高校科研管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用

顏學(xué)穎 許述文 蔣俊正

摘要：隨著高?？蒲泄ぷ鞯牟粩喟l(fā)展，所承擔(dān)的科研項(xiàng)目及科研成果日益增加。管理工作中舊的模式已不再適用，亟需建立一種新型科研管理模式?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)不僅能優(yōu)化科研管理流程，輔助科研人員開展科研工作，而且能對(duì)接全校人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及設(shè)備信息系統(tǒng)等，為科研決策和管理工作提供更大的便利。

關(guān)鍵詞：科研管理；信息系統(tǒng)；統(tǒng)計(jì)分析；科研決策

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）17-0005-02

一、引言

目前我國(guó)已有超過150所高校[1]開始使用科研管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了科研管理效率的大幅度提升。復(fù)旦大學(xué)[1]于2008年10月啟動(dòng)科研管理系統(tǒng)，包括綜合辦公、科研機(jī)構(gòu)、科研人員、項(xiàng)目管理、科研成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)、年度統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)等多個(gè)子系統(tǒng)。這些系統(tǒng)功能使得該校能夠更好地對(duì)科研成果及科研項(xiàng)目進(jìn)行管理，并且節(jié)省了大量人力和時(shí)間。隨著各高校陸續(xù)嘗試探索建立本?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)，在2015年全國(guó)高等教育信息化創(chuàng)新論壇上，高等教育信息化發(fā)展報(bào)告編委會(huì)專家做了《高等教育信息化發(fā)展?fàn)顩r與趨勢(shì)分析》的報(bào)告，發(fā)布了由教育部科技發(fā)展中心牽頭、各個(gè)領(lǐng)域的專家共同完成的《高等教育信息化發(fā)展報(bào)告》（2014）的數(shù)據(jù)分析報(bào)告，其中對(duì)高等教育信息化今后的發(fā)展趨勢(shì)做了預(yù)測(cè)和展望，指出我國(guó)高校無線網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速和校園一卡通普及化有所提升，但是科研信息化程度仍顯不足。在2018年4月教育部辦公廳召開的全國(guó)教育信息化工作會(huì)議中，也對(duì)高校教育信息化提出了新的要求。目前，高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的全面普及和全面發(fā)揮效用還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。因此，本文結(jié)合我校多年來不斷完善升級(jí)的科研管理系統(tǒng)的實(shí)踐，首先闡述了建立科研管理信息系統(tǒng)的必要性，然后說明高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的構(gòu)建方法和意義。

二、建立科研管理信息系統(tǒng)的必要性

隨著移動(dòng)通信5G的到來以及移動(dòng)和固定終端的不斷完善，硬件設(shè)備已經(jīng)支撐起了海量數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸和實(shí)時(shí)處理。國(guó)家政府部門近年來提出了“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的戰(zhàn)略，簡(jiǎn)化了工作流程，增加了政務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)從“讓人跑腿”到“數(shù)據(jù)跑腿”的轉(zhuǎn)變，提升政府效能。在高校中同樣存在相同的問題，大量的科研數(shù)據(jù)，比如論文數(shù)據(jù)、專利數(shù)據(jù)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)等，也需采用科研管理信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)更新和處理，讓科研主體也就是高校教師在網(wǎng)上就可以實(shí)現(xiàn)成果錄入，同樣也方便了科研管理者每年的報(bào)表管理和成果分析工作。本文從以下幾個(gè)方面來闡述科研管理信息系統(tǒng)的必要性。

1.對(duì)科學(xué)決策的必要性。從大多數(shù)已運(yùn)行的高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)運(yùn)行的情況分析，高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)由于綜合了多方面信息和原始資料，在進(jìn)行大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析后，可以更實(shí)時(shí)、有效的提供最新的全校宏觀科研信息，并能更好的實(shí)現(xiàn)一段時(shí)間內(nèi)的縱向?qū)Ρ??？蒲泄芾硐到y(tǒng)提供多元化的數(shù)據(jù)形式，對(duì)決策提供了重要依據(jù)[1]。

2.對(duì)科研人員的必要性?？蒲泄ぷ鲗?shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，不僅使研究者能及時(shí)了解各類別課題的申報(bào)時(shí)間、申報(bào)條件、評(píng)審結(jié)果，及時(shí)進(jìn)行課題的中檢和完成結(jié)題，還可以隨時(shí)通過固定網(wǎng)絡(luò)終端和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)終端查詢經(jīng)費(fèi)的使用情況，及時(shí)進(jìn)行橫向溝通，準(zhǔn)確上報(bào)論文和申報(bào)專利，并及時(shí)將獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)向科研管理部門進(jìn)行備案[2]。

3.對(duì)科研管理人員的必要性。在傳統(tǒng)人工管理模式下，科研項(xiàng)目從申報(bào)、中期檢查、結(jié)題乃至評(píng)審的整個(gè)過程都要花費(fèi)大量的人力和物力[3]，存在掌握進(jìn)度難、統(tǒng)計(jì)難等問題。在年終考核及職稱評(píng)審工作中，也存在科研人員和科研管理人員花費(fèi)大量時(shí)間和精力對(duì)所報(bào)項(xiàng)目成果進(jìn)行查詢、登記、上報(bào)及統(tǒng)計(jì)，存在時(shí)效差和精確度不夠等缺陷[4]。

4.對(duì)保密工作的意義。在以往人工操作模式中，存在紙質(zhì)文件、圖紙易丟失，文件傳遞過程易泄密，等等問題。據(jù)報(bào)道，經(jīng)過碎紙機(jī)處理的紙質(zhì)文件仍有60%—80%以上的信息可被恢復(fù)。而運(yùn)用科研管理系統(tǒng)，通過加密算法和隱去重要信息等方式可使整個(gè)科研工作過程處于相對(duì)封閉的狀態(tài)。由于設(shè)立使用人員分級(jí)授權(quán)制度，對(duì)防止人為竊密和保管不慎丟失文件事件的發(fā)生提供了可靠的保障。

三、高校科研管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

1.權(quán)限管理?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)根據(jù)使用對(duì)象不同，分設(shè)了不同類型的登錄用戶，如普通類型用戶名、專用用戶名、特殊用戶名等。根據(jù)高校科研管理信息系統(tǒng)設(shè)置的安全規(guī)則或者安全策略，不同的用戶可以訪問而且只能訪問自己被授權(quán)的資源。權(quán)限等級(jí)不同，可使用的功能菜單項(xiàng)目也不同。使用權(quán)限的不同，可以保證科研人員實(shí)時(shí)掌握自身科研項(xiàng)目情況，科研管理人員掌握所管理類別下不同項(xiàng)目的進(jìn)展情況，而最高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將全局掌握一個(gè)學(xué)院，甚至一個(gè)學(xué)校的整體情況。

2.綜合辦公。科研管理信息系統(tǒng)可發(fā)布通知公告，科研人員可以及時(shí)查看科研管理部門發(fā)布的最新公告信息。區(qū)別于傳統(tǒng)門戶網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)在于發(fā)布通知公告時(shí)，可以根據(jù)研究方向定向發(fā)布項(xiàng)目征集等，避免信息冗余。文件下載方面，可以根據(jù)不同權(quán)限提供相關(guān)文件和文檔的下載。預(yù)警信息功能可以及時(shí)接受項(xiàng)目進(jìn)度及預(yù)警信息。

3.科研項(xiàng)目管理。科研人員可使用項(xiàng)目立項(xiàng)、變更、結(jié)項(xiàng)等功能完成科研工作的全過程，并可在項(xiàng)目周期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行更新。而科研管理人員則負(fù)責(zé)錄入、維護(hù)已經(jīng)由上級(jí)部門審批確認(rèn)的立項(xiàng)科研項(xiàng)目基礎(chǔ)信息，并及時(shí)通知課題申報(bào)人其課題是否獲得立項(xiàng)。由于采用了雙向公開，可避免傳統(tǒng)錄入時(shí)由于人工失誤造成的差錯(cuò)。

4.科研經(jīng)費(fèi)的追蹤和管理?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)還可以實(shí)時(shí)獲取各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用現(xiàn)狀，對(duì)使用情況和進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，經(jīng)費(fèi)使用人和經(jīng)費(fèi)管理人均可隨時(shí)查看科研經(jīng)費(fèi)到賬、支出及外撥情況，科研負(fù)責(zé)人還可以實(shí)時(shí)查看科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷情況。

5.科研成果管理?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)可錄入科研人員的論文、成果信息，從檢索結(jié)果中認(rèn)領(lǐng)論文成果和著作成果，對(duì)成果鑒定、轉(zhuǎn)化、獲獎(jiǎng)等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)登錄和更新。通常高校的技術(shù)成果轉(zhuǎn)化率很低，能形成產(chǎn)業(yè)規(guī)模的更少[4]，而在對(duì)科研成果進(jìn)行系統(tǒng)化管理后，有利于進(jìn)行產(chǎn)學(xué)研的對(duì)接，促進(jìn)企業(yè)與高校的密切合作。

6.科研數(shù)據(jù)管理。在階段性考核及年終考核時(shí)，對(duì)全?？蒲谐晒⒒痦?xiàng)目類型、課題申報(bào)情況及結(jié)題情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)了解準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)及考核結(jié)果。在學(xué)校信息管理系統(tǒng)建立中，學(xué)校各部門，如教務(wù)、科研、人事通力協(xié)作，而不是獨(dú)立成塊。由于我校建立的科研管理信息系統(tǒng)在最初用戶需求分析時(shí)就考慮了與上級(jí)管理部門以及校內(nèi)各處室的兼容性，所以與大多數(shù)局限于本校系統(tǒng)的高校相比，兼容性有了很大提高，為上報(bào)各類數(shù)據(jù)報(bào)表以及與財(cái)務(wù)、人事對(duì)接提供了保障。

四、結(jié)語

本文結(jié)合目前全國(guó)科研信息化建設(shè)的情況，以及我校已建立的高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的使用，闡述了該系統(tǒng)在高校科研管理中取代人工模式的必要性和意義，并對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用功能和價(jià)值進(jìn)行了介紹和分析。

參考文獻(xiàn)：

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