火電建設(shè)項(xiàng)目檔案管控實(shí)踐研究

郝青+梁艷麗

新鄉(xiāng)中益2×660MW機(jī)組工程是依據(jù)國家“上大壓小”產(chǎn)業(yè)政策，在關(guān)停小火電基礎(chǔ)上進(jìn)行的異地?cái)U(kuò)建項(xiàng)目。該項(xiàng)目是河南省“十二五”重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、河南投資集團(tuán)電力基建項(xiàng)目的“工程管理示范項(xiàng)目”。工程于2013年5月開工，兩臺(tái)機(jī)組分別于2015年2月、3月正式投入商業(yè)運(yùn)營，年發(fā)電能力72.6億千瓦時(shí)，是豫北地區(qū)重要的電源支撐。項(xiàng)目建設(shè)先后榮獲中國電力行業(yè)優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)、中國建筑工程“魯班獎(jiǎng)”、中國安裝工程優(yōu)質(zhì)獎(jiǎng)（中國安裝之星）等榮譽(yù)。

眾多榮譽(yù)的背后，是公司對(duì)管理精益求精的孜孜追求，是設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工、監(jiān)理等多部門對(duì)檔案工作的高度重視、有效管理、密切配合，是檔案工作人員的極端負(fù)責(zé)、認(rèn)真謀劃、善于協(xié)調(diào)、勇于爭先。

一、高標(biāo)準(zhǔn)要求，精細(xì)化管理

1.確立項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)

工程開工伊始，公司就確立了創(chuàng)建國家優(yōu)質(zhì)工程“魯班獎(jiǎng)”的總體目標(biāo)，這就要求在工程實(shí)體質(zhì)量和管理方面都要達(dá)到國內(nèi)和行業(yè)領(lǐng)先水平。項(xiàng)目檔案是工程管理的重要組成部分，是項(xiàng)目建設(shè)、管理的原始記錄，既服務(wù)于工程建設(shè)期，也為機(jī)組生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)及經(jīng)營管理提供重要參考和決策依據(jù)。項(xiàng)目檔案管理是歷次達(dá)標(biāo)驗(yàn)收的主要檢查內(nèi)容，在企業(yè)創(chuàng)優(yōu)工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

2.構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)

公司成立伊始，就成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，構(gòu)建了三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理體系，對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一管理。主管經(jīng)營的副總經(jīng)理分管檔案工作，下設(shè)檔案室，配備2名專職檔案人員。公司內(nèi)部及各參建單位設(shè)有專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)所屬部門（單位）的檔案工作。施工單位項(xiàng)目部總工作為檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案管理具體實(shí)施工作，同時(shí)至少配備一名經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)的專職檔案員。

3.健全檔案工作制度

按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求，結(jié)合公司實(shí)際，相繼制定了《中益公司檔案管理制度》《竣工文件歸檔移交實(shí)施細(xì)則》《超前控制移交總目錄》《分類大綱》等二十余項(xiàng)文件及規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。

4.建立檔案工作機(jī)制

火電建設(shè)工程有著自身的行業(yè)特點(diǎn)，工藝復(fù)雜、精密性要求高且涵蓋多個(gè)專業(yè)；工期較長，施工涉及土建、安裝調(diào)試、鐵路專用線及廠外供水工程等；施工單位多，存在交叉施工難度大等情況。復(fù)雜的施工現(xiàn)場及施工隊(duì)伍人員素質(zhì)的參差不齊，對(duì)現(xiàn)場檔案管理工作提出了更高的要求：一方面檔案人員要及時(shí)整理分發(fā)現(xiàn)場施工資料，滿足施工各節(jié)點(diǎn)進(jìn)度需要，保證施工工期；另一方面又要確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)地反映工程建設(shè)過程及實(shí)體質(zhì)量情況，以確保項(xiàng)目文件的收集和后期檔案整理的規(guī)范性。為此，檔案人員通過對(duì)項(xiàng)目施工總體進(jìn)度及施工方案的詳細(xì)了解，深入現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地勘察，將檔案管理同工程目標(biāo)相結(jié)合，確立了“前期超前控制、過程監(jiān)督指導(dǎo)、后期嚴(yán)格審核”的工作思路。

4.1前期超前控制。工程前期，我們制訂了《竣工文件超前控制移交總目錄》《竣工文件歸檔移交實(shí)施細(xì)則》等，要求施工單位按照規(guī)定收集文件資料，保證文件質(zhì)量。我們制訂了《工程用表及工程資料編制規(guī)定》，對(duì)工程用表及文字性材料的編制做出明確規(guī)定，確保項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料格式統(tǒng)一，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。我們制訂了《拍攝大綱》，對(duì)聲像檔案的歸檔范圍及整理要求做出詳實(shí)的說明，確保工程聲像檔案的齊全完整，為工程建設(shè)留下了真實(shí)記錄，保留了珍貴的工程影像資料。

4.2過程監(jiān)督指導(dǎo)?；痣娊ㄔO(shè)項(xiàng)目施工工期長，專業(yè)跨度大，覆蓋面廣，注重過程監(jiān)督指導(dǎo)一直是我們檔案管理的重點(diǎn)工作。我們嚴(yán)格執(zhí)行“三納入”、“四參加”制度，將檔案管理納入合同管理及工作計(jì)劃中，納入工程質(zhì)量保證體系中，納入相關(guān)部門管理人員的崗位職責(zé)中，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。對(duì)施工單位實(shí)行區(qū)別管理，制定適合不同單位的檔案管理節(jié)點(diǎn)計(jì)劃及任務(wù)分解，并進(jìn)行督促檢查、考核。檔案室不定期對(duì)參建單位資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、歸檔整理質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)下發(fā)“整改反饋單”，要求限期整改。此外，定期召開檔案專題會(huì)議，及時(shí)解決各參建單位檔案工作中出現(xiàn)的共性問題、新問題，并形成會(huì)議紀(jì)要下發(fā)各單位遵照?qǐng)?zhí)行。與參建單位簽訂《竣工檔案移交補(bǔ)充協(xié)議》，做好查漏補(bǔ)缺。檔案人員參加竣工驗(yàn)收，檔案人員簽字確認(rèn)竣工資料齊全后，驗(yàn)收簽證生效。多措并舉有效避免了竣工文件缺損現(xiàn)象，確保了竣工檔案的齊全完整。

設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行是火電建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分。嚴(yán)格執(zhí)行檔案人員“雙參加”制度：即參加設(shè)備開箱驗(yàn)收，對(duì)現(xiàn)場設(shè)備資料認(rèn)真核對(duì)，聯(lián)系技術(shù)人員提出補(bǔ)充清單，督促廠家補(bǔ)充完善；參加設(shè)備合同付款會(huì)簽，檔案人員簽字確認(rèn)設(shè)備檔案資料齊全后，才能付款。雙重保障確保了設(shè)備檔案資料的齊全完整，為運(yùn)營期機(jī)組檢修維護(hù)提供了全面、詳實(shí)的原始資料。

4.3后期嚴(yán)格審核。嚴(yán)格按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》（DL/T241-2012）進(jìn)行分類組卷。從分類、組卷、編目、系統(tǒng)錄入、掃描修復(fù)、掛接、裝訂、裝盒、排架等各個(gè)程序嚴(yán)格要求、嚴(yán)格審核，力求每一卷檔案高質(zhì)量歸檔?？⒐n案正式移交前首先由參建單位進(jìn)行自查，自查合格后由監(jiān)理人員、專業(yè)技術(shù)人員、檔案管理人員分別對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性及案卷質(zhì)量進(jìn)行逐卷會(huì)審，多方審查合格后才能辦理交接手續(xù)。

在各方的密切配合、通力協(xié)作下，共形成項(xiàng)目檔案正本九千余卷，真實(shí)、完整地反映了建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工及驗(yàn)收等全過程實(shí)際情況。檔案資料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、書寫規(guī)范、圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備，目錄與檔案相符，卷內(nèi)目錄詳實(shí)，案卷題名簡明準(zhǔn)確。2015年11月順利通過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，并得到了驗(yàn)收組的一致好評(píng)。這是公司在項(xiàng)目竣工后首個(gè)通過驗(yàn)收的單項(xiàng)工作，為公司年度目標(biāo)的完成做出了較大貢獻(xiàn)，同時(shí)為機(jī)組達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)邁出了堅(jiān)實(shí)的第一步。endprint

二、庫房規(guī)范化，檔案信息化

1.檔案室?guī)旆吭O(shè)施完備功能齊全

基建期開始，中益公司就按照標(biāo)準(zhǔn)庫房建設(shè)要求，配備檔案密集架等設(shè)施設(shè)備，為檔案的安全保管和有效利用提供保障。2016年初，公司又投入資金30余萬元，建成文書檔案庫房、科技檔案庫房，建筑面積近200平方米，安裝密集架41列，可滿足當(dāng)前及今后20余年檔案存儲(chǔ)。另外，公司還設(shè)有檔案整理室、辦公室、閱覽室，檔案用房總建筑面積達(dá)到410平方米。辦公方面，配置了檔案專用服務(wù)器 1臺(tái)、電腦5臺(tái)、打印機(jī)2臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)、掃描儀2臺(tái)，照相機(jī)一部、刻錄機(jī)一臺(tái)，滿足了日常工作需要。庫房管理方面，配備了密集架、防磁柜、自動(dòng)報(bào)警裝置、滅火器、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，并制定有庫房管理制度，確保檔案安全保管。

2.檔案信息化利用便捷服務(wù)生產(chǎn)

檔案室成立伊始，就積極著手檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，從市場調(diào)研——確定廠家——設(shè)計(jì)方案——實(shí)施推廣——反饋優(yōu)化，檔案信息化建設(shè)與公司信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施。2013年清華紫光檔案管理系統(tǒng)正式投入使用，通過對(duì)檔案的掃描、修復(fù)、掛接，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索、借閱管理等功能，對(duì)歸檔文件實(shí)現(xiàn)信息化管理。嚴(yán)格執(zhí)行電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度，對(duì)已掛接的電子文件進(jìn)行光盤刻錄，一式三份，同時(shí)在移動(dòng)硬盤中再備份一份，有效保障了電子文件的安全保管。

歷經(jīng)兩年時(shí)間，保管期限為永久、30年的案卷已全部進(jìn)行了掃描并掛接。2016年檔案管理系統(tǒng)面向公司內(nèi)部開通了網(wǎng)頁查詢功能，員工可根據(jù)權(quán)限在線查詢檔案，省去了奔波之苦，免去了審批之累，方便了各方利用，同時(shí)保護(hù)了檔案原件。

火電行業(yè)的特殊性在于機(jī)組在運(yùn)行中隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)不確定因素影響安全運(yùn)行，機(jī)組運(yùn)行的連續(xù)性及運(yùn)行參數(shù)調(diào)整的精準(zhǔn)性，需要操作人員第一時(shí)間掌握設(shè)備各項(xiàng)參數(shù)和技術(shù)指標(biāo)。檔案在線查閱功能滿足了這一需求，為機(jī)組安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供了有力保障。

3.多種載體歸檔留下原始記錄

在做好傳統(tǒng)載體檔案歸檔的同時(shí)，我們對(duì)照片、光盤、探傷底片及靶板的歸檔提出了具體要求，為整個(gè)工程建設(shè)留下了寶貴的原始記錄和歷史見證。共收集、整理照片2200張、光盤122張、探傷底片213卷（37132張），并錄入檔案系統(tǒng)，便于查找利用。

三、多渠道利用，多方面服務(wù)

1.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)扎實(shí)廣受專家好評(píng)

利用是檔案工作的終極目的，也是檢驗(yàn)檔案工作成效的重要指標(biāo)。我們編制了分類目錄、案卷目錄、全引目錄及歸檔文件目錄等多種檢索工具，便于快速、準(zhǔn)確地查找檔案。檔案人員熟悉庫藏情況，對(duì)檔案的門類、內(nèi)容、數(shù)量、排架位置等心中有數(shù)，為公司創(chuàng)優(yōu)工作的順利完成奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。面對(duì)異地調(diào)卷、涉及專業(yè)多、案卷數(shù)量大、時(shí)間短及人員限制等多重因素，我們針對(duì)實(shí)際情況設(shè)計(jì)了迎檢方案，組織了模擬驗(yàn)收并進(jìn)一步優(yōu)化了方案，既快速準(zhǔn)確調(diào)卷，又確保檔案安全。2016年8月進(jìn)行的“魯班獎(jiǎng)”現(xiàn)場復(fù)查中，檔案人員出色地完成了一千余卷檔案的調(diào)卷迎檢工作，查全率、查準(zhǔn)率達(dá)到99%，受到了專家的一致好評(píng)。

2.豐富利用手段服務(wù)企業(yè)發(fā)展

為更好地服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營管理，檔案部門開設(shè)了現(xiàn)場查閱、電話代查、網(wǎng)絡(luò)咨詢、系統(tǒng)查詢等多種方式，滿足不同人群的不同需要。工程建設(shè)期間，辦理檔案借、查閱利用3萬余人次，為工程建設(shè)、公司管理和設(shè)備試運(yùn)行各項(xiàng)環(huán)節(jié)的工作提供有效服務(wù)，在工程施工、設(shè)備安裝、生產(chǎn)管理等過程中發(fā)揮了重要的作用。

在做好日常接待利用的同時(shí)，我們建立了查閱、借閱登記制度，及時(shí)收集反饋情況，匯總重大利用成效事例，編寫利用效果匯編。積極參與公司文化建設(shè)，為專項(xiàng)及專題活動(dòng)提供檔案支持。在利用檔案開展服務(wù)的過程中，公司員工的檔案意識(shí)得到了提高，檔案工作人員的努力、成果得到了肯定。

注：本文為2017年度河南省檔案科技項(xiàng)目。 項(xiàng)目名稱：《火電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與利用探究——以新鄉(xiāng)中益2×660MW機(jī)組工程為例》。 項(xiàng)目編號(hào)：2017-R-23

（作者單位：新鄉(xiāng)中益發(fā)電有限公司 河南省新鄉(xiāng)市檔案局 ）endprint