重點建設(shè)項目檔案管理工作淺議

陳培紀

摘 要：在水務(wù)局重點建設(shè)項目建設(shè)過程中會形成各種各樣的文檔材料，認真做好建設(shè)人飲安全工程檔案管理工作是非常重要的。本文歸納了針對水務(wù)局人飲安全項目檔案的特點和檔案的歸檔方式，并針對人飲安全工程檔案管理中存在的主要問題提出了一些管理措施。

關(guān)鍵詞：重點建設(shè)項目;人飲安全;檔案管理

在社會主義新時期新農(nóng)村的發(fā)展要求下，農(nóng)村飲水安全成為了省市縣都頻頻關(guān)注的要點和著重點。每年針對農(nóng)村飲水安全下達的資金和項目都是水務(wù)局建設(shè)項目的重點，隨之而來的各式各樣的人飲安全工程資料，量大且冗雜，就要求必須形成一套完善的建設(shè)人飲安全工程管理檔案工作方案。正因為建設(shè)人飲安全工程檔案是建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的真實記錄和實際反映，它記載著建設(shè)物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)人飲安全工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進行管理的同時，建設(shè)人飲安全工程檔案管理必作為建設(shè)人飲安全工程項目管理的一部分?；谌孙嫲踩こ虣n案管理工作在項目建設(shè)過程中的重要性。本文歸納了針對祿勸人飲安全重點項目檔案的特點和歸檔范圍，并對檔案管理中存在的主要問題提出了一些管理措施。

一、人飲安全檔案資料的構(gòu)成

祿勸縣農(nóng)村飲水安全鞏固提升工程項目（以下簡稱人飲安全工程）是每年水務(wù)局的重點建設(shè)項目，涉及范圍大而廣，農(nóng)村人飲安全項目需要解決的不安全飲水情況分為自流引水和水窖供水兩大類，共涉及16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，194個行政村，其中貧困村115個，建檔立卡戶數(shù)26321戶。每年在根據(jù)資金條件有限的情況下，解決一部分待解決且比較重要的項目。

每年的人飲安全工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括人飲安全工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件以及音像。

人飲安全工程檔案特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.建設(shè)人飲安全工程檔案具有單一獨立性、真實性、適用性等特點。檔案隨著人飲安全工程建設(shè)同步完成的，反映了一個獨立建設(shè)本身的整體性;檔案形成后需要人飲安全工程質(zhì)量監(jiān)督單位進行竣工驗收，這就需要保證這些資料與人飲安全工程實體一致;讓檔案考核人飲安全工程建設(shè)、檢查工作建設(shè)，讓建設(shè)人飲安全工程檔案作為建設(shè)的永久原始記錄。

2.建設(shè)人飲安全工程檔案是建設(shè)人飲安全工程質(zhì)量的反映。 人飲安全工程檔案是建設(shè)活動的直接產(chǎn)物，全面的反映了人飲安全工程建設(shè)的全過程，對建設(shè)實體具有質(zhì)量責任監(jiān)督作用，一旦建設(shè)人飲安全工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，可以從人飲安全工程項目資料查找原因。

3.檔案質(zhì)量管理與人飲安全工程管理相統(tǒng)一。施工單位從人飲安全工程管理出發(fā)，建立健全建設(shè)人飲安全工程檔案管理質(zhì)量標準，隨著建設(shè)人飲安全工程的進行，資料收集工作也在進行。防止施工單位在建設(shè)初期不注重文件材料收集，到人飲安全工程完工后，資料收集倉促，簽字、蓋章手續(xù)不全，影響了建設(shè)單位竣工備案和交付使用。

二、人飲安全的歸檔范圍

（一）人飲安全項目人飲安全工程準備階段文件的歸檔范圍

祿勸農(nóng)村人飲安全項目，在開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設(shè)人飲安全工程中剔除，建設(shè)人飲安全工程檔案工作是根本無法成立，也是無法開展的。與其它項目的最大區(qū)別是，它一般來說，遠在人飲安全工程施工之前，人飲安全工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。

首先安排的是農(nóng)村飲水安全調(diào)查，一般分作16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)各自填報需要解決的項目，根據(jù)所報項目，再由單位技術(shù)負責人下到鄉(xiāng)鎮(zhèn)落實人飲安全工程地點，人飲安全工程上報表格形式，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)負責人簽字蓋章，所積累的即為人飲安全工程原始資料，此部分資料還需整理歸納，以便后一年核查是否有重報漏報的項目。

其次人飲安全立項文件是項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目預(yù)算編制、項目概要設(shè)計、招投標都必須以立項文件為依據(jù)。而同時它們又是項目勘察測量、詳細設(shè)計的依據(jù)。

（二）監(jiān)理文件的歸檔范圍與要求

1.監(jiān)理資料歸檔范圍：人飲安全工程項目監(jiān)理合同，監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實施細則，監(jiān)理交底，監(jiān)理統(tǒng)一用表，必要的圖紙和聲像資料，質(zhì)量監(jiān)督部門指定的其它有關(guān)資料?？⒐を炇諘h紀要或簽定書，竣工驗收報告，人飲安全工程質(zhì)量竣工核定證書。

2.監(jiān)理資料歸檔要求：人飲安全工程建設(shè)監(jiān)理資料是項目監(jiān)理公司對人飲安全工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是人飲安全工程建設(shè)過程真實、全面的反映;人飲安全工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了人飲安全工程項目監(jiān)理公司的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。

（三）人飲安全工程施工中材料的歸檔范圍

1.在施工前，必須具有上級批準進行施工的文件，還有計劃任務(wù)書;相關(guān)政府部門對人飲安全工程開工的審批文件;人飲安全工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同等綜合性文件資料。

2.基礎(chǔ)工程及水、電、設(shè)備安裝人飲安全工程施工文件資料。在施工現(xiàn)場，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項文件資料。如開工竣工報告，圖紙會審、變更、技術(shù)交底等材料，項目施工組織設(shè)計，監(jiān)理規(guī)劃，人飲安全工程會議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質(zhì)量檢驗證明文件和試驗文件;混凝土、砂漿配合比及試驗報告;隱蔽人飲安全工程驗收記錄，沉降、位移、變形等觀測記錄等。要保證資料收集工作與施工進度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無簽字和蓋章等問題出現(xiàn)。完善人飲安全工程實施狀態(tài)，確保質(zhì)量、進度、安全的全面控制。如果將人飲安全工程施工文件歸檔工作也納人到人飲安全工程項目承包合同中，就能保證人飲安全工程施工文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

（四）竣工階段歸檔范圍

人飲安全工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建設(shè)人飲安全工程竣工圖、裝飾人飲安全工程竣工圖、結(jié)構(gòu)人飲安全工程竣工圖、給排水人飲安全工程竣工圖、空調(diào)通風人飲安全工程竣工圖等。

三、人飲安全工程檔案存在的問題

1.忽視對檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當建設(shè)出現(xiàn)質(zhì)量問題后，很少利用人飲安全工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。

2.忽視了檔案資料對相似人飲安全工程的作用。對待相似人飲安全工程，管理者沒有充分發(fā)揮檔案資料的參考作用。

3.檔案編制人員專業(yè)技能欠缺，沒有認真負責的完成人飲安全工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規(guī)范，缺乏必要的真實性，不能達到檔案利用的效果。

4.檔案管理人員對施工現(xiàn)場資料收集不夠重視。檔案管理人員對工作不負責任，不現(xiàn)場了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對施工決預(yù)算有一定影響。

5.檔案管理人員收集資料倉促，整理、歸檔和移交過程不夠流暢，不能及時將檔案移交給檔案管理部門。

四、人飲安全項目檔案管理問題的解決辦法

（一）建立健全檔案管理制度

為了加強對人飲安全工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，施工單位必須根據(jù)現(xiàn)場施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等人飲安全工程項目管理人員及檔案人員在人飲安全工程檔案形成過程中應(yīng)該明確自己的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，項目竣工驗收時要完成文件資料驗收工作，建設(shè)遺留問題，保證歸檔質(zhì)量。

（二）進行施工現(xiàn)場辦公工作

檔案管理人員必須跟著施工進度進行資料收集，在人飲安全工程施工，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽人飲安全工程施工中，必須進行現(xiàn)場監(jiān)督，了解工程進展情況，并做好詳細記錄，使得檔案管理工作走向良性循環(huán)的軌道上來。

（三）建立檔案檢索系統(tǒng)

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的檔案管理方法，開發(fā)了檔案檢索系統(tǒng)，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時提高了檔案管理部門協(xié)調(diào)工作能力，方便了檔案利用效率。

（四）及時做好傳遞和變更記錄

在施工過程中，時常會遇到設(shè)計不符實際而無法進行施工，必須進行變更原設(shè)計的情況，這就需要檔案管理人員及時收集補充變更資料，保證檔案的完整、準確、有效，只有充分了解人飲安全工程中的變化情況，才能防止這些資料的缺失和遺漏。

（五）嚴格把好竣工驗收質(zhì)量關(guān)

嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使人飲安全工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用?？⒐を炇諘r，建設(shè)單位應(yīng)該按照國家檔案局重點建設(shè)項目整體驗收的組織原則，對人飲安全工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。檔案驗收的重點是檢查項目前期文件、隱蔽人飲安全工程材料和竣工圖的編制，必須將人飲安全工程竣工驗收與檔案驗收同步，保證建設(shè)人飲安全工程檔案符合移交要求。

（六）提高檔案管理人員的素質(zhì)

加強對檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓，讓他們了解檔案收集和管理過程中會形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價值的檔案，使得檔案管理人員成為有理論、業(yè)務(wù)精、觀念新、認識高，在工作中靈活應(yīng)對，由被動變主動，提高檔案管理水平，更好的服務(wù)于人飲安全工程檔案管理工作。

五、結(jié)語

人飲安全工程建設(shè)項目檔案是人飲安全工程建設(shè)的真實記錄和質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)，是一項非常寶貴的資源和財富。做好人飲安全工程建設(shè)項目的檔案管理工作，不僅僅是促進了重點工程建設(shè)項目的管理，同時可以更好的保證工程建設(shè)的自身質(zhì)量。

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