物資采購的集中管理和財務(wù)核算問題研究

關(guān)春霞

摘 要：我國各類企業(yè)的數(shù)量隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快而不斷增加，各企業(yè)為了將自身的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升逐漸普遍應(yīng)用了各種管理模式。從物資采購方面來說，企業(yè)主要是通過對采購流程的規(guī)范以及各種財務(wù)管理方式等為自身的可持續(xù)發(fā)展提供有利的保障。因此本文主要是對物資采購的集中管理和財務(wù)核算問題方面進(jìn)行了具體的研究與分析。

關(guān)鍵詞：物資采購;集中管理;財務(wù)核算

企業(yè)集中采購生產(chǎn)過程中所需要的物資，宗旨在于集中的計劃和配送已經(jīng)采購的物資，使合理使用物資的目標(biāo)得以實現(xiàn)，這整個過程中所有的環(huán)節(jié)就是所謂的物資采購集中管理。通過這種管理方式可以將企業(yè)的生產(chǎn)成本大大降低，同時可以將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升[1]。另外嚴(yán)格的財務(wù)核算也是物資集中采購管理中不可或缺的，只有這樣才能為企業(yè)的健康發(fā)展提供有利的保障。因此具體研究物資采購的集中管理和財務(wù)核算方面的內(nèi)容具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、物資采購集中管理和財務(wù)核算的作用

企業(yè)長期追求的目標(biāo)之一是通過有效的管理手段為企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益提供保障，其中只有合理的結(jié)合物資集中管理方式和財務(wù)核算方式，才能為企業(yè)的資金正常周轉(zhuǎn)提供保障。企業(yè)物資采購集中管理和財務(wù)核算的作用主要體現(xiàn)在兩個方面：

首先是將企業(yè)的物資成本降低，企業(yè)通過集中管理物資采購環(huán)節(jié)，同時對嚴(yán)格的財務(wù)核算方式進(jìn)行應(yīng)用，這樣企業(yè)可以將這一管理和控制方法及時的掌握，使其將物資成本降低的目的得以實現(xiàn)。另外企業(yè)在實際的生產(chǎn)過程中，在采購物資中會使用很大部分的資金，所以將物資使用量合理的節(jié)省對企業(yè)降低物資成本方面具有非常重要的作用，而企業(yè)則通過物資集中采購管理和財務(wù)核算相結(jié)合的方式將其物資成本降低，從而可以將其經(jīng)濟(jì)效益提升。

其次是對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用。隨著市場進(jìn)一步發(fā)展這些競爭會更加激烈，各企業(yè)在具有相同的管理方式和經(jīng)營方式的狀況下，如果大量的資金被物資采購環(huán)節(jié)中占用，或者長時間不使用所采購的物資，這些現(xiàn)象都會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益造成嚴(yán)重的不利影響，甚至?xí)诩ち业氖袌龈偁幹袑⑵髽I(yè)的競爭力大大降低。而企業(yè)通過合理使用物資集中采購管理和財務(wù)核算，則可以將這種現(xiàn)象在一定程度上避免，從而為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展提供有利的保障。

二、物資采購的集中管理方式

（一）物資集中采購方式

企業(yè)在之前主要使用分散采購方式，隨著企業(yè)的發(fā)展逐漸對集中采購方式進(jìn)行應(yīng)用，其主要是指相關(guān)的企業(yè)對于專門的物資采購部門進(jìn)行設(shè)立，之后該部門需要集中統(tǒng)計企業(yè)各個分公司和各個部門所需要的物資。采購部門通過統(tǒng)計出的企業(yè)具體需要的物資，之后需要根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果制定出合理的采購計劃，同時通過問價以及比較價格和質(zhì)量等各個流程完成集中采購物資的工作。相對于傳統(tǒng)的分散采購方式來說，集中采購不僅可以將采購時間大大節(jié)省，同時可以將物資的成本在一定程度上降低，從而可以將企業(yè)的開支減少。

（二）物資集中倉儲方式

集中倉儲主要是指企業(yè)根據(jù)需求建立專門的倉儲部門，同時由總倉儲部門逐漸將各部門的零散倉庫取代。其中物資的驗收區(qū)、理貨區(qū)和儲存區(qū)等各個區(qū)域共同組成了集中倉儲。向企業(yè)倉儲部運送已經(jīng)采購的物資，之后再進(jìn)行卸貨和分類等工作這些是物資驗收區(qū)需要完成的內(nèi)容;按照物資不同的種類和作用合理的分類，同時通過對理貨作業(yè)設(shè)備，如輸送機(jī)等高效率的區(qū)分物資這是物資理貨區(qū)需要完成的內(nèi)容;倉儲工作人員按照物資的類型合理的放置是物資倉儲區(qū)主要的作用，同時在存放過程中要對物資體積大小以及物資出入庫的頻率等各方面的因素充分的考慮;倉儲部門將相應(yīng)的物資根據(jù)部門的需要進(jìn)行配備是物資配貨區(qū)主要的作用。在企業(yè)的物資采購管理中，相對于小規(guī)模分散倉儲方式來說，通過集中倉儲模式不僅可以對企業(yè)采購的物資進(jìn)行更加合理和科學(xué)的管理，同時通過儲存和分類等這些工作環(huán)節(jié)將物資的整個流通時間大大縮短，從而將企業(yè)的工作效率提升，這對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升也具有非常重要的作用。

（三）物資集中配送方式

集中配送主要是指企業(yè)的專業(yè)倉儲部門通過統(tǒng)計分析以及按照各個部門實際使用和申請物資的情況集中配送相應(yīng)的物資[2]。通過集中配送方式可以將各部門濫用物資和浪費物資的現(xiàn)象大大減少，將企業(yè)的成本降低，從而可以將企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。

（四）物資集中結(jié)算方式

集中結(jié)算主要是指企業(yè)統(tǒng)一的管理和結(jié)算采購部門和各個部門采購物資的金額，同時將合理的物資支付保障制度及時的建立。企業(yè)通過對集中結(jié)算方式的應(yīng)用，可以將人為因素造成的“吃拿卡要”的現(xiàn)象有效的避免，這對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升也具有非常重要的作用。

三、物資采購集中管理模式下的財務(wù)核算流程

在企業(yè)物資集中采購管理模式下，物資的財務(wù)核算也是采購流程中所包括的，其中財務(wù)核算流程主要包括以下幾個方面：

（一）將請購部門的請購物資及時確定

企業(yè)的請購部門需要將請購計劃按照物資的實際需求合理的制定，同時將采購申請向采購部門提出，采購部門將具體的請購單按照請購部門提出的申請以及物資的庫存等各個方面進(jìn)行開具，同時需要將采購物資的規(guī)格和數(shù)量等在請購單上標(biāo)明[3]。之后部門領(lǐng)導(dǎo)需要在采購部門開具好的請購單上簽字，這樣下一步的會簽工作才能進(jìn)行。一般情況下是由財務(wù)部門和采購部門按照物資金額進(jìn)行權(quán)限批準(zhǔn)，然后在通過領(lǐng)導(dǎo)的審批，將這些都完成以后采購部門才能對相應(yīng)的采購工作進(jìn)行開展。

（二）將前期準(zhǔn)備工作根據(jù)請購單做好

詢問物資的價額、與供應(yīng)商進(jìn)行談判以及對相應(yīng)和采購合同進(jìn)行擬定等這些都是采購之前需要完成的準(zhǔn)備工作，這些工作是需要采購部門按照批準(zhǔn)的請購單進(jìn)行的。將前期準(zhǔn)備工作做好以后，采購部門需要向公司的法律事務(wù)部門和財務(wù)部門報備相應(yīng)的采購合同，其中法律事物部門主要的任務(wù)是對物資采購和合同中是否存在引起法律風(fēng)險的條款進(jìn)行審查，財務(wù)部門主要的任務(wù)是仔細(xì)審核合同規(guī)定的采購金額和付款方式等相應(yīng)的條款。通過法律部門和財務(wù)部門審查后確定合同沒有問題，對合同公章進(jìn)行加蓋，同時進(jìn)行存檔備查。

（三）將所采購的物資全面核查

當(dāng)企業(yè)采購部門完成采購工作以后，由倉儲部門和財務(wù)部門合作共同完成驗收、質(zhì)檢和入庫等各項工作。倉儲部門的負(fù)責(zé)人主要是在核驗后在質(zhì)檢報告和入庫單等進(jìn)行簽字，之后在財務(wù)部和采購部進(jìn)行存檔。另外財務(wù)部門要檢查和核算收到的采購單，落實采購物資是否已經(jīng)到達(dá)企業(yè)。

（四）領(lǐng)用和盤查物資

企業(yè)在領(lǐng)用物資時，相關(guān)的領(lǐng)用部門需要對一式三份的領(lǐng)料單進(jìn)行填寫，而且要通過部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)以后倉儲部門才能對物資進(jìn)行發(fā)放。領(lǐng)用部門填寫的領(lǐng)料單需要在物資領(lǐng)用部門、倉儲部門和財務(wù)部門進(jìn)行存檔。采購部門和倉儲部門要在每個月月底核查和判斷物資的采購和出入庫的數(shù)量，之后向財務(wù)部門遞交盤查數(shù)據(jù)。財務(wù)部門需要按照入庫單等各種單據(jù)等比較采購和倉儲部門統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，當(dāng)確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)確以后再對采購物資進(jìn)行核算，同時要核對采購部門的物資成本數(shù)據(jù)，使賬實相符的目的得以實現(xiàn)。

四、結(jié)論

企業(yè)通過物資集中采購管理和財務(wù)核算方式可以將企業(yè)的成本大大降低，其主要是通過企業(yè)各個部門，如采購部門、倉儲部門和財務(wù)部門等之間的合作，將物資采購的成本降低，同時可以將企業(yè)的資金使用率提升，這樣不僅可以將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益不斷提升，同時對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展也具有重要的推動作用。所以企業(yè)需要將物資采購集中管理和財務(wù)核算方式合理的結(jié)合和應(yīng)用。

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