實(shí)和重要的依據(jù)。為了保證檔案的真實(shí)性，必須加強(qiáng)檔案管理工作的保密性。隨著信息技術(shù)的引入，使檔案管理具有現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化的特點(diǎn)。因此，有必要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)制定相應(yīng)的保密制度。避免數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)安全帶來的保密性問題，能促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案管理能力的提高。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也需要?jiǎng)?chuàng)新，要從基礎(chǔ)的管理機(jī)制、新科技的應(yīng)用以及相關(guān)人員培訓(xùn)方面入手，才能解決檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻(xiàn)

[1]薛英.論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案信息安全保障[J].廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，35（1）.

[2]馬昌燕.信息倫理視角下的檔案信息化建設(shè)思考[J].人才資源開發(fā)，2016，（24）：62-63.