職業(yè)院校檔案管理工作問題分析及完善建議

摘要：信息化時代對職業(yè)院校的檔案管理工作提出了更高的要求，而職業(yè)院校在這種要求之下，在對檔案管理工作進(jìn)行改革時卻遇到了許多問題。本文通過分析職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點(diǎn)建議，以期職業(yè)院校檔案管理工作有新的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校? ?檔案管理? ?問題? ?建議

職業(yè)院校的檔案資源具有極其重要的價值。其不僅包含了學(xué)生的成長經(jīng)歷，也記錄了教師的教學(xué)活動，更是承載了院校的演變與發(fā)展，是院校管理工作中不可或缺的一部分，所以職業(yè)院校要優(yōu)化檔案管理工作，讓其發(fā)揮應(yīng)有的價值。

一、職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題

職業(yè)院校檔案管理工作中主要存在以下幾個方面的問題：

（一）檔案管理意識淡薄

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識淡薄

對于職業(yè)院校的檔案管理工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一般存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是進(jìn)行一些普通的收集、分類工作[1]，一言蔽之，檔案管理工作是“體力活”而非“腦力活”。在這種觀念的驅(qū)使下，往往對檔案管理工作不夠重視，進(jìn)而導(dǎo)致劃撥給檔案管理部門的資金不足、編制不足。檔案管理部門沒有充足的資金購買所需設(shè)備，也無法招聘專業(yè)人才進(jìn)行檔案的管理與維護(hù)，長此以往，檔案管理工作根本無法正常進(jìn)行，更不要說跟上時代需要的步伐了。

2.工作者檔案管理意識淡薄

職業(yè)院校檔案管理工作者中存在兩個方面的問題，其一是檔案管理專業(yè)的工作者業(yè)務(wù)水平不高，只會進(jìn)行檔案的整理，至于深層次的檔案數(shù)字化建設(shè)則懶得學(xué)、不屑學(xué);其二是非檔案管理專業(yè)的工作者專業(yè)技能水平不高，對如何進(jìn)行檔案管理工作沒有相關(guān)的知識體系做后盾，只能在工作中憑經(jīng)驗(yàn)摸索前行，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率，同時也無法保證質(zhì)量。

（二）檔案管理硬件不足

在職業(yè)院校檔案管理工作中，硬件設(shè)施的不足也制約著檔案管理工作的進(jìn)行。

目前有些職業(yè)院校仍舊沒有專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作，其他部門的工作人員也分身乏術(shù)，根本沒有時間與精力完成檔案建設(shè)工作，以至于檔案工作長期落后，無法服務(wù)于教育與教學(xué)。而且，職業(yè)院校檔案管理設(shè)施也不完善，檔案管理工作者也是“巧婦難為無米之炊”，難以為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

職業(yè)院校檔案管理工作面臨外無機(jī)構(gòu)內(nèi)無管理設(shè)施的窘境，檔案工作的質(zhì)量也就上不去。

（三）檔案管理制度落后

職業(yè)院校檔案管理工作的管理制度落后體現(xiàn)在兩方面，即：“上無統(tǒng)一要求，下無溝通協(xié)調(diào)”。“上無統(tǒng)一要求”是指學(xué)校缺乏統(tǒng)一管理的規(guī)章制度，對檔案管理沒有整體構(gòu)造與規(guī)劃，也無一致要求和標(biāo)準(zhǔn)的格式;“下無溝通協(xié)調(diào)”是指學(xué)校各個部門皆是自我管理，通常是根據(jù)業(yè)務(wù)需要隨機(jī)進(jìn)行檔案整理，而無溝通與交流。這兩個方面的不足，使得各部門間檔案信息互不兼容，也造成人、財、物的大量浪費(fèi)，同時也影響著檔案資源的重復(fù)開發(fā)與利用。

（四）數(shù)字化建設(shè)水平低

職業(yè)院校檔案管理工作中數(shù)字化建設(shè)水平低源于以下問題：一是對檔案管理的數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識度不夠，無論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作者、教師、學(xué)生，都未曾重視這種建設(shè)[2];二是學(xué)校未將數(shù)字化建設(shè)納入教學(xué)資源配置的規(guī)劃中，以至于數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的硬件設(shè)施;三是硬件設(shè)施的利用率低，檔案管理工作者沒有發(fā)揮已有的硬件設(shè)施的功效;四是關(guān)于數(shù)字化建設(shè)的制度標(biāo)準(zhǔn)不健全，沒有完整的體系指導(dǎo)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

二、針對職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題提出的完善建議

（一）針對檔案管理意識淡薄提出的完善建議

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)做好檔案管理的宣傳工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以通過在檔案館貼標(biāo)語、舉辦主題講座的方式，普及檔案管理知識，幫助教師與學(xué)生樹立及時歸檔意識，支持與配合學(xué)校檔案管理工作者的檔案管理工作;第二，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)積極組織相關(guān)部門互相溝通，建立與學(xué)校需求相適應(yīng)的檔案管理制度，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以便實(shí)行檔案的科學(xué)化管理。

2.工作者應(yīng)當(dāng)重視檔案管理

工作者對檔案管理的重視要從以下兩個方面進(jìn)行：

（1）對內(nèi)。對內(nèi)是指：第一，檔案管理工作者本身要積極研究檔案管理知識，多參加一些培訓(xùn)活動[3]，提升檔案管理水平;第二，檔案管理工作者要努力豐富檔案內(nèi)容，增加檔案的應(yīng)用價值，例如在學(xué)生檔案中可以加入相應(yīng)的參加活動的照片，展現(xiàn)學(xué)生風(fēng)采;也可以優(yōu)化檔案中的評價體系，納入德、智、體、美、勞等方面，從主客觀對學(xué)生進(jìn)行全面評價;第三，從多角度展開檔案管理工作，而非機(jī)械收集資料，例如可從學(xué)生、員工、教學(xué)、財務(wù)等方面分別收集，以便搜索;第四，進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化掃描，并存檔整理，滿足學(xué)生教師查詢的需要;第五，要注意及時更新與維護(hù)檔案信息，體現(xiàn)檔案資源的價值;第六，檔案管理工作者間要多溝通、多交流，共同營造和諧的工作環(huán)境。

（2）對外。對外是指：第一，檔案管理工作者要細(xì)致、富有耐心的為學(xué)生與教師提供咨詢服務(wù)，為教育教學(xué)提供方便之門;第二，建立檔案管理者工作的準(zhǔn)入制度，因?yàn)闄n案管理工作自帶保密性質(zhì)，所以就需要高素質(zhì)的人員擔(dān)任管理者。

（二）針對檔案管理硬件不足提出的完善建議

針對檔案管理硬件不足的劣勢，首先在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視的基礎(chǔ)上加大經(jīng)費(fèi)投入，只有在具備充足資金的條件下，才能購進(jìn)檔案管理工作所需要的基礎(chǔ)設(shè)施，輔助檔案管理工作的進(jìn)行;其次要購買一些必備的管理軟件，幫助檔案管理工作者進(jìn)行文件的更新與維護(hù)，提升檔案管理工作的效率;最后，需要改善檔案管理工作者的工作條件，并對庫房設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，保障檔案管理工作的開展。

（三）針對檔案管理制度落后提出的完善建議

職業(yè)院校檔案管理工作中管理制度落后可從以下兩方面進(jìn)行改進(jìn)：

一是要積極貫徹法律法規(guī)的要求，并在結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況的基礎(chǔ)之上，建立健全檔案管理制度，使院校檔案管理工作能有章可循;二是要細(xì)化檔案管理制度，包括檔案信息的收集、存儲、利用、銷毀，這一系列環(huán)節(jié)都必須制定詳細(xì)的制度，以確保檔案管理工作能夠有條不紊的開展。

（四）針對數(shù)字化建設(shè)水平低提出的完善建議

職業(yè)院校檔案管理工作中的數(shù)字化建設(shè)必不可少。以往的檔案信息保管都是在用紙質(zhì)文件，不僅搜索耗時，而且難以復(fù)制、保存;而數(shù)字化檔案形式，不僅損耗低，而且利用率高、實(shí)用性強(qiáng)，所以要加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)水平[4]。如學(xué)校要在糾正傳統(tǒng)觀念的基礎(chǔ)上，劃撥資金用來購置數(shù)字化建設(shè)所需要的基礎(chǔ)設(shè)施;學(xué)校還可以找專門的技術(shù)人員指導(dǎo)檔案管理的工作人員提升設(shè)施的使用率。通過以上方法挖掘數(shù)字化建設(shè)的潛力，更好的完成檔案管理工作。

三、結(jié)語

總之，職業(yè)院校的檔案管理工作必須要有發(fā)展，而這種發(fā)展要從理念、硬件、制度、數(shù)字化建設(shè)等多方面著手。也只有在提升了職業(yè)院校的檔案管理工作水平后，才能使檔案信息更為完善，以便后續(xù)為教育教學(xué)服務(wù)，促進(jìn)職業(yè)院校的發(fā)展，更深一步來講，也能滿足用人單位對于人才選擇的需要，為學(xué)生步入社會工作提供優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)：

[1]周媛.職業(yè)院校檔案管理工作的問題和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：154.

[2]周杰，劉成全.高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策研究[J].農(nóng)家參謀，2018（02）：159.

[3]王君渠.職業(yè)院校檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐操作研究[J].教育現(xiàn)代化，2018，5（38）：255-256.

[4]常民茹.職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].陜西檔案，2017（03）：31+30.

（作者簡介：郝濤，學(xué)歷：大學(xué)，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，教育管理專業(yè)。作者單位：濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院;目前職稱：檔案助理館員，目前研究方向：檔案管理。）