檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究

陳建新 張偉嘉 王超

摘 要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，我國企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，并且加快對其的構(gòu)建，只有這樣才能讓檔案管理工作更加高效，進(jìn)而為自身的發(fā)展提供支持。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠有效推動(dòng)企業(yè)的局部發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)予以高度重視。本文將對企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)展開進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設(shè);問題;研究

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展使得我國各行各業(yè)都得到了較為良好的發(fā)展前景，辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展使得人們突破了傳統(tǒng)工作方式下的時(shí)間限制與空間限制，有效實(shí)現(xiàn)了工作效率以及工作質(zhì)量的提升。在信息化時(shí)代到來的背景下，企業(yè)若是仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，那么就無法實(shí)現(xiàn)自身的快速發(fā)展。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快對檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，確保信息技術(shù)能夠與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)融合，只有這樣才能促進(jìn)自身的快速發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)指的是利用掃描等技術(shù)手段將檔案傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，從而對其進(jìn)行歸檔[1]。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)對于企業(yè)的發(fā)展而言具有重要意義，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將之視為企業(yè)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，并且通過多種途徑加快其構(gòu)建。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

在信息技術(shù)大力發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)加快對檔案的數(shù)字化建設(shè)具有重要意義。首先，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠有效提升檔案資料的完整性以及安全性，避免其數(shù)據(jù)丟失以及外泄。在傳統(tǒng)的工作觀念下，企業(yè)的檔案管理長期以來都得不到應(yīng)有的重視，這就使得企業(yè)管理者在有需求時(shí)，檔案管理人員難以及時(shí)翻閱出管理者想要的檔案，在一定程度上影響了工作的高效展開。同時(shí)，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員也是常事[2]。在部分企業(yè)中，其檔案管理人員大多為兼職，他們無論是工作態(tài)度還是專業(yè)水平都未能滿足工作崗位的實(shí)際需求;其次，檔案數(shù)字化建設(shè)還能夠有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源利用率的提升。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員往往是進(jìn)行較為固定的機(jī)械勞動(dòng)來完成工作的，具體來講即“接收檔案——保管檔案——查閱檔案——回收檔案?！边@樣的工作方式較為死板與枯燥，且忽略了管理檔案的最終目的，那就是檔案的利用;最后，檔案數(shù)字化建設(shè)還是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及在了我國各行各業(yè)中，大多數(shù)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。然而檔案管理仍舊是以紙質(zhì)為主體，這樣的工作方式嚴(yán)重打消著檔案管理人員的積極性，且不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。紙質(zhì)檔案不僅會消耗企業(yè)的支出成本，而且還占用了企業(yè)大量的存儲空間，不利于企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)[3]。綜上所述，企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是企業(yè)自身的需求，更是企業(yè)的發(fā)展需求。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作的融合，打造更為高效的檔案管理工作，促進(jìn)自身長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、在信息化時(shí)代下加快檔案數(shù)字化建設(shè)的具體策略

（一）制定與完善檔案管理工作規(guī)范及其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，其影響著企業(yè)的方方面面。為此，企業(yè)若是想要實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作的重視程度，并且為之設(shè)立統(tǒng)一的工作制度，規(guī)范工作人員的行為，只有這樣才能為工作人員找到具體的工作方向。因此，企業(yè)在引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)行檔案數(shù)字化建設(shè)之前，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)管理層協(xié)同有關(guān)部門構(gòu)建較為科學(xué)合理的制度以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具體來講即工作制度應(yīng)當(dāng)對工作人員提出具體要求，包括檔案信息化建設(shè)的操作流程、檔案信息的輸入以及輸出等各項(xiàng)工作，只有讓整個(gè)企業(yè)的檔案管理工作相互統(tǒng)一，才能讓檔案數(shù)字化建設(shè)滿足企業(yè)的整體需求。企業(yè)制定與完善工作制度及其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不僅是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，更是其重要前提，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將其視為檔案數(shù)字化建設(shè)的第一部，并給予高度重視[4]。

（二）提升檔案管理工作的歸納與總結(jié)水平

對于檔案數(shù)字化建設(shè)而言，較高效率的檔案收集是必不可少的因素。企業(yè)若是想要實(shí)現(xiàn)資料文件的迅速歸檔，那么就應(yīng)當(dāng)組織各個(gè)部門積極參與到其中，讓各個(gè)部門為檔案管理人員提供相應(yīng)的支持。企業(yè)在日常的工作中往往會產(chǎn)生大量資料，且其來源較為廣泛，包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門主管等，若是想要將這些龐多的資料進(jìn)行收集歸檔，那么科學(xué)合理的制度必不可少[5]。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立有利于資料收集歸檔的制度，要求各個(gè)部門在上交資料時(shí)，還應(yīng)當(dāng)一并附帶電子版，這樣能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，減少其工作量。針對當(dāng)前部分企業(yè)存在檔案管理工作較為被動(dòng)的現(xiàn)象，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理工作的工作性質(zhì)，將其從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，這樣能夠有效實(shí)現(xiàn)工作效率以及工作質(zhì)量的提升。企業(yè)應(yīng)當(dāng)拓展檔案管理人員收集資料的途徑，幫助其明確檔案管理工作的入庫重要性，從而實(shí)現(xiàn)其行為的規(guī)范。

（三）應(yīng)用符合企業(yè)發(fā)展需求的檔案管理軟件

部分企業(yè)認(rèn)識到了將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性，并且將之視為一種重要的手段，應(yīng)用在了實(shí)際中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理流程的信息化。然而在實(shí)際中，部分企業(yè)由于未能選擇符合自身發(fā)展需求的檔案管理軟件，所以出現(xiàn)了檔案管理效率低下，信息技術(shù)未能充分發(fā)揮自身價(jià)值的狀況。企業(yè)若是想要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理軟件的關(guān)注，并且結(jié)合自身的實(shí)際需求進(jìn)行軟件的選擇[6]。當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)市場中存在著大量的檔案管理軟件，所以這為企業(yè)的選擇帶來了一定困難。企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，選擇使用較為方便，且可靠性以及通用性較強(qiáng)的檔案管理軟件進(jìn)行應(yīng)用，只有這樣才能促進(jìn)檔案管理軟件的高效使用。為了讓檔案管理軟件更好的實(shí)現(xiàn)價(jià)值，杜絕出現(xiàn)與企業(yè)使用需求不符的情況，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)在進(jìn)行應(yīng)用之前，對其進(jìn)行模擬使用，從而為其有效性提供保證。

（四）加快對檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開數(shù)據(jù)庫的支持。由于數(shù)據(jù)庫在檔案數(shù)字化建設(shè)中占據(jù)著較為重要的地位，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對其的建設(shè)，這就對企業(yè)提出了更高的要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)聘請具備專業(yè)資質(zhì)的技術(shù)人員參與數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，并且存儲在數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。數(shù)據(jù)庫中應(yīng)當(dāng)具有多個(gè)類別，包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)能夠通過檢索，及時(shí)查找出相應(yīng)的電子檔案，對其展開應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高效利用，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)檔案管理發(fā)展的新方向，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將其列為工作重點(diǎn)，通過多種途徑加快對其的建設(shè)，從而為自身的發(fā)展提供可靠的后備支持。

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