大學檔案管理工作的角色定位與實踐探索

摘要：檔案管理工作是高校實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標、推動又好又快發(fā)展的基礎性工作，是高校各項工作有序展開的重要保證，必須圍繞高校發(fā)展的中心工作做好角色定位并將“以人為本、服務為先”的理念注入到檔案管理的具體實踐中，才能實現(xiàn)檔案管理工作的功能和價值。為此，必須著眼于高校發(fā)展的方向，正確定位檔案管理工作在高校發(fā)展中的角色，堅持問題導向，審視檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出完善檔案管理工作的路徑與建議。

關鍵詞：高校? ?檔案管理? ?角色定位? ?現(xiàn)狀? ?對策

高校檔案管理是一項系統(tǒng)性、規(guī)范性工作，對教育教學、學生學籍管理、師生科研、招生就業(yè)等工作產(chǎn)生的檔案進行有效管理，服務于教育發(fā)展和學生成長成才。在2008年9月1日生效的《高等學校檔案管理辦法》中明確提出：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。”為我國各類學校開展檔案管理提供了基本遵循。對此，為加快推進高校檔案管理工作建設的步伐，提高檔案服務的效度和信度，亟需進行檔案管理工作定好角色、審視問題、謀好發(fā)展，方能彰顯檔案服務的最大價值。

一、檔案管理工作在高校發(fā)展中的角色定位

檔案是一種寶貴的信息資源，為高校的教學改革和未來發(fā)展以及領導決策等提供重要的參考依據(jù)。這就需要學校檔案管理工作必須做好角色定位，定好位才能謀好職。所謂的“角色定位”，從本質(zhì)上而言，即是搞清楚“我是什么，我是誰，我能做什么”的根本問題。從學校檔案管理的對象來看，主要是學校從事教育教學、學生學籍管理、師生科研、招生就業(yè)等等活動直接形成的各種文字檔案、圖像表格、音頻視頻等不同形式、載體的歷史記錄，對高校發(fā)展具有極其重要的價值。在當前高?？焖侔l(fā)展的背景下，以管理對象為基礎來定角色，無疑是增強檔案管理工作實效性的有效保證。對此，要把檔案管理工作定位為高?？茖W發(fā)展的重要參與者和基礎部門的角色上，使檔案管理能夠在高校發(fā)展中積極提供數(shù)據(jù)分析、初步可行性研究、階段性報告、可行性報告等關鍵性資源，為學校領導提供決策支持。同時，對于教育教學工作，檔案管理積極嵌入大數(shù)據(jù)技術，為學生的成長成才提供在教書育人、管理育人、服務育人等方面的經(jīng)驗總結(jié)，有效彰顯檔案服務的內(nèi)涵。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀審視

檔案管理工作的重要性不容置疑，如何做好檔案管理工作，以檔案管理優(yōu)化促推教書育人工作提效，是高校亟待解決的現(xiàn)實問題。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校檔案管理工作存在的問題不容忽視，消解了檔案管理工作的價值張力。

（一）檔案收集整理不規(guī)范

檔案收集整理是實現(xiàn)檔案價值最大化的基礎性工作，是確保高校檔案管理工作規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)。但是，在高校檔案收集整理工作中存在不規(guī)范的行為，尤其是學籍檔案，由于其由學生工作部門進行統(tǒng)一管理，但又為配備專職檔案人員，以至于在學籍檔案收集過程中存在紙質(zhì)學籍檔案文字書寫不工整、材料紙張規(guī)格不一、使用圓珠筆填寫、內(nèi)容出現(xiàn)錯別字、學年度班主任鑒定意見千篇一律、材料缺失、編目不規(guī)范等現(xiàn)象。同時，在其他檔案收集過程中，也發(fā)現(xiàn)存在不及時歸檔、歸檔不全、歸檔不合要求、檔案面臨危險等行為，造成檔案管理工作缺乏及時性、完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。

（二）檔案管理工作模式落后

檔案管理的最終價值體現(xiàn)在檔案信息在多大程度上被查閱利用和共享，尤其是在信息化社會視域下，檔案信息必須在生成、加工、歸集到傳播利用等各個流程發(fā)生“質(zhì)的變化”，規(guī)避“重藏輕用”的問題，通過各種工作模式建構來實現(xiàn)檔案信息價值的最大化，才是檔案管理工作的最佳走向。然而，在目前高校檔案管理工作中，存在著檔案管理信息技術嵌入程度不足的問題，檔案管理信息化模式建設不足，未能借助大數(shù)據(jù)技術、云計算等載體來優(yōu)化檔案管理工作，檔案室軟硬件建設的投入力度嚴重不足，無法實現(xiàn)對檔案信息價值的有效挖掘和利用，制約了高校檔案管理工作的科學發(fā)展。

（三）檔案管理隊伍作用發(fā)揮不足

馬克思主義認為，人是生產(chǎn)力諸因素中最為活躍的因素，推動高校檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和制度化，人的因素是核心，必須加快推進服務型學校檔案管理團隊建設的步伐，堅持內(nèi)涵式發(fā)展道路，提高高校檔案服務的效度和信度，方能彰顯檔案服務的最大價值張力。然而，在審視當前高校檔案管理隊伍建設時發(fā)現(xiàn)，人才引進的靈活性缺乏，導致專業(yè)性人才不足;業(yè)務培訓常態(tài)化機制缺位，導致業(yè)務素質(zhì)的厚實度不足;“以人為本”服務理念貫徹不到位，導致服務取向的思想性失位;檔案管理信息化建設不足，導致檔案服務的技術性梗阻等問題較為嚴重，業(yè)務知識不夠豐富、創(chuàng)新意識不夠強烈、管理手段有待更新、管理思想有待優(yōu)化等等，弱化了檔案管理的“服務本位”功能，不利于檔案服務增值。

三、高校檔案管理工作科學化的有效對策

大學是高素質(zhì)應用型人才培養(yǎng)的“搖籃”，檔案管理是高校極其重要的工作，要凸顯檔案管理的價值和功能，發(fā)揮其檔案增值的作用，必須優(yōu)化檔案管理的路徑。對此，必須結(jié)合實際，立足當前，著眼長遠，規(guī)避高校傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，優(yōu)化管理制度、完善檔案督查、創(chuàng)新檔案服務、加強隊伍建設，有效推進高校學校檔案管理現(xiàn)代化的進程。

（一）強化制度建設，實現(xiàn)檔案管理有據(jù)可循

俗話說：“沒有規(guī)則，不成方圓”。在標準化管理方興未艾的當下，高校電子檔案管理標準化建設是實現(xiàn)科學化的必然要求。早在2008年9月，教育部印發(fā)《高等學校檔案管理辦法》，對我國高等院校電子檔案管理工作做出了明確的要求，遵照《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）來執(zhí)行，實現(xiàn)了高校系統(tǒng)電子檔案管理工作的細化和規(guī)范。然而，不同高校具有自身不同的檔案管理特點，亟需出臺與自身檔案管理特色相對接的檔案管理實施辦法。對此，必須要對照《高等學校檔案管理辦法》，制定切實可行、操作性強的管理標準，以期發(fā)揮高校檔案管理科學化的價值和功能。

（二）完善檔案督查，確保檔案齊全完整

檔案是歷史的真實記錄。監(jiān)督檢查機制的建構是實現(xiàn)高校檔案收集整理規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)，建議把檔案管理工作列入校長的崗位職責，納入學校日常檢查、學期常規(guī)檢查的范疇，對檢查的內(nèi)容也進行詳細的規(guī)定，包括前期準備工作的檢查——是否做好歸檔前的立卷工作、收集檔案資料流程的檢查——是否做好檔案收集工作的業(yè)務分工、歸檔工作記錄的檢查——是否根據(jù)檔案規(guī)范要求建立相應的檔案登記目錄等等，用檢查督促評估來推動檔案管理的發(fā)展。同時，在檔案收集整理工作中，要建立獎罰機制，對在檔案收集整理工作中成績突出的個人，給予精神性或物質(zhì)性獎勵，反之，則給予處罰，讓檔案管理工作人員認識到檔案收集整理工作的重要意義和價值，發(fā)揮監(jiān)督的功能，確保管理的程序化。

（三）強化檔案意識，創(chuàng)新檔案服務方式

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案信息的價值不言而喻，要求高校領導必須認識到其特殊的價值，認識到其在學校科學發(fā)展中的不可替代性。對此，必須加大宣傳力度，通過有效的宣傳讓領導干部對檔案管理工作重要性“內(nèi)化于心、外化于行”，了解檔案管理工作、重視檔案管理工作、支持檔案管理工作，生成保護檔案、合理利用檔案的價值自覺，規(guī)避以往檔案管理工作中存在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的“工具理性”傾向，扎實推動檔案管理制度化建設，使檔案工作做到有章可循，有法可依。積極抓好、抓實、抓細檔案管理信息化建設，嵌入大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術，推動檔案資源由傳統(tǒng)的“有紙化”形式向“無紙化”形式轉(zhuǎn)化，保證學校的各種資料齊全完整，深入挖掘和利用檔案信息的價值，為學?？茖W發(fā)展服務。

（四）加強隊伍建設，提高檔案人員素質(zhì)

高校檔案管理工作在“立德樹人”的根本教育任務和“以人為本”的服務核心的理念下，要積極做好和加強隊伍建設，建成一支高水準、高質(zhì)量、服務好的檔案管理團隊，才能完成檔案管理的各項工作。對此，要注重結(jié)構優(yōu)化，建設梯隊完善的檔案隊伍，在檔案管理人員招聘時，要充分考慮年齡、學歷、能力、專業(yè)知識、服務意識等，使檔案管理隊伍能夠跟上時代發(fā)展的要求;注重業(yè)務培訓，建設信息化的檔案隊伍，信息化是當代社會的根本特征，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本要求，要求積極培養(yǎng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)、信息技術和信息能力，使檔案管理人員能夠利用數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析、可視知識挖掘等方法，實現(xiàn)檔案服務的“價值盈余”，發(fā)揮檔案管理信息化的人才效益。

四、結(jié)語

檔案即是歷史，檔案管理記錄和見證學校的發(fā)展歷史，對高校的內(nèi)部治理、教書育人、教育辦學具有重要的價值。我們必須從如何推進檔案管理工作科學化的視角出發(fā)，優(yōu)化管理制度、加大督查力度、強化檔案意識、加強隊伍建設，豐富服務內(nèi)涵，堅持問題意識和需求導向，使檔案信息的價值得到有效實現(xiàn)，真正起到推動學校發(fā)展的作用。

參考文獻：

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（作者簡介：李衛(wèi)忠，本科，館員，作者單位：內(nèi)蒙古財經(jīng)大學繼續(xù)教育學院;研究方向：檔案。）