小議醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作

王秀榮

摘 要 醫(yī)院是一個科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實(shí)踐活動中，擁有大批先進(jìn)的醫(yī)療儀器設(shè)備，這些設(shè)備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用，如何加強(qiáng)設(shè)備和設(shè)備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設(shè)備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院設(shè)備檔案管理者面臨的重要課題。

關(guān)鍵詞 醫(yī)療設(shè)備 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

醫(yī)療器械檔案屬于醫(yī)藥衛(wèi)生科學(xué)技術(shù)檔案，是指在醫(yī)療器械使用管理工作中從醫(yī)療、防疫、科研、教學(xué)、生物制品、生產(chǎn)、器材管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他的不同載體、不同形式的歷史記錄。醫(yī)療器械檔案是醫(yī)療器械審批、購置、直至報廢全生命周期的動態(tài)記錄，是醫(yī)療器械受控性、安全性、可靠性記錄的重要法律文件。

作為醫(yī)院的重要支柱之一的醫(yī)療設(shè)備也隨之裝備到各級醫(yī)院，為之配套的醫(yī)療設(shè)備檔案管理者對醫(yī)療設(shè)備檔案資料采集、整理、統(tǒng)計分析、保存于利用的過程，其中心任務(wù)就是對有關(guān)檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的保管，充分有效地利用，更好地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1醫(yī)療設(shè)備檔案管理收集建立的過程

（1）儀器設(shè)備到貨后，要按照購買時簽訂的合同清點(diǎn)、檢查、調(diào)試，并填寫驗(yàn)收記錄。儀器設(shè)備管理部門要收集儀器設(shè)備購置申請表、技術(shù)調(diào)研論證報告、招標(biāo)文件、訂貨合同、驗(yàn)收記錄、裝箱記錄、裝箱單、儀器說明書、操作手冊、線路圖、合格證、供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)資料文件。

（2）其次，建立設(shè)備的使用檔案。檔案需要包括這些內(nèi)容：設(shè)備的唯一識別編號；名稱和型號；制造商和供應(yīng)商名稱；主要技術(shù)指標(biāo)；接收時的狀態(tài)和啟動日期；目前放在地點(diǎn)或者科室；操作規(guī)程；檢定或者自校時間；期間核查和維護(hù)的規(guī)程。

（3）收集儀器設(shè)備使用資料。一般包括這些內(nèi)容：作業(yè)指導(dǎo)書（用于儀器設(shè)備使用過程）。使用、維修、維護(hù)、故障、改裝記錄歷史記錄；歷次檢定證書；期間核查的報告及記錄；調(diào)撥或報廢申請表。按照設(shè)備檔案的管理要求，歸檔文件要齊全完整卷內(nèi)文件排列有序并保持其有機(jī)聯(lián)系，使檔案的歸檔率達(dá)到98%以上。

2醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前很大一部分醫(yī)療單位包括大型三甲綜合醫(yī)院都存在這樣一種現(xiàn)象：一是有關(guān)人員不重視醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理規(guī)定，在設(shè)備購置驗(yàn)收時，沒有設(shè)備檔案管理人員在現(xiàn)場參與；設(shè)備開箱驗(yàn)收時拿走資料未能及時歸還，造成原始資料的損毀或丟失；在設(shè)備安裝、檢收、試驗(yàn)等工作結(jié)束后，使用者不填報備案或填報內(nèi)容不完整，從而造成了設(shè)備檔案的殘缺。二是不注意抓平時設(shè)備安裝工作中的施工、檢修現(xiàn)場記錄，而是在全部工作結(jié)束后突擊填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，造成醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)一定程度上的失實(shí)。三是設(shè)備檔案管理人員大部分還存在學(xué)歷層次較低，管理知識、能力水平參差不齊等問題。

再者，醫(yī)療設(shè)備檔案的形成周期較長，直接導(dǎo)致了設(shè)備檔案管理制度的不完善。一般與設(shè)備的壽命相同，短則5年，長則20年，環(huán)節(jié)多且參與的部門和人員也多，不管在其中的哪一個環(huán)節(jié)，哪一個步驟出現(xiàn)了疏漏，都會對設(shè)備檔案管理的結(jié)果產(chǎn)生一定的影響。

3醫(yī)療設(shè)備檔案的未來發(fā)展

采用信息化的電子文檔形式來存放儀器設(shè)備檔案。通過賬號和權(quán)限控制檔案在線查看的權(quán)利，不僅減少檔案管理人員工作，也能讓儀器使用部門能夠更便捷獲取檔案使用文檔，如使用說明書、操作手冊等。文檔查看使用記錄會自動記錄在檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，通過調(diào)用就可以看到文檔訪問記錄，讓檔案管理者更加清楚哪些看了這些文檔，盡早發(fā)現(xiàn)問題和采取措施。數(shù)據(jù)庫會自動備份，檔案維護(hù)更加高效便捷，再無需擔(dān)心檔案受潮。

（1）建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)。在大數(shù)據(jù)時代以迅雷不及掩耳之勢覆蓋科技領(lǐng)域的今天，為了可以讓醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)更加的專業(yè)和完善，我們需要建立一套專業(yè)的檔案數(shù)字化平臺，該系統(tǒng)一定是功能強(qiáng)大且覆蓋范圍廣泛的。其主要功能包括：設(shè)備出入庫、建檔及修改、組合查詢、設(shè)備標(biāo)牌設(shè)置、各類數(shù)據(jù)的動態(tài)統(tǒng)計等等。它一定能使得檔案管理者在查詢過程中簡便快捷，和紙質(zhì)檔案互為補(bǔ)充，能夠極大地提高工作效率。

（2）建立完善的設(shè)備檔案管理制度。醫(yī)療器械檔案，也是國家檔案的重要組成部分。它不僅是深入和發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)及其他各項(xiàng)工作的必要條件依據(jù)，也是重要的信息資源。作為國家的寶貴財富，必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用。隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化，必須適應(yīng)社會需求，降低醫(yī)療成本。迫切要求管理部門觀念更新，徹底改變舊的管理模式，切實(shí)加強(qiáng)設(shè)備檔案的管理，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展壯大所需硬件建設(shè)創(chuàng)造條件。

（3）提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)。設(shè)備檔案管理每個環(huán)節(jié)都要靠人去完成，專業(yè)水平高、能力強(qiáng)的人管理的醫(yī)療設(shè)備檔案質(zhì)量好、效率高。而水平差能力低的人整理出來的檔案質(zhì)量必然差，甚至錯漏百出。因此提高檔案的質(zhì)量首先必須從提高人的素質(zhì)著手。鑒于設(shè)備檔案內(nèi)容的特殊性，除了學(xué)習(xí)檔案工作的專業(yè)技巧外，還要學(xué)習(xí)外語、計算機(jī)知識及醫(yī)療設(shè)備專業(yè)知識。由于設(shè)備檔案工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致、無名無利的工作，要求從事這項(xiàng)工作的同志要吃苦耐勞，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，提高設(shè)備檔案質(zhì)量只是一句空話?？傊t(yī)療設(shè)備檔案的建立和完善對資源的充分利用、降低醫(yī)療成本和醫(yī)院的發(fā)展具有重大意義，應(yīng)該引起足夠重視。

當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，就要求設(shè)備管理工作者必須了解有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，以主動、積極、周到的服務(wù)來保證檔案資料的完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報，促進(jìn)醫(yī)療各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展。