教改中高校學院辦公室考核管理有效性淺議

摘? 要? 高校加大教學改革，考核制度是高校重要的管理制度， 制定對學院辦公室人員的考核制度，是對高?？焖侔l(fā)展和成功實現(xiàn)教學改革的有力保障，考核制度的制定和執(zhí)行不利則起不到應有作用， 甚至會造成一定負面影響。本文就明確考核目的、建立科學的考核標準、制定行之有效的考核方法、克服可能出現(xiàn)的考核偏差、注重考核結(jié)果的有效反饋和運用等問題進行了探討。

關鍵詞? 高校? 學院辦公室? 考核制度? 有效性

學院辦公室作為學院管理的中心樞紐，對高校教學、科研和行政管理工作能夠順暢有序運行起著關鍵性的作用： 對上要執(zhí)行學校各個職能部門及學院領導下達的各項工作任務，對下要向教職工傳達貫徹學校、學院的各項政策和要求;對內(nèi)承擔著學院的教學、科研、創(chuàng)收等各方面的組織協(xié)調(diào)服務工作，對外則承擔著溝通聯(lián)系等工作。因此，執(zhí)行、協(xié)調(diào)、服務是高校學院辦公室工作的三大核心職能。因此加強對學院辦公室人員考核，提高他們的積極性，是提高學校和學院整體發(fā)展的關鍵因素之一。隨著創(chuàng)建高水平大學的要求和大學管理體制目標的推進，如何建立健全高校管理人員績效考核體系，加強對教職科研人員的科學有效考核，提高高校管理水平和治教治學能力成為各高校亟待解決的問題，高校學院辦公室人員為高校中的重要一環(huán)，鑒于其在實現(xiàn)高校和學院整體目標中的戰(zhàn)略地位，對于他們建立科學合理的考核體系更是勢在必行，這對于提高學院辦公室工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，促進學校和學院更好發(fā)展，為學院和學校教學改革提供優(yōu)質(zhì)高效的服務都具有深遠的意義。

一、 明確學院辦公室人員考核目的

為什么要實行考核， 這一問題看似簡單， 但往往被忽視， 如果目的不明確， 考核難以有效執(zhí)行。站在不同的角度， 人們能講出許多目的， 如提高服務質(zhì)量， 為聘任做準備， 為學校和學院教學評估提供依據(jù)等等， 但作為學校和學院領導層， 應該以戰(zhàn)略的眼光來看待考核。

（一）為了更好地實現(xiàn)學院的發(fā)展目標

學院的教學任務的完成和發(fā)展目標的實現(xiàn)， 必須通過考核來加以引導。即學院希望辦公室人員通過自己的行為和工作來提高對教職工和學生的服務質(zhì)量， 使學院獲得可持續(xù)發(fā)展， 就必須制定好考核指標， 通過考核把辦公室人員的行為統(tǒng)一到學院的發(fā)展戰(zhàn)略目標上來。

（二）為了激勵和鞭策辦公室人員創(chuàng)造更好的工作業(yè)績

通過考核可以及時了解和掌握每個辦公室人員的工作的質(zhì)量和狀態(tài)， 并加以客觀公正的評價。其正面的評價會使辦公室人員清楚地知道自己在學院工作中真正的價值和所處的地位， 從而更加激發(fā)工作熱情， 發(fā)揚成績， 將工作做得更好。負面的反饋也可以使辦公室人員看到自己的缺點和不足， 明確努力方向， 從而改正缺點， 提高工作效率。

（三）為了促進辦公室人員的自身發(fā)展

考核往往會涉及到辦公室人員的很多具體利益， 包括津貼發(fā)放、崗位聘任、晉升職稱、職位晉升等， 這些都是非常敏感的問題。但考核的最終目的是為了辦公室人員的發(fā)展， 通過辦公室人員的自身發(fā)展和綜合素質(zhì)的提高， 實現(xiàn)學院整體發(fā)展， 在學院整體發(fā)展提高的基礎上， 進一步促進辦公室人員的待遇、工作環(huán)境和個人良好發(fā)展。這樣一個良性的循環(huán)過程需要辦公室人員充分理解和認識， 只有大家都明確考核目的， 認同考核的基本管理理念， 在態(tài)度和行動上積極配合， 考核才能卓有成效。

二、 建立一套科學的考核標準需要注意的原則

（一）適用性

考核標準要以能夠及時、有效、全面、真實地反映學院辦公室人員工作質(zhì)量和效果為出發(fā)點。因為績效考核具有個性化的特點。不同學院不同發(fā)展階段， 考核的目的、方法、結(jié)果的運用各不相同。若考核標準空泛化，不結(jié)合各學院的工作情況、崗位特性、員工特點， 只是根據(jù)現(xiàn)成的指標或模式生搬硬套， 這樣的考核必然會導致結(jié)果的失真， 并且很難獲得辦公室人員對考核工作的認同。

（二）適度性

考核的標準必須是絕大多數(shù)辦公室人員經(jīng)過一定的努力能夠達到的。標準太低， 不能如實起到積極的激勵作用， 考核失去應有意義; 標準太高， 會使辦公室人員感到望塵莫及， 打擊工作的積極性， 甚至會與考核目的背道而馳。

（三）人性化

好的考核標準應該是人性化的。沒有人愿意被考核， 但是合情合理的考核會讓辦公室人員感到自然、溫暖， 是事業(yè)發(fā)展及自我價值實現(xiàn)的需要， 而不是一堆無情數(shù)字的羅列。

（四）量化性

學院辦公室人員有辦公室主任、教學秘書、行政干事、黨辦秘書、資料室人員等人，業(yè)務工作越來越細化， 考核僅僅停留在是否理想的定性評價是不夠的， 應建立在量化的基礎上。辦公室人員考核內(nèi)容通常包括德、勤、能、績四大類， 考核標準要突出工作業(yè)績。 5

（五）體現(xiàn)差異性

由于辦公室人員各崗位的工作性質(zhì)、任務、目標等皆不相同， 因此考核的標準也應有所差異。如辦公室主任崗和教學秘書崗，他們是不同的崗位，目標任務不同，如果標準一樣，這樣很難保證考核的有效性。

（六）不斷完善制度

考核標準就是行動的指揮棒， 在一段時間內(nèi) 或一個考核期內(nèi)， 考核標準公布后就不能隨意改變， 這樣才能保證制度的嚴肅性。但是再好的制度也不會十全十美， 經(jīng)過一段時間運行之后， 一些小的漏洞或不足便會顯現(xiàn)出來。 所以考核標準也需要不斷完善， 以便更趨合理。

三、 制定行之有效的考核方法

如果說科學的考核標準是考核工作的硬件的話， 那么考核方法就是考核的軟件。標準再好， 如果不能有效地執(zhí)行和落實， 考核就會形同虛設或是執(zhí)行過程中的走過場。制定有效的考核方法應著重包括：

（一）建立考核機構

考核是否有效， 一方面取決于考核人員能力和素質(zhì)的高低， 一方面取決于考核者的工作責任心和工作態(tài)度。學院要設立具有權威性的考核工作領導小組， 全面負責考核工作。組長要由院長親自擔任， 成員包括書記、副院長、工會主席。一般以 5- 7 人為宜?？己藘?nèi)容可結(jié)合班子成員分工， 各自牽頭負責。

（二）設置考核周期

考核周期的設置要盡量合理。考核周期一般分為月、半年度和年度考核。有些項目的考核周期不宜過長， 考核周期過長， 無法做到及時發(fā)現(xiàn)辦公室人員日常工作中的差距， 也無法根據(jù)其存在的問題進行有針對性的整改， 因而會導致考核實際功能減弱， 辦公室人員重視程度降低。

（三）選擇考核方式與權重

為全面反映辦公室人員的綜合情況， 應采用全方位考核評價方式， 即從與辦公室人員發(fā)生工作關系的所有教職工那里獲得關于他們工作效果的信息。要由院長、系主任、 教師、自我等多個方面來評價， 然后將各方面的考評結(jié)果進行加權平均， 形成對辦公室人員的客觀評價。考核的權重應有所不同， 如在對辦公室人員進行考核時， 院領導從學院范圍內(nèi)橫向比較被考核者的工作質(zhì)量和效果， 其評價的權重系數(shù)應最大占40%。系主任考核辦公室人員時， 其權重介于院領導和辦公室人員之間占25%。辦公室人員之間全權重占20%，教師的權重占15%，權重的差異， 可以使每位被考核者在工作中形成有效的互相制約機制。

（四）確定考核計分辦法

考核的最后結(jié)果應以量化的分數(shù)體現(xiàn)， 這樣可以使辦公室人員產(chǎn)生公平感?？己诵〗M應建立嚴格的考核計分制度， 平時對每個辦公室人員日常履職行為、工作任務完成的數(shù)量和質(zhì)量做嚴格的考核， 并做詳細的統(tǒng)計和記載， 年終時， 由考核小組將每位辦公室人員的月考核分數(shù)及分項考核得分綜合， 確定被考核人的年考核最后得分。

四、 在考核中注意出現(xiàn)的偏差

考核的本質(zhì)是一種管理， 既然是管理就難免帶有濃厚的人為色彩和主觀因素。盡管人們盡力使考核趨于完美， 但是在考核中由于種種因素的共同作用， 還是會出現(xiàn)不同情況的考核偏差， 主要注意克服的考核偏差有：

（一）思維誤差

指考核者根據(jù)以往的經(jīng)驗和習慣的思維方式， 在頭腦中形成對被考核辦公室人員不客觀的評價和看法。在這種思維定勢的影響下， 考核結(jié)果必然會發(fā)生偏差。因此， 考核者必須根據(jù)辦公室人員的現(xiàn)實表現(xiàn)， 客觀地做出判斷， 而不能按照自己頭腦中已經(jīng)形成的思維定勢來進行評價。

（二）首因誤差

由于對辦公室人員的第一印象好或不好， 以至于在以后的考核中對他的評價偏高或偏低的表現(xiàn)即為首因錯誤。這種錯誤常常表現(xiàn)為“ 以貌取人”， 盡管一個人的外貌與其品德行為無必然聯(lián)系， 但是由于考核者存在的首因錯誤， 往往會不自覺地將兩者聯(lián)系在一起。為了避免這種錯誤， 考核時就不能有先入為主的印象， 評價時也不能摻雜自己的主觀愿望。

（三）從眾心理

考核時不能堅持自己的標準。當大家對一個辦公室人員做出不佳的評價時， 即便很欣賞這個人， 可是為了迎合大多數(shù)而不至遭致反對， 便違心地也做出不好的評價。為了防止這種從眾心理， 在考核時， 考核者應獨立做出自己的判斷， 而不能盲目隨大流。

（四）暈輪效應

指考核者將辦公室人員的的某一因素看作是最重要的， 進而根據(jù)這一因素對他做出或好或壞的全面評價。比如， 某辦公室人員工作積極主動， 考核人會認為他的工作業(yè)績也非常優(yōu)秀， 從而給其較高的評價。這種現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生在諸如工作態(tài)度、人際關系、工作質(zhì)量等定性的考核時。

（五）相似誤差

因被考核辦公室人員與考核者有相似之處導致的考核誤差。當考核者發(fā)現(xiàn)他的思想觀點、行為表現(xiàn)與自己有相似之處時， 就會對他心存好感， 就會覺得他無論干什么事情都會合你的心意， 從而產(chǎn)生積極的肯定心理， 使考核結(jié)果偏高， 影響了考核的公正和客觀， 因此考核時一定不能帶有感情色彩。

五、考核結(jié)果的有效反饋和運用的重要性

考核反饋是保證考核有效的重要方面， 不了了之的考核只能讓辦公室人員覺得不嚴肅和對考核工作不重視?？己朔答亼瑑煞矫妫?在辦公室人員表現(xiàn)優(yōu)秀的時候應給予及時的表揚和鼓勵， 以擴大正面行為所帶來的積極影響， 強化他的積極表現(xiàn)。在辦公室人員表現(xiàn)不佳時， 也應及時真誠地予以指出， 以提醒他需要注意和改正。反饋的方式應講究藝術性， 對不同的人應采取不同的方式方法。對敏感的人應注意提醒和點到為止， 對剛愎自用的人則應開誠布公或循循善誘。平時考核和年終考核的反饋方式也應有所不同， 對平時考核中存在的問題， 若不是帶普遍性的具有警示大家的共性問題， 可以采取將結(jié)果通知本人的方式， 以被考核者改正不足為目的即可。 年終考核是對辦公室人員階段性工作的全面評價， 其結(jié)果是他迫切想知道的。在考核的原則、標準、方法、程序都公開透明的前提下， 考核結(jié)果一般是客觀的， 應該向全體辦公室人員公布， 以使他們清楚地知道自己一個階段的工作總體狀況如何， 得到方方面面的認可程度有多高， 還存在哪些問題需要今后改正。

六、總結(jié)

總而言之，學院辦公室是綜合性地承上啟下部門， 是學校對外的窗口展示，在學校學院的教學改革中起到重要的作用。辦公室工作人員的高效工作將會對整個高校提高教學改革，提高學校教學水平，提高學校教學質(zhì)量起到重要作用，因此切實提高高校學院辦公室人員的工作效率將會有重大的實際意義。

參考文獻：

[1]遲偉凡--圖書館考核制度有效性芻議 [J].圖書館學刊，2006（2）.

[2]蔡琪--“雙一流”建設背景下高校學院辦公室管理工作初探。[J].科技教育，2017（36）.

耿正萍? 安徽工業(yè)大學商學院