檔案信息化業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險與控制

韓亞洲

外包（Outsourcing）是指企業(yè)動態(tài)地配置自身和其他企業(yè)的功能和服務(wù)，并利用企業(yè)外部的資源為企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)和經(jīng)營服務(wù)。它是一個戰(zhàn)略管理模型，在專業(yè)分工進(jìn)一步細(xì)化的今天，企業(yè)為維持組織競爭核心能力，將組織的非核心業(yè)務(wù)委托給外部的專業(yè)公司，以降低營運(yùn)成本，提高品質(zhì)，提高顧客滿意度。檔案信息化業(yè)務(wù)外包就是檔案部門在檔案信息化建設(shè)的過程中，將檔案信息化業(yè)務(wù)中的非核心業(yè)務(wù)交由外部力量負(fù)責(zé)，以降低運(yùn)營成本、優(yōu)化資源配置、提高效率、增強(qiáng)競爭力。

一、檔案信息化業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢

1.降低檔案信息化的成本

檔案部門進(jìn)行檔案信息化業(yè)務(wù)外包，避免了檔案部門在技術(shù)、設(shè)備上的大額投資，從而降低了檔案信息化的成本。檔案信息化建設(shè)對基礎(chǔ)設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)要求很高，所以投入很大。借助檔案信息化業(yè)務(wù)外包使得檔案部門不用再投資購買，可以在一定程度上降低檔案信息化的成本。另外，檔案部門人手不足、人才匱乏，既懂檔案專業(yè)知識又懂信息化的人才比較少。而外包公司人力資源充足，有專門從事信息化的工作人員，不僅可以解決檔案部門人手不足的問題，還可以給檔案部門提供新的理念和技術(shù)，間接地提高檔案工作人員的技術(shù)，進(jìn)一步降低了成本。

2.檔案館集中精力發(fā)展核心業(yè)務(wù)

人力、物力、財(cái)力的有限性是制約檔案事業(yè)發(fā)展的重要“瓶頸”，通過外包可以讓檔案館將檔案信息化建設(shè)中事務(wù)性、程序性的工作交給外包商來做，檔案部門從業(yè)人員則進(jìn)一步從日常的瑣碎工作中解放出來，集中精力在檔案館的核心業(yè)務(wù)上，從而實(shí)現(xiàn)了檔案館資源的優(yōu)化配置，使檔案館真正建立起自己的核心能力并使其不斷提升。在后保管時代，檔案館最核心的工作就是知識服務(wù)，檔案部門應(yīng)該努力做好知識服務(wù)，更好的為社會服務(wù)。檔案信息化業(yè)務(wù)外包公司一般都有檔案信息化領(lǐng)域的專家，不僅擁有一流的技術(shù)裝備和高素質(zhì)的工作人員，而且還擁有完善的管理體制，能夠在各方面為客戶提供高質(zhì)量的服務(wù)，縮短信息化周期，從而在更短的時間更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

3.提升檔案館形象

檔案信息化業(yè)務(wù)外包是檔案館開放自己的重要標(biāo)志。檔案事業(yè)的發(fā)展是一個開放、動態(tài)的過程，必須走向社會、走向公眾。檔案館的開放是一種綜合性的開放，是從思想意識到檔案館工作允許他人參與的開放，檔案信息化業(yè)務(wù)外包就是在檔案館開放過程中產(chǎn)生的。檔案館開展信息化業(yè)務(wù)外包，可以使檔案館在開放自己的同時，不斷汲取社會力量、不斷提升自己。通過檔案信息化業(yè)務(wù)外包，檔案館與外包商建立了合作關(guān)系，外包商根據(jù)檔案館的需求進(jìn)行檔案信息化業(yè)務(wù)，促使檔案信息化更好地實(shí)現(xiàn)，提升檔案館的服務(wù)水平，提升檔案館的形象。

二、檔案信息化業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險

1.來自外包市場的風(fēng)險

來自外包市場的風(fēng)險主要表現(xiàn)在相關(guān)法律法規(guī)的不完善和外包市場的不成熟。完善的法律法規(guī)是檔案外包機(jī)構(gòu)依法開展服務(wù)的基本依據(jù)，是檔案外包服務(wù)規(guī)范開展的重要保障。但是，目前國內(nèi)還沒有專門針對檔案外包的法律法規(guī)，只有一些地方政府較為籠統(tǒng)的相關(guān)規(guī)定，這給檔案信息化業(yè)務(wù)外包的進(jìn)行帶來了一些風(fēng)險。另外，由于檔案外包服務(wù)在全國各地發(fā)展的時間還比較短，現(xiàn)有的市場還缺乏合理有效的機(jī)制和規(guī)范，這也會給檔案信息化業(yè)務(wù)外包帶來一定風(fēng)險。

2.來自檔案館本身的風(fēng)險

第一，外包范圍和外包商選擇錯誤的風(fēng)險。一方面，外包范圍的選擇錯誤。在檔案信息化業(yè)務(wù)外包的過程中，首先要確定哪些檔案可以進(jìn)行外包，哪些檔案不能進(jìn)行外包。檔案館形成的檔案中有一些機(jī)密甚至絕密的檔案，這些檔案可能涉及黨和國家的秘密，檔案館在將檔案信息化業(yè)務(wù)外包時，如果將密級相對較高的檔案也納入外包范圍，極有可能成為風(fēng)險隱患。另一方面，外包商的選擇錯誤。檔案信息化業(yè)務(wù)外包商的選擇必需多方面進(jìn)行考慮，外包商的實(shí)力和信譽(yù)尤為重要。但是，很多檔案館決定是否將檔案信息化業(yè)務(wù)外包首先考慮的是外包成本是否低于自制成本，因而選擇外包商時常以價格高低作為主要評判點(diǎn)，而忽視了外包機(jī)構(gòu)的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)信譽(yù)等，造成潛在風(fēng)險。

第二，檔案人員自身學(xué)習(xí)能力下降的風(fēng)險。由于檔案信息化業(yè)務(wù)進(jìn)行了外包，檔案工作人員對檔案信息化的關(guān)注度可能會降低，檔案工作人員可能會產(chǎn)生依賴思想，認(rèn)為工作已由外包公司來做，學(xué)習(xí)不學(xué)習(xí)都一樣，從而降低了創(chuàng)新意識和學(xué)習(xí)主動性。隨著時間的推移，檔案工作人員可能會對信息化這一事物失去興趣，回歸到傳統(tǒng)的工作中去。另外，檔案館的工作人員從實(shí)際工作中獲得相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)、知識、技能可能會越來越少，還會造成檔案館對外包服務(wù)的評估能力下降或無法準(zhǔn)確認(rèn)識檔案館不斷變化的需求。而且一旦與外包機(jī)構(gòu)的合作終止或出現(xiàn)問題，將給檔案館帶來管理風(fēng)險，失去對檔案信息化的控制，增加檔案部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)的不確定性。

第三，監(jiān)督缺失的風(fēng)險。一些檔案人員以為，將檔案信息化業(yè)務(wù)外包后，檔案部門就可以不用再參與了，坐等工作完成進(jìn)行驗(yàn)收就可以了。殊不知，正是這樣的做法，使得外包的質(zhì)量、進(jìn)度等難以控制。

3.來自外包商的風(fēng)險

第一，檔案安全的風(fēng)險。檔案安全的風(fēng)險包括檔案實(shí)體安全的風(fēng)險和檔案信息安全的風(fēng)險。一方面，在檔案信息化業(yè)務(wù)外包過程中，檔案實(shí)體必然經(jīng)歷出入庫搬運(yùn)、拆卷整理等環(huán)節(jié)，各類人員的接觸、設(shè)備的接觸、場地環(huán)境的變化等因素都有可能導(dǎo)致檔案實(shí)體的損壞甚至丟失。另一方面，檔案信息化業(yè)務(wù)外包過程中，由外包公司派人進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，對這部分人員而言，被信息化的檔案也就變得沒有秘密了，給檔案信息的安全性帶來了嚴(yán)重的威脅。

第二，外包商信譽(yù)的風(fēng)險。近些年，檔案信息化外包業(yè)務(wù)迅速興起。但是，由于缺乏嚴(yán)格的市場準(zhǔn)入機(jī)制及備案登記制度，致使檔案服務(wù)行業(yè)進(jìn)入門檻比較低，中介機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理水平相對較差，專業(yè)技術(shù)水平較低。一些外包商由于業(yè)務(wù)繁忙或技術(shù)設(shè)備不齊全，會延遲交貨時間、降低項(xiàng)目質(zhì)量，妨礙了檔案館整個信息化規(guī)劃的進(jìn)行，這將給檔案館帶來不可估量的損失。endprint

三、檔案信息化業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險控制

檔案信息化業(yè)務(wù)外包將一些職能交給外包機(jī)構(gòu)，但是，在外包前后各個環(huán)節(jié)都可能發(fā)生風(fēng)險因素。檔案部門既要識別這些因素，更要做好風(fēng)險控制。

1.外包前的分析

1.1選擇恰當(dāng)?shù)耐獍鼉?nèi)容

檔案館必須明確檔案信息化業(yè)務(wù)中，哪些業(yè)務(wù)可以外包，哪些業(yè)務(wù)不適合外包。檔案信息化業(yè)務(wù)外包的一個重要作用就是使檔案人員從日常瑣碎工作中解放出來，更好的發(fā)展檔案館的核心業(yè)務(wù)。所以，正確的外包范圍是將事務(wù)性的工作外包出去，檔案館的核心工作留給檔案部門工作人員自己來搞。當(dāng)然，外包內(nèi)容的選擇應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案館自身的實(shí)際情況進(jìn)行，有些檔案館由于自身規(guī)模小、業(yè)務(wù)少等原因確實(shí)沒有對檔案信息化業(yè)務(wù)進(jìn)行外包的必要，切忌盲目跟風(fēng)，進(jìn)行外包。另外，選擇恰當(dāng)?shù)耐獍鼉?nèi)容，也能防范檔案館對外包商的依賴。一方面，檔案館在制定檔案信息化策略時會受制于服務(wù)商的配合程度與完成能力；另一方面，隨著合作時間的延長，檔案館對外包商提供服務(wù)的依賴程度不斷加大，受其服務(wù)質(zhì)量的影響也逐漸加強(qiáng)，無形中就降低了檔案館的自主性和靈活性。

1.2制定正確的外包策略

檔案館應(yīng)根據(jù)檔案信息化業(yè)務(wù)的實(shí)際情況制定檔案信息化業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案，指導(dǎo)檔案信息化業(yè)務(wù)外包的進(jìn)行。第一，根據(jù)檔案的利用率、對檔案外包的控制程度以及外部市場成熟度等建立和完善檔案信息化業(yè)務(wù)外包管理制度。第二，設(shè)定具體外包項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，根據(jù)設(shè)立好的目標(biāo)確定外包規(guī)模和內(nèi)容。第三，在外包策略中搞好成本分析，估算出需要投入的成本。第四，重視信息安全問題，對一些涉密的檔案應(yīng)慎重外包，并在外包過程中防止信息技術(shù)外部接入的風(fēng)險。另外，檔案信息化要從檔案部門發(fā)展的長遠(yuǎn)和全局考慮，而不能為了短期的費(fèi)用節(jié)省而降低標(biāo)準(zhǔn)，同時也不能過分追求社會上的最先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)更多地關(guān)心它在給利用和管理檔案提供方便方面的作用。

1.3選擇優(yōu)秀的外包機(jī)構(gòu)

選擇有優(yōu)質(zhì)的外包機(jī)構(gòu)，降低檔案信息化業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險。檔案館與外包商之間本質(zhì)上是一種委托代理關(guān)系，合作雙方的信息不對稱容易產(chǎn)生風(fēng)險，外包機(jī)構(gòu)可能會實(shí)施偷工減料、放松管理、泄密信息等損害檔案館利益的行為。因此，在國內(nèi)外包服務(wù)市場發(fā)展并不完善的環(huán)境下，正確選擇外包商是檔案信息化成功的關(guān)鍵第一步。對服務(wù)商的選擇，除了價格外，還應(yīng)當(dāng)從公司實(shí)力、專業(yè)背景、客戶口碑等方面進(jìn)行全面的了解，并針對檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)，選擇可靠的外包商。[8]檔案部門要盡量選擇實(shí)力雄厚、有豐富經(jīng)驗(yàn)、在檔案信息化上具有專長、以及客戶評價良好的外包商。

2.外包時的協(xié)議

簽訂外包協(xié)議，明確雙方職責(zé)。確定外包商后，檔案館與外包機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系必須用具有法律效力的外包合同來約束雙方的行為，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密事項(xiàng)、費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任等。第一，充分考慮外包商未能識別的風(fēng)險因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低；第二，合同的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面，明確外包商提供的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容、管理方式、管理期限、服務(wù)費(fèi)用等細(xì)節(jié)；第三，合同上要明確外包商隨時接受檔案館的監(jiān)督，并就工作進(jìn)度及時報(bào)告給檔案館；第四，限制成本增加，合同應(yīng)指明服務(wù)的費(fèi)用及其計(jì)算方法，并明確在成本結(jié)構(gòu)改變的條件下，任何可能發(fā)生的情況以限制成本的增加；第五，終止合同的權(quán)利，必須在合同中提出終止合同的權(quán)利，包括成本的顯著增加、服務(wù)水平多次未達(dá)標(biāo)、不能對關(guān)鍵服務(wù)提供支持等；第六，合同上還應(yīng)要求外包商嚴(yán)守檔案機(jī)密，即使在檔案館與外包服務(wù)商終止外包關(guān)系后，也不能泄露機(jī)密。

3.外包后的防范

3.1加強(qiáng)對外包商的監(jiān)管

檔案館要把監(jiān)督機(jī)制貫穿于檔案信息化業(yè)務(wù)外包的整個過程中，重視對外包機(jī)構(gòu)的持續(xù)監(jiān)督，關(guān)注外包商的進(jìn)程。主要做到：第一，成立專門的檔案信息化工作組織，指派專人負(fù)責(zé)外包過程中的安全監(jiān)管工作；第二，強(qiáng)化檔案信息化業(yè)務(wù)外包安全監(jiān)管的職責(zé)，在相關(guān)工作規(guī)定中明確相應(yīng)安全保密要求；第三，檔案部門應(yīng)認(rèn)真把關(guān)，對項(xiàng)目進(jìn)行專門檢查驗(yàn)收。另外，為了保障檔案的安全，要做到三個方面：第一，加工場所的安全監(jiān)管，外包機(jī)構(gòu)的工作場所應(yīng)符合檔案安全管理要求，工作區(qū)域應(yīng)配備視頻監(jiān)控并由檔案部門專人管控，工作人員上崗、下崗要登記及安全檢查，嚴(yán)禁擅自將信息化工作區(qū)域內(nèi)的任何物品帶離現(xiàn)場；第二，規(guī)范檔案實(shí)體安全監(jiān)管，落實(shí)安全管理機(jī)制和質(zhì)量管理機(jī)制，對每個加工人員及工作環(huán)節(jié)規(guī)范操作，檔案部門應(yīng)與信息化外包機(jī)構(gòu)人員對所調(diào)檔案進(jìn)行清點(diǎn)與核對；第三，加強(qiáng)檔案信息安全監(jiān)管，檔案部門必須加強(qiáng)對外包全過程的檔案信息安全監(jiān)管，對檔案信息化加工系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查。

3.2檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)

檔案信息化業(yè)務(wù)外包是檔案館在檔案信息化過程中，為了降低成本，集中精力發(fā)展核心業(yè)務(wù)而實(shí)行的。雖然實(shí)行了外包，也不是說檔案人員就可以不理不問，可以不學(xué)習(xí)了。外包后，檔案人員依然要不斷提高專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)化水平。如果忽視了學(xué)習(xí)，過分依賴檔案館以外的力量開展檔案信息化工作，就很容易使檔案館喪失檔案信息化工作的主動性和自主性。另外，許多檔案館原本的技術(shù)力量很薄弱，如果在檔案信息化業(yè)務(wù)外包后仍舊缺乏學(xué)習(xí)，就很難獲得主動權(quán)。因此，必須高度重視組織學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的研發(fā)能力。

4結(jié)語

檔案信息化業(yè)務(wù)外包目的是把繁瑣復(fù)雜的工作交給外包機(jī)構(gòu)處理，以緩解檔案部門人少事多的矛盾，從而集中精力發(fā)展核心業(yè)務(wù)。但是，在外包過程中，會產(chǎn)生來自市場、檔案館自身和外包商的一些風(fēng)險，為此檔案部門要在外包前、外包時、外包后三個方面加強(qiáng)對檔案信息化業(yè)務(wù)外包風(fēng)險的防范，努力實(shí)現(xiàn)檔案部門在信息化業(yè)務(wù)外包中的利益最大化。

（作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系）endprint