信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

莫藝娟

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息化程度越來越高，計算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展成了推動我國檔案管理信息化的重要契機(jī)。醫(yī)院檔案信息化也成了當(dāng)前檔案專業(yè)的熱門課題，醫(yī)院檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是新時代檔案管理追求的新目標(biāo)，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)，是醫(yī)院管理工作整體和全面系統(tǒng)規(guī)劃重要部分，是現(xiàn)代化醫(yī)院管理改革與發(fā)展的必然趨勢和客觀要求。

【關(guān)鍵詞】信息化;醫(yī)院檔案管理 ;應(yīng)用

【中圖分類號】 R181.3+2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 B【文章編號】 1672-3783（2019）03-03-281-01

醫(yī)院的檔案包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案等。它是醫(yī)院管理工作中的重要憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)工作和科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院打造和塑造品牌形象的直觀材料。隨著科技水平的提高和信息技術(shù)的發(fā)展以及目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用推廣，計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用前景十分廣闊。醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理的一個組成部分，同時也面臨著 21世紀(jì)飛躍式發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。不斷適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理工作改革進(jìn)程，是新時代醫(yī)院管理面臨的一項艱巨任務(wù)。面對新形 勢，醫(yī)院一定要提高對檔案管理工作信息化的重視程度，積極采取措施，努力通過多種途徑，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化，以提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，使之能夠更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。本次研究通過探討計算機(jī)技術(shù)的于醫(yī)院檔案管理工作中的運(yùn)用，為今后檔案管理工作的開展擴(kuò)寬思路，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

1 現(xiàn)代信息化下醫(yī)院檔案工作的變化

1.1 醫(yī)院檔案載體的變化 建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞變換和處理。在醫(yī)院各項管理活動中，電子文件以快捷的辦公進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。

1.2 醫(yī)院檔案的分類變化 一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各醫(yī)院檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機(jī)管理過程中醫(yī)院的檔案分類更能貼近醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管理等方面的狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

1.3 在醫(yī)院檔案接受和保管上也有所改變 ?醫(yī)院檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會應(yīng)用專業(yè)的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和空時性，掌握電子檔案信息包括文書檔案、病案等信息的收集、管理。此時醫(yī)院的保管也不再是以卷盒和框架為裝具，更多的是經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的醫(yī)院檔案信息將存入虛擬庫房。

1.4 為醫(yī)院活動提供利用檔案信息的內(nèi)容亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變 ?對于醫(yī)院檔案工作者來說，重要的是要在醫(yī)院信息集成系統(tǒng)中及時掌握醫(yī)院的醫(yī)療信息、科研信息及開發(fā)過程，一切以醫(yī)院醫(yī)療保健為中心，找準(zhǔn)檔案工作為醫(yī)院服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確地信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達(dá)到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者決不可思想守舊、圖安逸;檔案工作也絕不僅是幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

2 信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

2.1 數(shù)據(jù)管理信息化 數(shù)據(jù)管理信息化是信息化在醫(yī)院檔案管理中的基本應(yīng)用。從某種程度來說，信息化的本質(zhì)就是加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理信息化。信息化在檔案管理中的應(yīng)用可以有效地將檔案管理的資料通過相關(guān)的編程軟件來用計算機(jī)進(jìn)行相關(guān)的操作。數(shù)據(jù)管理信息化的前提就是硬件條件的達(dá)標(biāo)。一般來說，要想這種做好數(shù)據(jù)管理的信息化工作，醫(yī)院的信息技術(shù)部門和檔案管理部門首先需要構(gòu)建比較暢通的醫(yī)院范圍內(nèi)的局域網(wǎng)。通過有效地網(wǎng)絡(luò)和信號來進(jìn)一步做好檔案管理工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析。這樣軟件的操作大大提高了工作效率，將信息以數(shù)據(jù)的形式匯總

2.2 工作方式信息化 工作方式信息化是信息化在醫(yī)院檔案管理中的重要應(yīng)用。工作方式信息化主要是指將醫(yī)院檔案管理工作人員的工作方式也信息化發(fā)展。在沒有引入信息化管理之前，醫(yī)院的檔案管理工作主要是人工操作，人工對醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行管理容易造成效率低，差錯率高，同時也會導(dǎo)致檢索、查找、利用的困難。工作方式信息化的引用可以進(jìn)一步通過應(yīng)用信息技術(shù)對醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用。這樣可以進(jìn)一步對醫(yī)院檔案內(nèi)部的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高水平和高質(zhì)量的管理。因此，在今后的工作中，要進(jìn)一步加強(qiáng)工作方式的信息化發(fā)展，要不斷規(guī)范當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，有效地明確檔案管理工作人員的責(zé)任和義務(wù)。

2.3 信息檢索信息化 信息檢索信息化是信息化在醫(yī)院檔案管理中的主要應(yīng)用。信息檢索信息化主要是指對醫(yī)院檔案的一種使用，醫(yī)院檔案資源的管理的目的是為了使用。因此信息檢索的信息化可以提高我們尋找相關(guān)檔案的速度，能夠在較短的時間內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)就可以找到相關(guān)的資料。如果是非信息化的檔案管理，在尋找某一檔案資料的時候，就需要動用人力資源來尋找。加強(qiáng)信息檢索信息化工作就要求檔案管理工作人員在施行分級檢索制度的基礎(chǔ)上，做好管理工作。只有這樣，才能夠通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

2.4 安全管理信息化 安全管理信息化也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的重要應(yīng)用之一。從某種程度上來說，檔案管理是一項極為重要并且需要保密的工作。因此，如何加強(qiáng)對檔案管理工作的信息化是醫(yī)院檔案管理工作需要思考的重要內(nèi)容。加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的安全信息化管理和應(yīng)用主要表現(xiàn)在兩方面：一方面在日常的醫(yī)院檔案管理工作中，我們要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況制定比較嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度，要讓檔案管理工作人員遵守制度，以不斷提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的安全意識。另一方面，檔案管理工作人員要要進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，要根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況來制定完善的流程化處理機(jī)制，以及時處理由于管理不當(dāng)而導(dǎo)致的安全問題，避免檔案資料流失現(xiàn)象的發(fā)生。

3 醫(yī)院檔案管理工作信息化的途徑

3.1 加大對信息化硬件設(shè)施的建設(shè)和投入 要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，醫(yī)院的檔案管理部門必須要具備信息技術(shù)設(shè)備，必須擁有現(xiàn)代化的信息化硬件設(shè)施。信息化硬件設(shè)施是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要條件，也是提高檔案管理信息化和現(xiàn)代化水平的重要保證。因此，醫(yī)院要根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)狀況，加大對信息化硬件設(shè)施的建設(shè)和投入，購進(jìn)先進(jìn)的、現(xiàn)代的信息技術(shù)設(shè)備，建設(shè)快捷、方便的檔案信息查詢、檢索、共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，打造完善的檔案信息資料服務(wù)平臺，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的信息資料支持。

3.2 建立高素質(zhì)的信息化人才隊伍 人才管理是醫(yī)院檔案管理必不可少的因素之一。只有人才的技能水平達(dá)標(biāo)，才能夠真正有效地做好醫(yī)院檔案的信息化管理工作。從檔案管理的角度來看現(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保證。因此，在今后的工作中，要確保人才管理的信息化發(fā)展。我們要進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的水平，這就要求檔案管理人員能夠在檔案管理工作中有效地、順利地進(jìn)行檔案管理資料的收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等各方面的工作。檔案管理人員不但要掌握基本的檔案方面的知識，也需要具備良好的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識及運(yùn)用操作能力。只有這樣，才能夠真正做好醫(yī)院檔案管理方面的工作。任何醫(yī)院的檔案部門都是醫(yī)院的重要組成部門，在信息以及科技快速發(fā)展的今天，醫(yī)院要不斷與時俱進(jìn)，加強(qiáng)信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理工作人員必須具備以下幾個方面的能力和素質(zhì)。①檔案管理員素質(zhì)的提高是自我意識的升華，不斷提高和強(qiáng)化服務(wù)意識，注重自我觀念、知識、技術(shù)的提高;②具有良好的職道德素養(yǎng); ③具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng) ; ④具有廣博的知識底蘊(yùn)和深層次的信息; ⑤具有良好的心理素質(zhì); ⑥較強(qiáng)的計算機(jī)應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù) ; ⑦始終保持良好的工作熱情。

3.3 ?制定檔案信息化管理制度 檔案信息化管理是一項繁雜的工作，必須要配套嚴(yán)格、完善的管理制度，才能夠保證檔案信息化管理工作的順利開展。新時期隨著社會和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院對檔案管理工作的要求以及檔案管理本身都發(fā)生了許多的變化，這就需要醫(yī)院的檔案信息化管理部門及時更新觀念，創(chuàng)新檔案信息化管理內(nèi)容和方式，積極改革傳統(tǒng)的管理制度，逐步建立起符合時代要求、現(xiàn)代化、信息化的檔案管理制度，并在管理實(shí)踐中逐步加以完善。在制定和完善醫(yī)院檔案信息化管理制度中，不僅要對檔案管理的收集、整理、存儲、檢索等各個環(huán)節(jié)的管理制度進(jìn)行規(guī)范和完善，還要建立和完善責(zé)任追究制度，使每個崗位的工作人員都能明確責(zé)任，負(fù)起責(zé)任。

4 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的保障措施

4.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識 ?醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，把檔案信息化建設(shè)納入到醫(yī)院工作計劃之中，將其置于與醫(yī)療、科研同等重要的位置。要加大對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的投入力度，無論是在基礎(chǔ)硬件設(shè)施上的投入，還是在人才的配備上一定要有保證。檔案信息化是一個巨大的工程，也枯燥無味，再加上目前有部分從事檔案管理的工作人員從思想上還很難接受這一變革，他們習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，認(rèn)為檔案信息化費(fèi)時費(fèi)力費(fèi)錢又不安全，這勢必給檔案信息化建設(shè)帶來影響。所以，在選擇檔案信息化建設(shè)改革前，就要做好充足的人才配備，加強(qiáng)檔案管理人員的檔案信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識及管理水平。

4.2 順應(yīng)發(fā)展的新思維 檔案管理活動歷經(jīng)了由簡單到復(fù)雜、由經(jīng)驗(yàn)到科學(xué)、由手工到機(jī)器的發(fā)展階段。手工勞作時代形成的管理模式已然不能適應(yīng)當(dāng)今現(xiàn)代化的工作要求。只有順勢應(yīng)變，借助信息化建設(shè)平臺，提升職業(yè)能力，獲取社會認(rèn)同，才是檔案人及檔案管理機(jī)構(gòu)的正確選擇，否則，會使檔案工作變得很被動。敏銳地體察行業(yè)變化，可找到發(fā)展的突破口，獲得生機(jī)和活力，適應(yīng)已經(jīng)變化的新局面。

4.3 采取有效的安全策略，提高檔案的安全性 采取有效的安全策略包括三個方面：一是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究和開發(fā)，提高檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性。網(wǎng)絡(luò)安全性是阻礙檔案信息化建設(shè)的最大阻力，也確實(shí)是最艱難的問題。二是建立規(guī)范嚴(yán)格的檔案管理制度，包括歸檔制度、保密制度、存儲制度、借閱制度、保密制度等，確保檔案信息化過程的安全性;三是建立檔案信息化的良好環(huán)境，如主機(jī)的密碼設(shè)置及安全監(jiān)控等。

4.4 設(shè)置訪問權(quán)限，跟蹤每份檔案的利用情況 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)資源共享，而用戶網(wǎng)絡(luò)訪問就必須設(shè)置訪問權(quán)限。所以檔案信息化建設(shè)的最后一步一定要根據(jù)醫(yī)院的需要，給不同的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限。同時還要根據(jù)不同的訪問權(quán)限設(shè)置每一份檔案的下載、打印、復(fù)制等權(quán)限、跟蹤每份檔案的利用情況。

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