企業(yè)檔案信息的收集與管理研究

王小岑

摘? 要：企業(yè)的檔案信息管理工作一直是企業(yè)的重要工作之一，可以為企業(yè)的運行打下良好的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理工作的兩個重點就是檔案信息的收集工作和檔案信息的管理工作，只有做好這兩方面的工作，才能保證企業(yè)檔案工作的科學合理化進行。通過檔案管理工作，可以為企業(yè)的發(fā)展進步提供方向，促進企業(yè)經(jīng)濟利益的增加，本文根據(jù)收集與管理兩方面進行研究探討，希望可以為企業(yè)今后的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理;收集;檔案信息

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展運行，會產(chǎn)生很多具有經(jīng)濟價值或者社會價值的文件材料，保管這些材料的工作就是企業(yè)的檔案管理工作。檔案的管理工作可以為企業(yè)之間的權(quán)利義務(wù)提供證明，是保證企業(yè)正常運行的重要基礎(chǔ)。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展與改革，企業(yè)檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)正常運行不可或缺的一部分。為了保證企業(yè)的發(fā)展與進步，需要對企業(yè)檔案管理工作進行重點關(guān)注，通過多方面共同管理促進企業(yè)檔案管理工作科學合理的進行。

1 企業(yè)檔案信息的收集工作

作為企業(yè)檔案管理工作中最基礎(chǔ)的工作，檔案信息的收集與歸檔占據(jù)了檔案管理工作的大部分內(nèi)容，只有保證這部分工作的合理進行，才能為后續(xù)的檔案管理工作提供最基本的依據(jù)，需要根據(jù)以下幾方面進行工作，才能保證企業(yè)檔案信息收集工作的完整性和有效性。

1.1 檔案信息收集的完整性

企業(yè)檔案收集工作中最需要重視的就是企業(yè)檔案收集的完整性，只有保證檔案收集的完整性，才能為后面的檔案管理工作提供基礎(chǔ)信息資源。首先要進行收集的就是企業(yè)內(nèi)部的檔案資料，這是檔案收集工作的基礎(chǔ)。這部分收集工作通過在公司內(nèi)部就可以進行，將收集的內(nèi)部資料進行整理歸檔。接下來需要我們對跟企業(yè)具有一定聯(lián)系的其他公司檔案資料進行收集，例如說企業(yè)下屬公司或者企業(yè)合作公司等等，將這些公司的檔案資料進行收集歸檔，才能基本保證企業(yè)檔案收集工作的完整性。

1.2 檔案信息收集的側(cè)重性

企業(yè)檔案信息資源是比較龐大的，眾多檔案信息在企業(yè)管理中起到的作用不一，需要對作用較大的檔案資源進行重點關(guān)注。首先需要對企業(yè)的發(fā)展與運行具有一定的了解，才能知曉檔案信息資源中比較重要的部分，對這部分信息資源進行重點關(guān)注，保證這部分信息資源收集工作的完整性和高效性。只有將重要的企業(yè)檔案信息進行合理關(guān)注，才能保證企業(yè)檔案收集工作的有效性。

1.3 對體現(xiàn)經(jīng)營特性的檔案資料進行重點關(guān)注

每個企業(yè)都具備自身獨特的經(jīng)營特性，是保證企業(yè)發(fā)展運行的重要性質(zhì)。檔案收集工作需要對這方面進行重點關(guān)注，保證這部分資料的實時更新和完整性，才能為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供幫助，促進企業(yè)的經(jīng)濟效益增加。

1.4 加強全體員工對檔案收集工作的重視性

檔案管理人員只是占據(jù)工地全體員工的一小部分，可能對一些新的檔案信息資源無法及時收集，對于一些變動的檔案信息也不能及時了解，為了保證企業(yè)檔案信息收集工作的合理進行，需要企業(yè)的全部員工具有檔案收集的意識。在日常的工作中，將企業(yè)出現(xiàn)的新檔案資源或者在出現(xiàn)檔案資料變動的時候及時通知檔案管理人員，保證檔案資料可以保證實施更新，還可以保證檔案資源的完整性，避免出現(xiàn)人員變動時造成的檔案資料缺失情況。

2 企業(yè)檔案管理工作研究

為了保證企業(yè)檔案管理工作的科學有效性進行，需要制定有效的管理措施保證檔案管理工作的正常進行。本文根據(jù)已有的理論知識結(jié)合工作經(jīng)驗提出幾點研究，希望可以為企業(yè)檔案管理工作帶來幫助。

2.1 以各種先進技術(shù)手段逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的信息化

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為各個領(lǐng)域發(fā)展的主流技術(shù)，檔案管理工作也不例外，通過合理的信息化建設(shè)，可以有效提高企業(yè)檔案管理的效率和準確性。首先需要保證企業(yè)內(nèi)部具有足夠的硬件支持，選擇合適的檔案管理系統(tǒng)，將企業(yè)已有的檔案信息資料進行信息化的轉(zhuǎn)換，可以實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，增加了企業(yè)檔案管理工作的效率。隨著時代的不斷發(fā)展進步，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然。當企業(yè)檔案信息化建設(shè)體系趨于成熟，就可以實現(xiàn)所有企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，實現(xiàn)資源共享。

2.2 深化企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)程度

企業(yè)檔案信息資源作為對企業(yè)在現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展全過程的系統(tǒng)概況，不僅是對企業(yè)各項經(jīng)濟活動與業(yè)務(wù)往來情況的說明，更是對企業(yè)在經(jīng)濟背景下發(fā)展綜合實力的概括。企業(yè)各級管理人員需要認識到企業(yè)檔案信息資源不僅具備上述信息化職能，同樣能夠在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)揮管理與利用的服務(wù)化職能。

2.3 建立相應(yīng)制度，加強檔案利用監(jiān)督

檔案利用規(guī)章制度，一般有查閱、外借、復制等。要根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。在此基礎(chǔ)上，正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系。保守企業(yè)機密是每個員工應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責。在日常工作中，檔案管理人員要高度重視檔案保密，盡心盡職，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給企業(yè)的安全和利益造成危害。

2.4 做好檔案開放中的保密工作，準確判定檔案的開放與控制使用范圍

保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。一是做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。二是做好檔案的解密工作。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值。

3 結(jié)束語

隨著市場經(jīng)濟的不但改革和社會經(jīng)濟的迅速增長，對企業(yè)的檔案信息收集與管理工作提出更高的要求。需要我們根據(jù)時代變化的特點，不斷改革企業(yè)的檔案管理工作，才能保證檔案管理工作的科學合理進行。企業(yè)檔案資料需要通過收集和管理兩個方面進行合理管控，才能保證企業(yè)的檔案工作的正常進行，為企業(yè)的發(fā)展進步提供最基礎(chǔ)的保障。雖然我國現(xiàn)階段的企業(yè)檔案工作還存在很多問題，只有我們不斷進行改進完善，終究可以形成成熟的管理體系。

參考文獻

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