管理自我效能在教學(xué)秘書(shū)工作的應(yīng)用探析

滕銘明

摘? ?要：職業(yè)教育改革需要“雙師型”教師隊(duì)伍，也離不開(kāi)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。作為基層教學(xué)管理實(shí)踐者，教學(xué)秘書(shū)工作是教學(xué)管理有序運(yùn)行的保障。本文基于三元交互理論探討環(huán)境、內(nèi)在因素和行為間的決定作用，進(jìn)而引入班杜拉管理自我效能理論，從認(rèn)知、動(dòng)機(jī)、情感及選擇過(guò)程分析管理自我效能對(duì)工作行為的作用機(jī)制，具化到教學(xué)秘書(shū)工作實(shí)踐，以期提升工作行為和績(jī)效。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書(shū)? 管理自我效能? 應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G642? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）11（a）-0231-03

Absrtact： Vocational education reform needs “double-qualified” teachers and a high-quality management team. As a practitioner of teaching management at the grass-roots level， teaching secretarial work is the guarantee of the orderly operation of teaching management. Based on the ternary interaction theory， this paper explores the decisive role among environment， internal factors and behavior， and then introduces Bandura's management self-efficacy theory. It analyses the mechanism of management self-efficacy on work behavior from the cognitive， motivational， emotional and choice process， and embodies it in the teaching secretary's work practice in order to improve work behavior and performance.

Key Words： Teaching secretary; Management self-efficacy; Work behavior

隨著國(guó)家職業(yè)教育改革的深化，2019年試點(diǎn)院校開(kāi)始面向社會(huì)人員招生，根據(jù)《江蘇省高等職業(yè)院校面向社會(huì)人員開(kāi)展全日制學(xué)歷教育試行辦法》要求，高職院校將創(chuàng)新教學(xué)組織方式，推行工學(xué)交替和彈性學(xué)制，積極開(kāi)展“1+X”證書(shū)試點(diǎn)，根據(jù)學(xué)分互認(rèn)協(xié)議或認(rèn)定辦法進(jìn)行學(xué)分認(rèn)定與置換。按照“標(biāo)準(zhǔn)不降、模式多元”原則，需建立健全政策制度，加強(qiáng)教學(xué)管理，進(jìn)一步提升教學(xué)質(zhì)量。在此背景下，作為教學(xué)活動(dòng)的具體執(zhí)行者、溝通者和服務(wù)者，教學(xué)秘書(shū)需適應(yīng)管理制度改革、服務(wù)對(duì)象增加類(lèi)型多元的形勢(shì)，加強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升角色定位和工作質(zhì)量。

然而，很多研究表明教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍存在人員配備不足，專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，工作強(qiáng)度大，職業(yè)發(fā)展局限，科研環(huán)境差等現(xiàn)象，在一定程度上缺乏職業(yè)認(rèn)同感、職業(yè)發(fā)展空間窄、職業(yè)意志低、流失率高等職業(yè)倦怠[2]，與崗位要求相比差距較大?？紤]到教學(xué)秘書(shū)工作是保證教學(xué)運(yùn)行的基礎(chǔ)，探索影響其工作行為的因素、有針對(duì)性地干預(yù)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1? 研究回顧

通過(guò)對(duì)近20年來(lái)主題為教務(wù)秘書(shū)的文獻(xiàn)檢索，發(fā)現(xiàn)研究主要圍繞工作內(nèi)容與特點(diǎn)、現(xiàn)狀的不足分析、能力素質(zhì)要求及對(duì)策建議。對(duì)工作質(zhì)量提升的對(duì)策建議主要基于工作要求及現(xiàn)實(shí)差距，有從組織層面談學(xué)校重視、加強(qiáng)培養(yǎng)培訓(xùn)、激勵(lì)措施、提供自我實(shí)現(xiàn)的機(jī)會(huì)等，亦有從個(gè)體層面談加強(qiáng)心理素質(zhì)、提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)、培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)、加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、信息化科學(xué)管理等。從教學(xué)秘書(shū)個(gè)體來(lái)看，在明晰崗位職責(zé)認(rèn)知上，如何將學(xué)校、二級(jí)學(xué)院、師生服務(wù)等外部要求內(nèi)化成自我要求，不斷將認(rèn)知轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆?dòng)的研究缺乏?；诖?，本研究考察教學(xué)秘書(shū)崗位要求與工作績(jī)效的關(guān)系。

崗位要求等外部環(huán)境變量通過(guò)哪些內(nèi)部心理變量影響工作績(jī)效呢？教學(xué)秘書(shū)的角色定位是管理者、協(xié)調(diào)者和服務(wù)者，管理自我效能是指管理者對(duì)自己實(shí)現(xiàn)管理領(lǐng)域內(nèi)有關(guān)行為目標(biāo)所需能力的信念，它對(duì)個(gè)體行為選擇、目標(biāo)設(shè)置、完成任務(wù)的努力程度、堅(jiān)定程度和緊張程度有深遠(yuǎn)的影響，是驅(qū)動(dòng)績(jī)效的可靠指標(biāo)[1]。管理自我效能與教學(xué)管理領(lǐng)域聯(lián)系起來(lái)，形成了教學(xué)秘書(shū)的管理自我效能。有研究表明，教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容繁重導(dǎo)致自我效能感降低[2];教學(xué)秘書(shū)自我效能感不足影響因素有客觀工作環(huán)境、角色定位不清、主觀認(rèn)識(shí)不到位、經(jīng)歷體驗(yàn)不足等，提高策略有營(yíng)造工作環(huán)境和不斷深化自我[3];從體驗(yàn)親歷經(jīng)驗(yàn)、觀察替代經(jīng)驗(yàn)、加強(qiáng)語(yǔ)言說(shuō)服、注重生理調(diào)節(jié)、合理歸因、更新知識(shí)等自我效能信息來(lái)源闡述提高教學(xué)秘書(shū)自我效能感，防止職業(yè)枯竭[4]。據(jù)此，本研究認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)管理自我效能在崗位要求與工作績(jī)效間起中介作用。

而管理自我效能作用于主體行為的中介機(jī)制有四個(gè)，即認(rèn)知過(guò)程、動(dòng)機(jī)過(guò)程、選擇過(guò)程和情感過(guò)程，認(rèn)知、動(dòng)機(jī)、選擇和情感都是主體內(nèi)在因素的體現(xiàn)[1]。從班杜拉三元交互理論來(lái)看，人的行為、內(nèi)在因素和環(huán)境相互作用、相互決定（見(jiàn)圖1）。環(huán)境因素和個(gè)體內(nèi)部因素通過(guò)四種信息渠道和信息認(rèn)知加工影響自我效能形成，直接或通過(guò)中介因素影響個(gè)體工作行為和績(jī)效，再形成新的效能信息，進(jìn)一步塑造自我效能（見(jiàn)圖2）。

綜上所述，本研究在三元交互理論指導(dǎo)下，從管理自我效能視角，闡述內(nèi)在因素對(duì)工作行為的決定作用、工作行為對(duì)內(nèi)在因素的決定作用，并具化到教學(xué)秘書(shū)工作中，同時(shí)通過(guò)管理自我效能的作用機(jī)制分析，為改善管理工作行為和提高工作績(jī)效提供幫助。

2? 管理自我效能的作用機(jī)制在教學(xué)秘書(shū)工作中的具化

管理自我效能通過(guò)四個(gè)中介機(jī)制對(duì)管理者行為協(xié)同發(fā)揮作用，在遇到挑戰(zhàn)性管理情境或潛在威脅性事件時(shí)，管理自我效能高的個(gè)體會(huì)表現(xiàn)為如下特征：認(rèn)知方面，將注意力和努力集中在情境要求上，由潛在困難或障礙產(chǎn)生更強(qiáng)的意志和努力;動(dòng)機(jī)方面，會(huì)積極尋求最佳解決方案，以更大的努力迎接挑戰(zhàn);選擇方面，把情境看成機(jī)會(huì)，關(guān)注機(jī)會(huì)，認(rèn)為有能力克服工作任務(wù)中遇到的阻力，不回避挑戰(zhàn)性工作，工作任務(wù)選擇范圍廣;情感方面，認(rèn)為有能力處理潛在威脅性實(shí)踐，不會(huì)顯示出焦慮喚醒。管理自我效能與管理工作績(jī)效的相關(guān)系數(shù)為0.38，是影響管理工作績(jī)效的重要變量，而工作行為績(jī)效會(huì)繼續(xù)提高自我效能[1]。結(jié)合班杜拉自我效能、管理自我效能、教學(xué)秘書(shū)的崗位要求及工作經(jīng)歷，本研究將著重分析教學(xué)秘書(shū)管理自我效能對(duì)工作行為的作用機(jī)制。

2.1 管理自我效能經(jīng)由認(rèn)知過(guò)程對(duì)工作行為的影響

2.1.1 目標(biāo)設(shè)定方面

沒(méi)有目標(biāo)作為衡量績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)，就很難判斷行為效果并提供動(dòng)力，加強(qiáng)自我效能。通常根據(jù)工作需要執(zhí)行的目標(biāo)是指定目標(biāo)，指定目標(biāo)有挑戰(zhàn)性，對(duì)高績(jī)效有積極作用，而個(gè)人自我效能不同，自我設(shè)置目標(biāo)和組織承諾也會(huì)不同。當(dāng)兩種目標(biāo)一致時(shí)產(chǎn)生高效能、高績(jī)效，而不一致時(shí)，會(huì)導(dǎo)致認(rèn)知沖突、低績(jī)效和低效能。隨著工作的推進(jìn)和經(jīng)驗(yàn)積累，教學(xué)秘書(shū)歷經(jīng)新手——?jiǎng)偃巍炀殹獙?zhuān)家四個(gè)階段，在不同階段，通過(guò)預(yù)先思維明確掌握性目標(biāo)，設(shè)定鄰近發(fā)展區(qū)域的目標(biāo)，與指定目標(biāo)間的差距積極尋求外部支持和協(xié)調(diào)，逐步提升自我效能。

作為教學(xué)秘書(shū)，基本目標(biāo)是按時(shí)保質(zhì)完成各項(xiàng)工作，二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作是學(xué)校職能部門(mén)與專(zhuān)業(yè)教學(xué)工作的樞紐，學(xué)期周期內(nèi)要統(tǒng)籌安排教學(xué)活動(dòng)的計(jì)劃、開(kāi)展及考核等，工作繁雜瑣碎，環(huán)節(jié)缺一不可，均是教學(xué)活動(dòng)有序?qū)嵤┑幕A(chǔ)保障;中階目標(biāo)是日常工作的管理設(shè)計(jì)，教務(wù)工作本質(zhì)是管理，發(fā)揮計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制的功能，四個(gè)環(huán)節(jié)的連續(xù)運(yùn)行是教學(xué)高效運(yùn)行工作流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)、靈活變通，以解決問(wèn)題為導(dǎo)向開(kāi)展工作，而不是界限分明地區(qū)分工作職責(zé)，對(duì)于項(xiàng)目式工作，可用PDCA檢驗(yàn)完善，在下一個(gè)周期實(shí)施前設(shè)置更高的起點(diǎn);高階目標(biāo)是緊跟職教改革動(dòng)向，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，從解決問(wèn)題到事前控制，掌握工作主動(dòng)控制權(quán)，設(shè)計(jì)工作方式，減少問(wèn)題發(fā)生幾率，主要精力由事務(wù)性向非結(jié)構(gòu)性工作轉(zhuǎn)移，如師生競(jìng)賽培育、雙創(chuàng)競(jìng)賽、教學(xué)成果培育的外在環(huán)境等。

2.1.2 認(rèn)知建構(gòu)方面

自我效能促進(jìn)有效行動(dòng)的認(rèn)知建構(gòu)，而有效活動(dòng)過(guò)程的認(rèn)知重演會(huì)強(qiáng)化自我效能。工作任務(wù)的內(nèi)外部環(huán)境變化后，原有認(rèn)知結(jié)構(gòu)中的可利用、可辨別、可持續(xù)的變量同化或順應(yīng)以達(dá)到新的平衡，建構(gòu)新的結(jié)構(gòu)。教學(xué)改革帶來(lái)管理變革的新情境，要求教學(xué)秘書(shū)對(duì)現(xiàn)行工作內(nèi)容進(jìn)行全面梳理，做好項(xiàng)目與事務(wù)的精確分類(lèi)，構(gòu)建工作框架圖或樹(shù)形結(jié)構(gòu)圖，在框架內(nèi)分析解決問(wèn)題并系統(tǒng)學(xué)習(xí)，發(fā)展熟練技能，類(lèi)化新情境新問(wèn)題，建立過(guò)去、現(xiàn)在與未來(lái)的連接，避免機(jī)械性重復(fù)性無(wú)效工作，靈活處理轉(zhuǎn)換情境，在不同工作任務(wù)中實(shí)現(xiàn)遷移，并完善優(yōu)化持續(xù)改進(jìn)。

2.1.3 推理性思維

推理性思維有助于預(yù)測(cè)不同行為過(guò)程的結(jié)果，形成對(duì)影響工作的因素的控制方法，并以行動(dòng)的實(shí)際結(jié)果來(lái)檢驗(yàn)修正。同一因素可能有多種效應(yīng)，而同一效應(yīng)又由多種因素引起。以專(zhuān)轉(zhuǎn)本自主招生推薦工作任務(wù)為例，選取時(shí)間因素來(lái)分析不同推理形成的行為績(jī)效和自我效能。學(xué)校推薦要求按專(zhuān)業(yè)前四學(xué)期的綜合排名測(cè)算符合基本條件的學(xué)生報(bào)名雙向選擇，推薦時(shí)間是第五學(xué)期末，二級(jí)學(xué)院可把測(cè)算時(shí)間點(diǎn)設(shè)置為第五學(xué)期末、第四學(xué)期末和每學(xué)期末三種，經(jīng)推理預(yù)測(cè)不同時(shí)間點(diǎn)的正向引導(dǎo)、調(diào)節(jié)、激勵(lì)作用不同，高自我效能者會(huì)傾向于每學(xué)期末測(cè)算，產(chǎn)生高績(jī)效，進(jìn)而提高自我效能和工作積極性。

2.1.4 問(wèn)題解決策略

高自我效能者對(duì)不同問(wèn)題、不同階段的同一問(wèn)題采取不同策略和解決方法，具體問(wèn)題具體分析，抓住主要原因和關(guān)鍵點(diǎn)，獲得更高工作績(jī)效和效率，進(jìn)而又促進(jìn)策略的熟練使用。教學(xué)秘書(shū)的工作通常按教學(xué)管理進(jìn)程開(kāi)展，服務(wù)對(duì)象是二級(jí)學(xué)院師生，需求眾多，而因協(xié)調(diào)溝通容易導(dǎo)致工作時(shí)間碎片化，成效不明顯，問(wèn)題和難點(diǎn)是如何保證服務(wù)效果又兼顧個(gè)人工作計(jì)劃的實(shí)施，可將工作內(nèi)容歸類(lèi)重構(gòu)為重復(fù)性較強(qiáng)的工作和創(chuàng)造性的工作。高頻重復(fù)性工作，所需技能較低，替代性較高，例如證書(shū)打印、數(shù)據(jù)處理、文檔整理等，簡(jiǎn)單重復(fù)操作效率低、自我效能低，但熟練使用office軟件功能，如合并郵件、vlookup、數(shù)據(jù)透視表、路徑等高效保質(zhì)完成工作，自我效能高;低頻重復(fù)性工作，時(shí)間間隔長(zhǎng)容易遺忘導(dǎo)致反復(fù)溝通，如教學(xué)系統(tǒng)操作易錯(cuò)點(diǎn)，可針對(duì)性錄屏，保存更新共享信息化資源，降低溝通成本;創(chuàng)造性工作與重復(fù)性工作沒(méi)有明確的劃分，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、改善改進(jìn)工具方法就是創(chuàng)造，提升工作績(jī)效和自我效能。

2.2 管理自我效能經(jīng)由動(dòng)機(jī)過(guò)程對(duì)工作行為的影響

心理學(xué)動(dòng)機(jī)理論有三種認(rèn)知性動(dòng)機(jī)：歸因理論中的因果歸因、期望價(jià)值理論中的結(jié)果預(yù)期、目標(biāo)理論中的認(rèn)知目標(biāo)[1]。因果歸因是自我效能的信息來(lái)源，調(diào)節(jié)自我效能而影響行為;期望價(jià)值理論中動(dòng)機(jī)強(qiáng)度受特定行為產(chǎn)生結(jié)果及其價(jià)值預(yù)期的聯(lián)合控制，自我效能感強(qiáng)的活動(dòng)，能獲得有價(jià)值的結(jié)果，增強(qiáng)活動(dòng)動(dòng)機(jī)，效能感低使結(jié)果預(yù)期失去激發(fā)潛力的作用，以自我效能→結(jié)果預(yù)期和價(jià)值→動(dòng)機(jī)強(qiáng)度→行為的機(jī)制運(yùn)行;以自我效能為基礎(chǔ)選擇設(shè)置自我目標(biāo)，影響付出努力程度和堅(jiān)持時(shí)間，明確有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)會(huì)提高行為動(dòng)機(jī)。

工作結(jié)果預(yù)期和目標(biāo)是否有價(jià)值，取決于教學(xué)秘書(shū)的個(gè)人需求，在需求基礎(chǔ)上產(chǎn)生動(dòng)機(jī)。教學(xué)秘書(shū)的本質(zhì)是管理和服務(wù)，提高業(yè)務(wù)能力和自我要求、加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和研究改進(jìn)，優(yōu)化管理理念和方法，工作績(jī)效就高。工作管理與生活、人際關(guān)系管理的內(nèi)在邏輯是相通的，其技能遷移至生活管理，提高生活質(zhì)量和工作生活的平衡，兩者相互聯(lián)系作用增強(qiáng)工作的內(nèi)部動(dòng)機(jī)和主觀能動(dòng)性。

2.3 管理自我效能經(jīng)由情感過(guò)程對(duì)工作行為的影響

教學(xué)秘書(shū)工作對(duì)象涉及教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及師生等，教育教學(xué)改革帶來(lái)新工作要求引起個(gè)別師生在具體工作情境中的負(fù)面情緒，管理高效能者積極關(guān)注內(nèi)容，控制外部情緒影響，并通過(guò)合理解決改變環(huán)境，降低工作對(duì)象焦慮情緒，提高雙方的行為效率。

2.4 管理自我效能經(jīng)由選擇過(guò)程對(duì)工作行為的影響

選擇過(guò)程的作用不同于認(rèn)知、動(dòng)機(jī)和情感過(guò)程，它直接根據(jù)個(gè)體效能決定是否選擇某些行為過(guò)程，選擇了具體的活動(dòng)后才會(huì)產(chǎn)生動(dòng)機(jī)、策略、情感等。高效能者判斷有能力應(yīng)對(duì)時(shí)，會(huì)選擇挑戰(zhàn)性高的活動(dòng)，工作任務(wù)選擇范圍廣，低者傾向于回避限制崗位和工作選擇。教學(xué)秘書(shū)工作任務(wù)有日常事務(wù)處理和教學(xué)輔助決策，顯示出一定的選擇性：低效能者往往身陷日常事務(wù)，忽視輔助決策，高效能者則把輔助決策擺在工作的重要地位，在前述三種過(guò)程共同作用下提高日常教務(wù)管理工作績(jī)效，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)落實(shí)新的工作任務(wù)，積累技能和經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而全面提高工作績(jī)效。

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