網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案管理的信息共享機制建構(gòu)分析

摘 要：本文主要先是介紹了傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點，接下來介紹企業(yè)檔案信息共享的意義與存在的問題，然后簡單的闡述了檔案信息資源共享機制的構(gòu)建的一些基本步驟和其中的注意事項等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)信息共享；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及計算機的普及，信息化也隨之而來。傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅僅浪費空間，管理上也十分的不便，而將檔案數(shù)字化儲存在計算機當(dāng)中，不僅僅管理檢索方便，還可以將檔案在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行資源共享，好處多多。檔案資源共享的優(yōu)點使其逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方式，如何將企業(yè)的檔案信息數(shù)字化進(jìn)行共享，成為每個企業(yè)要思考的重要問題。

1 傳統(tǒng)檔案管理的缺點

企業(yè)的檔案通常代表著一個企業(yè)的過往，是企業(yè)的歷史與榮耀，每個部門的檔案也記載著部門的歷史，同時也是每一個工程、每一次活動的重要記錄。傳統(tǒng)的檔案管理通常是對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行管理，紙質(zhì)版檔案首先非常的容易破損造成保管不利，在保存的過程中也容易受到環(huán)境的侵蝕與蚊蟲的破壞，容易造成重要檔案內(nèi)容的損壞；在對紙質(zhì)版檔案保管的過程中，需要設(shè)定專門的存放位置，小到柜子大到辦公室，然而隨著企業(yè)檔案文件的增多，需要的存放位置也越來越大，會平白的造成空間的浪費；在對過往檔案進(jìn)行整理與銷毀時，如果對檔案的管理不夠規(guī)范化，很容易造成檔案的混亂，同時也不利于對于檔案的查詢；而不同部門之間往往有著各自的檔案管理室，然而一個工程往往需要整個企業(yè)共同去努力，這時當(dāng)不同部門之間需要進(jìn)行檔案查詢時就會很不方便，即浪費時間也浪費人力，而企業(yè)檔案信息化管理將大量的資料儲存在電腦上及網(wǎng)絡(luò)中，可以節(jié)省大量的空間，同時對于檔案的管理也可以十分的方便快捷，檔案的查找、處理和分類同樣便于操作，因此進(jìn)行企業(yè)檔案管理的信息共享就十分的重要了。

2 開展檔案信息資源共享的意義

2.1 信息技術(shù)的日益成熟

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及電腦等設(shè)備的平民化為檔案信息資源共享提供了基礎(chǔ)，數(shù)字化與信息化的發(fā)展更是促進(jìn)檔案信息共享的發(fā)展的基石，隨著企業(yè)局域網(wǎng)的建立，檔案共享早已成為每個企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施。企業(yè)檔案共享的基礎(chǔ)是將檔案數(shù)字化，對于以往的紙質(zhì)檔案、圖像檔案和語音檔案進(jìn)行數(shù)字化，將其儲存在電腦當(dāng)中，讀于檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化以方便盡享查找與檢索，將新的檔案錄入到電腦中等等，如今許多企業(yè)已經(jīng)開始將檔案數(shù)字化且已經(jīng)取得了很大的成效。

2.2 企業(yè)立足社會的要求

社會是企業(yè)發(fā)展的根本與企業(yè)的檔案管理具有密不可分的關(guān)系。企業(yè)人才的組織與培養(yǎng)是把服務(wù)社會作為前提的，因此在企業(yè)人事檔案管理的過程中要充分考慮到社會的發(fā)展，結(jié)合實際情況對人才進(jìn)行了解保障人事管理具有具體明確的思路而不是隨機的胡亂的分配。在當(dāng)今社會環(huán)境下，計算機已經(jīng)成為我們生活中必不可少的一部分，在人事檔案的管理中應(yīng)用計算機技術(shù)將資料數(shù)字化的存在計算機中形成資料庫，這樣可以更好的保存人事檔案同時節(jié)約空間，也更方便查找，在人事進(jìn)行變動崗位調(diào)整時也更方便處理，同時對其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享也可以在防止檔案丟失的同時做到公開透明，使員工更加信服更具有信服力，還能與社會緊密的聯(lián)系起來更好的服務(wù)社會。

2.3 滿足員工對檔案信息的多元化需求

以人為本是如今發(fā)展的主流，員工是企業(yè)的基石，隨著社會的發(fā)展，企業(yè)的員工對于企業(yè)的檔案信息需求的社會化趨勢日益明顯，在工作中需要檔案透明化已達(dá)到公正公平，對于工作檔案也需要了解去方便工作，而在工作之余還要求了解企業(yè)的檔案，了解企業(yè)的歷史與發(fā)展的過程，多樣化的需求對于企業(yè)檔案的管理有著更高的要求，因此企業(yè)檔案管理的信息共享勢在必行。

3 檔案信息資源共享存在的問題

3.1 對會計檔案重視不夠

目前，在有些企業(yè)管理人員對于企業(yè)的檔案不夠重視，對于未完成項目的檔案還好，而對以往的歷史檔案、人員信息檔案甚至是企業(yè)的檔案都不夠重視，認(rèn)為其可有可無，且基本上想不起來檔案這回事，因此對于檔案的保管與處理存在很大的漏洞，往往沒有專門的人員去進(jìn)行管理，更別提進(jìn)行檔案信息資源的共享了，殊不知企業(yè)的檔案是企業(yè)的歷史與輝煌的記錄，員工的檔案是企業(yè)進(jìn)行管理與調(diào)動的基礎(chǔ)，工程的檔案是當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事故去解決的重要參考。

3.2 責(zé)任主體缺失、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

企業(yè)的檔案管理通常是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級處理，即在整體上實行一個策略而隨著部門的不同略有變化，每個部門都有其特色與特點，然而在實際的管理當(dāng)中由于各個部門之間沒有緊密的聯(lián)系甚至有些都沒有聯(lián)系，導(dǎo)致統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)成為了一種宏觀指導(dǎo)，并沒有強制性。每個部門的檔案信息化建設(shè)都是自發(fā)且分散的，在發(fā)展上也十分的不平衡，由于各個部門之間沒有聯(lián)系，導(dǎo)致檔案信息化工作也很難合作，在建設(shè)的過程中十分容易出現(xiàn)重復(fù)的情況浪費人力物力，同時也可能出現(xiàn)遺漏造成永久性的檔案缺失，信息孤島系統(tǒng)間資源布局不合理也會導(dǎo)致難以檔案共享等問題。

3.3 資金不足

檔案信息資源共享是一個復(fù)雜的且周期性很長的工程，從購買數(shù)字化所需的基礎(chǔ)設(shè)施到相關(guān)應(yīng)用軟件的開發(fā)，從前期的檔案數(shù)字化到后期的檔案整理與維護(hù)，都需要對其進(jìn)行持續(xù)的投資。基礎(chǔ)設(shè)備的購買與軟件的開發(fā)需要大量的資金，檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理需要大量的人力物力，也需要持續(xù)的對其進(jìn)行投入，將大量的資金投入到企業(yè)的檔案信息共享上而沒有明確的收益，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)往往不會這么做，所以資金往往是企業(yè)檔案信息共享的重要限制。實際上企業(yè)的檔案信息化共享只有前期購買設(shè)備與系統(tǒng)這一項有很大的投資，然而這些設(shè)備還可以有其他的用途，而且投資一次起到的是持續(xù)性的作用，而持續(xù)的錄入與管理這些資金都很少了，相比于提高的工作效率來說可以忽略不計，因此企業(yè)檔案信息化管理是很有必要的。

3.4 檔案信息資源共享的制度與標(biāo)準(zhǔn)不夠完善

企業(yè)檔案信息資源共享是隨著網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化的發(fā)展而興起的一項技術(shù)，由于其發(fā)展的時間較短，所以規(guī)章制度與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)并不完善。雖然隨著檔案信息的建立也制定了很多的規(guī)章制度，然而其約束力并不強，許多員工的權(quán)限不明，造成他們可以打開其職權(quán)之上的檔案，這會造成企業(yè)信息的泄露，也不利于企業(yè)的管理。而檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的模糊導(dǎo)致檔案信息在數(shù)字化的過程中，對其標(biāo)識、描述與存儲都不規(guī)范，這樣在進(jìn)行管理與查詢的時候會造成很大的麻煩，不明確的描述與標(biāo)識會造成檢索的困難，雖然檔案就在那里，但是你卻找不到它。特別是不同部門之間的檔案信息化處理往往以部門標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，已解決部門的問題為出發(fā)點而缺乏整體的規(guī)劃，部門之間的差異既為檔案資源共享增加了難度，也增加了檔案信息資源共享平臺系統(tǒng)使用和管理的復(fù)雜度及維護(hù)成本。

3.5 檔案人力資源隊伍建設(shè)有待完善

許多企業(yè)的檔案管理員并不是專業(yè)的檔案人員，他們的素質(zhì)參差不齊，這樣對于檔案的建立有著很大的影響，有些檔案管理人員甚至對于電子文檔形成及通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知之甚少，這樣對于檔案信息的錄入有著很大的影響，因此如何選取合適的企業(yè)檔案管理人員并對其培訓(xùn)將其培養(yǎng)成符合企業(yè)要求的人才已成為亟待解決的問題。

4 檔案信息資源共享機制的構(gòu)建

4.1 體系的構(gòu)建

4.1.1 組織建設(shè)

首先要建立企業(yè)的檔案信息資源共享的管理組織，負(fù)責(zé)管理和協(xié)調(diào)整個企業(yè)檔案資源共享體系，該部門需要制定檔案信息資源共享總體規(guī)劃、實施方案等，同時還要制定有關(guān)檔案信息資源共享所需政策法規(guī)、管理規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，特別是要建立一個專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)運行維護(hù)中心，負(fù)責(zé)員工的用戶認(rèn)證與權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)庫的管理與維護(hù)，只有將整個企業(yè)有序的整合在一起，才能夠?qū)φ麄€共享體系進(jìn)行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理各個檔案室的人力資源、設(shè)備資源及技術(shù)資源，帶動整個共享體系協(xié)調(diào)發(fā)展，最終提高檔案信息資源共享水平的。

4.1.2 制度建設(shè)

檔案信息資源共享需要整個企業(yè)的每個部門配合，想要保證資源共享的持續(xù)有效展開，完善的檔案信息管理制度是前提，在其中首先需要明確整個企業(yè)檔案信息共享的標(biāo)準(zhǔn)，需要明確每一個部門的檔案管理范圍，以免造成檔案遺失或者出現(xiàn)檔案重復(fù)造成資源浪費的現(xiàn)象。同時要明確資源共享的原則與要求，共享模式等具體實施措施等。最后，建立健全檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理等環(huán)節(jié)的檔案信息安全管理制度。制定重要數(shù)據(jù)備份制度，定時對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份以防萬一，明確不同職位員工的權(quán)限，防止重要信息的泄露以及有人對重要檔案進(jìn)行修改或者無意間破壞重要檔案。

4.1.3 規(guī)范檔案信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)檔案資源共享的前提，只有具有一個明確的標(biāo)準(zhǔn)，在能夠合理的進(jìn)行檔案資源共享，主要包括總體的框架標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)及硬件標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等等，特別是安全標(biāo)準(zhǔn)，只有做好病毒和漏洞防護(hù)，才能夠有效的保護(hù)企業(yè)的檔案資源，同時還要制定好不同員工的檔案查看權(quán)限，只有這樣才能夠保證企業(yè)檔案有效的進(jìn)行共享。

4.2 資源整合機制

4.2.1 加大歸檔力度

企業(yè)檔案信息共享平臺一旦建立，需要盡可能的將以往的檔案進(jìn)行歸檔，特別是企業(yè)員工的檔案以及各種具有經(jīng)濟(jì)價值和參考價值的檔案，要盡可能的將其數(shù)字化，還有一些老員工的工作經(jīng)驗與自己總結(jié)的知識，還有項目展開的調(diào)研報告、工作方法和方案總結(jié)等等，都要盡可能的將其進(jìn)行整理，單獨設(shè)置一個檢索目錄，方便員工進(jìn)行搜索學(xué)習(xí)，按照組織知識資源體系擴大歸檔范圍，在日常的工作中不斷的一點一點的對其進(jìn)行完善與豐富。

4.2.2 加強電子檔案收集

在沒有網(wǎng)絡(luò)與計算機的年代，檔案往往以紙質(zhì)和電子文件的形式存儲，所以要重視電子文件的收集，確保文件真實性的情況下將其數(shù)字化，特別是有些項目的工程周期較長，要注重對其進(jìn)行整理，分階段的進(jìn)行收集，保證信息的完整性，特別要避免電子文件的丟失，在進(jìn)行檔案數(shù)字化是，也要注意檔案的重要程度以及類別，優(yōu)先重要的文件，同時在進(jìn)行數(shù)字化時要優(yōu)先一類文件，完成后再進(jìn)行下一類，這樣可以有效的避免檔案混亂，也方便后期的查找。

4.2.3 努力挖掘特色資源，構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)檔案的信息資源應(yīng)該不僅僅是企業(yè)的檔案集合，也應(yīng)該充分利用網(wǎng)上的資源，將有用的適合企業(yè)的資料引用到企業(yè)的檔案當(dāng)中，同時也可以將有利用價值的特色信息進(jìn)行歸類、整理、加工形成具有企業(yè)特色的資源。另外要加大各類專題數(shù)據(jù)庫，如科研成果數(shù)據(jù)庫，還有文獻(xiàn)型、索引型、事實型數(shù)據(jù)庫，做到各有千秋、各具特色。

4.2.4 經(jīng)濟(jì)機制

首先企業(yè)要加大對檔案信息資源共享建設(shè)的投資力度，在企業(yè)的財政支持的基礎(chǔ)上，還要加強對企業(yè)檔案的重視，同時也需要讓員工認(rèn)識到檔案的重要性，增強員工的檔案存檔意識，讓每個員工都能做到將自己的工作認(rèn)真存檔，減小檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

4.3 技術(shù)機制

企業(yè)的檔案資料不說是企業(yè)的全部也可以說是企業(yè)非常重要的資料，可以說我國企業(yè)的隱形財富，在將其放到互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部資源共享的同時，由于互聯(lián)網(wǎng)的虛擬化以及網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜化，如何對其進(jìn)行保護(hù)是十分重要的。

4.3.1 采用實用、可靠的防火墻

防火墻是保護(hù)電腦不被入侵，防止資料泄露與被破壞的重要手段，硬件與軟件的有效結(jié)合可以說是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下最有效的網(wǎng)絡(luò)隔離手段，可以有效的防止黑客入侵，保護(hù)企業(yè)的檔案資料，所以企業(yè)的保護(hù)部門應(yīng)該根據(jù)自身的特點與需求，選用合適的防火墻。

4.3.2 利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)

數(shù)據(jù)加密是借助網(wǎng)絡(luò)中的加密機構(gòu)，對原始信息進(jìn)行重新組合，相當(dāng)于對數(shù)據(jù)加了密碼，可以有效的對數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。而身份認(rèn)證是通過CA認(rèn)證系統(tǒng)驗證訪問者身份的合法性并確定其相應(yīng)的權(quán)限，通常最高權(quán)限由管理部門掌管，而工作人員只有二級權(quán)限，這樣可以有效的避免員工對于計算機的更改，同時最好避免將計算機進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，如果有需要進(jìn)行權(quán)限申請，這樣也可以有效的保護(hù)企業(yè)的數(shù)據(jù)不被泄露。

4.3.3 做好安全管理工作，防范網(wǎng)絡(luò)病毒

病毒往往會對計算機中的文件造成破壞，所以要做好病毒防范工作，可以安裝殺毒軟件，同時注意軟件的升級和更新，這樣基本就可以防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵。同時還要定期的對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，最好是將其被分到硬盤當(dāng)中，避免聯(lián)網(wǎng)，這樣可以有效的對數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。同時限制員工的權(quán)限，限制他們電腦的連網(wǎng)，如飛非特殊必要不給與聯(lián)網(wǎng)權(quán)限，對于軟件的安裝和文件的下載也要給予限制。

4.4 人才保障機制

高素質(zhì)人才是企業(yè)的保障，良好的職業(yè)素質(zhì)可以對檔案進(jìn)行完善有效的處理，所以企業(yè)應(yīng)該選用合適的高素質(zhì)人才。

4.4.1 加強教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，除了不斷補充引進(jìn)檔案專業(yè)、計算機專業(yè)人才，還要對現(xiàn)有人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，不斷的學(xué)習(xí)與更新專業(yè)知識。首先應(yīng)該定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并針對每次培訓(xùn)做出相應(yīng)的考核以保證培訓(xùn)的有效性，同時鼓勵員工自主進(jìn)行學(xué)習(xí)，還要讓他們了解到檔案管理的重要性，增加他們的榮耀感，激發(fā)工作的熱情。

4.4.2 建立完善的激勵體系

檔案管理比較枯燥且不能像正常項目那樣直接看到結(jié)果，對于檔案管理人員也應(yīng)該有一定的鼓勵措施，部門內(nèi)應(yīng)該建立以競爭的工作氣氛，同時也需要建立一些考核措施，對于表現(xiàn)較好的員工做出獎勵，進(jìn)一步激勵檔案管理人員的工作熱情。

5 結(jié)論

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的信息共享具有著許多的優(yōu)勢，逐漸成為今后企業(yè)檔案管理的主要方式，如何做好共享平臺的構(gòu)建，完善檔案共享機制，是每個企業(yè)都要考慮的重中之重。

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作者簡介

盛衛(wèi)紅（1979-），女，漢族，上海市人，本科學(xué)歷，中級職稱，上海紫竹高新區(qū)（集團(tuán)）有限公司行政經(jīng)理，研究方向：檔案管理。