疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案編研工作措施的思考

李東穎

【摘 要】檔案不僅是歷史文化資源，更是重要信息資源，編研檔案作為開發(fā)利用檔案信息資源的重要形式之一，充分體現(xiàn)機(jī)構(gòu)檔案管理水平。本文主要探討疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理，從其檔案編研價(jià)值入手，思考檔案編研工作措施，優(yōu)化疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理。

【關(guān)鍵詞】疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu);檔案管理;檔案編研;工作措施

【中圖分類號(hào)】 R248.3

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A【文章編號(hào)】 1672-3783（2019）03-03-252-02

在現(xiàn)階段，國(guó)家進(jìn)入公共衛(wèi)生事業(yè)改革的新階段，取得豐碩成果，進(jìn)一步促進(jìn)疾病預(yù)防控制事業(yè)的高速發(fā)展，各級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案管理也逐步走上制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的道路。而檔案編研工作獨(dú)具疾病預(yù)防控制專業(yè)特色，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的艱巨任務(wù)，如何體現(xiàn)檔案特色，突出專題資料編寫，真正將檔案編研工作做好，這是當(dāng)務(wù)之急。

1 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案編研價(jià)值

檔案編研對(duì)于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)具有重要價(jià)值，這主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，是檢驗(yàn)檔案管理質(zhì)量的重要手段。編研檔案能檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案收集齊全與否、整理科學(xué)與否、鑒定合理與否、保管安全與否、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確與否、檢索體系完備與否，從而找出問題，驗(yàn)證檔案管理工作質(zhì)量。第二，是發(fā)揮檔案作用的重要途徑。機(jī)構(gòu)保存的疾病預(yù)防控制檔案大多都是孤本，通過檔案編研尤其是用大量業(yè)務(wù)檔案匯編的參考資料，或內(nèi)部印刷，或公開出版，不僅能預(yù)防檔案原件在重復(fù)使用中受損，還有助于開發(fā)檔案資源，發(fā)揮檔案信息的作用，提高機(jī)構(gòu)檔案管理質(zhì)量。第三，

是發(fā)展疾病預(yù)防控制事業(yè)的重要舉措。機(jī)構(gòu)館藏檔案只有通過編研才能變成聯(lián)系實(shí)踐活動(dòng)的資源，實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值。機(jī)構(gòu)還可將檔案編研成果提供給黨政領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門，促使他們深入了解疾病預(yù)防控制事業(yè)，爭(zhēng)取各方對(duì)疾病預(yù)防控制的重視、支持[1]。

在認(rèn)識(shí)到檔案編研的價(jià)值以后，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)就應(yīng)加強(qiáng)落實(shí)檔案編研工作，但在編研脫離業(yè)務(wù)實(shí)際、專題資料編研形式單一、檔案信息化建設(shè)滯后等問題的制約下，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案編研工作效果不佳，急需改進(jìn)。

2 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案編研工作措施

2.1 圍繞業(yè)務(wù)工作編研，體現(xiàn)檔案特色 在編研檔案的過程中，應(yīng)圍繞疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作需求進(jìn)行選題，在防疫特色上狠下功夫，通過編研材料反映機(jī)構(gòu)中心工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)，使其有更強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)用性。一方面，要了解機(jī)構(gòu)中心工作，針對(duì)全年檔案編研摸清機(jī)構(gòu)利用檔案的需求，確定選題，保證編研材料能更好地滿足實(shí)際需要，為機(jī)構(gòu)開展工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。例如疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)近年來的中心工作是為績(jī)效考核做準(zhǔn)備，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)要求各個(gè)科室出具對(duì)最近三年各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)的綜合分析材料，檔案室必須及早反應(yīng)，制定檔案編研計(jì)劃時(shí)安排編制反映這部分內(nèi)容的材料，為全機(jī)構(gòu)利用檔案做好準(zhǔn)備。

另一方面，要掌握機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，這主要涉及到在當(dāng)?shù)亻_展傳染病、慢性病、地方病的預(yù)防、管理，以及監(jiān)督監(jiān)測(cè)食品衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生、放射衛(wèi)生等，要求檔案人員在制定編研計(jì)劃時(shí)針對(duì)這一系列業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容與特征明確編研題目、類型。例如檔案人員要深入各個(gè)科室，主動(dòng)和機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員溝通，了解其工作范圍、職責(zé)，熟悉業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案的利用需求?；蛲ㄟ^在檔案借閱中進(jìn)行專題利用登記、發(fā)放檔案利用意見表、分析利用登記等途徑，全面掌握機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員利用檔案的需求，有針對(duì)性地編制特色檔案材料。

2.2 完善檔案編研形式，突出專題編寫 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)要突出編寫專題資料，這是由其工作的特征決定的，因?yàn)樗菍ｉT履行疾病預(yù)防控制職能的機(jī)構(gòu)，對(duì)區(qū)域內(nèi)的疾病預(yù)防控制負(fù)有技術(shù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)管理等職責(zé)，專項(xiàng)活動(dòng)和專題事項(xiàng)較多。例如調(diào)查區(qū)域內(nèi)的非常態(tài)群體性衛(wèi)生和健康事件、制定并指導(dǎo)疫病預(yù)防控制策略的實(shí)施、監(jiān)測(cè)各類疾病和公共衛(wèi)生領(lǐng)域危害健康的因素、管理預(yù)防性生物制品、疾病信息報(bào)告管理等，要通過完善的編研形式編寫專題資料，滿足不同需求。

除了前面說的業(yè)務(wù)專題，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案專題編研形式還有：第一，匯編檔案文件，依據(jù)預(yù)防控制傳染病、制定疾病預(yù)防控制政策、防治慢性病、管理預(yù)防性生物制品等專題，選取有價(jià)值的檔案，基于相關(guān)體例與要求將文件材料匯編成冊(cè);第二，專題數(shù)據(jù)，依據(jù)各個(gè)專題選取有用的檔案數(shù)據(jù)，基于相關(guān)體例與要求制作表格，展開對(duì)比分析，服務(wù)于相關(guān)部門決策的制定;第三，專題概要，圍繞各個(gè)專題概述要點(diǎn)，例如在應(yīng)急處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，需要從諸多檔案材料中歸納、綜合、分析發(fā)生事件的原因、過程、應(yīng)急處置措施、評(píng)價(jià)效果、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，把大量檔案變成精煉的專題編研資料;第四，專題介紹，其內(nèi)容比專題概要更豐富，同樣是應(yīng)急處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件，要囊括病例個(gè)案調(diào)查資料和流行病學(xué)分析，以及事件初次報(bào)告、進(jìn)程報(bào)告、結(jié)案報(bào)告和對(duì)直接損失的經(jīng)濟(jì)學(xué)評(píng)價(jià)、取得的經(jīng)驗(yàn)、今后應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的問題等等。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，做好編研工作 檔案是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的重要信息資源，檔案編研則是開發(fā)利用檔案信息資源的重要形式[2]。隨著新形勢(shì)下計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用、辦公自動(dòng)化的持續(xù)深入推廣，機(jī)構(gòu)各科室的電子文件越來越多，單一紙質(zhì)檔案過渡為電子文件、磁盤、光盤等多元載體的機(jī)讀檔案，數(shù)字檔案日益增多，檔案信息化建設(shè)勢(shì)不可擋，需要機(jī)構(gòu)和檔案人員借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，為檔案編研工作創(chuàng)造更好的條件。例如機(jī)構(gòu)要適當(dāng)增加對(duì)檔案編研硬件建設(shè)的投入，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)健全檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化傳輸以及檔案信息資源在本機(jī)構(gòu)、本行業(yè)乃至全國(guó)系統(tǒng)的共享。

疾病預(yù)防控制工作的連續(xù)性很強(qiáng)，在分析預(yù)測(cè)疫情、制定防治策略時(shí)都要掌握并對(duì)比以前的數(shù)據(jù)，尤其是研究預(yù)防醫(yī)學(xué)時(shí)更需要以數(shù)據(jù)為依據(jù)，應(yīng)通過檔案信息化提供檔案編研的檢索工具，有條理地整理檔案，發(fā)揮檔案信息資源更大的價(jià)值，最大化利用機(jī)構(gòu)的檔案信息資源，體現(xiàn)檔案編研的信息服務(wù)職能。

3 結(jié)束語

編研檔案是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在新的發(fā)展形勢(shì)下集中統(tǒng)一管理檔案的一種工作模式，符合業(yè)務(wù)特征與需求，機(jī)構(gòu)應(yīng)將其視作向社會(huì)廣泛提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，堅(jiān)持圍繞業(yè)務(wù)工作編研檔案，并完善編研形式，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，從而體現(xiàn)檔案專業(yè)特色，突出專題編研，切實(shí)做好編研工作，真正發(fā)揮檔案編研的價(jià)值，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，助力疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張琳.疾病預(yù)防控制檔案編研研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：150.

[2]陳金玲.淺談當(dāng)前疾控中心檔案管理工作存在問題與對(duì)策[J].檔案管理，2018（03）：90-91.