加強農(nóng)機檔案管理推進農(nóng)機化進程的思考

◎周衛(wèi)務

（廣西農(nóng)機化服務中心 530023）

農(nóng)業(yè)機械化是我國農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設的重要構成因素，而各級農(nóng)機系統(tǒng)的農(nóng)機檔案作為農(nóng)機化開展進程中一系列工作的真實記錄以及重要信息載體，農(nóng)機檔案管理工作的科學化、規(guī)范化，既是農(nóng)業(yè)機械化管理的基礎性工作之一，更在提供便民農(nóng)機服務、研發(fā)推廣農(nóng)機新技術及新機具、促進農(nóng)機安生生產(chǎn)以及全面反映農(nóng)業(yè)機械發(fā)展現(xiàn)狀、提供科學的農(nóng)機化發(fā)展思路和發(fā)展規(guī)劃等方面發(fā)揮著重要的參謀作用，因而歷來備受重視。然實踐中，由于近年來我國農(nóng)機化水平的顯著提升，農(nóng)機檔案數(shù)量持續(xù)增加，農(nóng)機檔案管理工作不斷加重，因此，在我國整體農(nóng)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展迅速、農(nóng)機在農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設中地位愈發(fā)凸顯的歷史發(fā)展時期，加強農(nóng)機檔案管理，從而更好地為推進農(nóng)機化進程服務，是我們農(nóng)機檔案管理工作者的重要職責之一，筆者就此進行分析探討。

一、加強源頭管理，確保檔案真實完整

在農(nóng)機科學研究、行政管理、基本建設以及生產(chǎn)技術等農(nóng)業(yè)機械化活動過程中，都會形成一系列具有重要歷史價值的文字材料、圖片材料、表格材料、影片材料、錄像材料等，從種類上劃分主要有農(nóng)機監(jiān)理檔案、農(nóng)機科研檔案、農(nóng)機行政管理檔案、農(nóng)機購置補貼檔案、農(nóng)機鑒定檔案、農(nóng)機化示范推廣檔案、農(nóng)機行政審批事項檔案等等，以農(nóng)機監(jiān)理檔案為例，涵蓋了農(nóng)業(yè)機械注冊登記、檢驗、轉籍及變更；農(nóng)業(yè)機械駕駛操作人員考核、發(fā)證、異動登記；農(nóng)業(yè)機械駕駛操作人員違章及農(nóng)機事故處理等重要信息資源，因此從如上所述可見農(nóng)機檔案具有種類繁多、內(nèi)容復雜、規(guī)模龐大等普遍性特點，這也使得檔案管理人員在拆閱登記、蓋印、傳閱以及歸檔整理等一系列工作中或多或少地會存在一些缺陷及不規(guī)范問題，如檔案數(shù)據(jù)臺賬填報不準確、內(nèi)容不完整、少填漏填等。以拖拉機檔案為例，實踐中部分已辦理的拖拉機檔案中發(fā)票缺失、身份證復印件缺失等現(xiàn)象十分普遍，個別地區(qū)的拖拉機檔案甚至只是簡單地進行了表格登記。以上種種不規(guī)范問題既大大降低了案卷質量，同時檔案的缺損也為后續(xù)的保管、查閱等工作增加了諸多不必要的麻煩。造成以上問題的原因是多層次的，比如檔案人員管理意識不強專業(yè)化標準水平較低、檔案整理勞動量大立檔程序繁瑣、各農(nóng)機部門檔案管理建檔立卷不標準等等，這就要求農(nóng)機檔案管理部門在實際工作中要加強源頭管理，一方面要以堅強的責任意識武裝檔案管理工作者的頭腦，調動其工作的主動性和積極性，另一方面要嚴格按照檔案管理標準化要求做好從立卷、歸檔到保管、查閱及銷毀等一系列工作，切實做到“妥善保管、有序存放、方便查閱、管理規(guī)范”十六字方針。同時，還要強化定期檢查及清查工作，對既往存在的不規(guī)范現(xiàn)象、缺損、質疑以及某些早期檔案統(tǒng)計指標與現(xiàn)行統(tǒng)計指標出入等問題，及時進行審核、查漏、補缺以及修訂完善，從而切實保證所有檔案資料的真實性、完整性以及連續(xù)性。

二、借助大數(shù)據(jù)發(fā)展契機，加強檔案數(shù)字化建設

當前，我國已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，早在2015年國務院就提出了要“開發(fā)利用好大數(shù)據(jù)”的戰(zhàn)略思想，因此，開展農(nóng)機檔案數(shù)字化建設，既是順應現(xiàn)行大數(shù)據(jù)環(huán)境管理體制的必然趨勢，也是農(nóng)機管理部門對農(nóng)業(yè)機械化實施科學管理、正確決策的基礎，更是有效破解傳統(tǒng)手工勞動為主的檔案管理模式勞動量大、效率低的重要途徑，對于規(guī)范農(nóng)機檔案管理、減輕基層機構辦公經(jīng)費負擔、實現(xiàn)邊遠地區(qū)檔案的實時錄入、方便檔案統(tǒng)計和查詢、提高農(nóng)機監(jiān)理行業(yè)的信息化水平等等，具有臺階性的現(xiàn)實意義。故而當前雖然我國農(nóng)機檔案信息化總體水平依然較低，但我們?nèi)詰鶕?jù)自身條件及特點借助大數(shù)據(jù)發(fā)展這一契機，推進農(nóng)機檔案工作的數(shù)字化建設，以適應當前以及未來一段很長時間內(nèi)檔案事業(yè)的發(fā)展需要。實踐中，推進農(nóng)機檔案數(shù)字化建設應重點注意如下兩大問題：一是檔案存儲形式及檢索工具問題。農(nóng)機檔案形成時的原有載體 (如紙質載體)從立卷、歸檔到保管、查閱等一系列環(huán)節(jié)中，很容易因多層原因而造成破壞，因此在數(shù)字化建設過程中我們也不能忽視對實體檔案的管理，既要保證紙質文件儲藏的干凈、整潔、通風、干爽，又要做好紙質文件和電子文件的“雙軌制”，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，從而既能更好地實現(xiàn)對檔案的雙重保護，同時以方便為后續(xù)利用提供參照互補。此外，要開發(fā)一套適合的檢索工具，當前在檢索工具編制方面各部門可依據(jù)本單位實際情況采取直接目錄檢索或全文檢索等方式，前者主要是以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，再按不同的要求利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等，后者則是用計算機進行檔案檢索，按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。二是檔案安全性問題。網(wǎng)絡的開放性為大眾提供便利的同時也伴隨著嚴重的網(wǎng)絡安全問題，而農(nóng)機檔案中不同程度地涉及到一些國家及內(nèi)部秘密內(nèi)容，這就強化檔案安全問題尤為重要。這就要求我們在農(nóng)機檔案數(shù)字化建設過程中，要抓好檔案信息在運轉及發(fā)布程序中的公開保密審查及督促檢查，保證信息公開的安全性。同時，嚴格結合電子檔案的涉密情況以及開放程序制定等級，針對性地采用權限審核、身份認證等進行嚴格管理，同時強化對設備的運行及維護，以多樣化手段確實提升檔案信息的安全性。

三、加強開發(fā)利用深度，實現(xiàn)檔案價值最大化

農(nóng)機檔案的一個重要價值就是提供便民農(nóng)機服務促進農(nóng)機化資源共享，這也是檔案工作的落腳點。以農(nóng)機購補檔案為例，需要歸檔的內(nèi)容主要分為農(nóng)機購置補貼工作檔案及報賬資料檔案兩部分，在具體內(nèi)容方面更是涵蓋了諸如農(nóng)機購置補貼工作制度、工作規(guī)范、計劃指標、實施方案等文件資料；農(nóng)機裝備、試驗、示范、推廣、生產(chǎn)等相關活動；農(nóng)機購置補貼政策中群眾投訴、咨詢的相關記錄及處理結果等等，實踐中通過對以上海量信息的收集、加工及提煉，將其轉為有價值的農(nóng)機化科技信息，既能更好地實現(xiàn)為農(nóng)機化興機、強農(nóng)、富民提供優(yōu)質化服務的目的，又能全面、真實地掌握本區(qū)域內(nèi)農(nóng)機化發(fā)展的自然規(guī)律和經(jīng)濟規(guī)律特點，從而為農(nóng)機化發(fā)展思路和發(fā)展規(guī)劃提供科學的參考和借鑒。因此，對于農(nóng)機檔案我們不但要重視“藏”，還要學會“用”，進一步加強檔案信息資源的綜合開發(fā)利用程度。然實踐中，由于農(nóng)機檔案本身具有一定的保密性以及一些部門的重“藏”輕“用”，導致行內(nèi)內(nèi)部“信息孤島”現(xiàn)象比較普遍，檔案管理部門在提供利用檔案方面主動參與意識較差，而更多的是被動管理檔案和根據(jù)需求查找提供服務，如農(nóng)業(yè)機械自然情況、購買者信息以及補貼信息等，使得我國農(nóng)機檔案的開發(fā)利用率仍然較低，因此，我們有必要借助當前的大數(shù)據(jù)技術，積極主動地利用各級農(nóng)機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和網(wǎng)絡平臺建成全行業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息交互平臺，創(chuàng)新服務管理。如，可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息傳播快捷、互動方便等突出優(yōu)勢，及時、主動地做好群眾對檔案服務工作的需求及意見的詢問、收集、整理工作，從而第一時間解決群眾在農(nóng)機檔案方面存在的問題和困惑，切實提高檔案服務的效率，實現(xiàn)農(nóng)機檔案價值的最大化。

總之，長期以來，我國始終著重將扎實推進農(nóng)機社會化服務放在重要的戰(zhàn)略地位，在農(nóng)機方面更是給予了大量的資金補貼和政策支持，這在一定程度上促進了農(nóng)機合作社和農(nóng)機服務組織的興起及壯大，也使得全國范圍內(nèi)農(nóng)機保有量及農(nóng)機操作人員數(shù)量持續(xù)激增，農(nóng)機檔案規(guī)模階梯性增長，因此，作為農(nóng)機檔案管理工作者，我們應當自覺地增強自身的責任意識、擔當精神以及管理水平，從多方面進一步加強、完善農(nóng)機檔案管理工作，從而更為地好農(nóng)機科研單位、生產(chǎn)單位、管理部門以及農(nóng)機用戶等社會群眾提供優(yōu)質化的信息資源服務的同時，助推農(nóng)機管理工作不斷向前穩(wěn)步發(fā)展，進而為農(nóng)業(yè)發(fā)展奠定良好的發(fā)展基礎。