國家重點檔案文件級目錄著錄流程設(shè)計思考

劉芳心

摘要：在全國各地國家重點檔案文件級著錄工作不斷推進的大背景下，本文以北京市檔案館國家重點檔案文件級目錄著錄工作為例，從著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)、抽檢環(huán)節(jié)三個方面，系統(tǒng)研究、設(shè)計國家重點檔案文件級目錄著錄流程。

關(guān)鍵詞：國家重點檔案 文件級目錄 著錄工作 流程設(shè)計

近年來，北京市檔案館通過政府公開招標的方式，購買社會服務，開展國家重點檔案文件級目錄著錄工作。經(jīng)過多年實踐，北京市檔案館探索和設(shè)計了一套貫穿著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)、抽檢環(huán)節(jié)的切實可行的國家重點檔案文件級目錄“無紙化著錄”流程，旨在進一步推進國家重點檔案文件級著錄工作，降低成本，提高效率，按時按量完成任務，確保向全國民國檔案資料目錄中心提交高標準、高質(zhì)量的目錄數(shù)據(jù)，以更好地滿足社會利用國家重點檔案信息的需要。

一、著錄環(huán)節(jié)

國家重點檔案文件級目錄著錄環(huán)節(jié)由著錄公司完成，此環(huán)節(jié)是國家重點檔案文件級著錄工作的源頭，重點是對檔案進行文件級目錄著錄，主要工作內(nèi)容包括：檔案圖像導入及圖像補掃與重掃、文件級目錄著錄與案卷級目錄核校、著錄公司內(nèi)部審核校對檢驗、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)導出、數(shù)據(jù)移交六個部分。

（一）檔案圖像導入及圖像補掃與重掃

館方通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)將檔案圖像，依據(jù)著錄工作需要及工作進度，以在線或離線形式分批次進行調(diào)取，著錄公司接收館方已完成的案卷級目錄及館方移交的圖像，在著錄軟件內(nèi)部實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像的一一掛接，進行看圖著錄。著錄過程中如遇掃描質(zhì)量不佳的圖像，則須調(diào)取檔案實體重新掃描;如遇漏掃的案卷或文件，則須對檔案實體進行補掃。重掃與補掃圖像的質(zhì)量均要達到館方圖像標準，最后將加工完成的圖像導入著錄公司著錄軟件中進行著錄。

（二）文件級目錄著錄與案卷級目錄核校

文件級目錄著錄是整個著錄流程的源頭，是重中之重，只有將源頭把控好，才能保證后續(xù)各個環(huán)節(jié)順利進行。文件級目錄著錄依托著錄軟件，著錄公司組織專人對圖像進行分件處理，再由著錄人員逐項進行著錄，每個著錄項的著錄標準均按照館方要求著錄。著錄采用“文件組合級”形式，即對同一案卷中內(nèi)容相近、聯(lián)系緊密的兩份或多份文件組合為一件進行著錄。

案卷級目錄核校是針對館方已有的案卷目錄，在文件級目錄著錄完成后，著錄公司需對案卷目錄進行核校，查看全宗號、目錄號、案卷號是否正確，題名項是否概括了案卷內(nèi)文件內(nèi)容，時間項是否正確，頁數(shù)項是否準確等，問題一經(jīng)發(fā)現(xiàn)需由著錄公司進行修正。

著錄公司應當對著錄過程中遇到的問題，經(jīng)由館方解答后，按要求定期梳理、匯總成冊，一是方便著錄人員規(guī)范著錄，以便查考;二是為新員工培訓提供必要的學習材料;三是由館方交由全檢公司，提醒它們注意，防止發(fā)生同類型的錯誤，保證著錄與全檢標準的一致性。

（三）著錄公司內(nèi)部審核校對檢驗

著錄公司在檔案著錄環(huán)節(jié)將著錄人員劃分為兩部分：一部分是專門從事檔案文件級著錄的人員;另一部分則是對已著錄完成的文件級目錄進行100%質(zhì)量核校的人員，他們依據(jù)著錄標準對著錄項逐項進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的錯誤進行更正，以保證目錄質(zhì)量。

（四）數(shù)據(jù)備份

著錄公司對質(zhì)檢合格的完整目錄數(shù)據(jù)要及時進行備份。為保證數(shù)據(jù)安全、完整，需將著錄的目錄數(shù)據(jù)、相對應JPG和TIF格式的檔案圖像，通過硬盤、光盤分別備份：在備份介質(zhì)上做好標簽，建立備份目錄臺賬，以便在全檢環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題時能夠迅速查找定位，方便目錄數(shù)據(jù)的修改和管理。備份數(shù)據(jù)也應進行定期檢驗，檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。備份數(shù)據(jù)需接到館方驗收合格通知后，方可刪除。

（五）數(shù)據(jù)導出

備份完成的數(shù)據(jù)由著錄軟件一鍵導出，目錄數(shù)據(jù)以EXCEL形式導出，圖像數(shù)據(jù)導出以案卷文件夾為單位，命名方式為“全宗號-目錄號-案卷號”，目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)一并交給館方。

（六）數(shù)據(jù)移交

館方在接收完目錄、圖像數(shù)據(jù)后需與著錄公司辦理數(shù)據(jù)移交手續(xù)。移交內(nèi)容主要包括符合此次著錄要求的文件級目錄、核校后的案卷級目錄及補掃完成的檔案圖像數(shù)據(jù)、著錄工作文檔等。移交時，有關(guān)此次著錄工作流程所形成的紙質(zhì)及電子版管理臺賬、報表等，著錄公司一并向館方進行移交。移交后，由館方填寫數(shù)據(jù)移交清單，一式兩份，注明交接數(shù)據(jù)的內(nèi)容、數(shù)量、交接時間和經(jīng)辦人等，著錄公司核對無誤后簽字確認。

二、全檢環(huán)節(jié)

國家重點檔案文件級目錄全檢環(huán)節(jié)由全檢公司完成，全檢環(huán)節(jié)是整個著錄工作的中間環(huán)節(jié)，起著承上啟下的作用，重點是對目錄數(shù)據(jù)的所有著錄項進行100%質(zhì)量檢查，主要工作內(nèi)容包括：檔案圖像全檢及圖像導入、文件級目錄與案卷級目錄全檢、數(shù)據(jù)雙存儲、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)導出、數(shù)據(jù)移交六個部分。

（一）檔案圖像全檢及圖像導入

全檢工作開始前，館方將與目錄相對應的由著錄公司重掃及補掃后的完整圖像移交全檢公司。全檢公司因為需要根據(jù)圖像進行看圖全檢，所以要對數(shù)字化檔案圖像進行質(zhì)量檢查，判斷是否達到館方圖像標準，未達到標準的圖像須交由館方退回著錄公司重掃。全檢公司會將檢驗合格的圖像導入全檢軟件中，并檢查圖像編碼是否有錯漏現(xiàn)象、圖像與目錄掛接是否準確。

（二）文件級目錄與案卷級目錄全檢

圖像檢驗合格后，圖像與館方移交的目錄數(shù)據(jù)在全檢系統(tǒng)中實現(xiàn)一一對應，全檢人員逐一對目錄數(shù)據(jù)進行全面質(zhì)檢。文件級目錄全檢是指依托全檢軟件，逐項進行檢查，各個著錄項的著錄標準均依照館方所定標準檢查，保證與著錄標準統(tǒng)一，如遇標準發(fā)生變化，則全檢公司與著錄公司同時進行修改，做到全檢公司與著錄公司“同進同退”?！拔募M合級”著錄方式有別于自然件著錄方式，因此判斷著錄形式是否正確是全檢中的一個關(guān)鍵點。

同樣，全檢公司在準確理解案卷內(nèi)每份文件的內(nèi)容后，梳理、總結(jié)、歸納案卷內(nèi)容，對案卷級目錄進行全面質(zhì)檢，判斷案卷目錄是否準確概括案卷內(nèi)容，有無錯字、漏字、重字、多字等情況并進行改正。

在全檢過程中，全檢公司按全宗、按目錄，分階段、分批，對著錄公司提交的目錄數(shù)據(jù)進行100%驗收。目錄數(shù)據(jù)合格率按合同規(guī)定執(zhí)行，若未達到合格率，則由館方退回著錄公司返工。對驗收中檢出的錯誤，未超出錯誤率的錯誤由全檢公司實時糾正，超出錯誤率及出現(xiàn)大批量的同類型錯誤則由館方退回著錄公司修改。

全檢公司應對發(fā)現(xiàn)的圖像、目錄數(shù)據(jù)問題做整理、總結(jié)并及時與館方工作人員溝通，對于新發(fā)現(xiàn)的問題經(jīng)雙方商討確定解決方案，如遇兩者皆可的修改方式則確定其中一種為標準修改方案，并將所匯總的問題解決方案及時反饋給著錄公司，從源頭修改，保證目錄數(shù)據(jù)的一致性和準確性，以避免同類問題流入全檢公司再次出現(xiàn)重復性的勞動。

館方向全檢公司移交著錄公司完成的目錄數(shù)據(jù)時需填寫移交清單，一式兩份，注明交接數(shù)據(jù)的內(nèi)容、數(shù)量、交接時間和經(jīng)辦人，如出現(xiàn)數(shù)據(jù)退回修改再移交的情況，則需在同批次移交單的備注欄中詳細注明數(shù)據(jù)修改情況。移交清單一份由全檢公司留存，另一份由著錄公司留存，雙方核對無誤后簽字確認。

（三）數(shù)據(jù)雙存儲

完成全檢后的目錄數(shù)據(jù)儲存在全檢軟件中，此時軟件存儲的目錄數(shù)據(jù)大體分為兩部分：一是著錄公司著錄完成的原始數(shù)據(jù)：二是全檢公司全檢處理修改完成后的目錄數(shù)據(jù)。這兩份目錄數(shù)據(jù)同時保存，既能防止全檢公司在數(shù)據(jù)方面誤操作導致的數(shù)據(jù)損壞，還能在館方抽檢發(fā)現(xiàn)問題后對錯誤數(shù)據(jù)進行責任認定。

（四）數(shù)據(jù)備份

全檢環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)備份方法與著錄環(huán)節(jié)相同。

（五）數(shù)據(jù)導出

全檢公司將數(shù)據(jù)導出的方法與著錄公司一樣，需要說明的是由全檢軟件導出的目錄數(shù)據(jù)共兩份：一份是符合館方數(shù)字檔案館系統(tǒng)要求并能精準導入系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)：另一份是符合國家要求，可隨時向全國民國檔案資料目錄中心移交的目錄數(shù)據(jù)。

（六）數(shù)據(jù)移交

經(jīng)全檢后的目錄數(shù)據(jù)，由全檢公司移交館方，并與館方辦理相關(guān)移交手續(xù)。移交內(nèi)容和程序與著錄環(huán)節(jié)相同。

三、抽檢環(huán)節(jié)

目錄數(shù)據(jù)經(jīng)著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)最終交由館方進入抽檢驗收環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)是整個著錄流程的最后一環(huán)，也是關(guān)平目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)劣的最后一道關(guān)卡。目錄數(shù)據(jù)經(jīng)前兩環(huán)節(jié)在質(zhì)量上已達到一定水平，為保證目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量最優(yōu)，館方組織本館專業(yè)人員對目錄數(shù)據(jù)進行抽檢驗收。抽檢環(huán)節(jié)主要分為兩步走：

第一步，分批次對著錄、全檢完成移交的檔案目錄數(shù)據(jù)采取全方位質(zhì)量檢查（數(shù)量一般按合同量的20%），按每條目錄數(shù)據(jù)著錄項的排列順序逐一驗收，判斷每項內(nèi)容是否著錄準確。這樣做的目的在于通過對前期目錄數(shù)據(jù)的全面核查，力爭盡早發(fā)現(xiàn)在著錄環(huán)節(jié)和全檢環(huán)節(jié)中沒有查出的錯誤，以便及時向著錄公司、全檢公司進行反饋，進一步控制錯誤發(fā)生的范圍及頻率。抽檢需更加注重時效性，對發(fā)現(xiàn)的錯誤采取“時報時銷”的方式，即一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即通報著錄公司、全檢公司進行修改，以免影響后期目錄數(shù)據(jù)的著錄、全檢工作。

第二步，隨著著錄公司、全檢公司對檔案內(nèi)容及對著錄和全檢方式的熟練程度不斷提高，正確率也將隨之提高，館方對后期移交的目錄數(shù)據(jù)可以采取按10%-30%的比例進行抽檢，若未達到正確率，則退回返工。對于館方抽檢出的錯誤，全檢公司應及時予以修正。

經(jīng)過著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)、抽檢環(huán)節(jié)，高質(zhì)量的目錄數(shù)據(jù)最終進入館方數(shù)字檔案館系統(tǒng)，為社會提供精準的檔案信息服務。

總之，國家重點檔案文件級著錄流程的三個環(huán)節(jié)可謂是環(huán)環(huán)相扣，缺少其中任何一環(huán)都無法完成著錄工作，而這三環(huán)中的每一環(huán)都可以形成一個獨立閉合的小環(huán)，每個小環(huán)都有各自相對穩(wěn)定的運行機制，可根據(jù)整體著錄工作發(fā)生的變化隨時做出調(diào)整，確保著錄工作的順利進行。

作者單位：北京市檔案館