城市園林檔案管理的若干建議

王海燕

摘要：近些年來，城鎮(zhèn)化發(fā)展進(jìn)程相當(dāng)迅猛。園林綠化實踐也在原有基礎(chǔ)上取得較為明顯的進(jìn)步，不斷突出園林綠化檔案管理的價值與作用，社會各界都已經(jīng)逐步提高對園林綠化檔案的重視程度。檔案管理部門面對的主要問題就是如何針對園林檔案管理質(zhì)量以及水平進(jìn)行提升，將更為良好的檔案服務(wù)提供給城市，用于建設(shè)以及各項工作的順利開展。本文主要針對城市園林檔案管理進(jìn)行客觀分析，并針對其中存在的問題，制定合理措施與建議，這對城市園林檔案管理工作的順利開展有積極意義，同時也為城市的進(jìn)一步發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。這可充分說明城市園林檔案管理工作的重要性與必要性。

關(guān)鍵詞：園林檔案管理? ?計算機(jī)? ?制度? ?素質(zhì)

在城建檔案中，園林綠化檔案作為不可缺少的組成部分存在，也在其中占據(jù)重要位置，某一個單位或者個人在園林綠化可記中所形成的一系列資料，都由園林綠化檔案進(jìn)行真實記錄，具有一定的參考價值，為城市發(fā)展與建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。園林基礎(chǔ)資料、風(fēng)景園林建設(shè)資料以及城市綠化建設(shè)資料等，是組成園林綠化檔案的幾個重要內(nèi)容。園林基礎(chǔ)資料主要涉及到園林史料、園林建筑圖以及文字資料的內(nèi)容。園林新建、擴(kuò)建以及改建工程項目則在風(fēng)景園林建設(shè)涵蓋范圍之內(nèi)。居民綠地、生產(chǎn)綠地所產(chǎn)生的一系列檔案資料，由城市綠化建設(shè)資料負(fù)責(zé)。除此之外，還會有一系列綜合管理資料。也就是說在實際進(jìn)行園林綠化檔案管理工作過程中，必須實現(xiàn)對上述內(nèi)容的綜合考慮。

一、利用計算機(jī)優(yōu)化城市園林檔案管理

傳統(tǒng)檔案主要是以紙質(zhì)的形式存在，在材質(zhì)的影響之下，會有很多不可避免的問題存在于管理過程當(dāng)中，首先從檔案分類編號角度進(jìn)行分析，新增加的檔案從屬性上來說，必須排列在前面，但實際上會通過編制在后面的方式實現(xiàn)對編號連續(xù)性的保障。從外在形式來說，檔案分類標(biāo)號的一致性得到高度統(tǒng)一，但是對以后各項工作的順利開展都帶來極大阻礙，尤其是查閱以及整理工作面臨極大難度[1]。為在真正意義上實現(xiàn)這上述現(xiàn)象的解決，需要在檔案管理當(dāng)中科學(xué)應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，將一定的便捷性帶給檔案開展一系列管理工作，在檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)可實現(xiàn)對自身優(yōu)勢與作用的最大限度發(fā)揮。城市園林檔案科學(xué)性以及合理性得到真正意義上的提升，尤其是其管理水平得到不斷優(yōu)化與完善，進(jìn)而促使城市園林檔案管理在原有基礎(chǔ)上得到較大幅度的進(jìn)步。

二、完善園林檔案相關(guān)制度

（一）完善收集制度

首先，必須提高對園林檔案管理部門登記工作的重視程度，將其作為園林建設(shè)工程審批不可缺少的一部分內(nèi)容進(jìn)行。園林檔案管理部門在實際進(jìn)行資料收集過程當(dāng)中，主要涉及到施工單位施工前以及施工中的一系列內(nèi)容，但是也不能忽略工程竣工后所提供資料的重要性。這是工程驗收較為重要的組成部分。管理人員在分類檔案過程當(dāng)中。需要嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)合理的建檔工作。

（二）完善存放制度

可針對檔案存放處進(jìn)行區(qū)域劃分以及編號工作，并且針對直觀的區(qū)域圖進(jìn)行準(zhǔn)確繪制。編號工作也可針對區(qū)域內(nèi)的檔案柜進(jìn)行，編號過程當(dāng)中可對多種方式進(jìn)行使用，現(xiàn)階段最為普遍的就是“區(qū)域號+檔案柜號”，擺放在檔案柜當(dāng)中的檔案也可進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)號，標(biāo)號方式主要是將“區(qū)域號+檔案柜號+檔案號”作為主要依據(jù)，對于檔案資料較少處于初步建設(shè)階段的檔案管理處，可利用其它方式進(jìn)行檔案標(biāo)號存放工作。編制檔案存放卡以及實現(xiàn)對檔案編號的明確標(biāo)注，是在園林檔案編號存放完成工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行，尤其是要根據(jù)檔案資料編寫相關(guān)關(guān)鍵詞，為后續(xù)查詢工作的順利開展打下基礎(chǔ)[2]。

（三）完善查閱索引制度

結(jié)合實際針對查閱登記制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善。很多工作在開展之前，都需要借助園林檔案室進(jìn)行檔案資料查詢工作，其中主要涉及到園林設(shè)計、政策決策以及學(xué)術(shù)研究等。這部分人員在查閱檔案時必須進(jìn)行實名登記。尤其是在公開園林檔案信息時，必須提高對設(shè)計圖紙以及知識產(chǎn)權(quán)的重視程度。借助法律的手段對其進(jìn)行有效保護(hù)。

（四）完善移交制度

首先可通過建立檔案室值班制度的方式，實現(xiàn)對日常交接管理的不斷強(qiáng)化。如果有意外事故發(fā)生，可以真正做到追究到個人[3]。必須提高對各項隱患排查工作的重視程度，其中主要涉及到火災(zāi)以及漏水等，檔案管理人員必須從自身著手，實現(xiàn)對保護(hù)意識以及警惕性的不斷提升。其次是通過建立負(fù)責(zé)人移交制度實現(xiàn)對檔案的進(jìn)一步保障。檔案管理會不可避免的涉及到負(fù)責(zé)人移交問題，在移交之前必須保障檔案沒有大規(guī)模的損毀以及遺失問題。所有目標(biāo)都得到滿足后才可以真正調(diào)離。最后是根據(jù)檔案管理單位以及科室等建立相關(guān)移交制度，對其進(jìn)行不斷地合并或者分立。防止檔案遺失以及損毀問題出現(xiàn)在其中，進(jìn)一步避免漏交以及移交問題的出現(xiàn)。

三、提高園林檔案管理人員素質(zhì)

（一）提高園林檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

通過對園林檔案管理人員進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，其組成人員較為復(fù)雜，兼職人員、沒有相關(guān)知識以及技能的人員，都可進(jìn)行檔案管理工作，這是導(dǎo)致檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)長期得不到有效提升的主要原因。為在真正意義上實現(xiàn)去上述現(xiàn)象的改善，我們可從以下兩個方面著手，進(jìn)而促使相關(guān)人員實現(xiàn)對自身專業(yè)素質(zhì)以及綜合水平的進(jìn)一步提升[4]。首先是開展專業(yè)限制，在補(bǔ)充檔案管理隊伍時提高門檻部分高校有針對檔案管理工作所設(shè)定的專業(yè)，因此在補(bǔ)充檔案管理隊伍時，可通過專場招聘的方式實現(xiàn)對高素質(zhì)人才的獲取?；蛘呤窃谑聵I(yè)單位公務(wù)員考試中將園林檔案管理隊伍設(shè)為獨立名額，根據(jù)專業(yè)做出一定限制，通過這種途徑可實現(xiàn)對綜合管理人員素質(zhì)的進(jìn)一步提升。其次是針對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)定期的培訓(xùn)。通過對培訓(xùn)力度的不斷加大，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)與水平。將園林檔案管理工作流程作為主要依據(jù)，開展科學(xué)有效的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)出專業(yè)的管理人員進(jìn)行檔案管理工作。

（二）提高園林檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

專業(yè)素質(zhì)不高的問題長期困擾園林檔案管理人員，除此之外還有職業(yè)素養(yǎng)較低的問題存在，沒有認(rèn)識到園林檔案管理工作的重要性以及管理意識較為淡薄等，都可真實反應(yīng)出園林檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，尤其是在崗位職能方面存在較弱的問題[5]。部分園林檔案管理人員甚至錯誤地認(rèn)為園林檔案沒有任何價值，就算毀壞或者遺失園林檔案也不重要，因此，在工作中主動整理以及管理的現(xiàn)象幾乎不存在。可通過集體學(xué)習(xí)觀看視頻的方式實現(xiàn)對檔案管理工作人員意識的提升，利用組織各種講座以及活動的方式，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的崗位意識與管理意識。其次是可針對監(jiān)督渠道進(jìn)行拓寬，除內(nèi)部監(jiān)督以及外部監(jiān)督之外，還要利用多種監(jiān)督的協(xié)調(diào)作用，其中主要涉及到群眾監(jiān)督以及政協(xié)監(jiān)督等。最后是結(jié)合實際開展適當(dāng)?shù)膱@林檔案展覽工作。通過各種方法最大限度激發(fā)管理人員的創(chuàng)造性與積極性，促使檔案管理工作人員的職業(yè)價值感得到不斷增強(qiáng)。

四、注重開發(fā)利用

利用以及開發(fā)是檔案管理工作的最終目標(biāo)。因此，在針對園林綠化工程檔案進(jìn)行管理時，不僅可實現(xiàn)對工程施工情況的真實記錄，同時也可將較為準(zhǔn)確的參考依據(jù)提供給后續(xù)維護(hù)與管理工作，面向全社會提供服務(wù)[6]，最大限度發(fā)揮檔案的價值與作用。在實際開展檔案管理工作過程當(dāng)中，必須結(jié)合實際，實現(xiàn)對科學(xué)管理方法與手段的有效應(yīng)用，促使其工作效果得到真正意義上的改善。從檔案管理工作人員以及綠化部門來說，必須給予檔案管理工作應(yīng)有的重視。從檔案資料以及各個細(xì)節(jié)著手，實現(xiàn)對多種管理方法的不斷開拓。

五、結(jié)語

各個區(qū)域在進(jìn)行城市園林檔案管理工作時，會有不可避免的差異性存在。因此，在實際開展城市園林檔案管理工作過程當(dāng)中，必須結(jié)合地方實際。園林綠化檔案作為一種具有參考價值與作用的原始資料，存在于城建工作當(dāng)中。我們必須提高對園林綠化檔案管理工作的重視程度，借助必要的措施與手段對其進(jìn)行不斷完善、優(yōu)化，尤其是要在客觀分析其中存在問題的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行逐步解決。這是協(xié)調(diào)城市各方面建設(shè)與發(fā)展的重要途徑，也可將更加良好的生態(tài)環(huán)境提供給人們，這對人們生活質(zhì)量以及生活水平的進(jìn)一步提升有積極意義。從宏觀角度來說，也可進(jìn)一步推動我國社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]拓艷萍.依法治檔科學(xué)管檔——提高城建檔案管理水平的若干建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（15）：112.

[2]王春敏，劉敏，李素敏.關(guān)于農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的若干對策和建議[J].天津農(nóng)業(yè)科學(xué)，2016，（01）：129-131.

[3]董金紅.“城市園林綠化檔案管理”存在的問題及對策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013，（33）：117.

[4]林紹妹.對城市園林綠化檔案工作有效管理的思考[J].長江叢刊，2016，（09）：117.

[5]高小霞.淺談園林檔案管理存在的問題及對策[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊：中，2014，（05）：365.

[6]姜東昕.加強(qiáng)園林科研檔案管理為城市園林綠化建設(shè)服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（11）：188-189.

（作者單位：龍口市園林管理處）在城建檔案中，園林綠化檔案作為不可缺少的組成部分存在，也在其中占據(jù)重要位置，某一個單位或者個人在園林綠化可記中所形成的一系列資料，都由園林綠化檔案進(jìn)行真實記錄，具有一定的參考價值，為城市發(fā)展與建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。園林基礎(chǔ)資料、風(fēng)景園林建設(shè)資料以及城市綠化建設(shè)資料等，是組成園林綠化檔案的幾個重要內(nèi)容。園林基礎(chǔ)資料主要涉及到園林史料、園林建筑圖以及文字資料的內(nèi)容。園林新建、擴(kuò)建以及改建工程項目則在風(fēng)景園林建設(shè)涵蓋范圍之內(nèi)。居民綠地、生產(chǎn)綠地所產(chǎn)生的一系列檔案資料，由城市綠化建設(shè)資料負(fù)責(zé)。除此之外，還會有一系列綜合管理資料。也就是說在實際進(jìn)行園林綠化檔案管理工作過程中，必須實現(xiàn)對上述內(nèi)容的綜合考慮。

一、利用計算機(jī)優(yōu)化城市園林檔案管理

傳統(tǒng)檔案主要是以紙質(zhì)的形式存在，在材質(zhì)的影響之下，會有很多不可避免的問題存在于管理過程當(dāng)中，首先從檔案分類編號角度進(jìn)行分析，新增加的檔案從屬性上來說，必須排列在前面，但實際上會通過編制在后面的方式實現(xiàn)對編號連續(xù)性的保障。從外在形式來說，檔案分類標(biāo)號的一致性得到高度統(tǒng)一，但是對以后各項工作的順利開展都帶來極大阻礙，尤其是查閱以及整理工作面臨極大難度[1]。為在真正意義上實現(xiàn)這上述現(xiàn)象的解決，需要在檔案管理當(dāng)中科學(xué)應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，將一定的便捷性帶給檔案開展一系列管理工作，在檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)可實現(xiàn)對自身優(yōu)勢與作用的最大限度發(fā)揮。城市園林檔案科學(xué)性以及合理性得到真正意義上的提升，尤其是其管理水平得到不斷優(yōu)化與完善，進(jìn)而促使城市園林檔案管理在原有基礎(chǔ)上得到較大幅度的進(jìn)步。

二、完善園林檔案相關(guān)制度

（一）完善收集制度

首先，必須提高對園林檔案管理部門登記工作的重視程度，將其作為園林建設(shè)工程審批不可缺少的一部分內(nèi)容進(jìn)行。園林檔案管理部門在實際進(jìn)行資料收集過程當(dāng)中，主要涉及到施工單位施工前以及施工中的一系列內(nèi)容，但是也不能忽略工程竣工后所提供資料的重要性。這是工程驗收較為重要的組成部分。管理人員在分類檔案過程當(dāng)中。需要嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)合理的建檔工作。

（二）完善存放制度

可針對檔案存放處進(jìn)行區(qū)域劃分以及編號工作，并且針對直觀的區(qū)域圖進(jìn)行準(zhǔn)確繪制。編號工作也可針對區(qū)域內(nèi)的檔案柜進(jìn)行，編號過程當(dāng)中可對多種方式進(jìn)行使用，現(xiàn)階段最為普遍的就是“區(qū)域號+檔案柜號”，擺放在檔案柜當(dāng)中的檔案也可進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)號，標(biāo)號方式主要是將“區(qū)域號+檔案柜號+檔案號”作為主要依據(jù)，對于檔案資料較少處于初步建設(shè)階段的檔案管理處，可利用其它方式進(jìn)行檔案標(biāo)號存放工作。編制檔案存放卡以及實現(xiàn)對檔案編號的明確標(biāo)注，是在園林檔案編號存放完成工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行，尤其是要根據(jù)檔案資料編寫相關(guān)關(guān)鍵詞，為后續(xù)查詢工作的順利開展打下基礎(chǔ)[2]。

（三）完善查閱索引制度

結(jié)合實際針對查閱登記制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善。很多工作在開展之前，都需要借助園林檔案室進(jìn)行檔案資料查詢工作，其中主要涉及到園林設(shè)計、政策決策以及學(xué)術(shù)研究等。這部分人員在查閱檔案時必須進(jìn)行實名登記。尤其是在公開園林檔案信息時，必須提高對設(shè)計圖紙以及知識產(chǎn)權(quán)的重視程度。借助法律的手段對其進(jìn)行有效保護(hù)。

（四）完善移交制度

首先可通過建立檔案室值班制度的方式，實現(xiàn)對日常交接管理的不斷強(qiáng)化。如果有意外事故發(fā)生，可以真正做到追究到個人[3]。必須提高對各項隱患排查工作的重視程度，其中主要涉及到火災(zāi)以及漏水等，檔案管理人員必須從自身著手，實現(xiàn)對保護(hù)意識以及警惕性的不斷提升。其次是通過建立負(fù)責(zé)人移交制度實現(xiàn)對檔案的進(jìn)一步保障。檔案管理會不可避免的涉及到負(fù)責(zé)人移交問題，在移交之前必須保障檔案沒有大規(guī)模的損毀以及遺失問題。所有目標(biāo)都得到滿足后才可以真正調(diào)離。最后是根據(jù)檔案管理單位以及科室等建立相關(guān)移交制度，對其進(jìn)行不斷地合并或者分立。防止檔案遺失以及損毀問題出現(xiàn)在其中，進(jìn)一步避免漏交以及移交問題的出現(xiàn)。

三、提高園林檔案管理人員素質(zhì)

（一）提高園林檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

通過對園林檔案管理人員進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，其組成人員較為復(fù)雜，兼職人員、沒有相關(guān)知識以及技能的人員，都可進(jìn)行檔案管理工作，這是導(dǎo)致檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)長期得不到有效提升的主要原因。為在真正意義上實現(xiàn)去上述現(xiàn)象的改善，我們可從以下兩個方面著手，進(jìn)而促使相關(guān)人員實現(xiàn)對自身專業(yè)素質(zhì)以及綜合水平的進(jìn)一步提升[4]。首先是開展專業(yè)限制，在補(bǔ)充檔案管理隊伍時提高門檻部分高校有針對檔案管理工作所設(shè)定的專業(yè)，因此在補(bǔ)充檔案管理隊伍時，可通過專場招聘的方式實現(xiàn)對高素質(zhì)人才的獲取?；蛘呤窃谑聵I(yè)單位公務(wù)員考試中將園林檔案管理隊伍設(shè)為獨立名額，根據(jù)專業(yè)做出一定限制，通過這種途徑可實現(xiàn)對綜合管理人員素質(zhì)的進(jìn)一步提升。其次是針對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)定期的培訓(xùn)。通過對培訓(xùn)力度的不斷加大，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)與水平。將園林檔案管理工作流程作為主要依據(jù)，開展科學(xué)有效的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)出專業(yè)的管理人員進(jìn)行檔案管理工作。

（二）提高園林檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

專業(yè)素質(zhì)不高的問題長期困擾園林檔案管理人員，除此之外還有職業(yè)素養(yǎng)較低的問題存在，沒有認(rèn)識到園林檔案管理工作的重要性以及管理意識較為淡薄等，都可真實反應(yīng)出園林檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，尤其是在崗位職能方面存在較弱的問題[5]。部分園林檔案管理人員甚至錯誤地認(rèn)為園林檔案沒有任何價值，就算毀壞或者遺失園林檔案也不重要，因此，在工作中主動整理以及管理的現(xiàn)象幾乎不存在?？赏ㄟ^集體學(xué)習(xí)觀看視頻的方式實現(xiàn)對檔案管理工作人員意識的提升，利用組織各種講座以及活動的方式，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的崗位意識與管理意識。其次是可針對監(jiān)督渠道進(jìn)行拓寬，除內(nèi)部監(jiān)督以及外部監(jiān)督之外，還要利用多種監(jiān)督的協(xié)調(diào)作用，其中主要涉及到群眾監(jiān)督以及政協(xié)監(jiān)督等。最后是結(jié)合實際開展適當(dāng)?shù)膱@林檔案展覽工作。通過各種方法最大限度激發(fā)管理人員的創(chuàng)造性與積極性，促使檔案管理工作人員的職業(yè)價值感得到不斷增強(qiáng)。

四、注重開發(fā)利用

利用以及開發(fā)是檔案管理工作的最終目標(biāo)。因此，在針對園林綠化工程檔案進(jìn)行管理時，不僅可實現(xiàn)對工程施工情況的真實記錄，同時也可將較為準(zhǔn)確的參考依據(jù)提供給后續(xù)維護(hù)與管理工作，面向全社會提供服務(wù)[6]，最大限度發(fā)揮檔案的價值與作用。在實際開展檔案管理工作過程當(dāng)中，必須結(jié)合實際，實現(xiàn)對科學(xué)管理方法與手段的有效應(yīng)用，促使其工作效果得到真正意義上的改善。從檔案管理工作人員以及綠化部門來說，必須給予檔案管理工作應(yīng)有的重視。從檔案資料以及各個細(xì)節(jié)著手，實現(xiàn)對多種管理方法的不斷開拓。

五、結(jié)語

各個區(qū)域在進(jìn)行城市園林檔案管理工作時，會有不可避免的差異性存在。因此，在實際開展城市園林檔案管理工作過程當(dāng)中，必須結(jié)合地方實際。園林綠化檔案作為一種具有參考價值與作用的原始資料，存在于城建工作當(dāng)中。我們必須提高對園林綠化檔案管理工作的重視程度，借助必要的措施與手段對其進(jìn)行不斷完善、優(yōu)化，尤其是要在客觀分析其中存在問題的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行逐步解決。這是協(xié)調(diào)城市各方面建設(shè)與發(fā)展的重要途徑，也可將更加良好的生態(tài)環(huán)境提供給人們，這對人們生活質(zhì)量以及生活水平的進(jìn)一步提升有積極意義。從宏觀角度來說，也可進(jìn)一步推動我國社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]拓艷萍.依法治檔科學(xué)管檔——提高城建檔案管理水平的若干建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（15）：112.

[2]王春敏，劉敏，李素敏.關(guān)于農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的若干對策和建議[J].天津農(nóng)業(yè)科學(xué)，2016，（01）：129-131.

[3]董金紅.“城市園林綠化檔案管理”存在的問題及對策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013，（33）：117.

[4]林紹妹.對城市園林綠化檔案工作有效管理的思考[J].長江叢刊，2016，（09）：117.

[5]高小霞.淺談園林檔案管理存在的問題及對策[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊：中，2014，（05）：365.

[6]姜東昕.加強(qiáng)園林科研檔案管理為城市園林綠化建設(shè)服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（11）：188-189.

（作者單位：龍口市園林管理處）